Organizacja i obsługa konferencji naukowej – Kórnik

Numer sprawy: DAZP.252.4.2026

Typ zamówienia: usługi (organizacja i obsługa konferencji)

CPV: 79952000-2 (+ 3 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

• Nazwa: Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk
• Adres: ul. Parkowa 5, 62-035 Kórnik
• Telefon: +48 61 817 00 33
• E-mail: idkornik@man.poznan.pl
• (+ 3 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

• Tryb postępowania: tryb podstawowy bez negocjacji na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp.
• Język postępowania: polski (art. 20 ust. 2 Pzp).
• Uzasadnienie trybu: brak dodatkowego uzasadnienia w SWZ poza wskazaniem trybu; nie wskazano trybu ograniczonego ani negocjacji.
• (+ 2 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

• Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 14.10.2026 r. (Konferencja odbędzie się w dniach 12–14.10.2026 r.; ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana najpóźniej do 15.09.2026 r.).
• Termin związania ofertą (proceduralny): do 08.09.2026 r. (30 dni od terminu składania ofert) — zapis proceduralny SWZ.
• (+ 2 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

• Zamawiający wymaga doświadczenia: w okresie ostatnich 3 lata (lub krótszym okresie prowadzenia działalności) Wykonawca musi należycie wykonać co najmniej 2 usługi każda o wartości co najmniej 50 000,00 zł brutto, polegające na organizacji wydarzenia o podobnym charakterze obejmującym m.in. udostępnienie sprzętu multimedialnego, aranżację sali, zapewnienie obsługi technicznej wraz z usługą cateringową, przy czym obie usługi muszą dotyczyć organizacji wydarzenia w formule stacjonarnej dla minimum 50 uczestników;
• Wykonawca może polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby i musi złożyć zobowiązanie tych podmiotów potwierdzające udostępnienie zasobów oraz zakres i okres ich udostępnienia;
• Zamawiający wymaga dysponowania personelem i serwisem technicznym: Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną nagłośnienia oraz pozostałego sprzętu przez cały czas trwania Konferencji składającą się z minimum 3 osób z doświadczeniem przy podobnych wydarzeniach;
• Wykonawca ma obowiązek zapewnić możliwość zapewnienia autokarów i transportu: gwarantowane minimum 1 autokar pasażerski o liczbie miejsc nie mniejszej niż 50 (dla usług transportowych, ostateczna liczba autokarów dostosowana do rzeczywistej liczby uczestników);
• Lokalizacja obiektu: Wykonawca musi zapewnić obiekt konferencyjny w Poznaniu w odległości nie większej niż 3 km pieszo od Dworca Poznań Główny (trasę ustala się według Google Maps najkrótszą trasą pieszą);
• Zapewnienie dostępności i infrastruktury: obiekt musi zapewniać min. 30 darmowych miejsc parkingowych w bezpośrednim sąsiedztwie (lub do 1 km), dostępność architektoniczną dla osób z niepełnosprawnościami (w tym windy/platformy, toalety dostosowane), możliwość wjazdu dla samochodów Zamawiającego oraz pomieszczenia dodatkowe (pomieszczenie dla Komitetu Organizacyjnego ~12 mkw (+/-2 mkw), strefa sekretariatu min. 4 mkw);
• (+ 5 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Kryteria oceny ofert:

• Cena oferty brutto — 100% (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)

• Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 2) — szczegóły w projekcie umowy
• Wadium: brak zapisu o wadium w SWZ
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: brak zapisu w SWZ
• (+ 2 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

Podwykonawstwo: Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawców. Wykonawca musi wskazać w ofercie części zamówienia, które zamierza powierzyć Podwykonawcom oraz podać nazwę Podwykonawcy, jeśli już znany — termin i obowiązek wskazany w SWZ. (odniesienie: art. 462 ust. 2 Pzp i rozdz. XVI pkt 1–2 SWZ).

Zmiany umowy: Zmiany umowy będą następować na zasadach określonych w art. 455 ustawy Pzp oraz we wzorze umowy - Załącznik Nr 2 do SWZ.

Audyt / kontrola: Zamawiający ma prawo udostępniać dokumentację postępowania i informacje wymagane przepisami; wykonawca zobowiązany jest do współpracy. (odniesienie: rozdz. XIII ust.1–2 oraz XVII pkt 2 SWZ).

Własność intelektualna: Brak danych w SWZ dotyczących przekazania praw autorskich lub licencji; zobowiązanie do przekazania materiałów projektowych do akceptacji Zamawiającego — wszystkie materiały zaprojektowane przez Wykonawcę muszą zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającego przed ich ostateczną produkcją/realizacją (Załącznik Nr 1 OPZ: "Podstawowe zasady współpracy").

RODO / ochrona danych: Wykonawca zobowiązany do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). (+ 12 zdań — pełna treść po zalogowaniu)

• Formularz oferty (Załącznik nr 3 do SWZ)
• Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunku udziału (Załącznik nr 4 do SWZ)
• Dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentowania / odpis z rejestru
• (+ 3 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)