Finansowanie: projekt „EStakada – synchronizacja ekonomii społecznej na poziomie kraju", Działanie 4.13 Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS).
Wynagrodzenie ryczałtowe: łącznie za wszystkie 9 pozycji przedmiotu umowy, w PLN.
Dokumentacja przekazana do analizy (SWZ w formie Projektowanych Postanowień Umowy + OPZ + modyfikacje) nie zawiera rozdziału opisującego kryteria oceny ofert ani ich wag.
Czas realizacji: do 12 listopada 2026 r.; wydarzenie 4-5 listopada 2026 r. (4.11 start 11:00, 5.11 koniec 15:00).
Wykaz osób: realizacja min. osobami ze złożonego Wykazu; zamiana wymaga zgody Zamawiającego, co najmniej 5 dni przed planowaną zmianą.
Prawo autorskie: pełne przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do grafik, filmu i zdjęć na Zamawiającego, nieograniczone terytorialnie i ilościowo.
Wykaz osób realizujących przedmiot umowy (składany na etapie procedury przetargowej; załącznik nr 5 do umowy; § 14 ust. 1 PPU).
Druga połowa streszczenia za darmo
Odsłoń całe streszczenie SWZ
Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 19 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Kompleksowa organizacja i obsługa 10. Ogólnopolskiego Forum Ekonomii Społecznej (2 dni, Warszawa, 4–5 listopada 2026 r., dla ok. 220 osób), obejmująca dziewięć powiązanych usług:
Zapewnienie sali i obsługi logistyczno-technicznej: sala konferencyjna dla 220 osób (±25) na każdy z 2 dni w Warszawie, wraz z foyer, wydzieloną strefą gastronomiczną, sceną, nagłośnieniem, oświetleniem, ekranem multimedialnym, min. 8 mikrofonami bezprzewodowymi, klimatyzacją i ogrzewaniem, oznakowaniem budynku i recepcji oraz obsługą techniczną (min. 2 osoby) i recepcyjną (min. 3 hostessy/hostów).
Usługa gastronomiczna: ciągła przerwa kawowa (serwis bufetowy z kawą z ekspresu, min. 5 rodzajami herbat, sokami, wodą, owocami i ciastami) oraz lunch bufetowy (zupy, dania główne, dodatki, surówki, napoje, desery) — dla 220 osób (±25) przez 2 dni, w tym z uwzględnieniem diet specjalnych i kawy Fairtrade.
Usługa hotelowa: nocleg z 4 na 5 listopada 2026 r. dla maks. 100 uczestników (40 pokoi 2-osobowych i 20 pokoi 1-osobowych) w hotelu min. 3-gwiazdkowym w Warszawie, w odległości maks. 1,8 km od miejsca konferencji, ze śniadaniem bufetowym.
Konferansjer i prelegenci: zapewnienie konferansjera na 2 dni (doświadczenie: min. 5 spotkań o tematyce społecznej dla min. 120 osób) oraz maks. 24 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego.
Projektowanie graficzne: 5 grafik zapowiadających do social media, maks. 40 slajdów/plansz na wydarzenie oraz interaktywny program konferencji w PDF — wszystko w pełnej identyfikacji wizualnej Zamawiającego.
Transmisja live i dokumentacja foto-wideo: transmisja na żywo na Facebooku w jakości min. Full HD z napisami lub PJM, film-relacja 4–6 min z napisami dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz min. 100 wyselekcjonowanych fotografii (30 dostarczonych pierwszego dnia).
Materiały konferencyjne dla uczestników: torby płócienne, długopisy korkowe, identyfikatory ze smyczą, notesy korkowe oraz 1000 szt. krówek z logo — dla maks. 245 osób, wytworzone przez podmiot ekonomii społecznej.
Aranżacja przestrzeni konferencyjnej: napis 3D „Ekonomia społeczna. Tu liczą się wartości" ze styroduru, oznakowanie mównic, ścianka fotograficzna (photo wall) z rekwizytami i ramkami.
Zwrot kosztów dojazdu: dla maks. 120 uczestników, do 300 zł/os.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Dla ilu osób mają być produkowane materiały dla 220 czy 245?
Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia (stanowiącym załącznik nr 4 do Projektowanych Postanowień Umowy, materiały konferencyjne powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników wydarzenia czyli maksymalnie dla 245 osób.
Jaką kwotę netto należy przyjść do budżetu na wszystkich prelegentów? Zgodnie z OPZ
Wykonawca ma zapewnić 24 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego. Czy
prelegenci będą występować za darmo? Czy liczba uczestników wydarzenia uwzględnia
już też liczbę prelegentów?
Zamawiający nie określa konkretnej kwoty, jaką należy przeznaczyć na wynagrodzenia
prelegentów. Wykonawca jest zobowiązany do samodzielnej wyceny usługi
w Formularzu Ofertowym (poz. 4: „Zapewnienie osoby prowadzącej
Wydarzenie/konferansjera oraz prelegentów”). Ponieważ zakres zamówienia obejmuje
zapewnienie maksymalnie 24 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego,
wykonawca powinien uwzględnić w kalkulacji odpowiednią pulę środków na ich
wynagrodzenia, przyjmując rynkowe stawki, adekwatne do charakteru wydarzenia.
Wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy i powinno obejmować wszystkie koszty
związane z realizacją tego zadania. Zamawiający nie wymaga określenia wynagrodzenia
w przeliczeniu na jednego prelegenta, co oznacza, że wynagrodzenia poszczególnych
prelegentów mogą być zróżnicowane – zgodnie z ustaleniami Wykonawcy z
poszczególnymi prelegentami. Łączna wartość wynagrodzeń oraz pozostałych kosztów
związanych z realizacją tej pozycji nie może jednak przekroczyć kwoty zaoferowanej
przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym. Łączną liczbę uczestników wydarzenia
określono na 220 osób (±25 osób). Liczba ta obejmuje również prelegentów. W związku
z tym wszystkie świadczenia przewidziane w ramach realizacji zamówienia, w
szczególności sala konferencyjna oraz catering, należy skalkulować dla 220 osób (±25
osób).
W związku z odpowiedzią na pytanie nr 1 prosimy o doprecyzowanie zasad dotyczących
prelegentów wskazywanych przez Zamawiającego.
Czy Zamawiający dysponuje listą lub choćby orientacyjnym profilem prelegentów
planowanych do udziału w wydarzeniu (np. przedstawiciele administracji publicznej,
eksperci branżowi, przedstawiciele środowisk naukowych, praktycy biznesu, osoby
publiczne)?
Jednocześnie zwracamy uwagę, że wynagrodzenia prelegentów funkcjonujących na
rynku są bardzo zróżnicowane i zależą m.in. od rozpoznawalności, doświadczenia,
zakresu wystąpienia, konieczności przygotowania materiałów, miejsca zamieszkania
czy kosztów podróży. W praktyce rynkowej stawki za wystąpienie pojedynczego
prelegenta mogą różnić się wielokrotnie.
W związku z powyższym brak określenia profilu prelegentów, przewidywanego budżetu
lub maksymalnego poziomu wynagrodzenia powoduje istotne ryzyko niejednolitej
interpretacji wymagań przez wykonawców oraz utrudnia sporządzenie porównywalnych
ofert. Może to skutkować zarówno znacznym zawyżeniem, jak i zaniżeniem kalkulacji
kosztów przez poszczególnych wykonawców. W związku z powyższym prosimy o
wskazanie:
Czy Zamawiający przewiduje maksymalny budżet przeznaczony na wynagrodzenia
prelegentów?
Czy Zamawiający dysponuje profilem lub listą potencjalnych prelegentów, którą może
udostępnić wykonawcom?
Czy Zamawiający potwierdza, że w przypadku wskazania prelegentów na etapie realizacji
dopuszczalna będzie odpowiednia zmiana wynagrodzenia wykonawcy?
Zamawiający informuje, że prelegentami wskazywanymi do udziału w wydarzeniu będą przede wszystkim osoby związane ze środowiskiem ekonomii społecznej, teoretycy, jak i praktycy, w szczególności przedstawiciele podmiotów ekonomii społecznej oraz organizacji wspierających sektor ekonomii społecznej. W programie mogą również uczestniczyć przedstawiciele administracji rządowej, których udział będzie miał charakter nieodpłatny.
W celu zobrazowania charakteru planowanego wydarzenia Zamawiający zachęca do zapoznania się z programem konferencji zrealizowanej w roku ubiegłym (13-14.11.25): https://www.ekonomiaspoleczna.gov.pl/zaktualizowany-program-oses-2025/.
Tegoroczny program będzie miał odmienną treść merytoryczną, jednak jego formuła oraz charakter pozostaną zbliżone do ubiegłorocznej edycji.
Zamawiający nie dysponuje zamkniętą listą prelegentów ani nie określa maksymalnego budżetu przeznaczonego na ich wynagrodzenia. Wykonawca powinien uwzględnić w kalkulacji wynagrodzenie prelegentów zgodnie z wcześniejszą odpowiedzią Zamawiającego.
Jednocześnie Zamawiający informuje, że z doświadczeń związanych z organizacją poprzednich edycji wydarzenia wynika, iż wynagrodzenie prelegenta – w zależności od zakresu zaangażowania, czasu trwania wystąpienia oraz stopnia złożoności prezentowanej tematyki – wynosiło średnio od 1 500 zł do 2 200 zł brutto za wystąpienie.
Zamawiający nie przewiduje możliwości zmiany wynagrodzenia wykonawcy z tytułu wskazania konkretnych prelegentów na etapie realizacji zamówienia. Jednakże przed przekazaniem Wykonawcy listy prelegentów, Zamawiający podejmie wstępne rozmowy z prelegentami – również w odniesieniu do proponowanych warunków zaangażowania.
Proszę również o informację czy jest możliwą zmiana terminu konferencji (na dziś jest ograniczona liczba hoteli spełniających kryteria w podanym terminie.
Zamawiający nie przewiduje zmiany terminu organizacji konferencji. Termin wskazany w dokumentacji postępowania pozostaje aktualny i wiążący dla wykonawców.
W związku z ograniczoną dostępnością hoteli prosimy o zwiększenie odległości hotelu od miejsca konferencji z 1,5 km do 1,8 km.
Zamawiający wyraża zgodę na zwiększenie odległości hotelu od miejsca konferencji do 1,8 km. Zamawiający dokonuje zmiany zapisu w Rozdziale II pkt 1.2 i pkt 3.2 oraz Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 4 do Projektowanych Postanowień umowy (będących załącznikiem nr 2 do Specyfikacji Warunku Zamówienia).
Po zmianie Rozdział II pkt 1.2 OPZ przyjmuje brzmienie:
„Hotel położony w Warszawie o standardzie co najmniej 3- gwiazdek zgodnie z kategoriami wskazanymi w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, których świadczone są usługi hotelarskie. Wykonawca może zorganizować konferencję w centrum konferencyjnym lub innym miejscu o standardzie równoważnym. Dodatkowo Wykonawca w sytuacji wyboru centrum konferencyjnego lub innego miejsca o standardzie równoważnym zapewni noclegi w hotelu o tym samym standardzie oddalonym maks. 1,8 km od centrum konferencyjnego – odległość mierzona w aplikacji „Google Maps” (https://maps.google.com) za pomocą narzędzia „zmierz odległość” dla przejścia na pieszo (należy przyjąć najkrótszą z proponowanych tras);”
Po zmianie Rozdział II pkt 3.2 OPZ przyjmuje brzmienie:
„Nocleg powinien być zapewniony w obiekcie hotelowym, w którym odbywało się będzie wydarzenie. W przypadku organizacji wydarzenia w centrum konferencyjnym lub innym miejscu o standardzie równoważnym obiekt hotelowy będzie znajdował się maksymalnie 1,8 km od miejsca organizacji wydarzenia – odległość mierzona w aplikacji „Google Maps” (https://maps.google.com) za pomocą narzędzia „zmierz odległość” dla przejścia na pieszo (należy przyjąć najkrótszą z proponowanych tras);”
Czy w ramach scenografii należy zapewnić kolorowe światła dekoracyjne np. ledy? na
scenę / salę?
Zamawiający wymaga zapewnienia odpowiedniego oświetlenia sali konferencyjnej oraz
sceny, zgodnie z zapisami Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego załącznik nr 4 do
Projektowanych postanowień umowy (załącznik nr 2 do SWZ), w tym reflektorów
zapewniających właściwe doświetlenie prelegentów, prowadzącego oraz pozostałych
elementów wydarzenia. Jednocześnie Zamawiający nie określa obowiązku zastosowania
kolorowego oświetlenia dekoracyjnego, w tym opraw LED lub innych efektów
świetlnych. Dobór rodzaju i liczby urządzeń oświetleniowych, w tym ewentualnego
oświetlenia dekoracyjnego, pozostaje w gestii Wykonawcy. Wykonawca powinien jednak
zapewnić taką oprawę świetlną, która będzie adekwatna do rangi wydarzenia, zapewni
komfort uczestników oraz właściwą ekspozycję sceny i prelegentów, a także będzie
spójna z aranżacją przestrzeni i identyfikacją wizualną wydarzenia. Jeżeli dla osiągnięcia
tych celów Wykonawca uzna za zasadne zastosowanie kolorowego oświetlenia
dekoracyjnego (np. opraw LED), może je uwzględnić w swojej ofercie, jednak nie stanowi
ono odrębnego wymogu Zamawiającego.
Czy na konferencję należy zapewnić tłumacza migowego, który będzie widoczny dla
uczestników konferencji?
Nie. Wykonawca nie jest zobowiązany do zapewnienia tłumacza Polskiego Języka
Migowego (PJM). Zamawiający zapewni tłumacza we własnym zakresie, na podstawie
odrębnej umowy. Obowiązkiem Wykonawcy jest natomiast zapewnienie odpowiedniego,
widocznego i komfortowego miejsca dla tłumacza PJM, umożliwiającego skuteczne
tłumaczenie dla uczestników konferencji. W przypadku transmisji online Wykonawca
powinien uwzględnić obecność tłumacza w realizacji obrazu, zapewniając jego
odpowiednią widoczność w przekazie zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dostępności.
Czy Zamawiający będzie wskazywał także konferansjera, jeśli tak prosimy o podanie szacowanego kosztu.
Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia Wykonawca zapewni osobę prowadzącą wydarzenie (konferansjera) na każdy z dwóch dni wydarzenia. Osoba prowadząca wydarzenie powinna posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 5 spotkań związanych z tematyką społeczną dla co najmniej 120 osób każde. W ciągu 5 dni od zawarcia umowy Wykonawca zobowiązany jest zaproponować osobę prowadzącą wydarzenie oraz przedstawić dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań w zakresie doświadczenia. Zamawiający informuje, że z doświadczeń związanych z organizacją poprzednich edycji wydarzenia wynika, iż wynagrodzenie konferansjera – w zależności od zakresu zaangażowania, czasu trwania wydarzenia oraz stopnia złożoności prezentowanej tematyki – wynosiło średnio od 5500 zł do 7 000 zł brutto za jeden dzień konferencyjny.
