Organizacja i obsługa rodzinnego pikniku promocyjnego – Gdańsk

• Zamówienie (usługa jednoczęściowa): kompleksowa organizacja, przygotowanie, obsługa i rozliczenie jednego rodzinnego pikniku promującego projekt „Zrównoważone Systemy Gospodarowania Wodami Opadowymi w Gdańsku” — wydarzenie plenerowe trwające 4–5 godzin dla ok. 80–140 osób, z koncepcją i scenariuszem, koordynacją i prowadzeniem (konferansjer), zapewnieniem infrastruktury technicznej (scena/podest, namiot sceniczny, min. 5 namiotów ekspozycyjnych, min. 80 miejsc siedzących, nagłośnienie, min. 2 mikrofony bezprzewodowe, stanowisko realizatora dźwięku, zasilanie/agregat, toalety — min. 2 kabiny w tym 1 dla osób z niepełnosprawnościami, punkt pierwszej pomocy, kosze do segregacji, oznakowanie, plan ewakuacji), obsługą bezpieczeństwa i porządku, obsługą animatorów (min. 2 na atrakcję), koordynatorem zadania obecnym podczas imprezy, zapewnieniem poczęstunku (woda, ciepłe herbaty, owoce/warzywa dla do ok. 140 osób), wyposażeniem i obsługą stoisk tematycznych oraz minimum 4 warsztatów edukacyjnych i strefą aktywności rodzinnych (gra terenowa, makieta, stanowiska doświadczeń), przeprowadzeniem min. 3 konkursów z 100 nagrodami edukacyjnymi/ekologicznymi, przygotowaniem materiałów promocyjnych i druków (projekty graficzne i wydruki: do 100 plakatów, 30 zaproszeń, 500 broszur papierowych A4 złożonych do A5 4-stronnych + wersje cyfrowe; projekt grafiki do social media, identyfikatory), dostawą i montażem namiotów/zadaszeń w wariancie złej pogody, pełną obsługą fotograficzną i dokumentacyjną (raport, min. 20 zdjęć obrobionych), zapewnieniem zgodności i oznakowania UE/Funduszy Europejskich (flaga UE, plakaty, logotypy), przeniesieniem majątkowych praw autorskich do materiałów na zamawiającego oraz przekazaniem wszystkich materiałów w edytowalnych plikach, uzyskaniem niezbędnych zezwoleń, demontażem i uprzątnięciem terenu oraz przywróceniem go do stanu nie gorszego niż przed imprezą.

Wymaga koordynacji wielu dostawców, przygotowania merytorycznego i edukacyjnego programu, akceptacji materiałów UE oraz zapewnienia bezpieczeństwa i dostępności, lecz nie obejmuje skomplikowanych prac technicznych czy krótkich terminów.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie
• wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium
• kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 8)

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi