Organizacja konferencji DemoDay 2 – Warszawa

Kompleksowa organizacja jednodniowej, stacjonarnej konferencji informacyjno-promocyjnej DemoDay 2 w Warszawie dla ok. 100 uczestników, w języku angielskim.

W zakres wykonawcy wchodzi:

• Wybór i wynajem miejsca w Warszawie (dobrze skomunikowane z Dworcem Centralnym, dojazd transportem publicznym do 30 min, max 45 min) wraz z salą główną na ok. 100 osób (ustawienie teatralne + 10% zapas krzeseł), przestrzenią cateringową oraz breakout roomem na min. 30 osób lub 6 mniejszymi strefami rozmów dla 5 osób, wszystkie przestrzenie na tym samym poziomie, dostępne dla osób z niepełnosprawnościami; aranżacja sal, podest ok. 40 cm, podświetlana ściana/ekran do max 6×3 m, scenografia zgodna z identyfikacją wizualną zamawiającego.
• Formularz rejestracyjny online (EN) z potwierdzeniem e-mail, bazą danych uczestników z możliwością eksportu do Excela i podziałem na listę podstawową/rezerwową.
• Aplikacja konferencyjna mobilna (Android/iOS) z sekcjami: informacje o wydarzeniu, program, prelegenci, materiały, feedback, dane kontaktowe, networking (logowanie przez konto własne lub Google/Facebook), dostępna od 6.11.2026 do 4.12.2026.
• Realizacja dźwięku — profesjonalny sprzęt nagłaśniający z obsługą, multimedialna mównica z mikrofonem i timerem, 6 mikrofonów nausznych, 5–7 mikrofonów bezprzewodowych, próby nagłośnienia.
• Profesjonalne oświetlenie z obsługą w sali głównej, przestrzeni cateringowej i pozostałych strefach wydarzenia oraz próby oświetlenia.
• Realizacja wizji — duży ekran/dioda dostosowany do sali, obsługa prezentacji 4:3 i 16:9, łącze internetowe min. 100/500 Mbps + łącze zapasowe, laptopy, mikser, wizja prelegentów, slajdy zapowiadające, próby sprzętu.
• Usługa cateringowa dla ok. 100 osób: ciągłe przerwy kawowe (kawa, herbata, soki, woda, zimne przekąski słodkie/słone/wegańskie/bezglutenowe), lunch bufetowy (dania ciepłe i zimne, wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe, desery), bufet podczas networkingu, obsługa kelnerska (komunikatywna PL/EN), oznakowanie potraw, naczynia wielorazowe, dystrybutory wody, brak napojów alkoholowych i jednorazowych butelek plastikowych.
• Identyfikacja wizualna i materiały graficzne (w EN): logotyp wydarzenia, key visual, plansze (początkowe/środkowe/końcowe), belki podpisowe (animowane i statyczne), program wydarzenia z sylwetkami prelegentów, redakcja biogramów, inne materiały informacyjno-promocyjne, projekty scenografii i oznakowania — wszystkie projekty podlegają akceptacji zamawiającego.
• Obsługa recepcyjna (min. 2 osoby, PL/EN), w tym 3 osoby podające mikrofony w sali głównej; lada recepcyjna, ścianka recepcyjna, krzesła, tabliczki/koziołki do podpisów.
• Szatnia z obsługą.
• Oznakowanie wydarzenia: tablice przed budynkiem, tabliczki kierunkowe wewnątrz, min. 2 roll-upy i ścianka konferencyjna (zapewnione przez zamawiającego).
• Transport i logistyka: odbiór z siedziby zamawiającego roll-upów, ścianki i innych materiałów, dostarczenie na miejsce wydarzenia i zwrot po konferencji, transport sprzętu i scenografii, pozwolenia na wjazd, rezerwacja ok. 10 miejsc parkingowych.
• Obsługa fotograficzna: fotograf na miejscu 8.15–18.00, min. 200 wyretuszowanych zdjęć (po 2 zestawy: 300 DPI do 1,5 MB oraz 300 DPI 2–10 MB), 2 partie zdjęć w dniu wydarzenia (do 12.00 i 15.00), pełna dokumentacja do 3 dni roboczych po wydarzeniu, przeniesienie praw autorskich.
• Obsługa video: roleki na SoMe w dniu wydarzenia (do 12.00 i 17.00, mp4, 1080p, 9:16, max 3 min); film-relacja (min. 8 h nagrań, min. 2 kamery HD, montaż 2–5 min z intro/outro/belkami/licencjonowaną muzyką, 3 pliki mp4 pod YouTube/Facebook/LinkedIn, dostarczenie do 3 dni roboczych po wydarzeniu, napisy rozszerzone zamknięte); nagranie z paneli i wystąpień grantobiorców (3 kamery, 3 kamerzystów, montaż full HD z animacjami i napisami, dostarczenie do 5 dni roboczych po wydarzeniu), przeniesienie praw autorskich do wszystkich materiałów.
• Koordynator wydarzenia wyznaczony przez wykonawcę (1 osoba), obecny podczas przygotowań i trwania konferencji, koordynujący wszystkie podwykonawców.
• Polisa OC wykonawcy na sumę min. 200 000 zł na cały okres realizacji umowy.

Zamówienie łączy w jednym kontrakcie wiele specjalistycznych obszarów (miejsce + aranżacja, AV/wizja/streaming, dedykowana aplikacja mobilna, wielogodzinny catering dla 100 osób z restrykcjami dietetycznymi, foto+video z postprodukcją i napisami, identyfikacja wizualna), wymaga ścisłej koordynacji podwykonawców i dotrzymania stałego, szczelnego harmonogramu dostaw materiałów.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 3 – PPU).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi