Organizacja uroczystości i konferencji – Warszawa

Na etapie składania ofert w celu zawarcia umów ramowych należy wycenić tylko elementy wskazane przez Zamawiającego w Załącznikach nr 1a i nr 1b. Natomiast w ofertach składanych przez Wykonawców już na realizację zamówień wykonawczych, Wykonawcy zobowiązani są do wyceny wszystkich niezbędnych elementów do zrealizowania danego zamówienia wykonawczego. Zamawiający informuje, że zgodnie z Rozdziałem XII pn. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY, ust. 1 SWZ - Wykonawca podaje w formularzu oferty odpowiednio dla każdej części (Załącznik nr 1a i 1b do SWZ), cenę jednostkową netto, wartość netto i wartość brutto za każdy element składowy zamówienia wyszczególniony w Formularzu oferty, odpowiednio dla wydarzenia małego, średniego i dużego. Wartością oferty będzie suma elementów składowych z Tabeli nr 1, 2 i 3 znajdujących się w Formularzu oferty, oddzielnie dla każdej części zamówienia. oraz zgodnie z § 5 ust 5. oraz ust. 8 Projektowanych postanowień umowy ramowej (Załącznik nr 9 do SWZ) – (5.) Szczegółowy zakres przedmiotowy umów wykonawczych będzie każdorazowo określany przez Zamawiającego przy wszczynaniu postępowania o udzielenie zamówienia wykonawczego. Zamawiający w zapytaniu ofertowym o zamówienie wykonawcze, zawrze dokładne wytyczne i wymagania opisujące przedmiot zamówienia w sposób właściwy dla danej umowy wykonawczej. - (8.) Zamawiający zgodnie z art. 314 ust. 1 pkt 2) ustawy Pzp pozostawia sobie możliwość udzielić części zamówień bez przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia, a części po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający może udzielić zamówienia bez przeprowadzania postępowania, gdy przedmiot danego zamówienia wykonawczego będzie obejmował tylko wycenione na etapie składania ofert o zawarcie umowy ramowej elementy stanowiące przedmiot zamówienia wykonawczego, a zamówienie wykonawcze zostanie udzielone Wykonawcy, który na etapie składania ofert o zawarcie umowy ramowej złożył najkorzystniejszą ofertę. Zamawiający przeprowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia, gdy przedmiot zamówienia wykonawczego będzie obejmował również inne niż wycenione na etapie składania ofert o zawarcie umowy ramowej elementy stanowiące przedmiot zamówienia wykonawczego, a zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który na etapie składania ofert o zawarcie umowy wykonawczej złożył najkorzystniejszą ofertę.

Koszty zamówień wykonawczych uzależnionych od konkretnej lokalizacji wydarzenia, w szczególności koszty transportu sprzętu i personelu, noclegów, diet, parkingów, opłat lokalnych, przyłączy energetycznych oraz koszty lokalnych podwykonawców, w przypadku gdy koszty te nie zostały jednoznacznie wyodrębnione w Formularzu oferty składanym na potrzeby zawarcia umowy ramowej nie powinny zostać wkalkulowane w ceny jednostkowe składane obecnie w Formularzu oferty (Załącznik nr 1a i 1b do SWZ). Koszty te będą mogły być każdorazowo wyceniane odrębnie w ramach ofert składanych na poszczególne zamówienia wykonawcze, jeżeli będą wynikały z lokalizacji oraz indywidualnych wymagań danego wydarzenia, jako odrębne pozycje w kosztorysie do zamówienia wykonawczego. W związku z powyższym ust. 13 § 5 PPU (Załącznik nr 9 do SWZ) otrzymuje brzmienie: 13. Oferta składana w wyniku zapytania ofertowego nie może być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert niż zaoferowana w trakcie postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy, które Wykonawca złożył w postępowaniu prowadzonym w celu zawarcia Umowy ramowej. Wraz z ofertą Zamawiający wymaga złożenia kosztorysu, sporządzonego na wzorze przekazanym wraz z zapytaniem ofertowym. Koszty wynikające z konkretnej lokalizacji lub indywidualnych wymagań zamówienia wykonawczego, których Wykonawca nie miał możliwości jednoznacznie skalkulować na etapie składania oferty na zawarcie umowy ramowej i które nie zostały wskazane jako odrębne pozycje Formularza oferty oraz jeśli nie wskazano ich w kosztorysie przekazanym wraz z zapytaniem ofertowym, podlegają odrębnej wycenie w ramach danego zamówienia wykonawczego, jako koszty pozostałe (inne - w szczególności koszty transportu sprzętu i personelu, noclegów, diet, parkingów, opłat lokalnych, przyłączy energetycznych oraz koszty lokalnych podwykonawców), co należy uwzględnić w kosztorysie przekazanym wraz z ofertą składaną w ramach zamówienia wykonawczego i takie koszty nie zostaną doliczone na zasadach określonych w ust. 25.

Zamawiający zmienia termin składania i otwarcia ofert na dzień 14.08.2026 – patrz zmiany poniżej.

Zgodnie z rozdziałem II ust. 2 SWZ, Umowa ramowa zostanie zawarta pomiędzy Zamawiającym, a maksymalnie pięcioma (5) Wykonawcami.

Zamawiający przewiduje montaże w czasie: a. Wydarzenie duże – dwie/trzy doby przed wydarzeniem. b. Wydarzenie średnie – doba przed wydarzeniem c. Wydarzenie małe – doba lub 12 godzin przed wydarzeniem

Zamawiający rezygnuje z kryterium oceny ofert nr 3 - „Czas reakcji

Przewidywana liczba wydarzeń w cz. I i II: 2 w części I i 2 w części II miesięcznie.

Zamawiający dokonuje zmian w projektowanych postanowieniach umowy (PPU) – Załącznik nr 9 do SWZ, zgodnie z poniższym: § 5 ust. 30 i 31 PPU otrzymują brzmienie: 30. Zamawiający uprawniony jest do odwołanie Wydarzenia. W przypadku odwołania Wydarzenia 1 dzień przed terminem realizacji Wydarzenia lub w dniu jego planowanej realizacji, Wykonawcy przysługuje zwrot 100% poniesionych kosztów, które będą weryfikowane pod kątem zasadności, celowości i zostaną przez Wykonawcę udokumentowane w postaci np. faktur lub rachunków lub innych dokumentów wystawionych przez zaangażowane podmioty, potwierdzających okoliczność poniesienia przez Wykonawcę tych kosztów, z zastrzeżeniem § 11 Umowy. W przypadku odwołania Wydarzenia 2-3 dni przed planowanym terminem realizacji, Wykonawcy przysługuje zwrot 100% poniesionych kosztów, na takich samych warunkach jak opisane powyżej, jednak nie więcej niż 50% wartości wynagrodzenia za dane zamówienie wykonawcze. 31. Zamawiający uprawniony jest do zmiany miejsca Wydarzenia, na warunkach określonych w ust. 34. W przypadku zmiany miejsca Wydarzenia do 1/2/35 dni roboczych przed planowanym terminem realizacji, Wykonawcy przysługuje zwrot uzasadnionych i celowych kosztów poniesionych przez Wykonawcę w związku ze zmianą miejsca Wydarzenia do wysokości 100% poniesionych kosztów, udokumentowanych i przedłożonych Zamawiającemu, potwierdzających okoliczność poniesienia przez Wykonawcę tych kosztów, z zastrzeżeniem § 11 Umowy. W zależności od wielkości Wydarzenia: do 1 dnia roboczego dla Wydarzenia małego, do 2 dni roboczych dla Wydarzenia średniego, do 3 dni roboczych dla Wydarzenia dużego.

Obsługa techniczna do obsługi planu odnosi się do osób, które będą odpowiadały za obsługę sceny w trakcie trwania wydarzenia. Wnoszenie/znoszenie mównicy, stolików i foteli etc.