Archiwum EZAMOWIENIACPV 79000000 · Usługi biznesowe i zarządzanieCPV 55000000 · Usługi hotelarskie i restauracyjne Lubuskie
Organizacja Lubuskiego Festiwalu Innowacji – Zielona Góra
Pełna nazwa postępowania: Kompleksowa organizacja wydarzenia pn. „Organizacja Lubuskiego Festiwalu Innowacji 2026”.
Województwo Lubuskie-Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego·NIP 9730590332·Zielona Góra
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
20.08.2026
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
7 sierpnia 2026
źródło: EZAMOWIENIA
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 10 sekcjiDruga połowa — łącznie 24 zdania z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Tryb postępowania: postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym zgodnie z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp; komunikacja elektroniczna za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
Uzasadnienie trybu: brak w SWZ odrębnego uzasadnienia wyboru trybu (brak zapisu o zastosowaniu innego trybu niż podstawowy ani o przesłankach zastosowania trybu ograniczonego lub negocjacji).
Wartość szacunkowa:Brak danych Waluta rozliczeń:PLN (rozliczenia będą prowadzone wyłącznie w złotych polskich — zapis w SWZ). Czy VAT jest wliczony:Brak danych(+ 2 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Zamawiający nie stawia warunków dotyczących zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej ani sytuacji ekonomicznej/finansowej — brak dodatkowych wymagań w tych obszarach w SWZ.
W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający również nie stawia odrębnych wymogów poza wymaganiami szczegółowymi zawartymi w OPZ dotyczącymi realizacji przedmiotu zamówienia (wyposażenie audiowizualne, personel techniczny, system rejestracji, robot humanoidalny itp.) — Wykonawca musi zapewnić zasoby i personel pozwalające wykonać wszystkie szczegółowe wymagania OPZ (patrz załącznik nr 1).
Wykonawca zobowiązany jest posiadać aktualne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) obejmujące szkody mogące powstać w związku z realizacją przedmiotu zamówienia i okazać dokument potwierdzający posiadanie ubezpieczenia na żądanie Zamawiającego.
Wykonawca musi zapewnić koordynatora technicznego z doświadczeniem w koordynacji wydarzeń o podobnym charakterze, obecnego na miejscu w dniach 15–16 września 2026 r. oraz minimum dwóch pracowników technicznych obecnych przez cały okres części konferencyjnej oraz co najmniej jednego pracownika ochrony przez cały czas trwania wydarzenia.
Wykonawca musi zapewnić kompleksowy elektroniczny system rejestracji uczestników z generowaniem kodów QR, kontrolą liczby miejsc (maks. 375 miejsc na część konferencyjną; każdy seans Fulldome maks. 93 uczestników) oraz możliwość rezerwacji puli miejsc dla osób wskazanych przez Zamawiającego.
Wykonawca musi zapewnić wszystkie środki techniczne wymienione w OPZ: minimum 2 kamery, ekran LED za sceną, monitor w strefie wystawienniczej (min. 75 cali), minimum 7 mikrofonów bezprzewodowych, stanowisko realizacji dźwięku i obrazu z wykwalifikowanym personelem, profesjonalny system nagłośnienia i oświetlenia scenicznego, komputer do prezentacji z pilotem i monitorem podglądowym oraz komplet okablowania i zasilania.
Wykonawca musi zapewnić strefę wystawienniczą składającą się z 6–9 stoisk (ostateczna liczba wskazana najpóźniej na 5 dni przed wydarzeniem), każde stoisko wyposażone w minimum 1 stół i 2 krzesła oraz dostęp do zasilania na żądanie wystawcy; zapewnić transport/montaż/demontaż i zabezpieczenie eksponatów.
Zamawiający oceni oferty według jednego kryterium: Cena oferty (C) – 100%. Punktacja dla ceny obliczana jest wzorem: (najniższa cena / cena badanej oferty) × 100,00; maksymalnie 100 pkt; punktacja z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
8
Kary i sankcje
Pełna treść
Zastrzeżenie dotyczące kar umownych: w projekcie umowy (zał. nr 4).
9
Inne zapisy
Widoczne 50%
Podwykonawstwo: Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia podwykonawcom zgodnie z art. 462 ust. 1 ustawy Pzp; Wykonawca musi wskazać w ofercie części zamówienia, które zamierza powierzyć podwykonawcom oraz (jeżeli znane) nazwy tych podwykonawców; powierzenie nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności. (zapis: art. 462 ust. 1/5)
Zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmian umowy w zakresie określonym w art. 454–455 ustawy Pzp oraz w projekcie umowy; zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności; wystąpienie okoliczności skutkujących zmianą nie obliguje Zamawiającego do ich dokonania ani nie stanowi podstawy roszczeń.
Audyt i kontrola: Zamawiający zastrzega prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji przedmiotu zamówienia na każdym etapie; Wykonawca ma obowiązek współpracy z administracją obiektu oraz udostępnienia dokumentów (w tym ubezpieczenia OC) na żądanie Zamawiającego.
Własność intelektualna: Brak bezpośrednich postanowień w dostarczonej SWZ/OPZ dotyczących przeniesienia praw autorskich lub licencji; (Brak danych o przekazaniu praw do materiałów promocyjnych lub multimediów) — Zamawiający wymaga przygotowania materiałów wg przekazanych przez siebie projektów i akceptacji przed publikacją.
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 24 zdania — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie (usługa): kompleksowa organizacja Lubuskiego Festiwalu Innowacji 2026 – jednodniowego wydarzenia w Centrum Nauki Keplera – Planetarium Wenus (przygotowanie 15.09 i realizacja 16.09.2026) dla minimum 300 uczestników.
Część wystawiennicza (dostawa i montaż): przygotowanie, montaż i demontaż strefy wystawienniczej z 6–9 stoisk (każde: min. 1 stół + 2 krzesła + dostęp do zasilania), monitor/ekran ≥75" do transmisji z konferencji, zabezpieczenie i transport eksponatów, interaktywny robot humanoidalny (wynajem, transport, konfiguracja, obsługa).
Część konferencyjna (organizacja techniczna): obsługa i wyposażenie sali konferencyjnej (mównica, dekoracja z żywych kwiatów, min. 6 foteli dla panelistów, min. 2 stoliki kawowe), system AV (LED za sceną), min. 2 kamery, min. 7 mikrofonów bezprzewodowych, nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, stanowisko realizacji obrazu i dźwięku z obsługą (koordynator techniczny + min. 2 techników), komputer i monitor podglądowy, pilot do prezentacji, pełne okablowanie i zasilanie, próby techniczne i gwarancja usunięcia awarii.
Pokazy Fulldome (dostawa i organizacja): organizacja dwóch seansów Fulldome (po konferencji) dla maks. 93 osób każdy, wliczając bilety grupowe, koordynację wejść i obsługę.
Rejestracja i obsługa uczestników (systemy): kompleksowy elektroniczny system rejestracji z wyborem udziału w konferencji i/lub seansach, generowaniem kodów QR, weryfikacją wejść i raportami (XLSX i PDF) oraz obsługa w dniu wydarzenia.
Catering: catering przez cały czas trwania wydarzenia: finger food słodkie min. 3 szt./os., świeże owoce (min. 3 rodzaje), stały dostęp do wody w estetycznych pojemnikach wielokrotnego użytku (naturalna i z dodatkami), zastawa jednorazowa wysokiej jakości biodegradowalna, bieżące uzupełnianie, obsługa minimum 2 osób z badaniami sanitarnymi, wywóz odpadów.
Obsługa porządkowo‑bezpieczeństwa: minimum 1 ochroniarz (możliwość zwiększenia wg potrzeb obiektu) oraz współpraca z administracją obiektu; zapewnienie warunków BHP, p.poż. i medycznego nadzoru.
Promocja i materiały: kampania promocyjna w Facebook/Instagram i Google Ads (wraz z budżetem reklamowym i optymalizacją), kompletne obrandowanie sali i strefy wystawienniczej; przygotowanie i montaż min. 2 roll-upów i 1 ścianki promocyjnej; wykonanie materiałów zgodnie z przekazanymi projektami i zasadami identyfikacji wizualnej.
Dokumentacja i rozliczenie: wykonanie dokumentacji fotograficznej wydarzenia (zdjęcia kluczowych elementów), elektroniczne raporty frekwencyjne (XLSX, PDF), przekazanie materiałów i przywrócenie obiektu do stanu niepogorszonego; ubezpieczenie OC wykonawcy.
Trudnosc: srednia
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Ekran led - jaka jest sugerowana przez zamawiającego wielkość ekranu LED? Wielkość ekranu w istotny sposób wpływa na wycenę a określenie "adekwatny do wielkości sali" może być różnie interpretowany przez wykonawców. Im mniejszy tym tańszy, ale wtedy oglądający mają mniejszy komfort.
Zamawiający wyjaśnia, że określony w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia wymóg zapewnienia ekranu LED zlokalizowanego za sceną, o wymiarach dostosowanych do wielkości sceny i sali konferencyjnej, należy rozumieć jako zapewnienie ekranu o wymiarach 6 m × 3 m, którego łączna natywna rozdzielczość wynosić będzie co najmniej 1920 × 1080 pikseli (Full HD), zapewniającego czytelność prezentowanych treści dla wszystkich uczestników wydarzenia.
Wykonawca powinien uwzględnić zapewnienie ekranu o wskazanych wymiarach przy kalkulacji ceny oferty.
Pozostałe wymagania dotyczące ekranu LED określone w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia pozostają bez zmian.
Dotyczy zapisu dotyczącego odpowiedzialności Wykonawcy za zabezpieczenie, uszkodzenie lub utratę wyposażenia stoisk oraz eksponatów wystawców. Mając na uwadze prawidłowe oszacowanie ryzyka i kosztów polis ubezpieczeniowych na potrzeby wyceny oferty, prosimy o określenie szacunkowej lub maksymalnej wartości powierzanego mienia (wyposażenia stoisk oraz eksponatów).
Zamawiający wyjaśnia, że na etapie prowadzenia postępowania nie dysponuje informacjami pozwalającymi na określenie wartości wyposażenia oraz eksponatów poszczególnych wystawców.
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia zwanym dalej OPZ, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia właściwego zabezpieczenia wyposażenia stoisk oraz eksponatów wystawców od momentu ich przejęcia do chwili ich zwrotu. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ich uszkodzenie lub utratę, jeżeli nastąpiły z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
Jednocześnie OPZ przewiduje transport i rozmieszczenie eksponatów wystawców w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby.
W związku z powyższym Zamawiający nie określa szacunkowej ani maksymalnej wartości powierzanego mienia, ponieważ na obecnym etapie nie posiada danych pozwalających na jej wiarygodne określenie.
Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie oferty obowiązki wynikające z OPZ, w tym obowiązek zabezpieczenia powierzonego mienia oraz odpowiedzialność określoną w OPZ.
Zamawiający podtrzymuje wymaganie dotyczące posiadania przez Wykonawcę aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej obejmującego szkody mogące powstać w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.
Pozostałe postanowienia SWZ i OPZ pozostają bez zmian.
Jak mamy rozumieć sprawę transportu i montażu/demontażu wyposażenia i eksponatów wystawców? Skąd ma być ten transport? W obrębie miasta czy dalej? Ile takich transportów mamy wycenić? Jakie to są eksponaty – jakiej wielkości – takie, które da się przenieść ręcznie, przewieźć wózkiem transportowym i zwykłym busem czy jakieś wielkie wymagające specjalnych wózków/samochodów? Proszę o doprecyzowanie, gdyż te elementy mają znaczący wpływ na koszty. Znają Państwo wymiary i wagę eksponatów?
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport, wniesienie, montaż i demontaż wyposażenia stoisk oraz, w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez wystawcę, transport i rozmieszczenie eksponatów wystawców w miejscu realizacji wydarzenia.
Zakres transportu eksponatów będzie uzależniony od potrzeb poszczególnych wystawców i zgłoszenia przez nich takiej potrzeby. Na etapie składania ofert Zamawiający nie posiada ostatecznych informacji dotyczących rodzaju, wymiarów i masy eksponatów.
Zamawiający zakłada, że transport będzie realizowany w granicach Zielonej Góry, a do jego realizacji wystarczający będzie pojazd dostawczy typu bus. Zamawiający nie przewiduje konieczności wykorzystania specjalistycznych pojazdów lub urządzeń transportowych.
Wykonawca powinien uwzględnić w cenie oferty koszty transportu, wniesienia, montażu i demontażu wyposażenia stoisk oraz – w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez wystawców – transportu i rozmieszczenia eksponatów, zgodnie z zakresem określonym w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
Prosimy o wskazanie kwoty minimalnego/szacowanego budżetu mediowego, jaki Zamawiający nakazuje założyć w wycenie na samą emisję reklam w systemach Meta (Facebook, Instagram) oraz Google Ads. Brak sprecyzowania kwoty przeznaczonej stricte na budżet reklamowy uniemożliwia Wykonawcom przygotowanie porównywalnych ofert pod względem cenowym i jakościowym – budżet reklamowy może wynieść 100 zł lub 1000 zł bez narzuconej kwoty lub KPI.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z OPZ Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia kampanii promocyjnej Lubuskiego Festiwalu Innowacji 2026 w mediach społecznościowych Facebook (Meta) i Instagram oraz w systemie Google Ads.
W ramach realizacji kampanii Wykonawca przygotuje treści promocyjne i materiały graficzne oraz skonfiguruje, przeprowadzi i będzie na bieżąco optymalizował kampanię reklamową zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym.
Zamawiający informuje, że łączna kwota przeznaczona na zakup emisji reklam w systemach Meta (Facebook, Instagram) oraz Google Ads wynosi 1 000,00 zł brutto. Kwotę tę Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w łącznej cenie oferty.
Pozostałe koszty związane z przygotowaniem, konfiguracją, prowadzeniem oraz bieżącą optymalizacją kampanii reklamowej Wykonawca również zobowiązany jest uwzględnić w łącznej cenie oferty, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ.
Zamawiający nie określa dodatkowych, szczegółowych wskaźników dotyczących oczekiwanych rezultatów kampanii reklamowej.
Pozostałe postanowienia SWZ i OPZ pozostają bez zmian.
System rejestracji – czy system rejestracji ma być podpięty pod istniejącą stronę wydarzenia czy ma być stworzona do tego specjalna strona www, gdzie będzie uruchomiony panel rejestracyjny?
Zamawiający wyjaśnia, że w ramach realizacji zamówienia należy zapewnić stronę internetową/podstronę wydarzenia z uruchomionym elektronicznym systemem rejestracji uczestników, zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
Strona/podstrona z systemem rejestracji może zostać podlinkowana do oficjalnej strony internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego.
Zamawiający nie wymaga technicznej integracji systemu rejestracji z istniejącą stroną internetową Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. Sposób technicznej realizacji strony/podstrony z systemem rejestracji pozostaje po stronie Wykonawcy, przy zachowaniu wszystkich funkcjonalności określonych w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
