Po terminiePodstawowy bez negocjacji
Produkcja animowanych filmów instruktażowych EZD RP
Przedmiot zamówienia
AI- 23 scenariusze filmów instruktażowych (animacja + screencast) ze systemem EZD RP,
- 23 nagrania screencastów,
- 23 zestawy grafik animowanej (na bazie szablonów Zamawiającego),
- 23 ścieżki dźwiękowe z głosem lektora/lektorki (nagranie w studio),
- montaż obrazu i udźwiękowienie 23 filmów,
- 23 pliki transkrypcji w formacie SRT,
- przekazanie materiałów i archiwizacja nagrań na serwerze Wykonawcy przez 2 lata.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga koordynacji kilku specjalności (animator, operator screencastu, studia dźwięku, montażysta) oraz wieloetapowej akceptacji scenariuszy przez Zamawiającego, choć sam zakres jest standardowy dla branży produkcji filmów instruktażowych.
Terminy realizacji
Czas na realizację
do 50 Dni roboczych od zawarcia Umowy
do 50 Dni roboczych od zawarcia Umowy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 usługi produkcji filmów szkoleniowych/instruktażowych, każda min. 10 filmów, każda ≥ 55 000 zł netto, ostatnie 3 lata; dowolna tematyka po zmianie
2Kadra — Animator 2D z biegłością w grafice wektorowej, animacji, grafice rastrowej, UI/prototypowaniu, potwierdzona doświadczeniem
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: 500 zł za każdy Dzień roboczy zwłoki (filmy / scenariusze); 10 000 zł za naruszenie informacji poufnych; 5 000 zł za osoby bez kwalifikacji; 10% brutto za brak realizacji w 50 Dni roboczych.
- Limit kar: 50% wynagrodzenia brutto; prawo do odstąpienia od Umowy.
Pytania i odpowiedzi
4Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Pytanie dotyczące warunku udziału w postępowaniu – Doświadczenie Wykonawcy:
W dokumentacji przetargowej wskazano, że wymagane jest doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch usług polegających na produkcji filmów szkoleniowych lub instruktażowych dotyczących systemów IT, dedykowanych administracji publicznej.
Prosimy o wyjaśnienie, z czego wynika tak szczegółowe ograniczenie wyłącznie do usług wykonanych na rzecz administracji publicznej. Tak sformułowany warunek w praktyce eliminuje około 99% potencjalnych wykonawców, ponieważ zapotrzebowanie administracji publicznej na filmy szkoleniowe/animacje w obszarze IT jest bardzo niewielkie. Tymczasem produkcja filmów szkoleniowych i instruktażowych IT ma charakter uniwersalny, a doświadczenie zdobyte przy realizacjach dla podmiotów prywatnych czy innych instytucji jest w pełni porównywalne.
Czy Zamawiający rozważy modyfikację tego warunku poprzez dopuszczenie do wykazania doświadczenia również usług zrealizowanych na rzecz innych podmiotów niż administracja publiczna, co pozwoli na zapewnienie realnej konkurencyjności postępowania?
Wychodząc naprzeciw prośbie Wykonawcy, Zamawiający wprowadza zmianę rozszerzającą postawiony warunek, dopuszczającą wykazanie doświadczenia w realizacji usług zrealizowanych na rzecz innych podmiotów niż administracja publiczna- patrz zmiana 1 i 2 poniżej.
2W dokumentacji przetargowej wskazano, że wymagane jest doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch usług polegających na produkcji filmów szkoleniowych lub instruktażowych dotyczących systemów IT, dedykowanych administracji publicznej, przy czym każda z usług musi obejmować minimum 10 filmów na kwotę nie niższą niż 55 000 zł netto.
Prosimy o wyjaśnienie, z czego wynikają tak szczegółowe ograniczenia.
Wymóg, aby usługi były realizowane wyłącznie dla administracji publicznej, w praktyce eliminuje większość potencjalnych wykonawców (szacunkowo nawet ok. 99%), ponieważ tego typu zlecenia w administracji publicznej należą do rzadkości. Produkcja filmów szkoleniowych i instruktażowych IT ma charakter uniwersalny, a doświadczenie zdobyte przy realizacjach dla podmiotów prywatnych czy innych instytucji jest w pełni porównywalne.
Również wymóg dotyczący minimalnej liczby 10 filmów w ramach jednej usługi znacząco odbiega od realiów rynkowych – standardowe zamówienia obejmują zwykle od 3 do 6 filmów, natomiast realizacje na tak dużą liczbę filmów w jednej usłudze są bardzo rzadkie, nawet w sektorze administracji publicznej.
Tak sformułowane kryteria istotnie ograniczają konkurencyjność postępowania i mogą prowadzić do wykluczenia znacznej części wykonawców posiadających realne doświadczenie w zakresie produkcji filmów szkoleniowych i instruktażowych IT.
Czy Zamawiający rozważy modyfikację powyższych warunków poprzez:
dopuszczenie usług zrealizowanych również dla innych podmiotów niż administracja publiczna, oraz
obniżenie progu minimalnej liczby filmów w jednej usłudze (np. do 3–5 filmów),
co pozwoli na zachowanie wymogu odpowiedniego doświadczenia, a jednocześnie zapewni większą konkurencyjność i dostępność wykonawców na rynku?
Doświadczenie Zamawiającego wskazuje, że wymóg dotyczący minimalnej liczby 10 filmów w ramach jednej usługi nie odbiega od realiów rynkowych. W innych instytucjach publicznych również można znaleźć przykłady takich zamówień jak np.:
https://portal-sow.pfron.org.pl/opencms/export/sites/pfron-sow/sow/jst/filmy/
https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/filmy-instruktazowe
https://zpe.gov.pl/a/filmy-instruktazowe-i-instrukcje/DbMHBRtzd
https://www.podatki.gov.pl/wyszukiwarki/eureka/filmy-instruktazowe-eureka/
https://www.youtube.com/playlist?list=PLhrk1HkrMtpwIKiuLJu1spgt_ZMMXwZKr
Zamawiający przychylił się do rozszerzenia warunku, dopuszczając wykazanie doświadczenia w realizacji usług zrealizowanych na rzecz innych podmiotów niż administracja publiczna- patrz zmiana 1 i 2 poniżej.
Zamawiający nie zgadza się jednak na obniżenie wymogu minimalnej liczby filmów realizowanych w ramach jednej usługi. Istotne z perspektywy Zamawiającego jest, aby wykonawca wykazał zdolność do realizacji dużej liczby materiałów filmowych (23 kilkuminutowe filmy) w krótkim czasie, w ramach jednego zamówienia.
3Dotyczy:
Rozdziału V Specyfikacji Warunków Zamówienia, punkt 3 podpunkt 4:
„zdolności technicznej lub zawodowej;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że nabył doświadczenie dające rękojmię należytego wykonania umowy (doświadczenie wykonawcy) oraz, że dysponuje nw. Osobami zdolnymi do realizacji zamówienia (potencjał kadrowy).
A. Doświadczenie Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali lub wykonują co najmniej 2 usługi polegające na produkcji każdorazowo minimum 10 filmów krótkometrażowych szkoleniowych lub instruktażowych dotyczących systemów IT oraz dedykowanych administracji publicznej na kwotę każdorazowo nie niższą niż 55 000 zł netto. Każda z wykazywanych usług musi zawierać w sobie przynajmniej 10 filmów, o których jest mowa w zdaniu poprzednim. W przypadku usług wciąż wykonywanych Zamawiający wymaga, aby przed upływem terminu składania ofert Wykonawca wyprodukował co najmniej 10 filmów na kwotę przynajmniej 55 000 zł netto.”
Czy Zamawiający mając na względzie zachowanie zasady konkurencyjności oraz transparentność prowadzonego postępowania dopuści zmianę treści Rozdziału V, punkt 3 podpunkt 4 dot. zdolności technicznej lub zawodowej na:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że nabył doświadczenie dające rękojmię należytego wykonania umowy (doświadczenie wykonawcy) oraz, że dysponuje nw. Osobami zdolnymi do realizacji zamówienia (potencjał kadrowy).
A. Doświadczenie Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali lub wykonują co najmniej jedną usługę polegającą na produkcji minimum 10 filmów krótkometrażowych szkoleniowych lub instruktażowych dotyczących systemów IT oraz dedykowanych administracji publicznej na kwotę nie niższą niż 45 000 zł netto.
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę warunku dot. doświadczenia Wykonawcy w zakresie zmniejszenia kwoty realizacji jednej usługi na 45 000,00 zł netto.
4Szanowni Państwo, poniżej pytania do przedmiotowego postępowania dotyczące SIWZ w pkt. III, a związane z doświadczeniem Wykonawcy. Proszę o odpowiedzi.
1. O zawężanie rynku
W ocenie Wykonawcy postawiony warunek udziału w postępowaniu, ograniczający doświadczenie wyłącznie do realizacji filmów szkoleniowych i instruktażowych dotyczących systemów IT dla administracji publicznej, w sposób nieuzasadniony i sztuczny zawęża krąg potencjalnych wykonawców. Prosimy o wskazanie, w jaki sposób takie zawężenie ma realny związek z przedmiotem zamówienia oraz jak zamawiający uzasadnia proporcjonalność tego wymogu w świetle art. 16 pkt 1–3 ustawy PZP.
2. O proporcjonalność i dyskryminację
Zapis wymagający, aby każda usługa obejmowała minimum 10 filmów w ramach jednej umowy, prowadzi do wykluczenia wykonawców posiadających bogate doświadczenie w produkcji filmów szkoleniowych i instruktażowych, lecz realizowanych w ramach kilku mniejszych kontraktów. Takie ograniczenie nie znajduje uzasadnienia w przedmiocie zamówienia i stanowi przejaw dyskryminacji wykonawców, co jest sprzeczne z zasadą proporcjonalności i uczciwej konkurencji wynikającą z art. 16 ustawy PZP. W związku z tym wnosimy o modyfikację tych warunków w taki sposób, aby nie naruszał on powyższych zasad?
3. O możliwy brak zgodności z PZP
Warunek dotyczący wykazania doświadczenia wyłącznie w zakresie filmów szkoleniowych dotyczących systemów IT dla administracji publicznej może zostać uznany za niezgodny z art. 16 ustawy PZP, gdyż w praktyce eliminuje wykonawców posiadających szerokie doświadczenie w realizacji analogicznych produkcji w innych dziedzinach. Prosimy o wskazanie, czy zamawiający dokonał analizy proporcjonalności wymagań do przedmiotu zamówienia i czy bierze pod uwagę możliwość ich modyfikacji celem zapewnienia zasady równego traktowania wykonawców.
4. O charakterze precedensowym
Podkreślamy, że doświadczenie w produkcji filmów – niezależnie od ich tematyki – opiera się na tych samych kompetencjach technicznych, organizacyjnych i artystycznych. Wymóg ograniczenia doświadczenia wyłącznie do filmów IT dla administracji publicznej nie weryfikuje realnej zdolności do wykonania przedmiotu zamówienia, a jedynie zawęża rynek potencjalnych wykonawców. Czy zamawiający nie obawia się, że takie sformułowanie warunku może zostać zakwestionowane jako przykład sztucznego ograniczania konkurencji?
W związku z powyższym wnosimy o modyfikację SIWZ w zakresie doświadczenia wykonawcy w ten sposób, że powinien wykazać łącznie 10 animowanych filmów krótkometrażowych szkoleniowych lub instruktażowych niezależnie od jej tematyki za łączną wartość nie mniejszą niż 30 tys. zł netto.
Zamawiający odnosząc się do poszczególnych zarzutów przedstawionych przez Wykonawcę wskazuje:
AD 1 O zawężanie rynku
Postępowanie o udzielenie zamówienia przez Zamawiającego zostało przygotowane i jest prowadzone w sposób: 1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; 2) przejrzysty; 3) proporcjonalny zgodnie z art. 16 ustawy Pzp. Ponadto Zamawiajacy informuje o rozszerzeniu warunku dot. doświadczenia Wykonawcy – patrz zmiana 1 i 2 poniżej.
AD 2 O proporcjonalność i dyskryminację
Zamawiający nie zgadza się na obniżenie wymogu minimalnej liczby filmów realizowanych w ramach jednej usługi. Istotne z perspektywy Zamawiającego jest, aby wykonawca wykazał zdolność do realizacji dużej liczby materiałów filmowych (23 kilkuminutowe filmy) w krótkim czasie, w ramach jednego zamówienia.
AD 3 O możliwy brak zgodności z PZP
Zamawiający wprowadził zmianę dopuszczającą wykazanie doświadczenia w realizacji usług zrealizowanych na rzecz innych podmiotów niż administracja publiczna – patrz zmiana 1 i 2 poniżej.
AD 4 O charakterze precedensowym
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę warunku dot. doświadczenia Wykonawcy w zakresie zmniejszenia kwoty realizacji jednej usługi na 30 000,00 zł netto natomiast zmiana 1 i 2 poniżej uwzględnia dowolną tematykę przedstawianych przez Wykonawcę filmów.
Historia zmian
14.08.2025 — publikacja ogłoszenia
11.09.2025 — upływ terminu składania ofert