Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN
Organizacja stoisk narodowych na zagranicznych targach – Warszawa
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości8 aktualnych · 206 w archiwum·NIP 5262501444·mazowieckie
Składanie ofert: 20 listopada 2025 · Wartość szacunkowa: 10 269 127 zł
Przedmiot zamówienia
AI- 11 stoisk narodowych na zagranicznych targach (Shanghai, Hanower, Sztokholm, Hamburg, Paryż, Taipei, Lizbona, Monachium, Düsseldorf, Las Vegas, San Francisco), łącznie ok. 835 m² powierzchni wystawienniczej, z zabudową, wyposażeniem i pełną obsługą na każdy stoisko.
- Najem powierzchni wystawienniczej + zakup powierzchni reklamowej zewnętrznej (billboard/plakat ≥9 m²) na każde z 11 wydarzeń.
- Dostosowanie modelowego projektu (Księga Znaku MPG) do każdej powierzchni + indywidualny projekt stoiska akceptowany przez Zamawiającego.
- Zabudowa i wyposażenie stoisk „pod klucz”: meble, elektronika, instalacja elektryczna/wodno-kanalizacyjna/internetowa (min. 50 Mbit/s, 15 użytkowników), oświetlenie, zestaw nagłaśniający z 2 mikrofonami bezprzewodowymi.
- Obsługa stoisk (4 osoby/stoisko): 2 osoby obsługi merytorycznej + 2 hostess/hostów, obsługa gastronomiczna całodobowa (kawa, herbata, soki, woda, ciastka, przekąski), serwis techniczny, AV/fotografia (min. 60 zdjęć + film ~2 min z napisami EN/PL).
- Ubezpieczenie stoisk, wyposażenia i personelu + OC min. 500 000 zł na stoisko.
- Materiały promocyjno-reklamowe (2200 szt.): torby bawełniane, ołówki, metalowe stojaki do telefonu, transport na stoiska i z powrotem.
- Koordynacja: 1 Koordynator Projektu + min. 2 Koordynatorów Stoisk, obsługa podwykonawców, transport personelu i materiałów, zakwaterowanie, bilety.
Trudność: wysoka
11 stoisk w 7 krajach na 2 kontynentach w ciągu 2 lat, wymogi językowe C1, specyficzne wymagania branżowe per targ, kompleksowa obsługa logistyczna, personelowa i techniczna oraz wymogi proekologiczne i dostępności.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
- Kryterium: Rozwiązania proekologiczne — jedno z kryteriów oceny ofert (pełna lista wag w Rozdziale XVI SWZ, nieudostępniona w analizie).
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Ubezpieczenie OC: min. 500 000,00 zł na stoisko, dostawa kopii polisy w 3 dni od zawarcia umowy.
Pytania i odpowiedzi
11Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy mogę prosić o doprecyzowanie kilku kwestii związanych z ofertą?
Czy powinniśmy przygotować ją w oparciu o minimalną powierzchnię, czy wymiary stoisk zostaną
jeszcze dokładnie określone (długość i szerokość)? To kluczowe dla przygotowania projektu.
Dodatkowo, dysponujemy trzema różnymi modelami stoisk – każdy w innym zakresie
budżetowym. Czy powinniśmy przedstawić ofertę dla wszystkich trzech wariantów, czy wybrać
jeden z nich?
Jeśli tylko jeden – czy głównym kryterium wyboru będzie cena?
Na etapie przygotowania oferty Wykonawca szacuje koszty w oparciu o wskazane minimalne
powierzchnie podane dla każdego stoiska. W zakresie minimalnej powierzchni planowanych stoisk
wskazanych w Tabeli 1 OPZ Wykonawca powinien wziąć pod uwagę wymagania Zamawiającego
określone w Rozdziale II. Pkt 1.1. OPZ.
Zgodnie z Załącznikiem nr 1A do OPZ projekt sporządzony przez Wykonawcę na potrzeby każdego
stoiska objętego zamówieniem powinien opierać się na projekcie modelowym zawartym w Księdze
Znaku Marki Polskiej Gospodarki (dalej „MPG”), stanowiącej Załącznik nr 1.2 do OPZ.
Kryteria oceny ofert zostały określone w Rozdziale XVI Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).
1Szczegółowe metraże i parametry stoisk Dokładne wymiary każdego ze 11 stoisk narodowych
(długość, szerokość, wysokość). Parametry techniczne i ograniczenia zabudowy (maksymalna
wysokość, waga, dopuszczalne materiały, oświetlenie, podłączenia elektryczne, wymagania BHP).
Ograniczenia powierzchniowe lub logistyczne na każde wydarzenie. Czy przewidziane są strefy
wspólne, np. przejścia między stoiskami, które należy uwzględnić przy projektowaniu?
W ramach postępowania planowana jest organizacja 11 niezależnych stoisk wystawienniczych na wydarzeniach targowych wskazanych w OPZ w Tabeli 1. Lista wydarzeń objętych postępowaniem.
We wskazanej tabeli Zamawiający określił minimalną powierzchnię wymaganą dla każdego z 11 stoisk. Szczegółowe wytyczne w zakresie projektu, wykonania zabudowy i wyposażenia stoisk na targach zawarte są w Załączniku nr 1A do OPZ. Modelowe projekty stoisk zostały zawarte w Księdze Znaku Marki Polskiej Gospodarki, stanowiącej Załącznik nr 1B do OPZ.
Zgodnie z zapisami OPZ (Rozdział I. Wymagania ogólne dotyczące wszystkich działań objętych zamówieniem, lit u)) zabudowa i wyposażenie stoisk, jak również wszelkie usługi będące przedmiotem zamówienia, muszą być zgodne z zasadami i warunkami technicznymi targów, z którymi Wykonawca ma obowiązek się zapoznać we własnym zakresie, w tym skontaktować się z organizatorami targów w celu uzyskania stosownej dokumentacji i wyjaśnić wszelkie wątpliwości interpretacyjne.
2Obsada personelu Liczba osób przewidziana na każde stoisko. Podział funkcji: Koordynator
Projektu, obsługa techniczna, prezentacja produktów, tłumacz, inne role. Preferowane kwalifikacje
i doświadczenie dla członków zespołu (poza Koordynatorem). Maksymalna liczba osób mogących
uczestniczyć w każdym stoisku na poszczególnych targach. Czy możliwe są rotacje personelu
między dniami targów?
Zamawiający określił wymagania dla personelu skierowanego do obsługi danego stoiska, każda z
osób musi spełniać wymogi określone w OPZ:
a) dla Koordynatora Projektu oraz Koordynatora Stoiska w Rozdziale I. Wymagania ogólne
dotyczące wszystkich działań objętych zamówieniem OPZ,
b) dla obsługi merytorycznej, asystenckiej, technicznej, audiowizualnej i fotograficznej w
Rozdziale II. Szczegółowy opis zadań Wykonawcy w zakresie organizacji stoisk OPZ.
Zamawiający nie określa maksymalnej liczby osób mogących uczestniczyć w każdym stoisku ze
strony Zamawiającego.
2Czy raporty dotyczące odwiedzających i nawiązanych kontaktów mają być przygotowywane przez
nasz zespół, czy przez Państwa pracowników obecnych na stoisku?
Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy sporządzania raportów dotyczących odwiedzających
poszczególne stoiska oraz nawiązanych kontaktów.
3Logistyka podróży i zakwaterowania Czy PARP zapewnia transport i noclegi, czy wykonawca
organizuje je samodzielnie? Preferowane linie lotnicze, hotele lub standard zakwaterowania. Czy
PARP pokrywa koszty podróży, wyżywienia i ubezpieczenia, czy są przewidziane limity finansowe?
Wymagania dotyczące transportu i magazynowania materiałów wystawienniczych (na lotnisku, w
hali, między targami).
Zamawiający określił wymagania w tym zakresie w Rozdziale I. Wymagania ogólne dotyczące
wszystkich działań objętych zamówieniem oraz w Rozdziale II pkt 2. Przygotowanie i transport
materiałów promocyjno-reklamowych OPZ.
Wszelkie koszty związane z logistyką podróży i pobytem przedstawicieli Zamawiającego na targach
leżą po stronie Zamawiającego.
3Jak wygląda harmonogram płatności za realizację usługi – czy rozliczenie odbywa się etapami, po
zakończeniu każdej edycji targów, czy dopiero po całości projektu?
Czy PARP przewiduje możliwość wypłaty zaliczki na realizację projektu?
Zasady rozliczania wynagrodzenia Wykonawcy za realizację poszczególnych stoisk zostały
określone w § 7 wzoru umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.
4Materiały i wyposażenie stoisk Czy wykonawca musi zapewnić wszystkie elementy stoisk, czy część
dostarcza PARP? Wymagania dotyczące multimediów, ekranów, sprzętu audio/wideo, Internetu.
Czy stoisko musi zawierać miejsca do przechowywania materiałów, punkt informacyjny, przestrzeń
do spotkań z klientami? Wymagania co do identyfikacji wizualnej branży/sektora, branding PARP.
Zamawiający określił wymagania tym zakresie w załącznikach do OPZ:
a) Szczegółowy opis stoiska został zawarty w Wytycznych do projektów stoisk, stanowiących
Załącznik nr 1A do OPZ,
b) Modelowe projekty stoisk zostały zawarte w Księdze Znaku Marki Polskiej Gospodarki,
stanowiącej Załącznik nr 1B do OPZ.
5Budżet i fakturowanie Limity budżetowe na poszczególne targi. Możliwość fakturowania w
walutach obcych dla kosztów zagranicznych. Forma oferty: całkowita kwota vs. ryczałt dla każdego
targu/stoiska. Czy w cenie należy uwzględnić koszty transportu i magazynowania sprzętu/stoisk?
Zamawiający określił zasady dotyczące rozliczenia każdego ze stoisk we wzorze Umowy
stanowiącej Załącznik nr 3 do SWZ.
Wykonawca określa cenę brutto oferty obejmującą wszelkie koszty związane z kompleksową
organizacją każdego ze stoisk. Wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 2 do SWZ.
6Wytyczne proekologiczne Konkretne wymagania lub preferencje w zakresie rozwiązań
ekologicznych. Materiały odnawialne, recykling, ograniczenie plastiku, energooszczędne
oświetlenie.
Rozwiązania proekologiczne stanowią jedno z kryteriów oceny oferty Wykonawcy. Zgodnie z
zapisami zawartymi w Rozdziale XVI SWZ, Zamawiający będzie oceniał przedstawione przez
Wykonawcę propozycje rozwiązań proekologicznych, które Wykonawca zastosuje podczas
realizacji zamówienia. Obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie realizacji wszystkich rozwiązań
proekologicznych wymienionych w Ofercie, przy organizacji wszystkich stoisk, na których
zadeklarował te rozwiązania. Ponadto Zamawiający wymaga zastosowania przez Wykonawcę
określonych rozwiązań proekologicznych w zakresie przygotowania materiałów promocyjno-
informacyjnych, co zostało określone w Rozdziale II. pkt 2. Przygotowanie i transport materiałów
promocyjno-reklamowych OPZ.
7Koordynacja i raportowanie Wymagania dotyczące raportowania postępu przygotowań i realizacji
targów. Preferowane formaty raportowania (tabele, zdjęcia, spotkania online). Czy PARP wymaga
raportów po każdym targu (liczba odwiedzających, kontakty biznesowe, opinie)?
Zasady współpracy wykonawcy z Zamawiającym zostały określone w OPZ w Rozdziale I.
Wymagania ogólne dotyczące wszystkich działań objętych zamówieniem, w szczególności lit. y).
Zgodnie z § 7 wzoru Umowy, stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ, każdorazowo po realizacji
danego działania (kompleksowej organizacji stoiska) zostanie podpisany przez Strony protokół
odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do umowy.
8Doświadczenia z poprzednich edycji Czy PARP może udostępnić zdjęcia, wizualizacje lub opisy
stoisk narodowych z wcześniejszych edycji? Jakie rozwiązania aranżacyjne, materiały i
wyposażenie były stosowane w poprzednich latach? Ocena skuteczności stoisk: liczba
odwiedzających, reakcje uczestników, wyróżnienia, nagrody. Czy dostępne są informacje o
budżetach poprzednich stoisk i kosztach realizacji?
Podsumowania z realizacji stoisk w latach 2024-2025 dla branż wskazanych w niniejszym
zamówieniu dostępne są na portalu Trade.gov.pl
https://www.trade.gov.pl/brand-hub/
Szacunkowa wartość netto, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia,
została wskazana w Ogłoszeniu o zamówieniu, które stanowi załącznik do dokumentacji
przetargowej.
Historia zmian
16.10.2025 — publikacja ogłoszenia
20.11.2025 — upływ terminu składania ofert