Kompleksowa organizacja spotkania roboczego partnerów projektu Interreg RE-ENFORCE w Białowieży, 2–6.11.2026, dla 29 osób z prawem opcji do 31 uczestników.
Rezerwacja pokoi jednoosobowych na 4 noce (noclegi i śniadania pokrywają uczestnicy samodzielnie — Wykonawca zapewnia dostępność i podaje cenę pokoju).
Sala konferencyjno-wykładowa z możliwością podziału na 2 podgrupy, z rzutnikiem, ekranem, flipchartami, nagłośnieniem i trybem hybrydowym, oraz bezpłatny dostęp Wi-Fi w obiekcie.
Wyżywienie opłacane przez Zamawiającego: 3 obiady, 3 kolacje zwykłe i 1 kolacja galowa z ogniskiem (menu wegetariańskie i dla alergików, z produktów lokalnych).
Rowery dla uczestników na cały pobyt (2 sesje terenowe po ok. 20 km) z przechowywaniem, zabezpieczeniem i serwisem; w razie złej pogody sesje przenoszone do sali bez dodatkowego wynagrodzenia.
Transport autokarowy: 2 kursy Lotnisko Chopina w Warszawie (WAW) ↔ Białowieża (przyjazd 2.11, wyjazd 6.11) dla ok. 29–31 osób z bagażem, autokar klimatyzowany z kierowcą.
1 obowiązkowa atrakcja dodatkowa uświetniająca spotkanie (np. wieczór z folklorem podlaskim, ognisko regionalne z degustacją).
Trudność: średnia
Zamówienie eventowe wymagające koordynacji wielu elementów (obiekt konferencyjny z trybem hybrydowym, catering dla ok. 30 osób przez 4 dni, logistyka rowerów z serwisem, przewozy lotniskowe, kolacja galowa), ale bez specjalistycznych prac technicznych.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania) 2–6 listopada 2026 r.
Warunki udziału
AI
1Lokalizacja — obiekt (hotel/pensjonat) zlokalizowany w miejscowości Białowieża — jedyny akceptowalny wybór.
2Sala konferencyjna — sala z możliwością podziału na 2 podgrupy, wyposażona w rzutnik, ekran, flipchart(y), nagłośnienie i klimatyzację, umożliwiająca tryb hybrydowy (kamera, mikrofon, system do wideokonferencji), z bezpłatnym nieograniczonym Wi-Fi oraz dostępnością w godz. 08:00–19:00 w dniach 3–5.11.2026 bez dodatkowego wynagrodzenia.
Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Klauzula pogodowa obciąża wykonawcę
Za całkowite niewykorzystanie rowerów z przyczyn pogodowych przysługuje wyłącznie wynagrodzenie w wysokości 50% stawki dziennej (bez kosztów serwisu terenowego, opieki technicznej i zapięć), a sala konferencyjna w godz. 08:00–19:00 w dniach 3–5.11.2026 r. ma być dostępna bez dodatkowego wynagrodzenia przy przeniesieniu zajęć do budynku.
