Tryb postępowania: przetarg nieograniczony na podstawie art. 132 ustawy Prawo zamówień publicznych. - Uzasadnienie trybu: dokument SWZ nie zawiera dodatkowego uzasadnienia wyboru trybu ani wskazania innego trybu — tryb wskazany bezpośrednio w SWZ.
5
Terminy
Widoczne 50%
Termin wykonania zamówienia:5 miesięcy od dnia zawarcia umowy, z zastrzeżeniem, że posiedzenie odbędzie się 17-18.12.2026 (posiedzenie główne 18.12.2026; w OPZ daty 17-18.12.2026).
Termin składania ofert:02.09.2026 r. do godz. 10:00.
Termin otwarcia ofert:02.09.2026 r. o godz. 10:30.
Termin związania ofertą: od upływu terminu składania ofert do 30.11.2026 r..
Dodatkowe terminy realizacyjne/organizacyjne określone w OPZ:
Doświadczenie: Wykonawca musi wykazać należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat co najmniej 1 usługi polegającej na kompleksowej organizacji wydarzenia typu konferencja, forum lub seminarium, w której brało udział minimum 30 uczestników.
Dysponowanie zasobami: Wykonawca może polegać na zasobach podmiotów udostępniających zasoby; w takim przypadku musi załączyć zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające zakres i okres udostępnienia oraz realny dostęp do zasobów.
Podwykonawstwo: Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia podwykonawcy. Brak szczegółowych ograniczeń dotyczących udziału podwykonawców poza zapisem o wykluczeniu Wykonawcy, jeżeli udział podwykonawcy przekracza 10% wartości zamówienia w kontekście podmiotów objętych rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 — dotyczy to podwykonawców/dostawców, na których zdolnościach polega się zgodnie z art. 5k rozporządzenia.
Zmiany umowy: Termin wykonania: 5 miesięcy od dnia zawarcia umowy; posiedzenie odbędzie się w dniach 17-18.12.2026 (w SWZ wskazano 18.12.2026 jako datę posiedzenia, OPZ doprecyzowuje terminy na 17-18.12.2026). Umowa zostanie zawarta na warunkach określonych w załączniku nr 3 do SWZ; złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją projektowanych postanowień umowy.
Audyt i kontrola: Dane osobowe i dokumentacja mogą być przekazywane organom kontrolnym (np. Prezesowi UZP, Krajowa Izba Odwoławcza, Regionalna Izba Obrachunkowa, NIK, Krajowa Administracja Skarbowa) zgodnie z sekcją RODO; Zamawiający może żądać informacji niezbędnych do zawarcia umowy.
Własność intelektualna: SWZ/OPZ nie zawierają szczegółowych zapisów dotyczących własności intelektualnej powstałej w związku z realizacją zamówienia.
Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 15 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie (usługa kompleksowa): dwu‑dniowa organizacja posiedzenia Komitetu Monitorującego (17–18.12.2026) obejmująca zapewnienie sali konferencyjnej dla min. 60 osób oraz dodatkowej sali roboczej dla 15 osób, pomieszczenia gospodarczego i recepcji/sekretariatu; pełne przygotowanie i uprzątnięcie pomieszczeń; ustawienie stołów konferencyjnych w układzie „E” i prezydialnego stołu dla 5–8 osób; dostarczenie stołów prelegentów i stanowisk komputerowych.
Gastronomia (dostawa/usługa): przerwy kawowe ciągłe i przerwy serwowane dla max. 60 os. (min. 30), obiady dwudaniowe w formie szwedzkiego stołu dla max. 60 os. (min. 30) w obu dniach, uroczysta kolacja dla max. 60 os. (min. 30) z oprawą muzyczną i atrakcjami (min. 6 h), śniadania dla max. 50 osób (min. 30) oraz zapewnienie napojów, kanapek, deserów, owoców i obsługi kelnerskiej; przygotowanie dań dietetycznych/wegetariańskich/wegańskich na zgłoszenie.
Usługa hotelowa (dostawa/usługa): 1 nocleg ze śniadaniem dla max. 50 osób (min. 30) w pokojach jednoosobowych (z dopuszczeniem pokoi wieloosobowych), możliwość wcześniejszego zameldowania od 09:00 i przedłużenia doby do 15:00 jeśli dostępne; rezerwacja miejsc parkingowych min. 40 miejsc.
Wyposażenie i obsługa techniczna (usługa/dostawa): zapewnienie systemu do wideokonferencji z kamerą i obsługą, indywidualnego zestawu nagłośnieniowego oraz min. 25 bezprzewodowych mikrofonów „łabędzia szyja”, rzutników i 2 ekranów, access pointów (4 szt.), dodatkowego zewnętrznego łącza internetowego zdolnego obsłużyć 60 tabletów niezależnie od wideokonferencji; laptop i drukarka udostępnione przez wykonawcę; testy sprzętu i obecność obsługi technicznej podczas posiedzenia.
Personel (usługa): koordynator i jego zastępca obecni podczas prac przygotowawczych i w dniach posiedzenia, obsługa techniczna AV (min. 1 osoba), obsługa kelnerska w liczbie adekwatnej do 60 uczestników, personel do rozładunku/przeniesienia i ponownego załadunku sprzętu Zamawiającego oraz obsługa recepcji.
Logistyka i wymagania lokalowe: obiekt‑hotel poza Olsztynem, 30–120 km od siedziby Zamawiającego, kategoria min. 4★, własna kuchnia, klimatyzacja/wymiana powietrza, dostęp do światłowodowego Wi‑Fi bez hasła, bezpłatne toalety i szatnia, sali konferencyjne i gastronomiczne wyłącznie dla uczestników (brak innych wydarzeń), dostępność dla osób z niepełnosprawnościami.
Dodatkowe obowiązki: przedstawienie min. 2 propozycji obiektów w ciągu 7 dni od umowy, przedstawienie 3 propozycji menu (obiady, kolacja) w ciągu 4 dni/3 dni roboczych dla opcji dietetycznych, oznakowanie sal i dróg wewnętrznych, estetyczne opisanie potraw dwujęzycznie, dekoracje świąteczne i aranżacja kolacji.
