Obsługa podróży służbowych i pośrednictwo wizowe – Wrocław
Pełna nazwa postępowania: AZP.260.93.2026.TP 93.2026 Świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe podróże służbowe oraz pośrednictwo w procesie uzyskiwania i zakupu wiz na potrzeby Jednostek Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu
Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu·Wrocław
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
09.09.2026
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
—
źródło: PLATFORMAZAKUPOWA
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 11 sekcjiDruga połowa — łącznie 23 zdania z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia (brutto):779 838,00 zł
5
Terminy
Widoczne 50%
Termin realizacji zamówienia:12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do dnia, w którym łączna wartość udzielonych zamówień osiągnie cenę ofertową brutto Wykonawcy wybranego w postępowaniu, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi pierwsze.
Możliwość przedłużenia umowy: o 6 miesięcy, jeżeli w ciągu 12 miesięcy udzielone zostaną zamówienia na łączną kwotę mniejszą niż 60% wartości z §2 ust.1 umowy.
Dostarczenie biletów (zagraniczne/krajowe): nieprzekraczalny termin 8 godzin od zlecenia w godzinach pracy Uczelni (7:30–15:30).
Doświadczenie: 3 usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, każda ≥ 300 000,00 zł brutto, w okresie ostatnich 3 lat.
Zatrudnienie (kadry): osoby wykonujące wyszukiwanie połączeń, rezerwacje, sprzedaż, obsługę reklamacji, raportowanie itp. zatrudnione na stosunku pracy przez cały okres realizacji umowy (oświadczenie – Załącznik nr 8).
System rezerwacyjny: dysponowanie systemem rezerwacyjnym z wyszukiwarką połączeń i rezerwacją ofert różnych przewoźników (np. GDS).
Dostępność: dostępność obsługi minimum w godzinach 7:30–15:30 w dni robocze oraz całodobowy serwis telefoniczny poza tymi godzinami.
Podwykonawstwo: dopuszczone; w ofercie wskazać części zamówienia i nazwy podwykonawców (jeżeli znane).
Zatrudnienie: osoby wykonujące określone czynności muszą być zatrudnione na podstawie stosunku pracy; wymóg oświadczenia (Załącznik nr 8).
Produkty/Usługi ICT: oferta nie może obejmować produktów/usług/processów ICT wskazanych jako negatywne w rekomendacjach KSC lub dostawców wysokiego ryzyka.
Waloryzacja wynagrodzenia: możliwa zgodnie z wskaźnikiem GUS kwartalnym; zmiana nie wcześniej niż po 6 miesiącach; maksymalna zmiana do 10%; wymaga aneksu.
Kary umowne: łączne kary do 30% wartości umowy; konkretne stawki m.in. 50% za sprzedaż droższego biletu; 0,5%/godz. za opóźnienie przy zamówieniu; 1 000,00 zł za sprzedaż biletu nieistniejącego — sprawdź ryzyko finansowe.
Ubezpieczenie OC: wymagane min. 100 000,00 PLN (polisa obowiązkowa przez cały okres umowy).
Wymóg zatrudnienia: kluczowe czynności muszą być wykonywane przez osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (oświadczenie – zał. nr 8).
Z każdej z 11 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 23 zdania — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie jednoczęściowe — kilka zdań:
Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu zamawia kompleksową obsługę podróży służbowych obejmującą rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych krajowych i zagranicznych oraz pośrednictwo i dostawę wiz; usługa ma obejmować wyszukanie min. 3 wariantów połączeń na każde zgłoszenie, rezerwację i finalne wystawienie biletów na zlecenie, dostarczanie biletów drogą elektroniczną (lub osobiście) do 8 godzin od zlecenia w godzinach 7:30–15:30, zapewnienie możliwości pilnej obsługi 24/7 telefonicznie, prowadzenie programów lojalnościowych i honorowanie umów lojalnościowych Uczelni, obsługę reklamacji i zwrotów biletów oraz przygotowywanie miesięcznych raportów; ponadto wykonawca ma świadczyć pośrednictwo wizowe: odbiór dokumentów (do 3 razy w roku z siedziby UMW), kompletowanie wniosków, załatwienie wiz i dostarczenie paszportów z wizami do Działu Współpracy Międzynarodowej w ciągu max. 2 dni roboczych od wydania wizy; rozliczenia na podstawie faktur lub not księgowych (dla opłat wizowych), z wyodrębnieniem opłaty transakcyjnej i kosztu biletu, oraz prowadzenie ewidencji płatności i udostępnianie potwierdzeń płatności na żądanie; wykonawca zobowiązany zatrudniać osoby realizujące obsługę na podstawie stosunku pracy i dostarczyć oświadczenie o zatrudnieniu; opłaty transakcyjne >0 PLN i naliczane za każdą wystawioną usługę; Zamawiający gwarantuje min. 40% wartości zamówienia; szczegółowe ilości w Formularzu asortymentowo‑cenowym mają charakter szacunkowy.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
W załączonych dokumentach brakuje Załącznika nr 3 - formularza asortymentowo- ilościowego.
Zamawiający zamieścił Formularz asortymentowo-cenowy – załącznik nr 3 do SWZ na stronie prowadzonego postępowania w dniu 31.08.2026 r.
"Wykonawca wykaże, że dysponuje systemem rezerwacyjnym zawierającym wyszukiwarkę połą czeń lotniczych, pozwalających na przeszukiwanie ofert różnych przewoźników lotniczych i cen biletów oraz ich rezerwację . "
Czy oczekują Państwo systemu do samodzielnej rezerwacji przez Zamawiającego, czy naszego wewnętrznego systemu do rezerwacji, np. Amadeus - czyli globalny system rezerwacyjny (GDS – Global Distribution System) używany przez biura podróży?
Zamawiający nie wymaga systemu do samodzielnej rezerwacji biletów.
Czy Zamawiający akceptuje rozwiązanie, w którym obsługa zleceń odbywa się w standardowych godzinach pracy biura (dni robocze 8:00-18:00), a poza tymi godzinami oraz w dni wolne od pracy zapewniony jest telefon alarmowy, gwarantujący ciągłość i bezpieczeństwo obsługi w sytuacjach awaryjnych?
Tak, Zamawiający akceptuje takie rozwiązanie.
W nawiązaniu do zapisu dokumentacji: Wykonawca przesyła fakturę Wyjeżdżającemu i kopię pracownikom Zamawiającego wskazanym do kontaktu. Chcielibyśmy zwrócić uwagę, że ustawodawca nakłada na Wykonawcę obowiązek przesyłania faktur w KSeF, w związku z czym wyżej przytoczony zapis nie jest możliwy do spełniania. Zgodnie z nakładanymi wymogami Wykonawca ma możliwość przesyłania na adres email jedynie potwierdzeń transakcji zawierających dane umożliwiające wyszukanie danej faktury w KSeF. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o modyfikację przytoczonego zapisu do:
Wykonawca przesyła Wyjeżdżającemu oraz pracownikom Zamawiającego wskazanym do kontaktu informacje umożliwiające wyszukanie faktury w KSef.
Zamawiający zmienia zapis SWZ zgodnie z wnioskiem Wykonawcy.
Czy Zamawiający, w odniesieniu do zapisów dotyczących fakturowania, dopuszcza dokumentowanie zwrotu kosztów samych opłat wizowych oraz opłat taryfowych (niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT) za pomocą not księgowych (obciążeniowych)?
Zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), do podstawy opodatkowania nie wlicza się kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot poniesionych wydatków, działając w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, pod warunkiem że wydatki te są ujęte przejściowo w ewidencji wykonawcy. Opłaty wizowe uiszczane w placówkach dyplomatycznych mają charakter danin publicznoprawnych. Wykonawca w tym zakresie występuje jedynie jako pośrednik płatności (płaci w imieniu Zamawiającego). Dokumentowanie takich czynności fakturą VAT jest prawnie kwestionowane, gdyż sugeruje, że opłata ta stanowi element świadczonej przez Wykonawcę usługi, co jest niezgodne ze stanem faktycznym i prawnym.
Dopuszczenie rozliczania tych kosztów notą księgową:
1. Zapewnia bezpieczeństwo podatkowe Zamawiającego (brak ryzyka zakwestionowania rzetelności faktury przez organy kontrolne).
2. Jest zgodne z powszechną praktyką rynkową w zakresie obsługi podróży służbowych dla jednostek sektora finansów publicznych. Biorąc pod uwagę powyższe, uprzejmie prosimy o dopuszczenie takiej formy rozliczenia, co pozwoli na złożenie ofert przez Wykonawców w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Tak, Zamawiający dopuszcza dokumentowanie zwrotu kosztów samych opłat wizowych oraz zwrotu opłat taryfowych przy biletach kolejowych na notach księgowych.
