Organizacja posiedzenia Komitetu Monitorującego – Olsztyn

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa organizacja 2-dniowego posiedzenia Komitetu Monitorującego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027 (17–18.12.2026 r.) w hotelu w woj. warmińsko-mazurskim (30–120 km od Olsztyna, poza Olsztynem), obejmująca:

• Zaplecze konferencyjne: sala główna dla min. 60 osób (układ „E", 17.12 w godz. 8:00–19:00, 18.12 w godz. 7:00–15:00), sala dodatkowa dla 15 osób (układ „I"), pomieszczenie gospodarcze dla obsługi technicznej, recepcja/sekretariat, parking min. 40 miejsc, oznakowanie sal i wejść, koordynator + zastępca, pełna obsługa techniczna AV.
• Sprzęt AV/IT: system wideokonferencji z kamerą i obsługą, niezależny zestaw nagłośnienia, min. 25 mikrofonów bezprzewodowych „łabędzia szyja" z funkcją blokady, 2 ekrany + rzutnik, 4 access pointy, niezależne zewnętrzne łącze internetowe dla 60 tabletów (głosowanie), laptop z drukarką.
• Usługa gastronomiczna (świeże, niemrożone składniki, bez konserwantów):
• Dzień 1: serwis kawowy ciągły (max 60 / min 30 os.), obiad dwudaniowy szwedzki stół, uroczysta kolacja szwedzki stół lub serwowana z oprawą muzyczną i animatorem + atrakcje integracyjne (min. 6 h).
• Dzień 2: serwis kawowy ciągły, obiad dwudaniowy szwedzki stół; śniadanie dla osób nocujących.
• Nocleg: 1 nocleg (17/18.12) ze śniadaniem dla max 50 / min 30 osób w pokojach 1-os., w tym samym hotelu co posiedzenie; check-in od 9:00 w dniu 1, check-out do 15:00 w dniu 2.
• Dokumentacja wykonawcy: 3 propozycje menu (obiad dzień 1, obiad dzień 2, kolacja) z wariantami wegetariańskimi/wegańskimi w terminie 4 dni roboczych od zawarcia umowy; propozycja min. 2 obiektów hotelowych w terminie 7 dni roboczych od zawarcia umowy.

Wieloelementowa usługa eventowa łącząca wysoki standard hotelu , pełną obsługę AV/IT dla wideokonferencji hybrydowej, skomplikowaną logistykę gastronomiczną (3 posiłki × 2 dni, diety, świeże składniki), nocleg, koordynację wielu podsystemów i rygorystyczne terminy zgłoszeń przy sztywnej dacie wydarzenia.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Zamawiający nie przewiduje obowiązku wniesienia zabezpieczenia
• wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium
• kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 3)

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi