Numer postępowania:DA.III.2721.2.26.2026Typ zamówienia:Usługi (kompleksowa organizacja wydarzenia) Kody CPV:79950000-8, 79951000-5, 55520000-1, 79540000-1Tryb udzielenia zamówienia:tryb podstawowy zgodnie z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp (bez możliwości prowadzenia negocjacji) Źródło finansowania: projekt pn. „Lubuskie łączy Biznes” finansowany z Programu Fundusze Europejskie dla Lubuskiego 2021-2027, Priorytet 1 Działanie 1.8 Rozwój Inteligentnych Specjalizacji
2
Zamawiający
Pełna treść
Nazwa:Województwo Lubuskie – Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej GórzeAdres:ul. Podgórna 7, 65-057 Zielona GóraNIP:9730590332Osoba do kontaktu / wydział:Wydział Zamówień Publicznych, kontakt: Dagna BogaczykE‑mail:d.bogaczyk@lubuskie.plTelefon / fax:+48 68 45 65 200/296, wydział: +48 68 45 65 405Strona internetowa:www.lubuskie.plPodmiot sektorowy / podmiot leczniczy:Brak danych wskazujących, że Zamawiający jest podmiotem leczniczym; jest to jednostka samorządu wojewódzkiego (administracja publiczna).
3
Tryb zamówienia
Widoczne 50%
Postępowanie prowadzone w trybie podstawowym (art. 275 pkt. 1 ustawy Pzp).
Postępowanie bez możliwości prowadzenia negocjacji.
Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych.
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 15 października 2026 r. (zawarte w SWZ) oraz termin wydarzenia: 15 października 2026 r.; Wykonawca zapewni dostępność obiektu w dniach 14 i 15 października 2026 r. w godzinach 7:00 – 20:00; pełna gotowość techniczna sal i próba dźwięku: 14 października 2026 r. do 12:00 (OPZ).
Termin składania ofert: do 21 sierpnia 2026 r. do godz. 10:00; otwarcie ofert: 21 sierpnia 2026 r. o godz. 10:30; termin związania ofertą: 30 dni tj. do 19 września 2026 r. (SWZ).
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert (lub krótszym okresie prowadzenia działalności) wykonał należycie minimum 3 usługi odpowiadające rodzajem przedmiotowi zamówienia, każda o wartości co najmniej 170000,00 PLN brutto, obejmujące usługi o charakterze kongresu/konferencji/forów branżowych/wystaw/targów; zdolności technicznej nie można łączyć w ramach konsorcjum ani polegać na zasobach podmiotów trzecich w celu spełnienia tego warunku; w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie warunek musi spełniać jeden z członków w całości.
Wykonawca musi zapewnić Koordynatora projektu, który osobiście będzie pełnił funkcję koordynatora i posiada doświadczenie w organizacji wydarzeń kongresowych/konferencyjnych z udziałem co najmniej 150-osobowej publiczności oraz będzie obecny osobiście w dniach 14 i 15 października 2026 r. przez cały czas prac na obiekcie.
Wykonawca musi dysponować obiektem zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Zielona Góra (woj. lubuskie) z min. 3 salami konferencyjnymi na wyłączność oraz własnym parkingiem, spełniającym szczegółową specyfikację techniczną i logistyczną wskazaną w OPZ (m.in. określone powierzchnie sal, liczbę projektorów, ekranów, telewizorów, mikrofonów, głośników, gniazd elektrycznych, kabiny tłumaczeniowe, miejsca parkingowe itp.).
Wykonawca musi zapewnić dostępność obiektu w dniach 14 i 15 października 2026 r. w godzinach 7:00–20:00 oraz pełną gotowość techniczną sal do godz. 12:00 dnia 14 października 2026 r. (próba o 12:00) i gotowość do montażu stoisk od 13:00 tego dnia.
Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną, ochronę, sprzątanie i personel (w tym Koordynatora technicznego, min. 2 pracowników ochrony w godzinach wydarzenia, min. 2 pracowników technicznych w każdej sali w dniu wydarzenia, osoby do obsługi szatni, personel sprzątający) oraz dekorację kwiatową z żywych kwiatów w salach i holu.
Cena oferty brutto — 100%. Punkty liczone według wzoru: Najniższa cena / Cena oferty badanej × 100% × 100 pkt. (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)
Wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. - Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
9
Inne zapisy
Widoczne 50%
Podwykonawstwo: Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia Podwykonawcom; Wykonawca musi wskazać w ofercie części zamówienia powierzone Podwykonawcom oraz, o ile znane, nazwy Podwykonawców; powierzenie nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności. Zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmian umowy w zakresie określonym w art. 454–455 ustawy Pzp oraz w Projekcie umowy (załącznik nr 8); zmiany wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, o ile umowa nie stanowi inaczej. Audyt i kontrola / RODO: Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu danych uczestników (w tym listy obecności z NIP przedsiębiorcy) i zgód RODO do celów rozliczeniowych projektu "Lubuskie łączy Biznes"; Zamawiający może kontrolować miejsce przygotowywania posiłków i żądać dokumentacji (np. monitoring) — monitoring ma być dostępny i materiały z niego udostępniane na wezwanie Zamawiającemu oraz służbom. Własność intelektualna i promocja: Wszelkie materiały (termin, miejsce, program, treść zaproszeń, formularza zgłoszeniowego) podlegają akceptacji Zamawiającego; Wykonawca nie może umieszczać swojego logotypu na materiałach zleconych przez Zamawiającego ani prowadzić form promocji Wykonawcy na terenie kongresu (rollupy, ścianki sponsorskie, ulotki) — są zabronione. Wymagania BHP / środowiskowe / bezpieczeństwo: Wykonawca odpowiada za bezpieczeństwo uczestników, utrzymanie porządku, zabezpieczenie medyczne, warunki ppoż. i sanitarne oraz ciągłość i niezawodność sprzętu; ma zapewnić właściwe zabezpieczenie instalacji i okablowania oraz niezwłoczne usunięcie awarii lub wymianę sprzętu na równoważny. Klauzule społeczne / zatrudnienie: Zamawiający nie wymaga zatrudnienia osób na podstawie stosunku pracy (art. 95 ust. 1 Pzp) oraz nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. (+ 2 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 16 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Kompleksowa organizacja (usługa): przygotowanie i przeprowadzenie Kongresu Gospodarczego „Lubuskie 2026” w dniu 15 października 2026 (dostępność obiektu 14–15.10.2026 7:00–20:00), obejmujące planowanie programu i scenariusza, koordynację, nadzór koordynatora obecnego cały czas, obsługę techniczną i ochronę, sprzątanie, zabezpieczenie medyczne i porządkowe oraz przygotowanie raportu końcowego z listą uczestników, zdjęciami i skanami ankiet.
Lokalizacja i sale (dostawa/usługa): wynajem na wyłączność obiektu w Zielonej Górze z min. 3 salami konferencyjnymi (sale na wyłączność), własnym parkingiem oraz zapleczem (min. 3 sale: sala 1 ok. ≥300 m², sala 2 ≥200 m², sala 3 ≥100 m²) dostępnego 14–15.10.2026.
Uczestnicy i rekrutacja (usługa): zapewnienie min. 150 uczestników MŚP z woj. lubuskiego weryfikowanych NIP, prowadzenie elektronicznej rejestracji, wysyłka zaproszeń mailingiem przez system z raportowalnością, obsługa recepcji (min. 2 osoby) i skanowanie QR, przygotowanie listy obecności (z NIP) i zbieranie zgód RODO.
Strefy i wystawcy (usługa): organizacja 3 stref (Miasteczko targowe/B2B, Strefa Instytucji Publicznych, Debaty/Power Speech) oraz zapewnienie udziału min. 18 firm/instytucji w Miasteczku targowym; przygotowanie przestrzeni wystawienniczej i stoisk.
Wyposażenie sal i obsługa AV (dostawa/usługa): przygotowanie i zapewnienie wyposażenia sal zgodnie z opisem (telewizory LED, stoliki, ekrany projekcyjne, projektory, mikrofony bezprzewodowe, głośniki sufitowe i kolumny, mikser audio, reflektory sceniczne, sterowanie oświetleniem i zaciemnianiem, okablowanie, UPS, gniazda i przyłącza internetowe) oraz zapewnienie min. 2 techników w każdej sali w czasie wydarzenia i koordynatora technicznego.
Tłumaczenia (usługa/dostawa): wynajęcie 3 kabin symultanicznych, dostarczenie min. 150 odbiorników ze słuchawkami, obsługa techniczna kabin, oraz zapewnienie tłumaczeń symultanicznych i konsekutywnych dla par językowych: polski↔chiński, polski↔niemiecki, polski↔czeski (min. 2 tłumaczy na parę dla symultanicznych; 1 tłumacz na parę dla konsekutywnych), oraz nadzór i obsługę sprzętu.
Obsługa porządkowa i infrastruktura (usługa): zapewnienie ochrony (min. 2 ochroniarzy w godzinach 8:00–16:00), personelu porządkowego, obsługi szatni, serwisu sprzątającego, toalety przenośne (łącznie min. 30 kabin), wyposażone garderoby, min. 2 garderoby dla prelegentów, min. 2 salki VIP po min. 8 osób, monitoring obiektu, zabezpieczenie banerów i możliwość ekspozycji banerów na ogrodzeniu.
Parking (usługa/dostawa): zapewnienie min. 80 miejsc parkingowych dla samochodów, min. 2 miejsc dla autokarów, min. 5 miejsc dla osób niepełnosprawnych oraz min. 2 stanowisk ładowania pojazdów elektrycznych i min.10 miejsc z rezerwacją.
Catering (usługa/dostawa): całodzienne catering regionalny dla min. 150 osób (dania główne mięso/ryba/wege dla 100% uczestników każdej opcji), bufet bankietowy z obsługą kelnerską (min. 1 kelner/30 uczestników), kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), napoje, przekąski finger food, zupy, dania gorące i zimne, zastawa porcelanowa i sztućce ze stali nierdzewnej; dostarczenie i wywóz odpadów oraz sprzątanie.
Branding i materiały (dostawa/usługa): dostawa i montaż obrandowania: 2 ścianki łukowe (300×240 cm), 10 flag na maszcie (60×270 cm) z podstawami, 4 banery powlekane (min. 600×120 cm), torby, rozłożenie 14.10 do 12:00 i banery na ogrodzeniu do 1.10.2026.
Dokumentacja i raportowanie (usługa): przeprowadzenie ankiety uczestników, przekazanie papierowych i elektronicznych skanów ankiet, raport końcowy zawierający listę obecności w Excel (w tym NIP, nazwa firmy, wielkość przedsiębiorstwa, miejscowość, imię i nazwisko, funkcja, e-mail), minimum 20 zdjęć z każdej części wydarzenia, skany ankiet; raport stanowi podstawę odbioru.
Dodatkowe wymagania organizacyjne (usługa): montaż kabin do 14.10.2026 do 12:00, demontaż do 16.10.2026, dostępność tłumaczy 1 h przed i po debatach, dekoracja kwiatowa z żywych kwiatów w salach i VIP, zapewnienie ciągłości działania sprzętu i jego natychmiastowej wymiany w razie awarii.
