Organizacja konferencji „The Future is data" – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa organizacja 1-dniowej konferencji stacjonarnej z transmisją online pn. „The Future is data. Przyszłość to dane" w Warszawie dla ok. 200 uczestników (IV kwartał 2026), obejmująca:

• zapewnienie obiektu (do 3 km od siedziby Zamawiającego) z salą główną (min. 140 osób), salą warsztatową (min. 60 osób), salą VIP, salą prelegentów i salą techniczną;
• pełną oprawę multimedialną i scenograficzną: ekran LED, oświetlenie sceniczne i dekoracyjne, nagłośnienie, scena/podest dla min. 6 osób, 12 mikrofonów bezprzewodowych, ekrany podglądowe;
• streaming online do 8h w Full HD z min. 3 kamer, dla min. 1000 widzów, z napisami i wyborem języka PL/EN, nagraniem mp4 oraz zdalne łączenie z max. 6 prelegentami;
• tłumaczenie symultaniczne PL↔EN (kabina, 2 tłumacze, min. 50 odbiorników) oraz min. 2 tłumaczy PJM;
• 2 warsztaty dla seniorów (po ok. 30 osób) z laptopami, materiałami drukowanymi i PDF, dyplomami oraz wsparciem technicznym (1 asystent na 10 osób);
• catering: 5 przerw kawowych + przerwa VIP + lunch (2 zupy, 3 dania ciepłe w tym wegańskie, bufet sałatkowy, desery) z obsługą kelnerską w uniformach;
• identyfikację wizualną i materiały graficzne (KV, plansze PL/EN, intro animowane, identyfikatory, smycze, dekoracje kwiatowe);
• promocję: min. 15 postów na Facebooku, kampanię FB z zasięgiem min. 100 000 UU, kampanię RTB z min. 5000 kliknięć + raport;
• relację fotograficzną (100 zdjęć 300 dpi + 20 zdjęć w dniu konferencji) oraz raport podsumowujący;
• system wystawienniczy: 2 lady podświetlane LED, dla każdego z 2 projektów po 2 roll-upy, 1 ścianka LED, 1 ścianka tekstylna, 3 kostki piankowe, 1 neon LED (po konferencji przechodzą na własność Zamawiającego);
• zapewnienie prowadzącego (min. 5 konferencji ≥200 osób), min. 2 prelegentów warsztatowych i 1 keynote speakera, koordynatora umowy i ekipy technicznej w dniu wydarzenia.

Zamówienie łączy jednocześnie wiele skomplikowanych obszarów: streaming wielo-kamerowy z tłumaczeniem i napisami, scenografię z oświetleniem i nagłośnieniem, catering z rozbudowanymi dietami, warsztaty IT dla seniorów, kampanię mediową o konkretnych zasięgach oraz duży system wystawienniczy — wszystko zsynchronizowane w jednym dniu dla 200 osób + widowni online.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Wadium: 5 000,00 zł (pieniądz / gwarancja / poręczenie); przelew na rachunek Zamawiającego lub oryginał gwarancji w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem wystawcy.
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie; zwrot w terminie 30 dni od wykonania zamówienia i uznania za należycie wykonane.
• Kary umowne: stawki i przesłanki określone w Projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 2 do SWZ).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi