Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00503802/01
Licencje pakietu Microsoft Office 365 – Poznań
Miasto Poznań26 aktualnych · 456 w archiwum·NIP 2090001440·wielkopolskie
Przedmiot zamówienia
AI- Część I (dostawa): zakup 31 nowych licencji pakietu Microsoft Office 365: Microsoft Office 365 E1 z Teams – 2 szt., Microsoft Office 365 E3 z Teams – 2 szt., Microsoft Entra ID P1 – 2 szt., Microsoft 365 Business Premium i Microsoft 365 Copilot dla firm – 15 szt., Microsoft 365 Copilot dla firm (add-on) – 10 szt.
- Część II (dostawa): przedłużenie 444 posiadanych licencji pakietu Microsoft Office 365: Microsoft Office 365 E1 z Teams – 5 szt., Microsoft Office 365 E3 z Teams – 215 szt., Microsoft Office 365 E5 z Teams – 2 szt., Microsoft M365 E5 z Teams – 4 szt., Microsoft Entra ID P1 – 217 szt., Microsoft Exchange Online P1 – 1 szt.
Trudność: średnia
Wymaga realizacji w istniejącym tenancie oraz ewentualnego przejęcia posiadanych subskrypcji.
Terminy realizacji
Część I – realizacja
3 dni robocze od zawarcia umowy
3 dni robocze od zawarcia umowy
Część II – realizacja
od zawarcia umowy do 11.12.2026 r.
od zawarcia umowy do 11.12.2026 r.
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 3 dostawy licencji i/lub subskrypcji licencji pakietu Microsoft Office 365 w okresie ostatnich 5 lat (lub krótszym okresie działalności); Część I – nie mniejszej niż 30 000,00 zł brutto każda, Część II – nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto każda; przy najwyższej ocenie w obu częściach wystarczy spełnienie warunku dla Części II
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 6 i 7).
Pytania i odpowiedzi
8Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy (Opis przedmiotu zamówienia) dla Części I data aktywacji subskrypcji została określona jako „do 3 dni roboczych od podpisania umowy”, a data zakończenia subskrypcji jako 30.06.2027 r. Cena subskrypcji Microsoft (CSP/NCE) zależy od długości okresu jej obowiązywania, a data zawarcia umowy nie jest Wykonawcom znana – zgodnie z pkt XIII.1 SWZ umowa zostanie zawarta dopiero po uprawomocnieniu się czynności wyboru najkorzystniejszej oferty. W konsekwencji każdy z Wykonawców może przyjąć do wyceny inny okres subskrypcji, co uniemożliwia porównanie ofert w kryterium ceny (waga 100%). W związku z powyższym prosimy o wskazanie: 1) jaką datę aktywacji (początku okresu subskrypcji) należy przyjąć do wyceny Części I, ewentualnie jaką liczbę miesięcy subskrypcji należy uwzględnić w cenie jednostkowej w Formularzu cenowym; 2) czy w przypadku aktywacji subskrypcji w innym terminie niż przyjęty do wyceny wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie odpowiedniej zmianie.
Wszystkie subskrypcje powinny być aktywne od dnia 01.12.2026 r.
2Czy na dzień wszczęcia niniejszego postępowania Zamawiający posiada w swoim tenancie Microsoft 365 jakąkolwiek aktywną subskrypcję dotyczącą produktów objętych częścią II lub produktów umożliwiających współterminowanie (coterminosity), której data rozpoczęcia przypada na 30.06.2026 r. lub w zbliżonym terminie, a data zakończenia przypada na 30.06.2027 r.? Jeżeli tak, prosimy o podanie: 1) rodzaju produktu, 2) liczby licencji, 3) daty rozpoczęcia i zakończenia subskrypcji, 4) Długości zobowiązania, 5) modelu rozliczenia tej subskrypcji, 6) informacji, czy subskrypcja została nabyta w modelu CSP/NCE.
Zamawiający nie posiada w tenancie aktywnej subskrypcji, której data rozpoczęcia przypada na 30.06.2026 r., a data zakończenia przypada na 30.06.2027 r.
3Jeżeli osiągnięcie wymaganej przez Zamawiającego daty zakończenia 30.06.2027 r. dla licencji będących przedmiotem części II wymaga wykorzystania istniejącej subskrypcji Zamawiającego obsługiwanej obecnie przez określonego partnera CSP, prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający zapewni każdemu Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana, możliwość przejęcia/transferu właściwej subskrypcji do tego Wykonawcy.
W przypadku odpowiedzi przeczącej prosimy o szczegółowe wyjaśnienie, w jaki sposób Wykonawca niebędący obecnym dostawcą tej subskrypcji ma zrealizować przedmiot zamówienia na warunkach ekonomicznie i technicznie porównywalnych z obecnym dostawcą, w szczególności przy zachowaniu wymaganej przez Zamawiającego daty zakończenia subskrypcji 30.06.2027 r.
W związku z udzieloną odpowiedzią na pytanie nr 2, odpowiedź na pytania nr 3-8 staje się bezzasadna, tym samym Zamawiający pozostawia wskazane pytania bez odpowiedzi.
4Jeżeli Zamawiający nie przewiduje możliwości transferu istniejącej subskrypcji, prosimy o wskazanie, czy każdy Wykonawca biorący udział w postępowaniu posiada możliwość wykorzystania tej samej istniejącej subskrypcji Zamawiającego oraz tych samych warunków jej obowiązywania przy przygotowaniu i realizacji swojej oferty. Jeżeli nie, prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób Zamawiający zapewnia porównywalność ofert oraz równy dostęp Wykonawców do warunków umożliwiających realizację zamówienia.
W związku z udzieloną odpowiedzią na pytanie nr 2, odpowiedź na pytania nr 3-8 staje się bezzasadna, tym samym Zamawiający pozostawia wskazane pytania bez odpowiedzi.
5Czy Zamawiający dokonał analizy, czy możliwość wykorzystania istniejącej subskrypcji kończącej się 30.06.2027 r. może powodować, że Wykonawca aktualnie obsługujący tę subskrypcję będzie mógł zaoferować licencje według innych warunków ekonomicznych niż Wykonawca, który zmuszony będzie utworzyć nowe subskrypcje zgodnie z warunkami producenta obowiązującymi w momencie realizacji zamówienia? Jeżeli analiza taka została przeprowadzona, prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób Zamawiający zapewnił porównywalność ekonomiczną ofert.
W związku z udzieloną odpowiedzią na pytanie nr 2, odpowiedź na pytania nr 3-8 staje się bezzasadna, tym samym Zamawiający pozostawia wskazane pytania bez odpowiedzi.
6Czy Zamawiający potwierdza, że konstrukcja przedmiotu zamówienia, w szczególności wskazanie jednej, konkretnej daty zakończenia wszystkich subskrypcji na 30.06.2027 r., nie powoduje sytuacji, w której Wykonawca posiadający już możliwość zarządzania istniejącą subskrypcją Zamawiającego kończącą się w tym dniu uzyskuje przewagę ekonomiczną nad pozostałymi Wykonawcami? Jeżeli Zamawiający potwierdza, że taka przewaga może wystąpić, prosimy o wskazanie mechanizmu, za pomocą którego pozostali Wykonawcy otrzymają możliwość zaoferowania zamówienia na porównywalnych warunkach.
W związku z udzieloną odpowiedzią na pytanie nr 2, odpowiedź na pytania nr 3-8 staje się bezzasadna, tym samym Zamawiający pozostawia wskazane pytania bez odpowiedzi.
7Prosimy o szczegółowe wyjaśnienie, z jakich przyczyn Zamawiający wskazał datę 30.06.2027 r. jako datę zakończenia wszystkich 444 subskrypcji będących przedmiotem części II, skoro zgodnie z OPZ aktualnie posiadane przez Zamawiającego subskrypcje wygasają 22.12.2026 r.
W szczególności prosimy o wskazanie, czy data 30.06.2027 r. została ustalona w związku z istniejącą już w tenancie Zamawiającego subskrypcją posiadającą taką datę zakończenia.
Zamawiający wskazał datę 30.06.2027 r. z przyczyn ekonomicznych. Jest to ostatni dzień obowiązywania cennika Producenta oprogramowania przed zmianami, wynikającymi z zakończenia roku obrachunkowego.
8Czy Zamawiający dopuści możliwość przeniesienia obecnie posiadanych licencji od dotychczasowego dostawcy do Wykonawcy wybranego w niniejszym postępowaniu, w celu zapewnienia ciągłości świadczenia usług oraz zachowania wymaganego okresu subskrypcji wskazanego w dokumentacji postępowania?
W przypadku odpowiedzi twierdzącej Wykonawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie, czy Zamawiający przekaże wybranemu Wykonawcy dane niezbędne do przeprowadzenia procesu przeniesienia licencji, tj.: Pełną nazwę klienta (organizacji). Nazwę tenanta. Identyfikator tenanta (Tenant ID). Dane osoby kontaktowej upoważnionej do koordynowania procesu przeniesienia licencji. Nazwę obecnego partnera dostarczającego licencje. Uzyskanie powyższych informacji pozwoli Wykonawcy na prawidłowe zaplanowanie realizacji zamówienia, z uwzględnieniem wymaganego okresu subskrypcji oraz zachowania ciągłości korzystania z licencji.
Zamawiający dopuszcza możliwość przeniesienia obecnie posiadanych licencji od dotychczasowego dostawcy do Wykonawcy wybranego w wyniku prowadzonego obecnie postępowania. Jednocześnie Zamawiający potwierdza, że przekaże wybranemu Wykonawcy dane niezbędne do przeprowadzenia procesu przeniesienia licencji.
Ponadto, Zamawiający informuje, że w zakresie cześć II postępowania, zwiększa maksymalną ilość dodatkowych subskrypcji posiadanych licencji Microsoft O365 E3 i Microsoft Entra ID P1 z 10 szt. każdej na 27 szt. każdej z nich.
W związku z powyższym, działając na podstawie art. 286 ust. 1 ustawy, Zamawiający zmienia treść:
1) pkt III. 2. 1) lit. b) SWZ, który otrzymuje brzmienie:
„b) części II – realizacja przez Wykonawcę dodatkowej subskrypcji posiadanych licencji Microsoft O365 E3 i Microsoft Entra P1 w maksymalnej ilości 27 szt. każda.”
2) § 5 ust. 1 Wzoru umowy na część II, stanowiącego załącznik nr 7 do SWZ, który otrzymuje brzmienie:
„1. Przed zawarciem umowy, Zamawiający, na podstawie art. 441 ust. 1 ustawy, przewiduje możliwość skorzystania z Prawa opcji, polegającego na realizacji przez Wykonawcę dodatkowej subskrypcji posiadanych licencji, w maksymalnej ilości Microsoft O365 E3 – 27 szt. i Microsoft Entra P1 – 27 szt.”
3) pkt 1 Opisu przedmiotu zamówienia na część II, stanowiącego załącznik nr 1 do umowy na część II, który otrzymuje brzmienie:
„1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji na podstawie § 5 Umowy. Opcje dotyczą licencji: Microsoft O365 E3 i Microsoft Entra ID P1 w maksymalnej ilości 27 szt. każda.”
Jednocześnie, Zamawiający zmienia termin składania ofert na dzień 10 listopada 2026 r.
Tym samym, następujące zapisy SWZ otrzymują brzmienie:
„IV. 2.1) Termin oraz sposób składania ofert
1) Oferty należy składać do dnia 10.11.2026 r. do godz. 09:00”
„IV. 3.1) Termin otwarcia ofert
1) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10.11.2026 r. o godz. 09:10”
„IV. 4.1) Termin związania ofertą
1) Wykonawca jest związany ofertą do dnia 09.12.2026 roku.”
Historia zmian
23.10.2026 — publikacja ogłoszenia
02.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 3 modyfikacje dokumentacji)
10.11.2026 — upływ terminu składania ofert