Obsługa wystaw, księgarnia i sprzedaż biletów – Kraków

Intencją Zamawiającego nie było ograniczenie możliwości wykazania doświadczenia wyłacznie do zamowień publicznych. Doświadczenie zdobyte w sektorze prywatnym, o ile spełnia warunki okresolone w SWZ, jest w pełni dopuszczalne. Zamawiający zatem doprecyzowywuje pojęcie „prowadzenia księgarni“ poprzez modyfikację SWZ jak poniżej (w części dotyczącej modyfikacji SWZ).

Zamawiający wyjaśnia, że decyzja o niepodzieleniu zamówienia na części oraz sposób określenia zakresu czynności realizowanych przez Wykonawcę wynikają z obiektywnych, rzeczywistych i powtarzalnych uwarunkowań organizacyjnych oraz technicznych, a nie z przyczyn pozornych. Zamawiający podkreśla, że jego intencją jest powierzenie jednemu wykonawcy kompleksowej obsługi całości doświadczenia sprzedażowego towarzyszącego zwiedzaniu, obejmującego sprzedaż biletów, wydawnictw oraz gadżetów, przy zachowaniu spójnych standardów obsługi i jednoznacznego przypisania odpowiedzialności. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest prowadzenie kawiarni, które z oczywistych względów organizacyjnych i technologicznych stanowi odrębny zakres działalności i nie jest objęte niniejszym zamówieniem. Całość przedmiotu zamówienia – obejmująca obsługę wystaw, prowadzenie punktu informacyjnego i sprzedaży biletów oraz prowadzenie księgarni – realizowana jest wyłącznie w jednej lokalizacji, tj. w siedzibie głównej Zamawiającego przy ul. Rakowickiej 22A. Usługa ma charakter ciągły oraz zintegrowany organizacyjnie i merytorycznie, a poszczególne czynności wykonywane są przez personel dysponujący jednolitą wiedzą o ofercie Muzeum, zasadach zwiedzania oraz procesach sprzedażowych. W trakcie realizacji zamówienia występują okazjonalnie sytuacje faktyczne, w których dochodzi do czasowej zmiany organizacji obsługi publiczności, w szczególności w przypadku zmiany organizacji ruchu zwiedzających poprzez wyłączenie z użytkowania przestrzeni, w której zlokalizowany jest punkt informacyjny/sprzedaży biletów. W takich sytuacjach stanowisko kasy biletowej jest czasowo przenoszone do przestrzeni księgarni, a czynności sprzedaży biletów, obsługi zwiedzających, sprzedaży wydawnictw i gadżetów oraz udzielania informacji realizowane są równolegle w jednej przestrzeni. Dodatkowo, powierzenie obsługi księgarni, punktu informacyjnego oraz sprzedaży biletów jednemu wykonawcy umożliwia taką organizację pracy personelu Wykonawcy, która zapewnia ciągłość obsługi publiczności, w tym nieprzerwane funkcjonowanie punktu informacyjnego w czasie przerw pracowniczych lub czasowych niedoborów kadrowych. W praktyce możliwe jest elastyczne przesuwanie personelu pomiędzy stanowiskami bez konieczności czasowego zamykania punktów obsługi lub angażowania dodatkowych zasobów po stronie Wykonawcy. Zamawiający wskazuje ponadto, że realizacja umowy została zaplanowana w taki sposób, aby po stronie Zamawiającego funkcjonował jeden formalny punkt kontaktu i koordynacji umowy. Podział zamówienia na części oznaczałby konieczność prowadzenia odrębnej, równoległej komunikacji formalnej z kilkoma wykonawcami, co w warunkach ograniczonych zasobów kadrowych stanowiłoby istotne i nieproporcjonalne obciążenie organizacyjne. Niezależnie od koordynacji bieżącej, podział zamówienia na części skutkowałby także koniecznością prowadzenia odrębnych procesów szkoleniowych oraz uzgodnień operacyjnych także w obszarze rozliczeń i księgowości,…

Odpowiedź jak pkt 2.

Zakres czynności realizowanych przez Wykonawcę określane jako pilnowanie eksponatów, elementów aranżacji ekspozycji, sprzętu ekspozycyjnego oraz innych przedmiotów i wyposażenia, został szczegółowo określony w Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz w Regulaminie pracy opiekunów ekspozycji. Zamawiający posiada wewnętrzne procedury regulujące sposób organizacji pracy i reagowania na zdarzenia na terenie obiektu. Procedury te mają charakter operacyjny i zostaną przekazane Wykonawcy po zawarciu umowy, na etapie realizacji zamówienia, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania umowy.

Kryterium „wysokość czynszu” odnosi się do wysokości świadczenia finansowego wykonawcy na rzecz Zamawiającego z tytułu korzystania z przestrzeni sprzedażowej, ma charakter ekonomiczny. Zamawiający modyfikuje wagi kryteriów oceny ofert, jak poniżej (w części dotyczącej modyfikacji SWZ).

Zamawiający wyjaśnia, że wskazane kryterium pozostaje w bezpośrednim związku z przedmiotem zamówienia oraz realizacją jego celów statutowych i nie służy wyłącznie zwiększeniu sprzedaży, lecz oddziałuje na jakość realizacji zamówienia w ujęciu merytorycznym i wizerunkowym. Zamawiający wskazuje, że wydawnictwa MuFo funkcjonują na rynku jako publikacje specjalistyczne z zakresu historii i teorii fotografii a każda dystrybucja wydawnictw MuFo wiąże się z eksponowaniem marki Zamawiającego, w tym logotypu MuFo oraz informacji o instytucji jako wydawcy. Obecność wydawnictw MuFo w zewnętrznych punktach dystrybucji wpływa na rozpoznawalność Zamawiającego jako profesjonalnego wydawcy publikacji fotograficznych. Zamawiający podkreśla, że kryterium to nie ocenia samej liczby punktów sprzedaży jako takiej, lecz zakres i skuteczność dystrybucji publikacji Zamawiającego, która zwiększa dostępność merytorycznej oferty wydawniczej, wzmacnia pozycję Zamawiającego na rynku. W ocenie Zamawiającego powyższe elementy mieszczą się w pojęciu jakości w rozumieniu art. 242 ust. 2 Pzp, rozumianej nie wyłącznie jako parametry techniczne usługi, lecz również jako wartość merytoryczna, dostępność i sposób prezentacji efektów realizacji zamówienia, które są immanentnie związane z działalnością instytucji kultury. Zamawiający wskazuje jednocześnie, że katalog kryteriów jakościowych, o którym mowa w art. 242 ust. 2 Pzp, ma charakter otwarty, a zastosowane kryterium: jest obiektywne, możliwe do jednoznacznej weryfikacji, związane z przedmiotem zamówienia, jednakowo dostępne dla wszystkich wykonawców. W związku z powyższym Zamawiający nie znajduje podstaw do uznania, że zastosowane kryterium ogranicza konkurencyjność postępowania lub narusza zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, i nie przewiduje jego usunięcia z SWZ.