Opracowanie i wdrożenie dwóch aplikacji internetowych w postaci rejestrów specjalistów ETR oraz AAC w ramach projektu „Centrum Komunikacji dla Osób z Niepełnosprawnościami”

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego (nr 98/2026/CK/PSON). Zamawiający w pkt XIII ppkt 2 jednoznacznie wskazuje, że „niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych”, a zatem tryb nie podlega przepisom ustawy Pzp.

Zamawiający przeznacza na realizację zamówienia kwotę 56 910,56 zł brutto (sekcja VII). Zapytanie wskazuje, że jest to kwota brutto, zawierająca zatem podatek VAT. Wynagrodzenie całkowite za realizację zamówienia w istotnych postanowieniach umowy określono jako wypłacane w częściach po odbiorze Rejestrów, dostarczeniu dokumentacji i przeprowadzeniu szkoleń.

• Termin składania ofert: 29.06.2026 r., wyłącznie poprzez portal bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.
• Termin realizacji: w terminie nie dłuższym niż 8 miesięcy od dnia podpisania umowy.
• Okres gwarancji minimalny: nie krótszy niż 24 miesiące od dnia podpisania protokołu odbioru danego Rejestru.
• Infrastruktura IT: Wykonawca zapewnia infrastrukturę do końca 2028 r.

Zamawiający określił następujące warunki udziału w postępowaniu: Wykonawca musi posiadać niezbędne uprawnienia – Zamawiający nie wyznacza szczegółowego wykazania, wystarczy podpisanie oświadczenia (zał. nr 1). Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert zrealizował minimum 5 wdrożeń systemu klasy Baza Danych na rzecz podmiotów zewnętrznych, z obsługą min. 2 000 rekordów z danymi osobowymi użytkowników, w tym:

• co najmniej 2 z usługą dostępu dla użytkownika niezalogowanego (wyszukiwarka z opcją przeszukiwania),
• co najmniej 1 z opcją wysyłki masowych wiadomości mailowych,
• co najmniej 2 zgodnych z WCAG 2.1 na poziomie AA. Warunki funkcjonalności można łączyć, ale warunek nadrzędny 5 wdrożeń musi być zachowany. Wymagane posiadanie odpowiedniego zaplecza technicznego – nie wyznacza się szczegółowego wykazania, wystarczy oświadczenie (zał. nr 1).

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu na podstawie 4 kryteriów:

1. Kryterium 1 — Cena za realizację zamówienia (CEN) – waga 50 pkt. Oferta z najniższą ceną brutto otrzymuje 50 punktów, pozostałe proporcjonalnie mniej według wzoru: CEN1 = (CEN1min / CEN1o„x”) × 50 pkt. Rażąco niska cena (różnica > 30% od średniej arytmetycznej ważnych ofert) może skutkować żądaniem wyjaśnień i odrzuceniem oferty.
2. Kryterium 2 — Estetyka wdrożonych aplikacji (E) – waga 10 pkt (maks. 10 pkt). Oceniana przez 3-osobową komisję na podstawie 3 aplikacji webowych wskazanych przez Wykonawcę. Podkryteria: (a) estetyka wykonania, (b) kompozycja, wyrazistość, czytelność, (c) oryginalność i nowoczesność. Każdy oceniający przyznaje 0–10 pkt; ostateczna wartość to średnia z 9 ocen (3 osoby × 3 aplikacje).
3. Kryterium 3 — Termin wdrożenia Rejestrów (T) – waga 20 pkt:

• 4 miesiące włącznie → 20 pkt
• Powyżej 4 do 5 miesięcy → 15 pkt
• Powyżej 5 do 6 miesięcy → 10 pkt
• Powyżej 6 do 7 miesięcy → 5 pkt
• Powyżej 7 do 8 miesięcy → 0 pkt

Strony ustaliły następujące kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy:

• Opóźnienie w wykonaniu Rejestrów – 0,5% całkowitego wynagrodzenia umownego za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, nie więcej jednak niż 20% całkowitego wynagrodzenia umownego.
• Odstąpienie lub wypowiedzenie umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – 20% całkowitego wynagrodzenia umownego.
• Naruszenie obowiązku poufności – 1% całkowitego wynagrodzenia umownego za każdy przypadek naruszenia.

Wykonawca nie może powierzyć wykonania umowy osobom trzecim bez pisemnej zgody Zamawiającego – skutkuje to uprawnieniem Zamawiającego do odstąpienia od umowy z wyłącznej winy Wykonawcy. Cesja praw wynikających z umowy wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności. Z chwilą odbioru przedmiotu umowy Zamawiający nabywa od Wykonawcy wszelkie autorskie prawa majątkowe do utworów powstałych w wyniku wykonania umowy, wraz z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego – nieograniczone w czasie na terenie kraju i za granicą. Zamawiający uprawniony jest m.in. do korzystania, modyfikowania, udostępniania i publikowania utworów, w tym w modelu licencji Creative Commons, zgodnie z celami projektu i wytycznymi instytucji finansującej. Wykonawca zobowiązuje się nie korzystać z przysługujących mu osobistych praw autorskich w sposób uniemożliwiający lub utrudniający korzystanie z utworów przez Zamawiającego. Dopuszcza się zmiany umowy w przypadku:

• siły wyższej – wydłużenie terminu o czas trwania zdarzenia i usuwania skutków;
• okoliczności niezależnych od Stron, których nie mogły przewidzieć na etapie publikacji zapytania;
• konieczności wprowadzenia zmian w projekcie wymagających akceptacji Instytucji Zarządzającej;
• zmiany regulacji prawnych;
• decyzji Instytucji Zarządzającej zmieniającej zakres/terminy;

Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:

1. Formularz oferty — według wzoru stanowiącego zał. nr 1 do Zapytania; dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub stanowiący podpisany skan. Niedopuszczalna jest ingerencja w treść formularza poza uzupełnieniem wymaganych danych.
2. Oświadczenie Wykonawcy — znajdujące się w zał. nr 1 do Zapytania, potwierdzające:

• posiadanie uprawnień do wykonywania działalności,
• spełnienie warunków dotyczących potencjału technicznego,
• dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

Brak opublikowanych pytań i odpowiedzi w treści dokumentu SWZ. Zamawiający wskazał jedynie procedurę zadawania pytań — Wykonawca może zwrócić się o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego nie później niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert, a treść pytań i odpowiedzi będzie publikowana na stronie: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl bez ujawniania źródła zapytania.

Poniżej zidentyfikowano potencjalne ryzyka w dokumentacji:

• Krótki termin składania ofert: termin składania ofert upływa 29.06.2026 r., podczas gdy zapytanie opublikowano 27.05.2026 r., co daje zaledwie ok. 33 dni na przygotowanie oferty — może być wyzwaniem przy skomplikowanym przedmiocie zamówienia (opracowanie i wdrożenie 2 aplikacji webowych).
• Wysokie wymagania dotyczące doświadczenia: Wykonawca musi wykazać się minimum 5 wdrożeniami systemu klasy Baza Danych z obsługą min. 2 000 rekordów jednocześnie, z czego 2 muszą mieć wyszukiwarkę dla niezalogowanych, 1 — wysyłkę masowych maili, a 2 — zgodność z WCAG 2.1 AA; łączenie funkcji jest możliwe, ale warunek nadrzędny 5 wdrożeń pozostaje wymagający.
• Ryzyko niskiej ceny i rażąco niskiej ceny: Zamawiający przewiduje badanie rażąco niskiej ceny, gdy różnica przekracza 30% średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert.
• Brak wadium i zabezpieczenia należytego wykonania: nie przewidziano — ryzyko niskie.
• Wysokie kary umowne: kara za opóźnienie w wykonaniu wynosi 0,5% całkowitego wynagrodzenia za każdy dzień, maksymalnie 20%; kara za odstąpienie od umowy z winy Wykonawcy — 20%; kara za naruszenie poufności — 1% za każdy przypadek.