Organizacja imprezy sportowo‑rekreacyjnej i koncertu – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

• Część 1 (usługa kompleksowa): kompleksowa organizacja i realizacja imprezy sportowo‑rekreacyjnej „Święta na Woli” z koncertem świątecznym 12.12.2026 w godz. 13:00–18:00 w Hali „Koło” i na przylegającym parkingu — obejmuje przygotowanie programu i regulaminu, koordynację, nadzór techniczny i personel, ubezpieczenia, montaż/demontaż i transport sprzętu, odbiór i zwrot sprzętu Zamawiającego oraz rozliczenie imprezy.
• Scena i oprawa artystyczna (usługa/dostawa): budowa sceny (min. 6x6 m z obwiednią ok. 7x7 m), oświetlenie ruchome (min. 10 urządzeń), tematyczne tło/baner (min. 5x3 m), showy (koncert piosenek świątecznych min. 3 artystów, 2 wejścia po 30 min; koncert zespołu pop‑rockowego 4‑osobowego 17:00–18:00 z przedstawieniem 3 propozycji; pokaz laserowy ~20 min; pokaz akrobatyczny ~20 min) oraz zabezpieczenie sceny barierkami (min. 20 m).
• Strefa atrakcji pneumatycznych i VR (dostawa/montaż/obsługa): dostarczenie i obsługa toru przeszkód (ok. 34 m), zjeżdżalni pneumatycznych (min. 2 rodzaje), zamku dmuchanego, symulatorów VR (min. 2 stanowiska „bitwa na śnieżki”), min. 1 symulator VR snowboard oraz interaktywna podłoga LED 4x4 m z grami.
• Atrakcje na parkingu (dostawa/montaż/obsługa): pontonowa zjeżdżalnia 25x3,5x5,5 m z iluminacją, telebim LED min. 5x3 m z obsługą wideo (min. 2 kamery, transmisja), ICE SHOW (rzeźbienie w lodzie z min. 5 stanowisk), min. 12 namiotów 3x3 m z ogrzewaniem i oświetleniem oraz stoiska handlowe (min. 8).
• Warsztaty i animacje (usługa): organizacja strefy warsztatowej w hali (min. 5 rodzajów aktywności), min. 3 stanowiska animatorów oraz fotobudka (min. 500 odbitek), zapewnienie min. 1 animatora na warsztat; dużej skali udział: przewidziane min. 400 uczestników na warsztat.
• Konkurencje sportowe (usługa): przygotowanie biura zawodów, kart startowych i przeprowadzenie min. 5 konkurencji dla min. 50 dwuosobowych drużyn (dorosły + dziecko) w godz. 13:30–16:00 oraz 6 grawerowanych medali dla najlepszych.
• Dekoracje i scenografia (dostawa/montaż): wewnętrzne i zewnętrzne dekoracje świąteczne (min. 50 m łańcucha świetlnego, domki świąteczne, dmuchane figury, min. 8 choinek wewnątrz i min. 1 duża choinka na zewnątrz min. 3 m), stanowisko św. Mikołaja z saniami i tronem oraz kulą śnieżną (min. 6 m średnicy).
• Catering bezpłatny i płatny (usługa/dostawa): bezpłatny gorący poczęstunek dla min. 500 osób (szczegółowe pozycje wymienione) oraz strefa konsumpcji dla min. 100 osób; w hali dodatkowy catering dla min. 60 osób z obsługą; punkty napojowe (2 punkty, 150 l wody niegaz. i 150 l gaz.) oraz stoiska płatne min. 8 na parkingu.
• Nagrody i upominki (dostawa): dostarczenie min. 700 szt. ręcznie zdobionej czekolady 100 g, 50 kg krówek, 500 lizaków piankowych oraz 500 ciasteczek/pierniczków; 150 szt. choinek w donicach (120–150 cm) i 250 szt. ciętych (160–180 cm) oraz dokumenty potwierdzające pochodzenie.
• Logistyka, obsługa i bezpieczeństwo (usługa): transport, montaż/demontaż, zabezpieczenie podłóg gumami, 3 toalet przenośne (w tym 1 dla osób niepełnosprawnych), min. 8 pracowników ochrony licencjonowanej (w tym dowódca z krótkofalówką), min. 4‑osobowy patrol sprzątający i min. 20 koszy 120 l, zapewnienie agregatów prądotwórczych z paliwem i obsługą oraz najazdów i przedłużaczy.
• Obsługa imprezy (usługa): konferansjer, tłumacz migowy w godz. 13:00–18:00, min. 6 postaci w strojach świątecznych rozdających upominki oraz personel techniczny i kelnerski do obsługi cateringu.
• Materiały promocyjne i informacyjne (dostawa): wydruk regulaminu i programu (min. 2 egz.) i umieszczenie na min. 2 potykaczach, wydruk plakatów A3 – min. 70 szt. oraz 2 plakaty 105x184 cm, zakup 2 obrusów reklamowych z logo.
• Inne wymagania: zapewnienie polis OC (min. 500.000 zł) i NNW (min. 20.000 zł), utylizacja/porządkowanie terenu po imprezie, realizacja wszelkich wymogów sanitarnych oraz uiszczenie opłat z tytułu praw autorskich.

(Uwaga: ilości i elementy zgodnie ze „Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia” — zadanie ryczałtowe, cena powinna obejmować wszystkie wymienione pozycje).

Zamówienie obejmuje duży zakres usług i dostaw: scena i oprawa artystyczna, rozbudowane strefy pneumatyczne/VR, catering masowy, logistykę, ochronę, telebim, ICE SHOW, dostawy choinek i upominków oraz koordynację wielu podwykonawców, co wymaga złożonej koordynacji technicznej i organizacyjnej.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• wadium: 3.400,00 zł
• zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 3% ceny całkowitej oferty
• kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 6)

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.