Podstawowy z negocjacjami2026/BZP 00516082/01
usług pocztowych i kurierskich – gmina Biesiekierz
Gmina Biesiekierz3 aktualne · 30 w archiwum·NIP 4990527492·zachodniopomorskie
Przedmiot zamówienia
AI- Listy polecone za potwierdzeniem odbioru (krajowe): 24 170 szt. (formaty S, M, L)
- Listy zwykłe nierejestrowane (krajowe): 400 szt. (S)
- Listy polecone (zwykłe i priorytetowe, krajowe): 170 szt. (S)
- Listy polecone za potwierdzeniem odbioru priorytetowe (krajowe): 105 szt. (S, M, L)
- Listy zagraniczne polecone za potwierdzeniem odbioru, strefa A: 30 szt. (do 500 g)
- Przesyłki kurierskie: 5 szt. (format S)
- Listy zwykłe nierejestrowane priorytetowe: 2 szt. (S)
Trudność: średnia
Zakres obejmuje różne typy przesyłek krajowych i zagranicznych o zróżonym udziale, co wymaga systematycznej analizy.
Terminy realizacji
Czas realizacji
01.01.2027–31.12.2027
01.01.2027–31.12.2027
Warunki udziału
AI1Uprawnienia — wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa UKE, uprawniający do wykonywania działalności pocztowej na terenie całego kraju (art. 6 ustawy Prawo pocztowe)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowychTAK = 40 pkt, brak odpowiedzi = brak możliwości
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 4 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: 10% niewykorzystanej części wynagrodzenia brutto za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy (§ 7 ust. 1 pkt 1, zał. nr 5).
- Kary umowne: 200,00 zł za każdy dzień zwłoki za nieprzedłożenie wykazu osób (§ 7 ust. 1 pkt 2 i 3).
- Łączny limit kar: 30% wynagrodzenia umownego brutto (§ 7 ust. 3).
Pozostałe 2 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
38Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z propozycją dopuszczenia możliwości świadczenia usług w zakresie ich przyjmowania z wykorzystaniem systemu informatycznego, który automatycznie dopuszcza możliwość korzystania z bezpłatnej internetowej aplikacji elektronicznej. Aplikacja dokonuje automatycznego przekazywania i odbierania plików z informacjami o zarejestrowanych usługach, komunikując się bezpośrednio z placówką pocztową wskazaną w umowie. Czy Zamawiający dopuszcza zastosowanie programu elektronicznego – EN (elektroniczny nadawca).
Dzięki aplikacji Zamawiający będzie miał możliwość wygenerowania nalepek adresowych gotowych do druku czy książki nadawczej, ułatwi ona również dostęp do dokumentacji związanej z obsługą przesyłek oraz umożliwi Zamawiającemu przygotowanie raportu z nadanych przesyłek. Aplikacja umożliwia ponadto elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej jak również składanie reklamacji w formie elektronicznej, co usprawnia proces i skraca okres oczekiwania na jej rozpatrzenie. W razie potrzeby, istnieje możliwość importu danych o przesyłkach za pomocą integracji aplikacji z WebAPI lub XML zgodny z wymaganiami Wykonawcy oraz z plików XLS.
Czy Zamawiający jest zainteresowany wykorzystaniem powyższej aplikacji przy świadczeniu usług ?
Zamawiający nie dopuszcza możliwości świadczenia usług w zakresie ich przyjmowania z wykorzystaniem systemu informatycznego oferowanego przez Wykonawcę.
2Zamawiający określił przedmiot zamówienia jako: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym. Jednocześnie Zamawiający zobowiązał wykonawcę do świadczenia usług na podstawie ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (dalej Ustawa), czyli także zgodnie z przepisami wykonawczymi do Ustawy.
W związku z powyższym wykonawca zwraca się o wyjaśnienie, czy poprzez usługę pocztową Zamawiający rozumie usługę pocztową określoną w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy, zdefiniowaną ustawowo w następujący sposób: Usługę pocztową stanowi, wykonywane w obrocie krajowym lub zagranicznym, zarobkowe: realizowane łącznie lub rozdzielnie przyjmowanie, sortowanie, doręczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych ?
Jeżeli, jak wskazał Zamawiający, przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe określone w Ustawie, a ich świadczenie powinno być realizowane na podstawie przepisów Ustawy, czy Zamawiający potwierdza, że podstawą prawną, zgodnie z art. 14 Ustawy, świadczenia usług pocztowych są: umowy o świadczenie usług pocztowych zawierane między nadawcami a operatorami pocztowymi?
Wykonawca wskazuje, że zgodnie z ustawową definicją zawartą w art. 3 pkt. 10) Ustawy, nadawcą jest podmiot, który zawarł z operatorem pocztowym umowę o świadczenie usługi pocztowej.
Przekładając to na przedmiotowe zamówienie Wykonawca wnosi o potwierdzenie, czy w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty, nadawcą przesyłek będzie Zamawiający, tj. Gmina Biesiekierz, która wybierze jednego operatora pocztowego i zawrze z tym operatorem umowę o świadczenie usług pocztowych?
Zamawiający rozumie usługę pocztową, jako usługę zdefiniowaną w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.
Zamawiający potwierdza, że podstawą prawną, zgodnie z art. 14 Ustawy, świadczenia usług pocztowych będą:
a) umowy o świadczenie usług pocztowych zawierane między nadawcami a operatorami pocztowymi,
b) umowy o współpracę zawierane między operatorami pocztowymi.
Zamawiający potwierdza, że zgodnie z zapisami zawartymi w SWZ nadawcą przesyłek będzie Zamawiający – Gmina Biesiekierz.
3W załączniku nr 1a - Formularzu cenowym, Zamawiający wskazał przesyłki bez podania ich ilości. Czy dla tych pozycji podać w formularzu cenę jednostkową?
Zamawiający potwierdza, że ceny jednostkowe należy podać również dla pozycji, przy których Zamawiający nie wskazał ilości.
4Czy przesyłki kurierskie będą nadawane tradycyjnie z wykorzystaniem etykiety adresowej nakładu Wykonawcy, czy poprzez bezpłatną elektroniczną aplikację?
Nadawanie przesyłek z wykorzystaniem druku Wykonawcy wiąże się z dodatkową opłatą doliczaną do kosztu nadania przesyłki.
Przesyłki kurierskie będą nadawane tradycyjnie z wykorzystaniem etykiety adresowej.
5Czy odbiór przesyłek kurierskich będzie odbywał się poprzez wezwanie kuriera, czy Zamawiający sam będzie dostarczał przesyłki do placówki Wykonawcy?
Zamawiający sam będzie dostarczał przesyłki do placówki Wykonawcy.
6Czy Zamawiający akceptuje, że przesyłki na warunkach szczególnych mogą być nadawane wyłącznie jako przesyłki kurierskie (ostrożnie)?
Przedmiotowe zamówienie nie obejmuje usług w zakresie nadawania przesyłek na warunkach szczególnych w rozumieniu rozporządzenia Ministra Administracji I Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. Jeżeli Zamawiający byłby zobligowany do nadania przesyłki na warunkach szczególnych w rozumieniu ww. rozporządzenia, to nada ją na podstawie odrębnej umowy.
7W SWZ Rozdział II dział 1 Przedmiot zamówienia pkt. 6 b) Warunki rozliczenia wykonania przedmiotu zamówienia widnieje zapis: ,, płatności będą dokonywane (…), w ciągu 21 dni licząc od dnia wystawienia faktury VAT’’, natomiast we wzorze umowy § 5 ust 6 widnieje zapis: „Należność wynikającą z faktury, Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w ciągu 21 dni licząc od dnia dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT”
Wykonawca zwraca uwagę na fakt, iż Przepisy prawa nie przewidują instytucji „prawidłowej” faktury VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług w art. 106e wymienia niezbędne elementy, która musi zawierać faktura. W przypadku błędów lub braków w fakturze podatnik zobowiązany jest zgodnie z art. 106j wystawić fakturę korygującą bądź notę korygującą – zgodnie z art. 106k. Faktura korygująca/nota księgowa nie dokumentuje odrębnego, niezależnego zdarzenia gospodarczego, lecz odnosi się ściśle do stanu zaistniałego w przeszłości. Punktem odniesienia do faktury korygującej/noty księgowej jest zatem faktura pierwotna.
Ponadto Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach. Zapis o poprawnie wystawionej fakturze nie może zostać zaakceptowany przez Wykonawcę, gdyż rodzi niebezpieczeństwo długoterminowego odwlekania z zapłatą przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy za zrealizowane usługi
Wobec powyższego Wykonawca wnosi o zmianę treści na:
„Należność za realizację przedmiotu zamówienia będzie przekazywana miesięcznie, po każdym zakończonym miesiącu, na postawie wystawionej faktury, w terminie do 21 dni od jej wystawienia przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.”
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację § 5 ust. 6 wzoru umowy.
8We wzorze umowy § 5 ust 5 widnieje zapis o rozliczeniach finansowych, Wykonawca wnosi o modyfikacje zapisu na następujący:
,,Podstawą rozliczeń finansowych jest suma opłat za świadczone usługi stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych, w okresie rozliczeniowym, zgodnie z cennikami i warunkami cenowymi obowiązującymi w dniu nadania przesyłek’
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację § 5 ust. 6 wzoru umowy.
9Wykonawca wnosi o dodanie zapisu regulującego sposób postepowania w przypadku wystąpienia awarii częściowej i całkowitej Ksef w §5 umowy o treści :
1. W przypadku udostępnienia faktur w postaci elektronicznej, w tym w sytuacji wystąpienia awarii lub awarii całkowitej systemu KSeF, o których mowa w pkt 6 umowy:
a) faktury będą wystawiane na dane Zamawiającego i przesyłane w sposób określony w lit. d-j,
b) Zamawiający oświadcza, że adresem e-mail właściwym do przesyłania informacji dotyczących rozliczeń wynikających z Umowy jest …………………………………..
c) Zmiana zasad wystawiania i przesyłania faktur, określonych w pkt 1 oraz zmiana adresu e-mail Wykonawcy, wskazanego w lit. b, nie wymaga aneksowania Umowy, pod warunkiem niezwłocznego, pisemnego powiadomienia o tym fakcie drugiej Strony Umowy. Brak informacji o zmianie, skutkuje tym, że wszelkie informacje przekazane na adres wskazany w lit. b uznaje się za skutecznie dostarczone,
d) Zamawiający wyraża zgodę na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych przez Wykonawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formacie PDF,
e) Wykonawca zobowiązuje się przesyłać faktury (oraz faktury korygujące i duplikaty faktur) drogą elektroniczną w formacie PDF,
f) Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e- mail……………………….
g) Zamawiający oświadcza, że adresem e-mail właściwym do przesyłania faktur jest: …………………..
h) Strony zobowiązują się co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w lit. f-g poinformować o tym drugą Stronę drogą elektroniczną. Zmiana nie wymaga sporządzenia aneksu do Umowy,
i) Zamawiający jest uprawniony do cofnięcia zgody na przesyłanie przez Wykonawcę faktur drogą elektroniczną. W przypadku cofnięcia zgody, kolejne faktury będą wystawiane przez Wykonawcę w postaci papierowej, począwszy od 1 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym Wykonawca otrzyma oświadczenie o cofnięciu zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Wykonawca ma prawo do wystawiania i przesyłania faktur w postaci papierowej w przypadku, gdy konieczność taka wynikać będzie z braku możliwości przesłania faktury drogą elektroniczną,
j) cofnięcie zezwolenia, o którym mowa w lit. d, może nastąpić w formie pisemnej lub drogą elektroniczną
Postępowanie w przypadku awarii KSeF jest uregulowane w przepisach powszechnie obowiązujących. Zamawiający nie widzi potrzeby modyfikacji postanowień umowy.
10We wzorze umowy § 5 ust 6 widnieje zapis:
,,W przypadku wystawienia przez Wykonawcę faktury niezgodnej z postanowieniami niniejszej
umowy lub zawierającej nieprawidłowe kwoty do obciążenia rachunku Zamawiającego,
Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej, a termin do zapłaty
wynagrodzenia rozpoczyna bieg od daty doręczenia Zamawiającemu faktury korygującej’’
Na nieprawidłowości stwierdzone przez Zamawiającego w otrzymanej fakturze VAT,
Wykonawca wystawi fakturę korygującą która zgodnie z ustawą nie zwalnia Zamawiającego z
zapłaty w wyznaczonym terminie. Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa sytuacje, w których
podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy
grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i
stwierdzające inne pomyłki. Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu
faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
Zwracamy się z prośbą o usunięcie niniejszego zapisu. Jednocześnie zwracamy uwagę, iż
faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur
w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w wystawionej fakturze należy przesłać zgłoszenie
do Contact Center. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wystawionej fakturze lub
gdy jej wystawienie było bezpodstawne, wykonawca wystawi fakturę korygującą, której termin
płatności będzie naliczany w ten sam sposób co termin płatności faktury pierwotnej.
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację § 5 ust. 6 wzoru umowy.
Historia zmian
02.11.2026 — publikacja ogłoszenia
06.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)