RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00383403/01
Organizacja Lubuskiego Festiwalu Innowacji – Zielona Góra
Województwo Lubuskie7 aktualnych · 522 w archiwum·NIP 9730590332·lubuskie
Składanie ofert: 20 sierpnia 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaMaciej Barnowski Events
NIP zwycięzcy9571155605
Kwota oferty66 407,70 zł
Złożonych ofert12
Widełki ofert66 407,70 zł – 1 124 299,95 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Zamówienie (usługa): kompleksowa organizacja Lubuskiego Festiwalu Innowacji 2026 – jednodniowego wydarzenia w Centrum Nauki Keplera – Planetarium Wenus (przygotowanie 15.09 i realizacja 16.09.2026) dla minimum 300 uczestników.
- Część wystawiennicza (dostawa i montaż): przygotowanie, montaż i demontaż strefy wystawienniczej z 6–9 stoisk (każde: min. 1 stół + 2 krzesła + dostęp do zasilania), monitor/ekran ≥75" do transmisji z konferencji, zabezpieczenie i transport eksponatów, interaktywny robot humanoidalny (wynajem, transport, konfiguracja, obsługa).
- Część konferencyjna (organizacja techniczna): obsługa i wyposażenie sali konferencyjnej (mównica, dekoracja z żywych kwiatów, min. 6 foteli dla panelistów, min. 2 stoliki kawowe), system AV (LED za sceną), min. 2 kamery, min. 7 mikrofonów bezprzewodowych, nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, stanowisko realizacji obrazu i dźwięku z obsługą (koordynator techniczny + min. 2 techników), komputer i monitor podglądowy, pilot do prezentacji, pełne okablowanie i zasilanie, próby techniczne i gwarancja usunięcia awarii.
- Pokazy Fulldome (dostawa i organizacja): organizacja dwóch seansów Fulldome (po konferencji) dla maks. 93 osób każdy, wliczając bilety grupowe, koordynację wejść i obsługę.
- Rejestracja i obsługa uczestników (systemy): kompleksowy elektroniczny system rejestracji z wyborem udziału w konferencji i/lub seansach, generowaniem kodów QR, weryfikacją wejść i raportami (XLSX i PDF) oraz obsługa w dniu wydarzenia.
- Catering: catering przez cały czas trwania wydarzenia: finger food słodkie min. 3 szt./os., świeże owoce (min. 3 rodzaje), stały dostęp do wody w estetycznych pojemnikach wielokrotnego użytku (naturalna i z dodatkami), zastawa jednorazowa wysokiej jakości biodegradowalna, bieżące uzupełnianie, obsługa minimum 2 osób z badaniami sanitarnymi, wywóz odpadów.
- Obsługa porządkowo‑bezpieczeństwa: minimum 1 ochroniarz (możliwość zwiększenia wg potrzeb obiektu) oraz współpraca z administracją obiektu; zapewnienie warunków BHP, p.poż. i medycznego nadzoru.
- Promocja i materiały: kampania promocyjna w Facebook/Instagram i Google Ads (wraz z budżetem reklamowym i optymalizacją), kompletne obrandowanie sali i strefy wystawienniczej; przygotowanie i montaż min. 2 roll-upów i 1 ścianki promocyjnej; wykonanie materiałów zgodnie z przekazanymi projektami i zasadami identyfikacji wizualnej.
- Dokumentacja i rozliczenie: wykonanie dokumentacji fotograficznej wydarzenia (zdjęcia kluczowych elementów), elektroniczne raporty frekwencyjne (XLSX, PDF), przekazanie materiałów i przywrócenie obiektu do stanu niepogorszonego; ubezpieczenie OC wykonawcy.
Trudnosc: srednia
Trudność: średnia
Wymaga doświadczenia w organizacji imprez z częścią wystawienniczą i zaawansowaną obsługą AV oraz koordynacji technicznej i kampanii reklamowej, ale nie zawiera skomplikowanych wymagań inżynieryjnych ani krótkich, nierealistycznych terminów.
Terminy realizacji
Termin wykonania
od dnia podpisania umowy do 16 września 2026 r.
od dnia podpisania umowy do 16 września 2026 r.
Warunki udziału
AI1Ubezpieczenie OC — posiadanie aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) obejmującego szkody mogące powstać w związku z realizacją przedmiotu zamówienia oraz obowiązek okazania dokumentu na żądanie Zamawiającego.
2Koordynator techniczny — obecność koordynatora technicznego z doświadczeniem w koordynacji wydarzeń o podobnym charakterze w dniach 15–16 września 2026 r., dostępnego przez cały okres przygotowania, realizacji i demontażu oraz uprawnionego do podejmowania decyzji organizacyjnych i technicznych.
Pozostałe 10 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty (brutto)wartość ofert
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (17 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Zastrzeżenie dotyczące kar umownych: w projekcie umowy (zał. nr 4).
Pytania i odpowiedzi
5Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Ekran led - jaka jest sugerowana przez zamawiającego wielkość ekranu LED? Wielkość ekranu w istotny sposób wpływa na wycenę a określenie "adekwatny do wielkości sali" może być różnie interpretowany przez wykonawców. Im mniejszy tym tańszy, ale wtedy oglądający mają mniejszy komfort.
Zamawiający wyjaśnia, że określony w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia wymóg zapewnienia ekranu LED zlokalizowanego za sceną, o wymiarach dostosowanych do wielkości sceny i sali konferencyjnej, należy rozumieć jako zapewnienie ekranu o wymiarach 6 m × 3 m, którego łączna natywna rozdzielczość wynosić będzie co najmniej 1920 × 1080 pikseli (Full HD), zapewniającego czytelność prezentowanych treści dla wszystkich uczestników wydarzenia.
Wykonawca powinien uwzględnić zapewnienie ekranu o wskazanych wymiarach przy kalkulacji ceny oferty.
Pozostałe wymagania dotyczące ekranu LED określone w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia pozostają bez zmian.
1Dotyczy zapisu dotyczącego odpowiedzialności Wykonawcy za zabezpieczenie, uszkodzenie lub utratę wyposażenia stoisk oraz eksponatów wystawców. Mając na uwadze prawidłowe oszacowanie ryzyka i kosztów polis ubezpieczeniowych na potrzeby wyceny oferty, prosimy o określenie szacunkowej lub maksymalnej wartości powierzanego mienia (wyposażenia stoisk oraz eksponatów).
Zamawiający wyjaśnia, że na etapie prowadzenia postępowania nie dysponuje informacjami pozwalającymi na określenie wartości wyposażenia oraz eksponatów poszczególnych wystawców.
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia zwanym dalej OPZ, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia właściwego zabezpieczenia wyposażenia stoisk oraz eksponatów wystawców od momentu ich przejęcia do chwili ich zwrotu. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ich uszkodzenie lub utratę, jeżeli nastąpiły z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
Jednocześnie OPZ przewiduje transport i rozmieszczenie eksponatów wystawców w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby.
W związku z powyższym Zamawiający nie określa szacunkowej ani maksymalnej wartości powierzanego mienia, ponieważ na obecnym etapie nie posiada danych pozwalających na jej wiarygodne określenie.
Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie oferty obowiązki wynikające z OPZ, w tym obowiązek zabezpieczenia powierzonego mienia oraz odpowiedzialność określoną w OPZ.
Zamawiający podtrzymuje wymaganie dotyczące posiadania przez Wykonawcę aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej obejmującego szkody mogące powstać w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.
Pozostałe postanowienia SWZ i OPZ pozostają bez zmian.
2Jak mamy rozumieć sprawę transportu i montażu/demontażu wyposażenia i eksponatów wystawców? Skąd ma być ten transport? W obrębie miasta czy dalej? Ile takich transportów mamy wycenić? Jakie to są eksponaty – jakiej wielkości – takie, które da się przenieść ręcznie, przewieźć wózkiem transportowym i zwykłym busem czy jakieś wielkie wymagające specjalnych wózków/samochodów? Proszę o doprecyzowanie, gdyż te elementy mają znaczący wpływ na koszty. Znają Państwo wymiary i wagę eksponatów?
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport, wniesienie, montaż i demontaż wyposażenia stoisk oraz, w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez wystawcę, transport i rozmieszczenie eksponatów wystawców w miejscu realizacji wydarzenia.
Zakres transportu eksponatów będzie uzależniony od potrzeb poszczególnych wystawców i zgłoszenia przez nich takiej potrzeby. Na etapie składania ofert Zamawiający nie posiada ostatecznych informacji dotyczących rodzaju, wymiarów i masy eksponatów.
Zamawiający zakłada, że transport będzie realizowany w granicach Zielonej Góry, a do jego realizacji wystarczający będzie pojazd dostawczy typu bus. Zamawiający nie przewiduje konieczności wykorzystania specjalistycznych pojazdów lub urządzeń transportowych.
Wykonawca powinien uwzględnić w cenie oferty koszty transportu, wniesienia, montażu i demontażu wyposażenia stoisk oraz – w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez wystawców – transportu i rozmieszczenia eksponatów, zgodnie z zakresem określonym w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
2Prosimy o wskazanie kwoty minimalnego/szacowanego budżetu mediowego, jaki Zamawiający nakazuje założyć w wycenie na samą emisję reklam w systemach Meta (Facebook, Instagram) oraz Google Ads. Brak sprecyzowania kwoty przeznaczonej stricte na budżet reklamowy uniemożliwia Wykonawcom przygotowanie porównywalnych ofert pod względem cenowym i jakościowym – budżet reklamowy może wynieść 100 zł lub 1000 zł bez narzuconej kwoty lub KPI.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z OPZ Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia kampanii promocyjnej Lubuskiego Festiwalu Innowacji 2026 w mediach społecznościowych Facebook (Meta) i Instagram oraz w systemie Google Ads.
W ramach realizacji kampanii Wykonawca przygotuje treści promocyjne i materiały graficzne oraz skonfiguruje, przeprowadzi i będzie na bieżąco optymalizował kampanię reklamową zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym.
Zamawiający informuje, że łączna kwota przeznaczona na zakup emisji reklam w systemach Meta (Facebook, Instagram) oraz Google Ads wynosi 1 000,00 zł brutto. Kwotę tę Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w łącznej cenie oferty.
Pozostałe koszty związane z przygotowaniem, konfiguracją, prowadzeniem oraz bieżącą optymalizacją kampanii reklamowej Wykonawca również zobowiązany jest uwzględnić w łącznej cenie oferty, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ.
Zamawiający nie określa dodatkowych, szczegółowych wskaźników dotyczących oczekiwanych rezultatów kampanii reklamowej.
Pozostałe postanowienia SWZ i OPZ pozostają bez zmian.
3System rejestracji – czy system rejestracji ma być podpięty pod istniejącą stronę wydarzenia czy ma być stworzona do tego specjalna strona www, gdzie będzie uruchomiony panel rejestracyjny?
Zamawiający wyjaśnia, że w ramach realizacji zamówienia należy zapewnić stronę internetową/podstronę wydarzenia z uruchomionym elektronicznym systemem rejestracji uczestników, zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
Strona/podstrona z systemem rejestracji może zostać podlinkowana do oficjalnej strony internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego.
Zamawiający nie wymaga technicznej integracji systemu rejestracji z istniejącą stroną internetową Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. Sposób technicznej realizacji strony/podstrony z systemem rejestracji pozostaje po stronie Wykonawcy, przy zachowaniu wszystkich funkcjonalności określonych w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
Historia zmian
07.08.2026 — publikacja ogłoszenia
15.08.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
20.08.2026 — upływ terminu składania ofert
15.09.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania