kompleksowa weryfikacja formalna, finansowa i merytoryczna wniosków o płatność z Inwestycji D.1.1.2 – od 200 do 500 wniosków (zamówienie podstawowe), z możliwością opcji: +300 wniosków dodatkowych oraz +do 100 ocen pogłębionych.
każda ocena = kompleksowa obsługa procesu: przyjęcie zlecenia, dobór próby dokumentów, przeprowadzenie weryfikacji, sporządzenie i przekazanie karty weryfikacji, wezwanie OOW do poprawy/uzupełnienia, ponowna ocena po poprawie, wprowadzenie i zakończenie procesu w systemie CST2021 oraz przygotowanie miesięcznego protokołu odbioru;
praca prowadzona w systemie CST2021 (aplikacja SL2021‑Projekty) – wprowadzanie dokumentów, korespondencja i zatwierdzanie wyników przez Zamawiającego;
w zakres wchodzi weryfikacja wszystkich rodzajów wniosków (sprawozdawcze, refundacyjne, rozliczające zaliczkę, zaliczkowe, końcowe), w tym weryfikacje po poprawie oraz oceny pogłębione (do 100 wniosków) obejmujące weryfikację niemal wszystkich wydatków;
obowiązek sporządzenia karty weryfikacji dla każdego wniosku i miesięcznych protokołów odbioru; zakończenie oceny = karta zatwierdzona przez Zamawiającego;
wymaganie kadrowe: dysponowanie min. 10 osobami z co najmniej 2‑letnim doświadczeniem w sporządzaniu/weryfikacji wniosków o płatność lub audycie/kontroli wydatków; Wykonawca odpowiada za dobór próby zgodnie z załączoną metodologią;
terminy: realizacja podstawowa 3 miesiące od zawarcia umowy; maks. 20 dni na pierwszą ocenę wniosku od przekazania, do 8 dni na ocenę po poprawie; 1 dzień na wprowadzenie dokumentów do CST2021 po zakończeniu procesu;
rozliczenie: wynagrodzenie stałe za ocenę jednego wniosku, fakturowanie miesięczne; oferta musi zawierać stawkę jednostkową za weryfikację i za ocenę pogłębioną; do oceny ofert przyjmowany jest maks. zakres (500 wniosków + 300 opcji + 100 ocen pogłębionych) do porównania cen.
Trudnosc: srednia
trudnosc_uzasadnienie: Wymaga koordynacji zespołu ekspertów i pracy w systemie CST2021 oraz prowadzenia procesu od wezwania do ponownej oceny dla kilkuset wniosków, ale zakres i procedury są dobrze zdefiniowane.
Trudność: średnia
Terminy realizacji
czas na realizację (termin wykonania) 3 miesiące od dnia zawarcia Umowy; realizacja prawa opcji nie później niż do 31.03.2027 r.
Warunki udziału
AI
1Doświadczenie usługowe — W okresie ostatnich 3 lat (lub w okresie prowadzenia działalności, jeśli krótszy) wykonał lub wykonuje co najmniej 2 usługi obejmujące weryfikację formalną, merytoryczną i finansową, o łącznej wartości brutto ≥ 900000,00 zł, przy czym każda wykazana usługa ma wartość brutto ≥ 250000,00 zł, a zakres dotyczy kontroli/rozliczania/doradztwa/audytu; przez jedną usługę rozumie się jedną umowę.
2Kadra (liczba osób) — Dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 10 osobami skierowanymi do realizacji zamówienia, z których każda posiada co najmniej 2 lata udokumentowanego doświadczenia zawodowego w sporządzaniu/weryfikacji wniosków o płatność lub audycie/kontroli wydatków ze środków publicznych.
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Dodatkowe doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówieniaDoświadczenie osób (pozacen.)
40%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 37 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI
zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie
Pytania i odpowiedzi
31
Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zgodnie z pkt. 1.4 b) „Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 10 osobami skierowanymi do realizacji zamówienia, z których każda posiada co najmniej 2-letnie udokumentowane doświadczenie zawodowe, niezależnie od formy zatrudnienia lub współpracy”, w jaki sposób takie doświadczenie będzie weryfikowane, szczególnie w zakresie sporządzania WoP. Dodatkowo nie została wyznaczona górna granica wykazania doświadczenia, czy jeżeli Wykonawca dysponuje osobami posiadającymi doświadczenie w ramach wskazanego zakresu sprzed 5 lat to warunek zostanie uznany za spełniony?
Zamawiający informuje, że dokonał modyfikacji zapisu rozdziału 9 ust. 1 pkt 4 lit. b SWZ poprzez usunięcie słowa „udokumentowane”.
Zamawiający wyjaśnia, że nie wyznacza granicy czasu, w jakim osoby, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca, zdobyły wymagane doświadczenie zawodowe.
Za spełniające warunek udziału w postępowaniu zostaną uznane osoby posiadające co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w wymaganym zakresie, niezależnie od tego, kiedy doświadczenie to zostało zdobyte. W związku z powyższym fakt, że wymagane co najmniej 2-letnie doświadczenie zostało nabyte wcześniej przykładowo 5 lat przed terminem składania ofert, nie wyklucza to uznania warunku za spełniony w tym zakresie.
2Jaki jest budżet netto?
Zamawiający informuje, że na sfinansowanie maksymalnego zakresu zamówienia podstawowego, obejmującego kompleksową ocenę formalną, finansową i merytoryczną wniosków o płatność (ocena 500 wniosków o płatność tj. maksymalny zakres zamówienia podstawowego) przeznaczył kwotę: 1.659.458,14 zł brutto (tj. 1.349.152,96 zł netto).
Kwota ta nie obejmuje wynagrodzenia z tytułu realizacji prawa opcji.
3Dotyczy zakresu weryfikacji postępowań o udzielenie zamówienia
W nawiązaniu do prowadzonego postępowania prosimy o uściślenie zakresu czynności Wykonawcy dotyczących weryfikacji postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez Ostatecznych Odbiorców Wsparcia.
W pkt III ppkt 6 OPZ Zamawiający wskazał:
„Zakres zamówienia nie obejmuje kontroli udzielania zamówień na podstawie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz udzielanych na podstawie Zasady konkurencyjności.”
Jednocześnie:
1. pkt 12 Karty weryfikacji wniosku o płatność wymaga udzielenia odpowiedzi na pytanie, czy prawidłowo oszacowano wartość zamówienia, przeprowadzono procedurę wyboru wykonawcy przedsięwzięcia oraz udzielono zamówienia prawidłowo wybranemu wykonawcy;
2. załącznik nr 2 do OPZ, „Metodologia doboru próby dokumentów do wniosków o płatność”, wskazuje, że w ramach danego projektu weryfikacji podlegać będzie jedno postępowanie związane z wyborem wykonawcy lub dostawcy, wyłonionego na podstawie przepisów ustawy PZP;
3. metodologia zawiera również postanowienia odnoszące się do korekt finansowych nakładanych na postępowania dotyczące wyboru wykonawców.
W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, że zakres niniejszego zamówienia nie obejmuje badania prawidłowości postępowań o udzielenie zamówienia, w szczególności:
- prawidłowości oszacowania wartości zamówienia,
- prawidłowości wyboru trybu lub procedury,
- zgodności dokumentacji postępowania z ustawą PZP albo zasadą konkurencyjności,
- prawidłowości wyboru wykonawcy,
- ustalania podstawy i wysokości korekty finansowej.
Jeżeli powyższe czynności nie są objęte przedmiotem zamówienia, wnosimy o odpowiednią zmianę pkt 12 Karty weryfikacji oraz Metodologii doboru próby poprzez wskazanie, że wraz z przekazywanymi Wykonawcy wnioskami o płatność Zamawiający będzie przekazywał wyniki przeprowadzonej oceny postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych na podstawie ustawy PZP lub zasady konkurencyjności, a Wykonawca będzie zobowiązany wyłącznie do uwzględnienia wyników tej oceny podczas weryfikacji wniosku o płatność, bez obowiązku ponownego badania prawidłowości przeprowadzonego postępowania.
Zamawiający potwierdza, że zakres zamówienia nie obejmuje kontroli prawidłowości postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W związku z powyższym w okresie realizacji zamówienia Wykonawca wypełnia pkt 12 listy sprawdzającej z adnotacją uzgodnioną z zamawiającym. Wykonawca nie jest odpowiedzialny za weryfikację prawidłowości udzielania zamówień w ramach weryfikacji wniosku o płatność.
4Dotyczy liczby wniosków przekazywanych Wykonawcy jednocześnie
W nawiązaniu do pkt II OPZ oraz pkt V ppkt 2 OPZ prosimy o uściślenie informacji dotyczących sposobu i harmonogramu przekazywania wniosków o płatność do oceny.
Prosimy o wskazanie:
1. Jaka jest maksymalna liczba wniosków, które mogą zostać przekazane Wykonawcy w jednym zleceniu;
2. Czy Zamawiający przewiduje przekazanie istotnej części albo całej puli wniosków jednorazowo;
3. Czy Zamawiający przewiduje uzgadnianie z Wykonawcą harmonogramu przekazywania kolejnych partii wniosków.
Pytania uzasadniamy tym, że określony przez Zamawiającego zakres zamówienia podstawowego, wynoszący od 200 do 500 wniosków, stanowi istotną rozpiętość wolumenu prac. Przy braku informacji dotyczących przewidywanej liczby oraz harmonogramu przekazywania wniosków rozpiętość ta ma zasadniczy wpływ na możliwość prawidłowego oszacowania niezbędnego zaangażowania zasobów, zapewnienia odpowiedniej dostępności personelu oraz skalkulowania ceny oferty Dodatkowo możliwość uruchomienia przez Zamawiającego w tym samym okresie prawa opcji, obejmującego zwiększenie liczby wniosków o maksymalnie 300 dodatkowych wniosków oraz zlecenie oceny pogłębionej maksymalnie 100 wniosków, istotnie zwiększa możliwy wolumen prac i wpływa na konieczność zapewnienia odpowiedniej dostępności zespołu, oszacowanie poziomu jego zaangażowania oraz prawidłową wycenę projektu.
Zamawiający wyjaśnia:
Ad 1. Zamawiający nie wskazuje minimalnej liczby wniosków w jednym zleceniu. Zlecenia będą przekazywane sukcesywnie partiami do wykonawcy w okresie realizacji umowy. Bieg terminu na wykonanie oceny wniosku rozpoczyna się od daty przekazania zlecenia.
Ad 2. Zamawiający nie przewiduje przekazania jednorazowo całej puli złożonych wniosków o płatność. Będą one przesyłane sukcesywnie, w każdym z dwóch pierwszych miesięcy realizacji umowy, w terminie po zawarciu umowy:
- do 7 dni od zawarcia umowy planuje się przekazanie pierwszej transzy do 125 wniosków,
- do 21 dni planuje się przekazanie drugiej transzy do 125 wniosków;
- do 35 dni planuje się przekazanie trzeciej transzy do 125 wniosków;
- do 49 dni planuje się przekazanie czwartej transzy do 125 wniosków.
Zamawiający zastrzega, że ma prawo do przekazania do oceny minimalnej liczby 200 wniosków i maksymalnej liczby 500 wniosków w ramach zamówienia podstawowego.
Ad 3. Zamawiający nie przewiduje tworzenia dodatkowo harmonogramu przekazywania wniosków o płatność. Współpraca w ramach umowy o udzielenie zamówienia publicznego będzie prowadzona zgodnie z postanowieniami art. 431 ustawy Pzp.
Projektowane postanowienia umowy w § 6 ust. 5 przewidują spotkania robocze dotyczące bieżącej realizacji umowy, które mogą obejmować wszystkie sprawy związane ze sprawną i terminową realizacją zamówienia.
5Dotyczy liczby korekt wniosku objętych ceną jednostkową
W nawiązaniu do pkt I–III OPZ oraz § 2 ust. 6 Projektowanych Postanowień Umowy prosimy o wskazanie, ile razy Ostateczny Odbiorca Wsparcia może zostać wezwany do poprawy, uzupełnienia wniosku lub złożenia wyjaśnień w ramach oceny jednego wniosku.
Czy Zamawiający potwierdza, że cena jednostkowa obejmuje pierwszą ocenę wniosku, jedno wezwanie do korekty oraz jedną ponowną ocenę poprawionego wniosku? Jeżeli OOW przedstawi niekompletną lub nieprawidłową korektę, prosimy o wskazanie, czy może zostać ponownie wezwany do poprawy oraz ile takich dodatkowych korekt i ponownych ocen jest objętych ceną jednostkową.
Zamawiający potwierdza, że cena jednostkowa obejmuje pierwszą ocenę wniosku, jedno wezwanie do korekty oraz jedną ponowną ocenę poprawionego wniosku. W przypadku stwierdzenia błędów / uchybień / nieprawidłowości w ramach ponownej oceny dalsze działania na podstawie listy sprawdzającej będą podejmowane przez Zamawiającego we własnym zakresie.
6Dotyczy sposobu liczenia terminów realizacji
W dokumentacji postępowania część terminów została określona w dniach roboczych, natomiast terminy 20 dni na pierwszą ocenę, 8 dni na ponowną ocenę i ocenę pogłębioną oraz 1 dnia na wprowadzenie dokumentów do CST2021 nie zostały oznaczone jako dni robocze.
Czy Zamawiający potwierdza, że wskazane terminy należy rozumieć jako dni robocze?
Zamawiający informuje, że w dokumentacji zamówienia występują terminy określone zarówno w dniach roboczych, jak i w dniach (kalendarzowych). Terminy realizacji należy interpretować zgodnie z określeniami przyjętymi przez Zamawiającego. Przez dni robocze należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Natomiast w przypadku, gdy w dokumentacji wskazano termin wyrażony w dniach, bez dodatkowego zastrzeżenia, należy go rozumieć jako termin liczony w dniach kalendarzowych zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.
7Dotyczy definicji nieprawidłowej oceny wniosku
W nawiązaniu do § 8 ust. 1 pkt 3 Projektowanych Postanowień Umowy prosimy o doprecyzowanie pojęcia „nieprawidłowej oceny wniosku”. Wnosimy o doprecyzowanie, że za nieprawidłową ocenę może zostać uznany wyłącznie istotny i zawiniony błąd Wykonawcy, który:
1. pozostaje w jednoznacznej sprzeczności z dokumentacją obowiązującą i udostępnioną Wykonawcy w chwili oceny;
2. ma wpływ na wynik oceny;
3. został potwierdzony po umożliwieniu Wykonawcy złożenia wyjaśnień.
Zamawiający nie wprowadza dodatkowych zmian w postanowieniach § 8 ust. 1 pkt 3 PPU.
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Pojęcie „nieprawidłowej oceny wniosku” odnosi się do każdej oceny dokonanej niezgodnie z obowiązującą dokumentacją, procedurami lub wytycznymi przekazanymi Wykonawcy. Zamawiający wskazuje, że za nieprawidłową ocenę nie będą uznawane oczywiste omyłki pisarskie lub inne uchybienia o charakterze technicznym, które nie mają wpływu na wynik oceny wniosku. Istotny błąd należy rozumieć jako uchybienie merytoryczne mające wpływ na prawidłowość lub wynik przeprowadzonej oceny.
8Dotyczy możliwości zwiększenia liczby osób skierowanych do realizacji zamówienia
W nawiązaniu do Rozdziału 9 ust. 1 pkt 4 lit. b SWZ oraz § 12 i § 13 Projektowanych Postanowień Umowy prosimy o wyjaśnienie:
Czy Wykonawca będzie mógł zgłosić dodatkowe osoby w przypadku zwiększenia wolumenu przekazywanych wniosków, w tym w związku z uruchomieniem przez Zamawiającego prawa opcji?
Wnosimy o jednoznaczne dopuszczenie możliwości zwiększania liczby osób skierowanych do realizacji zamówienia w toku wykonywania Umowy, pod warunkiem uprzedniego zgłoszenia tych osób Zamawiającemu i spełniania przez nie wymagań określonych w SWZ oraz uzyskania ich akceptacji przez Zamawiającego.
Możliwość zwiększenia liczby zaangażowanych osób jest zatem niezbędna do elastycznego dostosowania zespołu do faktycznego wolumenu zleceń oraz zapewnienia terminowej realizacji usług, szczególnie w przypadku uruchomienia prawa opcji lub skumulowanego przekazania większej liczby wniosków.
Zamawiający wyjaśnia, że dopuszcza zwiększenie liczby osób skierowanych do realizacji zamówienia w trakcie obowiązywania Umowy, pod warunkiem, że osoby te będą spełniały wymagania określone w SWZ oraz postanowieniach Umowy.
Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że liczba osób określona w SWZ została wskazana jako minimalny potencjał kadrowy, jaki wykonawca zobowiązany jest zapewnić na potrzeby realizacji zamówienia. Wymagania SWZ nie ograniczają możliwości zaangażowania przez wykonawcę większej liczby osób. Zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 4 PPU Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia właściwej organizacji i koordynacji realizacji usług, w związku z powyższym ma prawo do zwiększenia liczby osób skierowanych do realizacji zamówienia.
Wobec powyższego Zamawiający wprowadza zmianę w dokumentach zamówienia - § 12 ust. 5 PPU – załącznik nr 11 do SWZ.
Historia zmian
14.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
11.09.2026 — sprostowanie (Zmianie ulega treść Specyfikacji Warunków Zamówienia, w tym termin składania ofert, termin otwarcia ofert oraz termin związania ofertą. Termin składania ofert zostaje przedłużony z dnia 14 września 2026 r. godz. 10:00 do dnia 17 września 2026 r. godz. 10:00, termin otwarcia ofert zostaje przesunięty z dnia 14 września 2026 r. godz. 10:15 na dzień 17 września 2026 r. godz. 10:15, natomiast termin związania ofertą zostaje zmieniony z dnia 11 grudnia 2026 r. na dzień 15 grudnia 2026 r. Powyższe zmiany są związane z koniecznością udzielenia wyjaśnień dotyczących treści SWZ oraz zapewnienia wykonawcom odpowiedniego czasu na zapoznanie się z wyjaśnieniami i zmienioną treścią SWZ, a także na należyte przygotowanie i złożenie ofert.)
16.09.2026 — sprostowanie
24.09.2026 — sprostowanie
24.09.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 4 modyfikacje dokumentacji)
