Kompleksowa organizacja kongresu gospodarczego – Zielona Góra

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

• Kompleksowa organizacja (usługa): przygotowanie i przeprowadzenie Kongresu Gospodarczego „Lubuskie 2026” w dniu 15 października 2026 (dostępność obiektu 14–15.10.2026 7:00–20:00), obejmujące planowanie programu i scenariusza, koordynację, nadzór koordynatora obecnego cały czas, obsługę techniczną i ochronę, sprzątanie, zabezpieczenie medyczne i porządkowe oraz przygotowanie raportu końcowego z listą uczestników, zdjęciami i skanami ankiet.
• Lokalizacja i sale (dostawa/usługa): wynajem na wyłączność obiektu w Zielonej Górze z min. 3 salami konferencyjnymi (sale na wyłączność), własnym parkingiem oraz zapleczem (min. 3 sale: sala 1 ok. ≥300 m², sala 2 ≥200 m², sala 3 ≥100 m²) dostępnego 14–15.10.2026.
• Uczestnicy i rekrutacja (usługa): zapewnienie min. 150 uczestników MŚP z woj. lubuskiego weryfikowanych NIP, prowadzenie elektronicznej rejestracji, wysyłka zaproszeń mailingiem przez system z raportowalnością, obsługa recepcji (min. 2 osoby) i skanowanie QR, przygotowanie listy obecności (z NIP) i zbieranie zgód RODO.
• Strefy i wystawcy (usługa): organizacja 3 stref (Miasteczko targowe/B2B, Strefa Instytucji Publicznych, Debaty/Power Speech) oraz zapewnienie udziału min. 18 firm/instytucji w Miasteczku targowym; przygotowanie przestrzeni wystawienniczej i stoisk.
• Wyposażenie sal i obsługa AV (dostawa/usługa): przygotowanie i zapewnienie wyposażenia sal zgodnie z opisem (telewizory LED, stoliki, ekrany projekcyjne, projektory, mikrofony bezprzewodowe, głośniki sufitowe i kolumny, mikser audio, reflektory sceniczne, sterowanie oświetleniem i zaciemnianiem, okablowanie, UPS, gniazda i przyłącza internetowe) oraz zapewnienie min. 2 techników w każdej sali w czasie wydarzenia i koordynatora technicznego.
• Tłumaczenia (usługa/dostawa): wynajęcie 3 kabin symultanicznych, dostarczenie min. 150 odbiorników ze słuchawkami, obsługa techniczna kabin, oraz zapewnienie tłumaczeń symultanicznych i konsekutywnych dla par językowych: polski↔chiński, polski↔niemiecki, polski↔czeski (min. 2 tłumaczy na parę dla symultanicznych; 1 tłumacz na parę dla konsekutywnych), oraz nadzór i obsługę sprzętu.
• Obsługa porządkowa i infrastruktura (usługa): zapewnienie ochrony (min. 2 ochroniarzy w godzinach 8:00–16:00), personelu porządkowego, obsługi szatni, serwisu sprzątającego, toalety przenośne (łącznie min. 30 kabin), wyposażone garderoby, min. 2 garderoby dla prelegentów, min. 2 salki VIP po min. 8 osób, monitoring obiektu, zabezpieczenie banerów i możliwość ekspozycji banerów na ogrodzeniu.
• Parking (usługa/dostawa): zapewnienie min. 80 miejsc parkingowych dla samochodów, min. 2 miejsc dla autokarów, min. 5 miejsc dla osób niepełnosprawnych oraz min. 2 stanowisk ładowania pojazdów elektrycznych i min.10 miejsc z rezerwacją.
• Catering (usługa/dostawa): całodzienne catering regionalny dla min. 150 osób (dania główne mięso/ryba/wege dla 100% uczestników każdej opcji), bufet bankietowy z obsługą kelnerską (min. 1 kelner/30 uczestników), kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), napoje, przekąski finger food, zupy, dania gorące i zimne, zastawa porcelanowa i sztućce ze stali nierdzewnej; dostarczenie i wywóz odpadów oraz sprzątanie.
• Branding i materiały (dostawa/usługa): dostawa i montaż obrandowania: 2 ścianki łukowe (300×240 cm), 10 flag na maszcie (60×270 cm) z podstawami, 4 banery powlekane (min. 600×120 cm), torby, rozłożenie 14.10 do 12:00 i banery na ogrodzeniu do 1.10.2026.
• Dokumentacja i raportowanie (usługa): przeprowadzenie ankiety uczestników, przekazanie papierowych i elektronicznych skanów ankiet, raport końcowy zawierający listę obecności w Excel (w tym NIP, nazwa firmy, wielkość przedsiębiorstwa, miejscowość, imię i nazwisko, funkcja, e-mail), minimum 20 zdjęć z każdej części wydarzenia, skany ankiet; raport stanowi podstawę odbioru.
• Dodatkowe wymagania organizacyjne (usługa): montaż kabin do 14.10.2026 do 12:00, demontaż do 16.10.2026, dostępność tłumaczy 1 h przed i po debatach, dekoracja kwiatowa z żywych kwiatów w salach i VIP, zapewnienie ciągłości działania sprzętu i jego natychmiastowej wymiany w razie awarii.

Trudnosc: wysoka

Duży zakres usług skoordynowanych: logistycznie i technicznie z wieloma elementami (AV, tłumaczenie symultaniczne, catering regionalny, rekrutacja uczestników, branding, raportowanie) oraz wymaganym wyposażeniem i krótkim, jednorazowym terminem realizacji.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi