Przetarg nieograniczony · PN702156-2026
system elektronicznego obiegu dokumentów – Piotrków Trybunalski
Przedmiot zamówienia
AIZakup i wdrożenie jednego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD) dla szpitala, obejmującego dostawę licencji i wdrożenie systemu.
Trudność: średnia
Wdrożenie szpitalnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów wymaga doświadczenia i koordynacji prac wdrożeniowych.
Terminy realizacji
Termin wykonania (dostawa i wdrożenie)
3 miesiące od podpisania umowy
3 miesiące od podpisania umowy
Gwarancja i wsparcie techniczne
36 miesięcy od podpisania protokołu odbioru końcowego
36 miesięcy od podpisania protokołu odbioru końcowego
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 projekty obejmujące dostawę licencji, wdrożenie i wsparcie elektronicznego systemu obiegu dokumentów, każda ≥ 500 000 zł brutto, w ostatnich 3 latach (lub krócej jeśli działalność krótsza)
2Kierownik projektu — min. 1 osoba z doświadczeniem w samodzielnym kierowaniu i koordynowaniu prac wdrożeniowych w min. 2 projektach obejmujących wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, wartość zadania min. 300 000 zł brutto każde
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Czas usunięcia błędubłąd krytyczny 4–12 h, zwykły 7–60 dni roboczych
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 10).
Pytania i odpowiedzi
79Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W wymaganiu nr 2 Zamawiający napisał: Rozwiązanie musi składać się z dwóch części – zewnętrznej i wewnętrznej i realizować przez to dostęp do wybranych funkcjonalności SEOD dla użytkowników logujących się z zewnątrz sieci Zamawiającego. Na etapie analizy zostaną zdefiniowane obszary i funkcje SEOD, które będą dostępne dla użytkowników, którzy logują się wewnątrz sieci Zamawiającego oraz te które będą dostępne z zewnątrz. Część wewnętrzną tworzy System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) zainstalowany na serwerze wewnątrz jednostki. Jest to zadanie projektowe związane między innymi z uprawnieniami w systemie. Prosimy o wskazanie jakie dokładnie obszary systemu wskazane w OPZ należą do części zewnętrznej, a które mają być realizowane jako część wewnętrzna?
Zamawiający rezygnuje z zapisów wymagania nr 2.
2W wymaganiu nr 3 Zamawiający napisał: Część zewnętrzną tworzy SEOD udostępniający informacje publiczne – dostępne spoza wewnętrznej sieci Zamawiającego. Zainstalowany system zewnętrzny powinien być dostępny w sieci Internet. W świetle pytania nr 1 – prosimy o doprecyzowanie co Zamawiający ma na myśli definiując część zewnętrzną? Czy SEOD ma się łączyć z istniejącą stroną internetową Zamawiającego? W jakim zakresie? Prosimy o doprecyzowanie architektury systemu.
Zamawiający rozumie, że chodzi o dalszą część wymagania nr 2, a nie wymagania nr 3. Zgodnie z odpowiedzią na pytanie 1, wymagania nr 2 zostały wykreślone.
3W wymaganiu nr 6 Zamawiający napisał, że: System musi być zaprojektowany w technologii „Responsive web design” co oznacza, że wygląd i układ interfejsu użytkownika powinien samoczynnie dostosowywać się do rozmiaru okna przeglądarki, w której jest wyświetlany np. na komputerze, w smartfonie lub tablecie.
Pytający zwraca uwagę, że obecne wymaganie może być interpretowane jako obowiązek zapewnienia pełnej funkcjonalności wszystkich modułów i procesów SEOD na każdym rodzaju urządzenia, niezależnie od rozmiaru ekranu, systemu operacyjnego i przeglądarki. Taka interpretacja istotnie wpływa na architekturę rozwiązania, zakres prac projektowych i programistycznych, liczbę wymaganych testów, koszt wdrożenia oraz termin realizacji.
W konsekwencji wykonawcy mogą przyjąć odmienne założenia: od zapewnienia jedynie poprawnego wyświetlenia strony logowania i podstawowych informacji, aż po pełną obsługę wszystkich procesów, formularzy, zestawień, dokumentów i funkcji administracyjnych na smartfonie. Prowadzi to do nieporównywalności ofert oraz utrudnia jednoznaczne ustalenie zakresu zobowiązania wykonawcy. Art. 99 ust. 1 PZP wymaga, aby przedmiot zamówienia został opisany jednoznacznie i wyczerpująco, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności wpływających na sporządzenie oferty. Wymagane cechy powinny być również związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do jego wartości oraz celów. Oficjalny komentarz UZP wskazuje ponadto, że nieprawidłowy może być także opis nadmiernie szczegółowy, jeżeli prowadzi do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji. (Prawo zamówień publicznych. Komentarz)
Zamawiający wymaga, aby interfejs SEOD samoczynnie dostosowywał się do urządzeń takich jak komputer, smartfon i tablet.
Prosimy zatem o potwierdzenie, że Zamawiający uznaje za spełnione wymaganie biznesowe i zmienia zapis brzmienia wymagania w następującej postaci:
System musi być zaprojektowany tak, że wygląd i układ interfejsu użytkownika powinien samoczynnie dostosowywać się do rozmiaru okna przeglądarki, w której jest wyświetlany na komputerze.
System musi być zaprojektowany w taki sposób, aby wygląd i układ interfejsu użytkownika samoczynnie dostosowywał się do rozmiaru okna przeglądarki, w której jest wyświetlany na komputerze (w tym laptopie). Zamawiający zmienia brzmienie pkt. 6 OPZ.
4W wymaganiu nr 9 Zamawiający napisał: Dostarczone rozwiązanie musi umożliwiać pracownikom wydajną pracę. Odpowiednia wydajność oznacza, że System nie jest uciążliwy dla użytkowników i charakteryzuje się odpowiednio szybką reakcją na działania użytkowników przy szyfrowanym połączeniu między przeglądarką a serwerem, w warunkach pełnej przepustowości sieci wewnętrznej Zamawiającego. Warunek ten nie dotyczy funkcji, które są związane z wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych takich jak np. sporządzanie raportów i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie codziennej, rutynowej pracy z systemem. Pragniemy zaznaczyć, że wydajność systemu zależy również od zdefiniowanej na etapie wdrożenia, a przygotowanej przez Zamawiającego. Prosimy o doprecyzowanie wymagania dotyczącego „odpowiednio szybkiej reakcji Systemu” poprzez wskazanie mierzalnych maksymalnych czasów odpowiedzi dla typowych operacji, liczby jednoczesnych użytkowników, referencyjnego wolumenu danych, parametrów infrastruktury i sieci.
W pozostałym zakresie wymaganie nr 9 SWZ pozostaje bez zmian.
Odp. Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy SWZ i jednocześnie precyzuje mierzalne parametry wydajnościowe systemu w następujący sposób:
Czas reakcji i obciążenie: Zamawiający wymaga, aby czas reakcji Systemu dla 95% operacji standardowych (rutynowych, wykonywanych w trakcie codziennej pracy) wynosił mniej niż 8 sekund (<8s), przy jednoczesnej pracy 60 użytkowników zalogowanych w tym samym momencie.
Infrastruktura sieciowa: Powyższy parametr wydajnościowy musi zostać zapewniony w warunkach pełnej przepustowości sieci wewnętrznej Zamawiającego, która wynosi minimum 1 Gb/s.
Stanowisko pracy użytkownika (końcowe): Wydajność interfejsu (przeglądarki) po stronie użytkownika należy odnieść do sprzętu o wydajności osiągającej przynajmniej 1500 punktów w teście referencyjnym SYSmark 30 Overall Rating.
5Pytanie 5. W wymaganiu nr 14 Zamawiający napisał: SEOD musi pozwalać na dostęp dla użytkowników spoza grona pracowników należących do organizacji, jak np. dla kontrahentów, zewnętrznych prawników.
Czy w rozumieniu wymagań 2 i 3 – Zamawiający uznaje, że są to użytkownicy części Zewnętrznej? Prosimy o wskazanie kategorii tych użytkowników, przypisanych im ról i uprawnień, procesów oraz czynności, które mają realizować, zakresu dostępnych dokumentów i danych, sposobu uwierzytelnienia, przewidywanej liczby kont i jednoczesnych sesji oraz informacji.
Czy sesje te wliczają się do limitu 60 Sesji Równoległych Użytkowników.
Czy Zamawiający rozumie spełnienie tego wymagania jako bezpieczny, uwierzytelniony portal lub dedykowany interfejs zewnętrzny, zintegrowany z SEOD i udostępniający zamknięty katalog funkcji, bez zapewniania użytkownikom zewnętrznym dostępu do pełnego interfejsu części wewnętrznej?
Odp.
a. Wymagania 2 wykreślono.
b. Tak sesje te wliczają się do limitu.
c. Zamawiający informuje, że na moment składania ofert oraz początkowego etapu wdrażania systemu nie przewiduje ani nie wymaga udostępniania użytkownikom zewnętrznym pełnego interfejsu części wewnętrznej SEOD, ani budowy dedykowanego portalu zewnętrznego czy interfejsu integracyjnego.
W obecnej architekturze biznesowej nie zidentyfikowano potrzeby biznesowej dla takiego rozwiązania. Jednocześnie Zamawiający zaznacza, że w przyszłości – wraz z rozwojem działalności i potencjalnym nawiązaniem nowych współprac biznesowych – może pojawić się potrzeba bezpiecznej integracji z podmiotami zewnętrznymi.
W związku z tym system powinien charakteryzować się elastycznością oraz architekturą umożliwiającą w przyszłości realizację bezpiecznego, uwierzytelnionego dostępu do zamkniętego katalogu funkcji (zewnętrzny portal), bez konieczności dawania dostępu do wewnętrznej struktury systemu.
6Pytanie 6. Dotyczy wymagania nr 16: W odniesieniu do wymagania dotyczącego zakładania spraw z wbudowanej przeglądarki skanowanych dokumentów prosimy o potwierdzenie, że intencją Zamawiającego jest zachowanie następującej kolejności czynności: 1. rejestracja przesyłki lub dokumentu wpływającego wraz z wymaganymi metadanymi; 2. dołączenie zeskanowanego pliku jako odwzorowania cyfrowego zarejestrowanej przesyłki; 3. dekretacja lub przekazanie dokumentu; 4. dołączenie dokumentu do istniejącej sprawy albo założenie na jego podstawie nowej sprawy. Zwracamy na to uwagę, ponieważ obecne sformułowanie może sugerować możliwość zakładania spraw bezpośrednio z plików znajdujących się w buforze skanera lub repozytorium, bez uprzedniej rejestracji przesyłki i nadania jej wymaganych metadanych. Nie określa również, czy każdy zeskanowany dokument ma powodować utworzenie nowej sprawy, czy może zostać dołączony do sprawy już istniejącej. Wymaganie może też wskazywać na rozwiązanie konkretnego wykonawcy.
Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający uzna za spełnione wymaganie biznesowe i zmienia zapis brzmienia wymagania w taki sposób, że: System musi umożliwiać rejestrację dokumentów na podstawie zeskanowanych plików, a w dalszej kolejności zakładanie spraw.
Odp. Zamawiający potwierdza intencję wskazaną w pytaniu i dopuszcza zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązanie oraz opisaną kolejność czynności.
Zamawiający zgadza się, że prawidłowy proces biznesowy może obejmować w pierwszej kolejności rejestrację przesyłki/dokumentu na podstawie zeskanowanego pliku (wraz z nadaniem wymaganych metadanych), a dopiero w dalszych krokach zakładanie nowej sprawy lub dołączenie dokumentu do sprawy już istniejącej.
Zamawiający uznaje za spełnione wymaganie biznesowe nr 16 w przypadku zaoferowania systemu realizującego powyższą ścieżkę postępowania. Brzmienie wymagania nr 16 w SWZ pozostaje bez zmian.
7W odniesieniu do wymagania 35: W SEOD musi istnieć wewnętrzny mechanizm podglądu dokumentów. Minimalne formaty wymagane przez Zamawiającego to pliki pdf, doc, docx, odt, rtf, jpg, png, tiff.
Pytający zwraca uwagę, że wewnętrzny podgląd formatów biurowych doc, docx, odt i rtf wymaga zastosowania dodatkowego mechanizmu renderującego albo konwersji dokumentów do formatu podglądowego. Nie jest tożsamy z możliwością przechowywania, pobierania i otwierania tych plików w aplikacji dostępnej na stacji użytkownika. Poza tym oryginalnie brzmiące wymaganie może też wskazywać na rozwiązanie konkretnego wykonawcy.
Dlatego wnosimy o zmianę zapisu na: W SEOD musi istnieć wewnętrzny mechanizm podglądu dokumentów. Minimalne formaty wymagane przez Zamawiającego to pliki pdf, jpg, png.
Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na zmianę zapisu i podtrzymuje dotychczasowe brzmienie wymagania.
Poniżej przedstawiamy szczegółowe uzasadnienie decyzji:
• Cel biznesowy i wygoda użytkowników: Kluczowym założeniem systemu SEOD jest umożliwienie użytkownikom szybkiej weryfikacji treści dokumentów bezpośrednio w oknie przeglądarki, bez konieczności każdorazowego pobierania plików na stację roboczą i uruchamiania zewnętrznych aplikacji pakietu biurowego. Ograniczenie podglądu wyłącznie do plików PDF i graficznych znacząco obniżyłoby efektywność pracy operacyjnej.
• Neutralność technologiczna: Wymaganie nie wskazuje na rozwiązanie konkretnego wykonawcy. Na rynku istnieje wiele powszechnie dostępnych, zarówno komercyjnych, jak i otwartych (open-source) bibliotek oraz komponentów realizujących konwersję i renderowanie formatów biurowych (doc, docx, odt, rtf) do formatów podglądowych (np. PDF lub HTML). Dobór odpowiedniego mechanizmu renderującego leży w gestii Wykonawcy w ramach profesjonalnego charakteru prowadzonej działalności.
• Rozróżnienie funkcji: Zamawiający jest w pełni świadomy technicznej różnicy pomiędzy wewnętrznym podglądem (renderowaniem) a operacjami pobierania czy edycji plików na stacji użytkownika. Oczekiwanym zachowaniem systemu jest właśnie zapewnienie automatycznego renderowania wskazanych formatów wewnątrz aplikacji.
Historia zmian
12.10.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
23.10.2026 — sprostowanie
30.10.2026 — sprostowanie (Zmiana terminu i składania ofert.)
04.11.2026 — sprostowanie (1) Modyfikacja w zakresie warunku zdolności technicznej i zawodowej - Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), wykonał należycie, a - w przypadku świadczeń okresowych lub o charakterze ciągłym również wykonuje należycie, co najmniej 2 projekty obejmujące dostawę licencji, wdrożenie i wsparcie elektronicznego systemu obiegu dokumentów, o wartości nie mniejszej niż 500 000,00 zł brutto każda (słownie: pięćset tysięcy złotych), na które składały się dostawa, instalacja i wdrożenie systemu SEOD, według wykazu, którego wzór stanowi Załącznik nr 8 do SWZ. 2) Zmiana terminu składania i otwarcia ofert.)
06.11.2026 — sprostowanie