Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00483321/01
Świadczenie usług pocztowych – Suchy Las
Gmina Suchy Las1 aktualny · 53 w archiwum·NIP 7773145371·wielkopolskie
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie jednoczęściowe (bez podziału na części, bez ofert wariantowych): świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Suchy Las.
- Odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego 5 razy w tygodniu (dni robocze) z nadaniem w dniu odbioru.
- Listy krajowe nierejestrowane i polecone, ekonomiczne i priorytetowe, w formatach S, M i L.
- Potwierdzenia odbioru (ZPO) i elektroniczne potwierdzenia odbioru (EPO) przesyłek poleconych krajowych i paczek.
- Zwroty przesyłek poleconych ekonomicznych krajowych, w tym nadanych ze zwrotnym.
- Listy zagraniczne nierejestrowane i polecone priorytetowe (strefa A) z potwierdzeniami odbioru i zwrotami przesyłek niedoręczonych.
- Doręczanie pism w trybie przepisów administracyjnych, podatkowych i cywilnych, z awizowaniem oraz potwierdzeniami odbioru.
- Całodobowy dostęp on-line do statusu każdej przesyłki rejestrowanej, elektroniczna książka nadawcza oraz nieodpłatne druki potwierdzeń odbioru i etykiet.
- Ilości przesyłek szacunkowe (formularz cenowy); rozliczenie wg faktycznie zrealizowanych usług, z gwarancją realizacji na poziomie min. 70% wynagrodzenia maksymalnego.
Trudność: niska
Standardowa usługa pocztowa o typowym zakresie (listy krajowe i zagraniczne, potwierdzenia odbioru), wyceniana wg cennika wykonawcy, bez elementów technicznych, podziału na części czy ofert wariantowych.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania)
od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. (12 miesięcy); w przypadku zawarcia umowy po 01.01.2027 r. – od dnia zawarcia umowy do 31.12.2027 r.
od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. (12 miesięcy); w przypadku zawarcia umowy po 01.01.2027 r. – od dnia zawarcia umowy do 31.12.2027 r.
Warunki udziału
AI1Działalność pocztowa — wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa UKE (art. 6 Prawa pocztowego); przy wspólnym ubieganiu się — spełnia go co najmniej ten z wykonawców, który świadczy usługi pocztowe; bez polegania na zasobach podmiotów udostępniających (art. 118 Pzp)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne i sankcje za niespełnienie standardów jakościowych oraz wymogu zatrudnienia (co najmniej 50 osób): w projektowanej umowie (Załącznik nr 3 do SWZ, § 6 i § 9).
Pytania i odpowiedzi
11Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1„W Zał. nr 3 do SWZ – Projekt umowy w § 7 Zamawiający przewiduje szeroki katalog możliwych zmian umowy w zakresie wynagrodzenia. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na propozycję zmian zapisów ust. 3-4 poprzez nadanie im następującego brzmienia:
„3. Zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym (stanowiącym załącznik nr 1a do SWZ) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT. Zmiana umowy w tym zakresie nie wymaga formy pisemnej w postaci aneksu, przedstawienia kalkulacji kosztów wykonania umowy czy też ograniczenia wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 13.”
4. Zmiana wynagrodzenia na podstawie ust. 1–3 nie może prowadzić do przekroczenia wynagrodzenia maksymalnego powiększonego o kwotę wynikającą ze zmiany; zmiana następuje w formie aneksu za wyjątkiem ust. 3.”
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów w § 7 ust. 3-4.
2„W Zał. nr 3 do SWZ – Projekt umowy w § 6 ust. 4 i 6 Zamawiający przewiduje zapisy o karach umownych nałożonych na Wykonawcę bez zachowania zasady równości stron, przewidujących możliwe konsekwencje finansowe dla Wykonawcy. Wykonawca mając na uwadze powyższe w pierwszej kolejności wnioskuje o wykreślenie w całości ww. zapisów, gdyż wszelkie odszkodowania Zamawiający ma prawo dochodzić w oparciu o przepisy ustawy Prawo Pocztowe wskazane przez Zamawiającego odpowiednio w § 6 ust. 7 Projektu umowy, ale także na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. W przypadku woli pozostawienia ww. zapisów Wykonawca wnosi o proporcjonalne zmniejszenie kar oraz przyjęcie odpowiednio zmodyfikowanych zapisów w § 6 ust. 4 i 6 poprzez nadanie im następującej treści:
„4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
a) z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o których mowa w ust. 2 – w wysokości 0,5% różnicy pomiędzy wynagrodzeniem maksymalnym brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1, a wartością brutto usług zrealizowanych do dnia odstąpienia;
b) za każdy przypadek nieodebrania przesyłek z siedziby Zamawiającego w dniu i godzinach określonych w § 1 ust. 3 – w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór;
c) za zwłokę w przedłożeniu dokumentów, o których mowa w § 9 ust. 3 – w wysokości 10 zł za każdy dzień zwłoki;
d) za niespełnienie wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności wskazane w § 9 ust. 1 – w wysokości 250 zł za każdą osobę, o którą liczba zatrudnionych osób jest niższa niż wymagana, oraz za każdą osobę, w stosunku do której stwierdzono niespełnienie wymogu;
e) za powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy bez zawiadomienia Zamawiającego, o którym mowa w § 8 ust. 2 – w wysokości 250 zł za każdy przypadek;
f) za brak zapewnienia elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych (§ 1 ust. 10) trwający dłużej niż 3 dni robocze – w wysokości 25 zł za każdy kolejny dzień braku dostępu;
g) za zwłokę w zwrocie potwierdzenia odbioru ponad termin określony w § 1 ust. 9 – w wysokości 2,50 zł za każde potwierdzenie odbioru i każdy dzień zwłoki;
h) za brak zapłaty lub nieterminową zapłatę wynagrodzenia należnego podwykonawcy z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w § 7 ust. 2 lit. g (art. 439 ust. 5 Pzp) – w wysokości 250 zł za każdy przypadek.
6. Łączna maksymalna wysokość kar umownych, których mogą dochodzić Strony, nie przekroczy 10% wynagrodzenia maksymalnego brutto pozostałego do wykorzystania określonego w § 4 ust. 1 (art. 436 pkt 3 Pzp).”
Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie zapisów dotyczących kar umownych i nie zmienia wysokości kar umownych.
3Zał. nr 3 do SWZ – Projekt umowy w § 4 ust. 8 zawiera zapis w zakresie płatności:
„8. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………………… w terminie 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury (w przypadku faktury w KSeF – od dnia jej udostępnienia Zamawiającemu w KSeF). Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.”
Wykonawca informuje, iż przepisy prawa nie przewidują pojęcia „prawidłowej” faktury VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług w art. 106e wymienia niezbędne elementy, które musi zawierać faktura. W przypadku błędów lub braków w fakturze podatnik zobowiązany jest zgodnie z art. 106j wystawić fakturę korygującą. Zwracamy równocześnie uwagę, iż faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Dodatkowo zaznaczamy, iż fakturę uznaje się za dostarczoną w momencie wysłania wiadomości o ile nie otrzymano informacji o niedostarczeniu wiadomości.
Biorąc pod uwagę obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy zgodne z powszechnie stosowaną formą w obrocie gospodarczym oraz ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, Wykonawca wnosi o modyfikację ww. zapisu i przyjęcie następującego proponowanego zapisu:
„8. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………………… w terminie 21 dni od dnia wystawienia Zamawiającemu faktury (w przypadku faktury w KSeF – od dnia jej udostępnienia Zamawiającemu w KSeF). Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Wykonawcy.”
Zamawiający zmienia zapis umowy w § 4 ust. 8, który otrzymuje brzmienie:
„8. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………………… w terminie 21 dni od dnia wystawienia Zamawiającemu faktury (w przypadku faktury w KSeF – od dnia jej udostępnienia Zamawiającemu w KSeF). Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Wykonawcy.”
4Zał. nr 3 do SWZ – Projekt umowy w § 4 ust. 6 zawiera zapis w zakresie płatności za
pośrednictwem KSeF.
Wykonawca informuje, iż w związku z obowiązkiem wynikającym z ustawy o podatku od
towarów i usług, począwszy od 1 lutego 2026 r. faktury za wykonane usługi wystawiane są w
formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) i posiadają
numer identyfikujący nadany w tym systemie, za wyjątkiem przypadku całkowitej awarii
systemu KSeF.
Ponadto Wykonawca informuje, iż w przypadku wystąpienia awarii częściowej KSeF, w
rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, Wykonawca może faktury
wystawione bez nadanego numeru KSeF przekazać w postaci elektronicznej w sposób
uzgodniony z Zamawiającym. W przypadku wystąpienia awarii całkowitej KSeF, w
rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, Wykonawca przekaże faktury w
postaci elektronicznej i w sposób uzgodniony z Zamawiającym. Jednocześnie zwracamy
uwagę, iż fakturę uznaje się za dostarczoną w momencie wysłania wiadomości o ile nie
otrzymano informacji o niedostarczeniu wiadomości.
Dlatego Wykonawca wnosi do Zamawiającego o uwzględnienie w § 4 Projektu umowy
sposobów postępowania w przypadku braku możliwości udostępnienia faktury za
pośrednictwem KSeF, w szczególności z powodu awarii KSeF lub innych przeszkód
technicznych poprzez dodanie kolejnego ust. w § 4 o następującej treści:
„W przypadku braku możliwości udostępnienia faktury za pośrednictwem KSeF, w szczególności
z powodu awarii KSeF lub innych przeszkód technicznych Wykonawca przekaże Zamawiającemu
wizualizację faktury na adres e-mail: …………… lub w formie papierowej doręczy do siedziby
Zamawiającego.”
Zamawiający w § 4 dodaje ust. 13, który brzmi:
„W przypadku braku możliwości udostępnienia faktury za pośrednictwem KSeF, w
szczególności z powodu awarii KSeF lub innych przeszkód technicznych Wykonawca przekaże
Zamawiającemu wizualizację faktury na adres e-mail: …………… lub w formie papierowej
doręczy do siedziby Zamawiającego.”
5Wykonawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie, czy w przypadku wyboru jego oferty
Zamawiający wyrazi zgodę na dołączenie do umowy jako dodatkowego załącznika, klauzul
zgodności według poniższego wzoru stosowanego przez Wykonawcę:
Załącznik nr ….
Klauzule zgodności (Compliance)
1. Klauzula Antykorupcyjna (….)
2. Klauzula sankcyjna (…)
3. Klauzula należytej staranności oraz standardy ESG (…).
Zamawiający wyraża zgodę na powyższe.
6Czy Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z udostępnionego bezpłatnie przez
Wykonawcę elektronicznego narzędzia do nadawania i śledzenia przesyłek?
Aplikacja usprawnia i automatyzuje proces przygotowania korespondencji, umożliwia
rejestrację przesyłek, generowanie dokumentów nadawczych w formie elektronicznej,
automatyczne przekazywanie pliku z przesyłkami do wybranej placówki Wykonawcy oraz
elektroniczną komunikację pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
Aplikacja jest dostępna online, a Wykonawca zapewnia bezpłatne szkolenia, materiały oraz
wsparcie techniczne przy jej wdrożeniu.
Zamawiający korzysta z aplikacji Elektroniczny Nadawca.
7Wykonawca prosi o potwierdzenie, że Zamawiający będzie się zaopatrywał samodzielnie w
druki ZPO dla wszystkich przesyłek nadawanych w trybach specjalnych np. KPA, KPC,
Ordynacja Podatkowa oraz, że stosowane druki ZPO będą zgodne z przepisami prawa oraz
wzorami opublikowanymi na stronie internetowej Wykonawcy.
Zamawiający w razie potrzeby sam zaopatrzy się w wymienione druki.
Historia zmian
12.10.2026 — publikacja ogłoszenia
26.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
29.10.2026 — upływ terminu składania ofert