Obsługa wydarzenia Niekolonie 2026 w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do

…wyposażonych minimum 3 sal szkoleniowych, jedna sala powinna pomieścić minimum 40 osób (w ustawieniu krzeseł w okręgu), druga i trzecia minimum 20 osób. 4. Cała usługa musi być świadczona w jednym obiekcie. 5. Wydarzenie rozpocznie się 6 lipca 2026 r. o godz. 11:00 i zakończy się obiadem o godz. 14:00 9 lipca 2026 r. 6. W Wydarzeniu weźmie udział od 40 do 45 osób. 7. Wykonawca składając ofertę oświadcza, że dysponuje miejscami noclegowymi oraz salami szkoleniowymi w terminie od 6 lipca 2026 r. do 9 lipca 2026 r., a kompleksowa usługa świadczona będzie na terenie jednego obiektu. SZCZEGÓŁY: 1. Obiekt ma posiadać charakter obiektu wypoczynkowego, szkoleniowego lub domu weselnego z miejscami noclegowymi położonego w Polsce w sąsiedztwie natury np. lasu lub jeziora i znajdującego się w odległości maksymalnej 75 km od jednego z następujących miast wojewódzkich: Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Katowice, Kielce, Kraków, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Toruń, Warszawa, Wrocław, ale nie może się znajdować w żadnym z miast wojewódzkich; odległość sprawdzana będzie za pomocą serwisu Mapy Google. Premiowane będzie położenie w powiatach: białostockim, olsztyńskim, poznańskim, konińskim, siedleckim, zgierskim, iławskim, łowickim, kutnowskim. 2. Wykonawca zapewni realizację usługi w obiekcie o standardzie hotelu maksymalnie 3*. 3. Wykonawca zapewni miejsca noclegowe dla uczestników/czek w pokojach dwuosobowych (ok. 15) i jednoosobowych (ok. 10). W przypadku pokoi dwuosobowych muszą być zapewnione pojedyncze łóżka. 4. Obiekt i co najmniej część pokoi powinny być dostosowane, najpóźniej od dnia 5 lipca 2026 roku, do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową, (czyli np. mieć windę, nie mieć wysokich progów, dostosowane łazienki w pokojach, pokoje, sale i miejsce podawania posiłków dostępne na parterze). Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiektów pod kątem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, na co Wykonawca wyraża zgodę. 5. Obiekt powinien być zlokalizowany w miejscu kameralnym, zacisznym i otoczonym zielenią oraz w odległości minimum 0,5 km od dróg o dużym natężeniu ruchu (np. tras szybkiego ruchu i autostrad). 6. Pokoje w standardowym wyposażeniu powinny posiadać pościel i ręczniki, łazienkę, bezpłatne wifi. 7. Cena pokoju zawiera koszt śniadania w opcji wegetariańskiej i wegańskiej. 8. Wyżywienie wegańskie i wegetariańskie w ciągu pełnego dnia pobytu powinno obejmować: a) śniadanie, obejmujące dania zimne i ciepłe w formie stołu szwedzkiego w tym: ● świeżo parzone, gorące napoje: herbata czarna (klasyczna czarna i earl grey, zielona oraz owocowa) i kawa z ekspresu, ● napoje zimne: sok i woda w pojemnikach szklanych, ● dodatki: cukier, cytryna, mleko do kawy krowie i roślinne, ● dania śniadaniowe ciepłe i zimne, na przykład: różnorodne świeże pieczywo, jajecznica, twarożek, konfitury, sery, pasty roślinne, warzywa, minimum 4 potrawy na zimno i 1 danie na ciepło, minimum 3 rodzaje świeżych warzyw. b) obiad składający się z dwóch dań (zupa i drugie danie) i napojów, obejmujący: ● napoje zimne, np. woda w pojemnikach szklanych i/lub kompot, ● I danie: dwa rodzaje zup do wyboru (min. 300 g/os) – minimum 1 opcja wegetariańska i 1 opcja wegańska, ● II danie: dania główne na gorąco minimum 2 opcje wegetariańskie i 1 opcja wegańska (min. 300 g/os), ● do każdego obiadu powinny być serwowane 2 rodzaje dodatków (np. kasza, ryż, ziemniaki) oraz 2 surówki ze świeżych warzyw. c) kolację, obejmującą: ● świeżo parzone, gorące napoje: herbata (klasyczna czarna i earl grey, zielona oraz owocowa), ● napoje zimne: soki i woda w pojemnikach szklanych ● co najmniej 2 dania na ciepło (co najmniej 1 opcja wegańska i 1 opcja wegetariańska) oraz potrawy na zimno (minimum 4 rodzaje), takie jak np., sałatki, przystawki, sery, pasty roślinne, świeże warzywa (minimum 3 rodzaje), oraz różnorodne pieczywo; ● możliwość przygotowania jednej kolacji w formule na zewnątrz przy ognisku lub grillu; d) serwis kawowy dostępny dla uczestników bez ograniczeń przez cały czas trwania Wydarzenia, obejmujący: ● świeżo parzone, gorące napoje: herbata czarna (klasyczna czarna i earl grey), zielona oraz owocowa) i kawa z ekspresu, ● napoje zimne: woda, soki w pojemnikach szklanych ● dodatki: cukier, cytryna, mleko do kawy krowie i roślinne, ● przekąski: ciasta pieczone (minimum 2 rodzaje); świeże owoce (minimum 2 rodzaje); orzechy niesłodzone, niesolone (minimum 2 rodzaje). 9. Dania wegetariańskie i wegańskie należy oznaczyć na czas ich podania. 10. Serwis kawowy będzie serwowany w wydzielonym do tego miejscu w sąsiedztwie sal, w których będzie się odbywać Wydarzenie. Posiłki i serwis kawowy powinny być serwowane w pomieszczeniach dostępnych dla osób z niepełnosprawnościami. 11. Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji przez Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 14 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia Wydarzenia. Zamawiający zatwierdzi menu zaproponowane przez Wykonawcę do 7 dni kalendarzowych przed Wydarzeniem. 12. Wykonawca zobowiązuje się, w razie wystąpienia takiej potrzeby, do przygotowania menu uwzględniającego specjalne potrzeby uczestników dotyczących diety (np. bezglutenowa, bez laktozy, dla osób chorujących na cukrzycę) oraz dietę mięsną (drób, ryby z wyłączeniem mięsa ssaków), które zostaną mu przedstawione przez Zamawiającego do 7 dni kalendarzowych przed planowanym Wydarzeniem. Dania uwzględniające specjalne potrzeby będą serwowane bezpośrednio, czyli nie w formie szwedzkiego stołu. 13. Wykonawca świadcząc usługę wyżywienia, zobowiązany jest do: a) świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.), b) świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych, c) przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych, d) serwowania jedzenia i napoi w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 14. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę podczas podawania posiłków oraz serwisu kawowego. 15. Obiekt powinien posiadać co najmniej 3 sale szkoleniowe: jedna sala, która pomieści minimum 40 osób, (w ustawieniu krzeseł w okręgu), druga i trzecia sala dla około 20 osób każda. Wyposażenie sali do 40 osób powinno umożliwiać pracę w grupach, a także pozwalać na swobodne ustawienie 4-5 stołów i krzeseł – w zależności od potrzeb. 16. W obiekcie będzie zapewniona przestrzeń wspólna z dostępem do światła dziennego, która będzie udostępniona w czasie wydarzenia i po kolacji, żeby uczestnicy mogli spędzić razem czas i sieciować się po zajęciach. Przestrzeń powinna zapewniać udogodnienia (np. komplety wypoczynkowe, pufy) i atrakcje urozmaicające wspólne spędzanie czasu poza godzinami zajęć (np. gry planszowe, kręgle, kominek) umożliwiające spędzanie razem czasu przez większą liczbę osób. 17. Każda sala szkoleniowa będzie mieć dostęp do elektryczności (gniazda i przedłużacz