Organizacja jednodniowej konferencji dla organizacji pozarządowych – województwo śląskie

Kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji dla maks. 250 uczestników w Muzeum Śląskim w Katowicach (28.10.2026):

• zapewnienie prelegenta wygłaszającego „power speech" (koszt do 20 000 zł brutto)
• obsługa cateringowa z pełną obsługą kelnerską: serwis powitalny, dwie przerwy kawowe, lunch — łącznie dla 250 osób, w wersjach mięsnej, rybnej, wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej i bez laktozy
• wyposażenie 5 sal konferencyjnych i 6 sal warsztatowych (5 laptopów, 6 flipchartów) oraz przestrzeni networkingowej (15 foteli, 10 puf)
• profesjonalna obsługa fotograficzna i audiowizualna wydarzenia: min. 130 zdjęć, 3 relacje wideo w dniu wydarzenia, 15 obrobionych zdjęć, 2 filmy 1–2 min, film podsumowujący 2–3 min oraz pozostałe zdjęcia do 2 dni roboczych po wydarzeniu
• 290 smyczy z karabińczykiem w 4 kolorach (uczestnicy/organizatorzy/obsługa/VIP) oraz 290 identyfikatorów konferencyjnych
• 4 rodzaje materiałów konferencyjno-promocyjnych dla uczestników po 250 szt. (ściereczki do okularów, etui na okulary, apteczki, teczki filcowe na laptopa)
• oznakowanie i druki na miejscu: 20 osłonek A3, 5 ekspozytorów A4, 6 plakatów A3, 14 programów A3, 5 oznaczeń RECEPCJA A4, 12 tabliczek kierunkowych A4
• tłumacz języka migowego podczas otwarcia i sesji głównych oraz wsparcie asystenckie dla osób z niepełnosprawnościami na zgłoszenie
• wyznaczenie koordynatora wydarzenia po stronie wykonawcy

Zamówienie obejmuje jednocześnie wiele powiązanych ze sobą obszarów (catering, AV, materiały, identyfikacja, dostępność), wymaga koordynacji wielu poddostawców i dotrzymania precyzyjnych specyfikacji dla ok. 250 uczestników w jednym dniu, ale ma charakter jednorazowy, stacjonarny i powtarzalny dla doświadczonych organizatorów eventów.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Zabezpieczenie należytego wykonania: nie przewidziane
• Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 2)

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi