Organizacja stoisk narodowych na zagranicznych targach – Warszawa

Na etapie przygotowania oferty Wykonawca szacuje koszty w oparciu o wskazane minimalne powierzchnie podane dla każdego stoiska. W zakresie minimalnej powierzchni planowanych stoisk wskazanych w Tabeli 1 OPZ Wykonawca powinien wziąć pod uwagę wymagania Zamawiającego określone w Rozdziale II. Pkt 1.1. OPZ. Zgodnie z Załącznikiem nr 1A do OPZ projekt sporządzony przez Wykonawcę na potrzeby każdego stoiska objętego zamówieniem powinien opierać się na projekcie modelowym zawartym w Księdze Znaku Marki Polskiej Gospodarki (dalej „MPG”), stanowiącej Załącznik nr 1.2 do OPZ. Kryteria oceny ofert zostały określone w Rozdziale XVI Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).

W ramach postępowania planowana jest organizacja 11 niezależnych stoisk wystawienniczych na wydarzeniach targowych wskazanych w OPZ w Tabeli 1. Lista wydarzeń objętych postępowaniem. We wskazanej tabeli Zamawiający określił minimalną powierzchnię wymaganą dla każdego z 11 stoisk. Szczegółowe wytyczne w zakresie projektu, wykonania zabudowy i wyposażenia stoisk na targach zawarte są w Załączniku nr 1A do OPZ. Modelowe projekty stoisk zostały zawarte w Księdze Znaku Marki Polskiej Gospodarki, stanowiącej Załącznik nr 1B do OPZ. Zgodnie z zapisami OPZ (Rozdział I. Wymagania ogólne dotyczące wszystkich działań objętych zamówieniem, lit u)) zabudowa i wyposażenie stoisk, jak również wszelkie usługi będące przedmiotem zamówienia, muszą być zgodne z zasadami i warunkami technicznymi targów, z którymi Wykonawca ma obowiązek się zapoznać we własnym zakresie, w tym skontaktować się z organizatorami targów w celu uzyskania stosownej dokumentacji i wyjaśnić wszelkie wątpliwości interpretacyjne.

Zamawiający określił wymagania dla personelu skierowanego do obsługi danego stoiska, każda z osób musi spełniać wymogi określone w OPZ: a) dla Koordynatora Projektu oraz Koordynatora Stoiska w Rozdziale I. Wymagania ogólne dotyczące wszystkich działań objętych zamówieniem OPZ, b) dla obsługi merytorycznej, asystenckiej, technicznej, audiowizualnej i fotograficznej w Rozdziale II. Szczegółowy opis zadań Wykonawcy w zakresie organizacji stoisk OPZ. Zamawiający nie określa maksymalnej liczby osób mogących uczestniczyć w każdym stoisku ze strony Zamawiającego.

Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy sporządzania raportów dotyczących odwiedzających poszczególne stoiska oraz nawiązanych kontaktów.

Zamawiający określił wymagania w tym zakresie w Rozdziale I. Wymagania ogólne dotyczące wszystkich działań objętych zamówieniem oraz w Rozdziale II pkt 2. Przygotowanie i transport materiałów promocyjno-reklamowych OPZ. Wszelkie koszty związane z logistyką podróży i pobytem przedstawicieli Zamawiającego na targach leżą po stronie Zamawiającego.

Zasady rozliczania wynagrodzenia Wykonawcy za realizację poszczególnych stoisk zostały określone w § 7 wzoru umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

Zamawiający określił wymagania tym zakresie w załącznikach do OPZ: a) Szczegółowy opis stoiska został zawarty w Wytycznych do projektów stoisk, stanowiących Załącznik nr 1A do OPZ, b) Modelowe projekty stoisk zostały zawarte w Księdze Znaku Marki Polskiej Gospodarki, stanowiącej Załącznik nr 1B do OPZ.

Zamawiający określił zasady dotyczące rozliczenia każdego ze stoisk we wzorze Umowy stanowiącej Załącznik nr 3 do SWZ. Wykonawca określa cenę brutto oferty obejmującą wszelkie koszty związane z kompleksową organizacją każdego ze stoisk. Wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 2 do SWZ.

Rozwiązania proekologiczne stanowią jedno z kryteriów oceny oferty Wykonawcy. Zgodnie z zapisami zawartymi w Rozdziale XVI SWZ, Zamawiający będzie oceniał przedstawione przez Wykonawcę propozycje rozwiązań proekologicznych, które Wykonawca zastosuje podczas realizacji zamówienia. Obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie realizacji wszystkich rozwiązań proekologicznych wymienionych w Ofercie, przy organizacji wszystkich stoisk, na których zadeklarował te rozwiązania. Ponadto Zamawiający wymaga zastosowania przez Wykonawcę określonych rozwiązań proekologicznych w zakresie przygotowania materiałów promocyjno- informacyjnych, co zostało określone w Rozdziale II. pkt 2. Przygotowanie i transport materiałów promocyjno-reklamowych OPZ.

Zasady współpracy wykonawcy z Zamawiającym zostały określone w OPZ w Rozdziale I. Wymagania ogólne dotyczące wszystkich działań objętych zamówieniem, w szczególności lit. y). Zgodnie z § 7 wzoru Umowy, stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ, każdorazowo po realizacji danego działania (kompleksowej organizacji stoiska) zostanie podpisany przez Strony protokół odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do umowy.

Podsumowania z realizacji stoisk w latach 2024-2025 dla branż wskazanych w niniejszym zamówieniu dostępne są na portalu Trade.gov.pl https://www.trade.gov.pl/brand-hub/ Szacunkowa wartość netto, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, została wskazana w Ogłoszeniu o zamówieniu, które stanowi załącznik do dokumentacji przetargowej.