Po terminiePodstawowy z negocjacjami2024/BZP 00348862/01
Organizacja treningów rowerowych z piknikiem – Szczecin
Województwo Zachodniopomorskie9 aktualnych · 90 w archiwum·NIP 8512871498·zachodniopomorskie
Składanie ofert: 17 czerwca 2024
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): kompleksowa organizacja 5 treningów rowerowych (2 w Polsce/Pomorze Zachodnie, 1 transgraniczne, 2 w Niemczech/Brandenburgia) – od naboru uczestników i opracowania tras po zaplecze treningowe/sanitarne, trenera kolarstwa, tłumacza polsko-niemieckiego, przewodnika, serwisu mobilnego, ochrony medycznej, koordynatora, cateringu energetycznego i piknika integracyjnego z ciepłym posiłkiem (mięsny + wege), napojami, strefą relaksu i 1–2 atrakcjami (joga, sportowa, pumptrack, VR, test rowerów) dla min. 125 uczestników (min. 25 na trening, min. 30 z Niemiec), min. 15 km trasa bazowa / 50 km zaawansowana.
- Część 2 (fotowideo): 20 obrobionych zdjęć z każdego z 5 treningów (JPG, 300 dpi, min 5000×3333 px) oraz film promocyjny do 45 s (H.264/MP4/4K).
- Część 3 (promocja): kampania na Facebooku z Meta Ads – posty ogólne (2×/miesiąc przez 5 mies.), treningowe (3× przed każdym treningiem), podsumowujące z filmem (2×/mies. przez 4 mies.), raporty miesięczne i opracowanie końcowe, zasięg łącznie min. 50 tys., posty w j. polskim i niemieckim z oznakowaniem projektowym.
- Część 4 (dokumentacja i logistyka): opracowanie tras w j. polskim i niemieckim (do akceptacji Zamawiającego), materiały dostosowane do osób niepełnosprawnych, uzyskanie pozwoleń/i zagrań, media, logotypy projektowe, sprzątanie terenu po wydarzeniu.
Trudność: wysoka
Zamówienie wymaga jednoczesnej koordynacji pięciu wydarzeń transgranicznych (Polska–Niemcy), wielozawodowego zespołu (trener, tłumacz, przewodnik, serwis, medyk, koordynator), kampanii promocyjnej z konkretnymi KPI oraz terminów końcowych treningów (30.10.2024) i promocji (30.01.2025) w ramach 8 miesięcy.
Terminy realizacji
Czas na realizację
8 miesięcy od dnia podpisania umowy; treningi z piknikami do 30.10.2024, promocja do 30.01.2025
8 miesięcy od dnia podpisania umowy; treningi z piknikami do 30.10.2024, promocja do 30.01.2025
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 usługi organizacji wydarzeń sportowych po ≥ 50 000 PLN brutto każda, w ciągu ostatnich 3 lat, każde wydarzenie ≥ 50 osób; współwykonawca musi samodzielnie spełnić warunek
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty bruttonajniższa cena
60%
Dodatkowa atrakcja podczas treningu rowerowegoatrakcje do wyboru
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Kary umowne
§9 umowy przewiduje karę 20% brutto za niezrealizowany trening, 15% za odstąpienie Wykonawcy, łącznie max. 40% wynagrodzenia (tekst umowy w zmianie z 10.07.2024).
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: 20% za niezrealizowany trening, 10% za nienależyte wykonanie, 15% za odstąpienie/niespełnienie wymogów, max 40% łącznie.
- Dodatkowe: 3 000 zł za naruszenie zasad projektu, 200 zł za brak spełnienia wymogów pojazdów elektrycznych.
- Wadium: 3 000 zł, jedną lub kilkoma z dopuszczonych form.
Pytania i odpowiedzi
3Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Proszę o zmianę warunków płatności wynagrodzenia tak, aby płatność mogła odbyć się w trzech transzach. Przykładowo: pierwsza transza po wykonanych 2 treningach, druga transza po wykonaniu kolejnych 3 treningów i trzecia transza po złożeniu sprawozdania i opracowania końcowego.
Zamawiający dokonuje modyfikacji wzoru umowy w zakresie § 4 i 8 wzoru umowy (załącznik nr 2 do SWZ).
§ 4 otrzymuje brzmienie:
1. Wykonawca, po zakończeniu organizacji 3 treningów rowerowych, zobowiązany jest sporządzić na piśmie sprawozdanie częściowe nr 1 z realizacji przedmiotu umowy potwierdzające właściwe wykonanie obowiązków określonych w § 1 ust. 2 pkt 1 i 2.
2. Wykonawca, po zakończeniu organizacji 2 kolejnych treningów rowerowych, zobowiązany jest sporządzić na piśmie sprawozdanie częściowe nr 2 z realizacji przedmiotu umowy potwierdzające właściwe wykonanie obowiązków określonych w § 1 ust. 2 pkt 1 i 2. Jedocześnie z przedmiotowym sprawozdaniem Wykonawca zobowiązany jest przekazać dokumentację zdjęciową oraz film promocyjny określony w OPZ.
3. Wykonawca po zakończeniu wszystkich działań promocyjnych zobowiązany jest sporządzić na piśmie opracowanie końcowe ze wskazaniem wyróżnień wszystkich postów w trakcie całej kampanii promocyjnej potwierdzające właściwe wykonanie obowiązków określonych w § 1 ust. 2 pkt 3.
§ 8 otrzymuje brzmienie:
1. Za realizację przedmiotu zamówienia Zamawiający zapłaci Wykonawcy maksymalne wynagrodzenie w wysokości …………………………………….. brutto (słownie: ……………………………………………………………………………………………… złote) płatne w trzech transzach.
2. Pierwsza transza w wysokości 55% kwoty określonej w ust.1 płatna będzie po wykonaniu pierwszych 3 treningów oraz działań z tym związanych wskazanych w § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 potwierdzonych sprawozdaniem częściowym nr 1.
3. Druga transza w wysokości 40% kwoty określonej w ust.1 płatna będzie po wykonaniu 2 kolejnych treningów oraz działań z tym związanych wskazanych w § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 potwierdzonych sprawozdaniem częściowym nr 2.
4. Trzecia transza w wysokości 5% kwoty określonej w ust.1 płatna będzie po wykonaniu wszystkich działań wskazanych w § 1 ust. 2 pkt 3 potwierdzonych opracowaniem końcowym.
1Bardzo prosimy o doprecyzowanie do oszacowania realnej wartości świadczenia:
1) "Zapewnienie podstawowego rowerowego serwisu mobilnego". Z jakich usług ma składać się serwis? Czy chodzi np. jedynie drobne regulacje czy np. naprawienie/ wymiana uszkodzonego elementu roweru podczas przejazdu ? Czy serwis mobilny ma zabezpieczać uczestników podczas trwania przejazdu?
2) "Organizacja zaplecza treningowego oraz zaplecza sanitarnego" bardzo prosimy o rozwinięcie zapisu zaplecza treningowego - z czego ma się ono dokładnie składać?
1) Serwis mobilny powinien zabezpieczać uczestników wydarzenia podczas przejazdu (bezpośrednia interwencja gdy uczestnik np. przebije oponę) oraz zapewniać drobne regulację rowerów przed i w trakcie wydarzenia.
2) Zaplecze treningowe to miejsce na przeprowadzenie rozgrzewki, końcowego rozciągania itp.
2Zwracamy się o informację czy pufy i leżaki do przygotowania strefy relaksu zostaną przekazane przez zamawiającego ?
Zamawiający dysponuje 10 leżakami i 10 pufami, które udostępni do przygotowania strefy relaksu.
Historia zmian
03.06.2024 — publikacja ogłoszenia
17.06.2024 — upływ terminu składania ofert