Przejdź do treści
Załóż darmowe kontoDarmowe konto
← Wróć do listy
Rozstrzygnięty

Organizacja i obsługa Forum Ekonomii Społecznej – Warszawa

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej1 aktualny · 288 w archiwum·mazowieckie

Rozstrzygnięcie

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

WygrałaDeluxe Event Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy5272613423
Kwota oferty316 400,00 zł
Złożonych ofert10

Przedmiot zamówienia

AI

Kompleksowa organizacja i obsługa 10. Ogólnopolskiego Forum Ekonomii Społecznej (2 dni, Warszawa, 4–5 listopada 2026 r., dla ok. 220 osób), obejmująca dziewięć powiązanych usług:

  • Zapewnienie sali i obsługi logistyczno-technicznej: sala konferencyjna dla 220 osób (±25) na każdy z 2 dni w Warszawie, wraz z foyer, wydzieloną strefą gastronomiczną, sceną, nagłośnieniem, oświetleniem, ekranem multimedialnym, min. 8 mikrofonami bezprzewodowymi, klimatyzacją i ogrzewaniem, oznakowaniem budynku i recepcji oraz obsługą techniczną (min. 2 osoby) i recepcyjną (min. 3 hostessy/hostów).
  • Usługa gastronomiczna: ciągła przerwa kawowa (serwis bufetowy z kawą z ekspresu, min. 5 rodzajami herbat, sokami, wodą, owocami i ciastami) oraz lunch bufetowy (zupy, dania główne, dodatki, surówki, napoje, desery) — dla 220 osób (±25) przez 2 dni, w tym z uwzględnieniem diet specjalnych i kawy Fairtrade.
  • Usługa hotelowa: nocleg z 4 na 5 listopada 2026 r. dla maks. 100 uczestników (40 pokoi 2-osobowych i 20 pokoi 1-osobowych) w hotelu min. 3-gwiazdkowym w Warszawie, w odległości maks. 1,8 km od miejsca konferencji, ze śniadaniem bufetowym.
  • Konferansjer i prelegenci: zapewnienie konferansjera na 2 dni (doświadczenie: min. 5 spotkań o tematyce społecznej dla min. 120 osób) oraz maks. 24 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego.
  • Projektowanie graficzne: 5 grafik zapowiadających do social media, maks. 40 slajdów/plansz na wydarzenie oraz interaktywny program konferencji w PDF — wszystko w pełnej identyfikacji wizualnej Zamawiającego.
  • Transmisja live i dokumentacja foto-wideo: transmisja na żywo na Facebooku w jakości min. Full HD z napisami lub PJM, film-relacja 4–6 min z napisami dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz min. 100 wyselekcjonowanych fotografii (30 dostarczonych pierwszego dnia).
  • Materiały konferencyjne dla uczestników: torby płócienne, długopisy korkowe, identyfikatory ze smyczą, notesy korkowe oraz 1000 szt. krówek z logo — dla maks. 245 osób, wytworzone przez podmiot ekonomii społecznej.
  • Aranżacja przestrzeni konferencyjnej: napis 3D „Ekonomia społeczna. Tu liczą się wartości" ze styroduru, oznakowanie mównic, ścianka fotograficzna (photo wall) z rekwizytami i ramkami.
  • Zwrot kosztów dojazdu: dla maks. 120 uczestników, do 300 zł/os.
Trudność: wysoka

Zamówienie obejmuje jednocześnie dziewięć mocno powiązanych usług (logistyka, hotel, catering, transmisja live, grafika, materiały, aranżacja) realizowanych w jednym, sztywnym terminie dla ok. 220 osób w ściśle określonej lokalizacji, z licznymi wymaganiami jakościowymi (np. kawa Fairtrade, materiały od podmiotu ekonomii społecznej, dostępność PJM/napisy, autorskie prawa majątkowe), co wymaga doświadczonego koordynatora i wielu podwykonawców.

Terminy realizacji

Termin realizacji przedmiotu umowy
do 12 listopada 2026 r. (od zawarcia umowy)

Czerwone flagi

AI

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (22 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.

Kary i sankcje

AI
  • Nienależyte wykonanie §2 ust. 2 pkt 1 (sala): 2% wynagrodzenia brutto pkt 1 za każde uchybienie.
  • Nienależyte wykonanie §2 ust. 2 pkt 2 (gastro): 2% wynagrodzenia brutto pkt 2 za każde uchybienie.
  • Nienależyte wykonanie §2 ust. 2 pkt 3 (hotel): 30% wynagrodzenia brutto pkt 3.

Pozostałe 9 zapisów o karach po założeniu darmowego konta.

Pytania i odpowiedzi

8

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

1Dla ilu osób mają być produkowane materiały dla 220 czy 245?
Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia (stanowiącym załącznik nr 4 do Projektowanych Postanowień Umowy, materiały konferencyjne powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników wydarzenia czyli maksymalnie dla 245 osób.
1Jaką kwotę netto należy przyjść do budżetu na wszystkich prelegentów? Zgodnie z OPZ Wykonawca ma zapewnić 24 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego. Czy prelegenci będą występować za darmo? Czy liczba uczestników wydarzenia uwzględnia już też liczbę prelegentów?
Zamawiający nie określa konkretnej kwoty, jaką należy przeznaczyć na wynagrodzenia prelegentów. Wykonawca jest zobowiązany do samodzielnej wyceny usługi w Formularzu Ofertowym (poz. 4: „Zapewnienie osoby prowadzącej Wydarzenie/konferansjera oraz prelegentów”). Ponieważ zakres zamówienia obejmuje zapewnienie maksymalnie 24 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego, wykonawca powinien uwzględnić w kalkulacji odpowiednią pulę środków na ich wynagrodzenia, przyjmując rynkowe stawki, adekwatne do charakteru wydarzenia. Wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy i powinno obejmować wszystkie koszty związane z realizacją tego zadania. Zamawiający nie wymaga określenia wynagrodzenia w przeliczeniu na jednego prelegenta, co oznacza, że wynagrodzenia poszczególnych prelegentów mogą być zróżnicowane – zgodnie z ustaleniami Wykonawcy z poszczególnymi prelegentami. Łączna wartość wynagrodzeń oraz pozostałych kosztów związanych z realizacją tej pozycji nie może jednak przekroczyć kwoty zaoferowanej przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym. Łączną liczbę uczestników wydarzenia określono na 220 osób (±25 osób). Liczba ta obejmuje również prelegentów. W związku z tym wszystkie świadczenia przewidziane w ramach realizacji zamówienia, w szczególności sala konferencyjna oraz catering, należy skalkulować dla 220 osób (±25 osób).
1W związku z odpowiedzią na pytanie nr 1 prosimy o doprecyzowanie zasad dotyczących prelegentów wskazywanych przez Zamawiającego. Czy Zamawiający dysponuje listą lub choćby orientacyjnym profilem prelegentów planowanych do udziału w wydarzeniu (np. przedstawiciele administracji publicznej, eksperci branżowi, przedstawiciele środowisk naukowych, praktycy biznesu, osoby publiczne)? Jednocześnie zwracamy uwagę, że wynagrodzenia prelegentów funkcjonujących na rynku są bardzo zróżnicowane i zależą m.in. od rozpoznawalności, doświadczenia, zakresu wystąpienia, konieczności przygotowania materiałów, miejsca zamieszkania czy kosztów podróży. W praktyce rynkowej stawki za wystąpienie pojedynczego prelegenta mogą różnić się wielokrotnie. W związku z powyższym brak określenia profilu prelegentów, przewidywanego budżetu lub maksymalnego poziomu wynagrodzenia powoduje istotne ryzyko niejednolitej interpretacji wymagań przez wykonawców oraz utrudnia sporządzenie porównywalnych ofert. Może to skutkować zarówno znacznym zawyżeniem, jak i zaniżeniem kalkulacji kosztów przez poszczególnych wykonawców. W związku z powyższym prosimy o wskazanie: Czy Zamawiający przewiduje maksymalny budżet przeznaczony na wynagrodzenia prelegentów? Czy Zamawiający dysponuje profilem lub listą potencjalnych prelegentów, którą może udostępnić wykonawcom? Czy Zamawiający potwierdza, że w przypadku wskazania prelegentów na etapie realizacji dopuszczalna będzie odpowiednia zmiana wynagrodzenia wykonawcy?
Zamawiający informuje, że prelegentami wskazywanymi do udziału w wydarzeniu będą przede wszystkim osoby związane ze środowiskiem ekonomii społecznej, teoretycy, jak i praktycy, w szczególności przedstawiciele podmiotów ekonomii społecznej oraz organizacji wspierających sektor ekonomii społecznej. W programie mogą również uczestniczyć przedstawiciele administracji rządowej, których udział będzie miał charakter nieodpłatny. W celu zobrazowania charakteru planowanego wydarzenia Zamawiający zachęca do zapoznania się z programem konferencji zrealizowanej w roku ubiegłym (13-14.11.25): https://www.ekonomiaspoleczna.gov.pl/zaktualizowany-program-oses-2025/. Tegoroczny program będzie miał odmienną treść merytoryczną, jednak jego formuła oraz charakter pozostaną zbliżone do ubiegłorocznej edycji. Zamawiający nie dysponuje zamkniętą listą prelegentów ani nie określa maksymalnego budżetu przeznaczonego na ich wynagrodzenia. Wykonawca powinien uwzględnić w kalkulacji wynagrodzenie prelegentów zgodnie z wcześniejszą odpowiedzią Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający informuje, że z doświadczeń związanych z organizacją poprzednich edycji wydarzenia wynika, iż wynagrodzenie prelegenta – w zależności od zakresu zaangażowania, czasu trwania wystąpienia oraz stopnia złożoności prezentowanej tematyki – wynosiło średnio od 1 500 zł do 2 200 zł brutto za wystąpienie. Zamawiający nie przewiduje możliwości zmiany wynagrodzenia wykonawcy z tytułu wskazania konkretnych prelegentów na etapie realizacji zamówienia. Jednakże przed przekazaniem Wykonawcy listy prelegentów, Zamawiający podejmie wstępne rozmowy z prelegentami – również w odniesieniu do proponowanych warunków zaangażowania.
2Proszę również o informację czy jest możliwą zmiana terminu konferencji (na dziś jest ograniczona liczba hoteli spełniających kryteria w podanym terminie.
Zamawiający nie przewiduje zmiany terminu organizacji konferencji. Termin wskazany w dokumentacji postępowania pozostaje aktualny i wiążący dla wykonawców.
2W związku z ograniczoną dostępnością hoteli prosimy o zwiększenie odległości hotelu od miejsca konferencji z 1,5 km do 1,8 km.
Zamawiający wyraża zgodę na zwiększenie odległości hotelu od miejsca konferencji do 1,8 km. Zamawiający dokonuje zmiany zapisu w Rozdziale II pkt 1.2 i pkt 3.2 oraz Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 4 do Projektowanych Postanowień umowy (będących załącznikiem nr 2 do Specyfikacji Warunku Zamówienia). Po zmianie Rozdział II pkt 1.2 OPZ przyjmuje brzmienie: „Hotel położony w Warszawie o standardzie co najmniej 3- gwiazdek zgodnie z kategoriami wskazanymi w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, których świadczone są usługi hotelarskie. Wykonawca może zorganizować konferencję w centrum konferencyjnym lub innym miejscu o standardzie równoważnym. Dodatkowo Wykonawca w sytuacji wyboru centrum konferencyjnego lub innego miejsca o standardzie równoważnym zapewni noclegi w hotelu o tym samym standardzie oddalonym maks. 1,8 km od centrum konferencyjnego – odległość mierzona w aplikacji „Google Maps” (https://maps.google.com) za pomocą narzędzia „zmierz odległość” dla przejścia na pieszo (należy przyjąć najkrótszą z proponowanych tras);” Po zmianie Rozdział II pkt 3.2 OPZ przyjmuje brzmienie: „Nocleg powinien być zapewniony w obiekcie hotelowym, w którym odbywało się będzie wydarzenie. W przypadku organizacji wydarzenia w centrum konferencyjnym lub innym miejscu o standardzie równoważnym obiekt hotelowy będzie znajdował się maksymalnie 1,8 km od miejsca organizacji wydarzenia – odległość mierzona w aplikacji „Google Maps” (https://maps.google.com) za pomocą narzędzia „zmierz odległość” dla przejścia na pieszo (należy przyjąć najkrótszą z proponowanych tras);”
2Czy w ramach scenografii należy zapewnić kolorowe światła dekoracyjne np. ledy? na scenę / salę?
Zamawiający wymaga zapewnienia odpowiedniego oświetlenia sali konferencyjnej oraz sceny, zgodnie z zapisami Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego załącznik nr 4 do Projektowanych postanowień umowy (załącznik nr 2 do SWZ), w tym reflektorów zapewniających właściwe doświetlenie prelegentów, prowadzącego oraz pozostałych elementów wydarzenia. Jednocześnie Zamawiający nie określa obowiązku zastosowania kolorowego oświetlenia dekoracyjnego, w tym opraw LED lub innych efektów świetlnych. Dobór rodzaju i liczby urządzeń oświetleniowych, w tym ewentualnego oświetlenia dekoracyjnego, pozostaje w gestii Wykonawcy. Wykonawca powinien jednak zapewnić taką oprawę świetlną, która będzie adekwatna do rangi wydarzenia, zapewni komfort uczestników oraz właściwą ekspozycję sceny i prelegentów, a także będzie spójna z aranżacją przestrzeni i identyfikacją wizualną wydarzenia. Jeżeli dla osiągnięcia tych celów Wykonawca uzna za zasadne zastosowanie kolorowego oświetlenia dekoracyjnego (np. opraw LED), może je uwzględnić w swojej ofercie, jednak nie stanowi ono odrębnego wymogu Zamawiającego.
3Czy na konferencję należy zapewnić tłumacza migowego, który będzie widoczny dla uczestników konferencji?
Nie. Wykonawca nie jest zobowiązany do zapewnienia tłumacza Polskiego Języka Migowego (PJM). Zamawiający zapewni tłumacza we własnym zakresie, na podstawie odrębnej umowy. Obowiązkiem Wykonawcy jest natomiast zapewnienie odpowiedniego, widocznego i komfortowego miejsca dla tłumacza PJM, umożliwiającego skuteczne tłumaczenie dla uczestników konferencji. W przypadku transmisji online Wykonawca powinien uwzględnić obecność tłumacza w realizacji obrazu, zapewniając jego odpowiednią widoczność w przekazie zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dostępności.
3Czy Zamawiający będzie wskazywał także konferansjera, jeśli tak prosimy o podanie szacowanego kosztu.
Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia Wykonawca zapewni osobę prowadzącą wydarzenie (konferansjera) na każdy z dwóch dni wydarzenia. Osoba prowadząca wydarzenie powinna posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 5 spotkań związanych z tematyką społeczną dla co najmniej 120 osób każde. W ciągu 5 dni od zawarcia umowy Wykonawca zobowiązany jest zaproponować osobę prowadzącą wydarzenie oraz przedstawić dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań w zakresie doświadczenia. Zamawiający informuje, że z doświadczeń związanych z organizacją poprzednich edycji wydarzenia wynika, iż wynagrodzenie konferansjera – w zależności od zakresu zaangażowania, czasu trwania wydarzenia oraz stopnia złożoności prezentowanej tematyki – wynosiło średnio od 5500 zł do 7 000 zł brutto za jeden dzień konferencyjny.

Historia zmian

06.07.2026 — publikacja ogłoszenia
22.07.2026 — upływ terminu składania ofert
15.09.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania
Janusz wypełni Twoje przetargiWgraj SWZ — dostaniesz warunki, wycenę i komplet dokumentów. 14 dni za darmo, bez karty.
Wypróbuj 14 dni