Organizacja i przeprowadzenie cyklu szkoleń stacjonarnych – Łódź

Zgodnie z zapisami OPZ (IV. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia, pkt i), to Wykonawca zapewnia dostępności szkoleń zgodnie z zasadami dostępności i równości obowiązującymi w ramach Funduszy Europejskich na lata 2021- 2027, w szczególności oznacza to zapewnienie usługi tłumacza migowego, jeśli uczestnik szkolenia taką potrzebę zgłosi. Ponadto, zgodnie z OPZ (IV. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia, pkt g): Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w formularzu rekrutacyjnym / zgłoszeniowym wyraźnego pytania o szczególne potrzeby (w tym w zakresie niepełnosprawności lub barier funkcjonalnych) wraz z określeniem terminu ich zgłaszania, umożliwiającego ich terminową realizację przed rozpoczęciem szkolenia.

Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z pkt. 11 zapytania ofertowego: „Cena jednostkowa brutto wskazana w formularzu ma charakter ryczałtowy i jest ceną jednostkową (za jedną przeszkoloną osobę za dane szkolenie). W podanej w formularzu oferty cenie Wykonawca musi uwzględnić wszystkie wymogi określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym i ująć wszystkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz uwzględnić zysk, opłaty i podatki, a także upusty i rabaty, jeżeli będą stosowane do realizacji zamówienia. Cena brutto dla maks. liczby osób to iloczyn ceny jednostkowej brutto za uczestnictwo 1 osoby w szkoleniu razy 40 osób, co stanowić będzie maksymalne wynagrodzenie za usługę dla danej części zamówienia. Wynagrodzenie ostateczne wynikać będzie z faktycznie przeszkolonej ilości osób, a cena jednostkowa nie ulegnie zmianie przez cały okres realizacji (wykonywania) przedmiotu zamówienia”, co oznacza, że na sto procent Zamawiający zapłaci tylko za uczestników obecnych na szkoleniu i podpisanych na liście obecności. Jako podmiot odpowiedzialny za rekrutację, Wykonawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby osoby zgłoszone faktycznie wzięły udział w szkoleniu lub poinformowały o rezygnacji z odpowiednim wyprzedzeniem. Prowadzenie ciągłego monitorowania, przypomnienia telefoniczne czy mailowe oraz sprawne zarządzanie listą rezerwową to podstawowe narzędzia pozwalające Wykonawcy na bieżąco reagować i w razie potrzeby uzupełnić skład grupy bądź zmniejszyć zamówienie na catering. Przedstawiona w pytaniu sytuacja, w której na szkolenie przychodzi 10 osób, a zamówiono catering dla 40, jest w ocenie Zamawiającego przypadkiem skrajnym, wynikającym z braku należytej staranności w monitorowaniu frekwencji. Zamawiający wydatkuje środki publiczne i jest prawnie zobowiązany do dbania o ich gospodarność oraz efektywność. W związku z tym niedopuszczalne byłoby wprowadzenie zapisów, zgodnie z którymi Zamawiający płaciłby za usługi cateringowe dla osób nieobecnych w sytuacji, gdy za organizację i rekrutację odpowiada Wykonawca. Jest to ryzyko, które Wykonawca - posiadając pełną wiedzę na temat warunków zamówienia - jest w stanie wkalkulować w cenę jednostkową na etapie przygotowywania oferty. Należy również podkreślić, że skrupulatność oraz dbałość o poprawną realizację zamówienia są kluczowe dla obu stron. Dla każdego z przewidzianych tematów zaplanowano jedno szkolenie, a grupa potencjalnych uczestników jest bardzo szeroka. Ponieważ tematyka szkoleń jest unikalna, ciekawa i w większości nie była wcześniej realizowana dla beneficjentów, Zamawiający prognozuje bardzo duże zainteresowanie oraz pełne listy rezerwowe. Ponadto usługa cateringu stanowi jedynie element pomocniczy i nie powinna być najbardziej kosztochłonną pozycją w wycenie szkolenia. Biorąc pod uwagę powyższe, Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy Zapytania ofertowego i nie przewiduje zmiany zasad rozliczania zamówienia.

Zamawiający informuje, że treść zapytania ofertowego nie ulega zmianie.

Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ.