Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu zamawia kompleksową obsługę podróży służbowych obejmującą rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych krajowych i zagranicznych oraz pośrednictwo i dostawę wiz; usługa ma obejmować wyszukanie min. 3 wariantów połączeń na każde zgłoszenie, rezerwację i finalne wystawienie biletów na zlecenie, dostarczanie biletów drogą elektroniczną (lub osobiście) do 8 godzin od zlecenia w godzinach 7:30–15:30, zapewnienie możliwości pilnej obsługi 24/7 telefonicznie, prowadzenie programów lojalnościowych i honorowanie umów lojalnościowych Uczelni, obsługę reklamacji i zwrotów biletów oraz przygotowywanie miesięcznych raportów; ponadto wykonawca ma świadczyć pośrednictwo wizowe: odbiór dokumentów (do 3 razy w roku z siedziby UMW), kompletowanie wniosków, załatwienie wiz i dostarczenie paszportów z wizami do Działu Współpracy Międzynarodowej w ciągu max. 2 dni roboczych od wydania wizy; rozliczenia na podstawie faktur lub not księgowych (dla opłat wizowych), z wyodrębnieniem opłaty transakcyjnej i kosztu biletu, oraz prowadzenie ewidencji płatności i udostępnianie potwierdzeń płatności na żądanie; wykonawca zobowiązany zatrudniać osoby realizujące obsługę na podstawie stosunku pracy i dostarczyć oświadczenie o zatrudnieniu; opłaty transakcyjne >0 PLN i naliczane za każdą wystawioną usługę; Zamawiający gwarantuje min. 40% wartości zamówienia; szczegółowe ilości w Formularzu asortymentowo‑cenowym mają charakter szacunkowy.
Trudność: średnia
Wymaga doświadczenia i procedur (GDS, obsługa wiz, rozliczenia KSeF), koordynacji personelu zatrudnionego na umowę oraz całodobowej świadczenia wsparcia, ale nie zawiera skomplikowanych prac inżynieryjnych.
Terminy realizacji
Czas realizacji umowy 12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do momentu osiągnięcia łącznej wartości zamówień równej cenie ofertowej brutto wybranego Wykonawcy, w zależności które zdarzenie nastąpi pierwsze.
Możliwość przedłużenia Przedłużenie o 6 miesięcy, jeżeli w ciągu 12 miesięcy udzielone zostaną zamówienia na łączną kwotę brutto <60% wartości z §2 ust.1.
Warunki udziału
AI
1Doświadczenie — 3 usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, każda o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto, w okresie ostatnich 3 lat.
2Zatrudnienie (kadry) — Osoby wykonujące wyszukiwanie połączeń, rezerwacje, sprzedaż, obsługę reklamacji i raportowanie zatrudnione na stosunku pracy przez cały okres realizacji umowy (oświadczenie – Załącznik nr 8).
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto przedmiotu zamówieniabrutto
60%
Czas odpowiedzi na zapytanie dotyczące dostępnych połączeń lotniczychczas odpowiedzi
20%
Termin dokonania rezerwacji lotniczejczas rezerwacji
20%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Kary umowne – wysoka ekspozycja
Łączna maksymalna wysokość kar umownych wynosi 30% kwoty brutto określonej w § 3 ust. 1 umowy; kara 50% ceny brutto za sprzedaż droższego biletu (Załącznik nr 9, §6).
Ubezpieczenie OC niskie/konkretne
Wymagane ubezpieczenie OC do kwoty 100 000,00 PLN (Załącznik nr 9, §5 ust.1–2).
Zatrudnienie na stosunku pracy
Wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wyszczególnione czynności (Załącznik nr 1 pkt 6; załącznik nr 8; umowa §11).
Kary za raportowanie
Kara 100 zł za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w złożeniu miesięcznego raportu (Załącznik nr 9, §6 pkt 6).
Kary i sankcje
AI
Kary umowne: odstąpienie przez Wykonawcę — 10% wynagrodzenia brutto
Kary umowne: odstąpienie przez Zamawiającego z winy Wykonawcy — 10% wynagrodzenia brutto
Kary umowne: za niewykonanie lub nienależyte wykonanie — 50% ceny brutto za zamówienie
Pozostałe 3 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Zamawiający zamieścił Formularz asortymentowo-cenowy – załącznik nr 3 do SWZ na stronie prowadzonego postępowania w dniu 31.08.2026 r.
2"Wykonawca wykaże, że dysponuje systemem rezerwacyjnym zawierającym wyszukiwarkę połą czeń lotniczych, pozwalających na przeszukiwanie ofert różnych przewoźników lotniczych i cen biletów oraz ich rezerwację . "
Czy oczekują Państwo systemu do samodzielnej rezerwacji przez Zamawiającego, czy naszego wewnętrznego systemu do rezerwacji, np. Amadeus - czyli globalny system rezerwacyjny (GDS – Global Distribution System) używany przez biura podróży?
Zamawiający nie wymaga systemu do samodzielnej rezerwacji biletów.
3Czy Zamawiający akceptuje rozwiązanie, w którym obsługa zleceń odbywa się w standardowych godzinach pracy biura (dni robocze 8:00-18:00), a poza tymi godzinami oraz w dni wolne od pracy zapewniony jest telefon alarmowy, gwarantujący ciągłość i bezpieczeństwo obsługi w sytuacjach awaryjnych?
Tak, Zamawiający akceptuje takie rozwiązanie.
4W nawiązaniu do zapisu dokumentacji: Wykonawca przesyła fakturę Wyjeżdżającemu i kopię pracownikom Zamawiającego wskazanym do kontaktu. Chcielibyśmy zwrócić uwagę, że ustawodawca nakłada na Wykonawcę obowiązek przesyłania faktur w KSeF, w związku z czym wyżej przytoczony zapis nie jest możliwy do spełniania. Zgodnie z nakładanymi wymogami Wykonawca ma możliwość przesyłania na adres email jedynie potwierdzeń transakcji zawierających dane umożliwiające wyszukanie danej faktury w KSeF. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o modyfikację przytoczonego zapisu do:
Wykonawca przesyła Wyjeżdżającemu oraz pracownikom Zamawiającego wskazanym do kontaktu informacje umożliwiające wyszukanie faktury w KSef.
Zamawiający zmienia zapis SWZ zgodnie z wnioskiem Wykonawcy.
5Czy Zamawiający, w odniesieniu do zapisów dotyczących fakturowania, dopuszcza dokumentowanie zwrotu kosztów samych opłat wizowych oraz opłat taryfowych (niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT) za pomocą not księgowych (obciążeniowych)?
Zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), do podstawy opodatkowania nie wlicza się kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot poniesionych wydatków, działając w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, pod warunkiem że wydatki te są ujęte przejściowo w ewidencji wykonawcy. Opłaty wizowe uiszczane w placówkach dyplomatycznych mają charakter danin publicznoprawnych. Wykonawca w tym zakresie występuje jedynie jako pośrednik płatności (płaci w imieniu Zamawiającego). Dokumentowanie takich czynności fakturą VAT jest prawnie kwestionowane, gdyż sugeruje, że opłata ta stanowi element świadczonej przez Wykonawcę usługi, co jest niezgodne ze stanem faktycznym i prawnym.
Dopuszczenie rozliczania tych kosztów notą księgową:
1. Zapewnia bezpieczeństwo podatkowe Zamawiającego (brak ryzyka zakwestionowania rzetelności faktury przez organy kontrolne).
2. Jest zgodne z powszechną praktyką rynkową w zakresie obsługi podróży służbowych dla jednostek sektora finansów publicznych. Biorąc pod uwagę powyższe, uprzejmie prosimy o dopuszczenie takiej formy rozliczenia, co pozwoli na złożenie ofert przez Wykonawców w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Tak, Zamawiający dopuszcza dokumentowanie zwrotu kosztów samych opłat wizowych oraz zwrotu opłat taryfowych przy biletach kolejowych na notach księgowych.
