Po terminie
Usługa obsługi wydruku – Lublin
Izba Administracji Skarbowej w Lublinie10 aktualnych · 259 w archiwum·NIP 7121067254·lubelskie
Składanie ofert: 17 lipca 2026
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (wydzierżawa + serwis): 469 stacjonarnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukujących (7 typów, w tym drukarki na koperty/blankiety) + 13 mobilnych drukarek termicznych A4, z instalacją, konfiguracją i wdrożeniem w lokalizacjach Zamawiającego.
- Serwis urządzeń własnych: 132 stacjonarne urządzenia Zamawiającego + materiały eksploatacyjne do 76 drukarek mobilnych i 14 stacjonarnych + papier termiczny A4 do 5 mobilnych drukarek termicznych.
- Usługa Centralnego Wydruku (CW): serwer w infrastrukturze CIRF, oprogramowanie CW, licencje (w tym SQL Server), wdrożenie na zasobach CIRF, wsparcie techniczne, aktualizacje i usuwanie podatności.
- Funkcjonalności + szkolenia: wydruk podążający, OCR, skanowanie do e-mail, kopiowanie, skanowanie; przeszkolenie pracowników Zamawiającego; platforma zgłaszania awarii; 200 kart zbliżeniowych ATS 1475 Hi-Tag2.
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje dużą flotę (~500 urządzeń), integrację z infrastrukturą IT Resortu Finansów (CIRF, AD, WAN), wymogi bezpieczeństwa (RODO, KSC/NIS2), funkcjonalności wydruku podążającego i OCR oraz ścisłe SLA (4 dni na naprawę, urządzenie zastępcze), co czyni je technicznie złożonym.
Terminy realizacji
Termin realizacji
od podpisania umowy, uruchomienie 2 sierpnia 2026 r.
od podpisania umowy, uruchomienie 2 sierpnia 2026 r.
Czas trwania umowy
26 miesięcy od uruchomienia wydruku
26 miesięcy od uruchomienia wydruku
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 1 usługa dzierżawy/najmu urządzeń wielofunkcyjnych, drukarek, kserokopiarek z utrzymaniem min. 12 mies., wartość ≥ 1 000 000 zł brutto, ostatnie 3 lata; nie sumuje się realizacji
2Serwis gwarancyjny — status autoryzowanego serwisu gwarancyjnego producenta urządzeń zaoferowanych w ramach usługi
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
80%
Czas reakcji na zgłoszoną awarię8–16 h roboczych
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (17 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 40 000,00 zł
- Zabezpieczenie należytego wykonania: 5% ceny umowy brutto
- Kary umowne: szczegóły w projekcie umowy (Załącznik nr 7 do SWZ)
Pytania i odpowiedzi
19Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W Załączniku nr 3 do umowy – „Parametry techniczno-użytkowe dzierżawionych urządzeń” – dla pozycji 2, tj. urządzeń TYP II, oraz pozycji 6, tj. urządzeń TYP VI, Zamawiający wskazał jako wymagany typ urządzenia: „Urządzenie wielofunkcyjne A4”, a także określił obsługiwane formaty papieru jako „od A6 do A4”.
W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, że dla pozycji 2 oraz 6 Zamawiający wymaga zaoferowania urządzeń w formacie A4, a zaoferowanie urządzeń w formacie A3, nawet jeżeli obsługują one również format A4 i spełniają pozostałe parametry techniczno-użytkowe, będzie uznane za niezgodne z wymaganiami SWZ.
Jednocześnie prosimy o potwierdzenie, że intencją Zamawiającego jest pozyskanie urządzeń odpowiadających klasie i przeznaczeniu urządzeń A4, w szczególności z uwagi na ich mniejsze gabaryty, łatwiejsze rozmieszczenie w lokalizacjach Zamawiającego, możliwość ustawienia zgodnie z opisem w SWZ oraz potencjalnie niższe zużycie energii w stosunku do urządzeń A3.
Dopuszczenie urządzeń A3 dla pozycji 2 i 6 mogłoby prowadzić do zaoferowania urządzeń większych, cięższych i bardziej energochłonnych niż urządzenia A4, co nie odpowiadałoby wskazanemu przez Zamawiającego formatowi oraz założeniom funkcjonalno-użytkowym dla tych pozycji.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ i potwierdza, że w typie II i VI urządzeń intencją Zamawiającego jest pozyskanie urządzeń obsługujących formaty od A6 do A4 wymienione w specyfikacji parametrów techniczno-użytkowych tych typów. Zaoferowane urządzenia obsługujące wymienione w specyfikacji formaty oraz format A3 będą uznane z niezgodne z wymogami SWZ dla w/w typów urządzeń. Urządzenia obsługujące formaty od A6 do A3 są określone jako typ IV i V.
1Dotyczy: Rozdziału VII ust. 5 pkt 2 oraz Rozdziału VIII ust. 2 pkt 10 SWZ
Pytanie: Zgodnie z zapisami SWZ (Rozdział VII ust. 5 pkt 2) Zamawiający postawił warunek
udziału w postępowaniu polegający na wymogu posiadania przez Wykonawcę statusu
autoryzowanego serwisu gwarancyjnego producenta urządzeń zaoferowanych w ramach
świadczenia usługi, co ma zostać potwierdzone stosownym oświadczeniem producenta
(Rozdział VIII ust. 2 pkt 10).
Uzasadnienie:
W odniesieniu do urządzeń mobilnych (TYP VIII), Zamawiający wymaga dostarczenia zaledwie
13 sztuk drukarek termicznych, co stanowi ułamek procenta całej floty kontraktowej liczącej
blisko 500 maszyn. Zmuszanie ogólnokrajowego wykonawcy do przechodzenia pełnej ścieżki
certyfikacji u niszowego producenta sprzętu mobilnego (celem uzyskania autoryzacji tylko dla
13 drukarek pobocznych) stanowi rażące naruszenie zasady proporcjonalności i utrudnia
uczciwą konkurencję. Interes Zamawiającego jest bowiem w 100% zabezpieczony
rygorystycznymi zapisami SLA (4 dni na naprawę, obowiązek dostarczenia urządzenia
zastępczego, wysokie kary umowne), a to sprawność sieci serwisowej Wykonawcy jest
realnym gwarantem usługi, a nie certyfikat producenta.
Czy w celu zachowania zasady uczciwej konkurencji i proporcjonalności, Zamawiający wykreśli
przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu? Ewentualnie, czy Zamawiający zmodyfikuje
ten warunek, dopuszczając w przypadku zaoferowania urządzeń mobilnych (TYP VIII) uznanie
za wystarczające oświadczenia własnego Wykonawcy o przejęciu pełnej odpowiedzialności z
tytułu rękojmi i gwarancji, w tym gwarancji natychmiastowej wymiany uszkodzonego
urządzenia na nowy lub sprawny egzemplarz z zapasu magazynowego Wykonawcy?
Zamawiający informuje, że planuje dokonać zmiany zapisów SWZ i ogłoszenia w zakresie opisanym w Rozdziale VII ust. 5 pkt 2 i w Rozdziale VIII ust. 2 pkt 10 SWZ oraz w zakresie terminu składania ofert i terminu związania ofertą, o czym zostaną Państwo powiadomieni odrębnym pismem po opublikowaniu ogłoszenia o zmianie ogłoszenia (Sprostowanie, Ogłoszenie zmian lub dodatkowych informacji) w Dzienniku Urzędowym UE.
1Do punktu 10 OPZ:
W odniesieniu do wymagania dotyczącego funkcjonalności skanowania dokumentów na adres
e-mail użytkownika (w tym wysyłki linku dla plików powyżej 2 MB oraz retencji plików),
prosimy o doprecyzowanie, czy wskazana funkcjonalność ma być zapewniona wyłącznie dla
urządzeń objętych usługą wydruku podążającego (z autoryzacją użytkownika), czy również dla
urządzeń nieobjętych tym systemem.
W przypadku gdy wymaganie dotyczy wszystkich urządzeń, prosimy o potwierdzenie, czy
Zamawiający oczekuje wdrożenia mechanizmu autoryzacji użytkowników a także dostarczenia
czytników kart zbliżeniowych również na urządzeniach nieobjętych systemem wydruku
podążającego.
Wymagania OPZ przewidują realizację funkcjonalności skanowania dokumentów na adres
e-mail użytkownika, w tym mechanizmów zależnych od parametrów skanowanego
dokumentu (np. jego rozmiaru) oraz operacji wykonywanych w imieniu konkretnego
użytkownika.
Jednocześnie część urządzeń objętych przedmiotem zamówienia nie jest wskazana jako
pracująca w ramach systemu z autoryzacją użytkownika (wydruku podążającego), co
powoduje brak jednoznacznego określenia sposobu identyfikacji użytkownika inicjującego
proces skanowania na tych urządzeniach.
W ocenie Wykonawcy powyższe może mieć istotny wpływ na sposób realizacji wymagania,
w tym na architekturę rozwiązania oraz zakres niezbędnych funkcjonalności po stronie
systemowej lub urządzeń. Brak jednoznacznego wskazania może prowadzić do różnych
interpretacji zapisów OPZ przez Wykonawców, a tym samym do nieporównywalności ofert.
W związku z powyższym zasadne jest doprecyzowanie przez Zamawiającego oczekiwanego
sposobu identyfikacji użytkownika dla urządzeń nieobjętych systemem autoryzacji, aby
zapewnić jednoznaczność wymagań oraz równą konkurencję pomiędzy Wykonawcami.
Zamawiający doprecyzowuje, że funkcjonalność skanowania dokumentów na adres e-mail użytkownika ma być zapewniona wyłącznie dla urządzeń objętych usługą wydruku podążającego.
2W Załączniku nr 1 do umowy – Opis przedmiotu zamówienia – Zamawiający wskazał, że usługa Centralnego Wydruku musi posiadać funkcjonalność skanowania dokumentów na adres e-mail użytkownika, przy czym w przypadku, gdy rozmiar pliku zeskanowanego przekracza 2 MB, powinna być wysyłana wiadomość e-mail zawierająca link do pobrania pliku.
Czy Zamawiający dopuści jako rozwiązanie równoważne możliwość automatycznego podziału zeskanowanego dokumentu, którego rozmiar przekracza 2 MB, na kilka części i przesłania ich bezpośrednio na adres e-mail użytkownika w kilku odrębnych wiadomościach e-mail, bez konieczności generowania linku do pobrania pliku?
Rozwiązanie takie pozwoliłoby użytkownikowi otrzymać kompletny skan bezpośrednio w poczcie elektronicznej, z zachowaniem limitu rozmiaru pojedynczej wiadomości lub załącznika, przy jednoczesnym zapewnieniu kompletności dokumentu, właściwej kolejności części oraz braku pogorszenia jakości skanowanych stron.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ i nie dopuszcza zaproponowanego rozwiązania.
2Do punktu 11 OPZ:
Czy Zamawiający dopuści spełnienie wymagań funkcjonalnych systemu OCR poprzez
zastosowanie centralnego serwera OCR, który realizuje proces rozpoznawania tekstu oraz
zarządzania dokumentami, przy jednoczesnym zapewnieniu integracji z panelami urządzeń
wielofunkcyjnych (MFP) w zakresie: uwierzytelniania użytkownika, wyboru procesów
skanowania oraz inicjacji zadania OCR bezpośrednio z panelu urządzenia?
Takie podejście jest zgodne z wymaganiami funkcjonalnymi Zamawiającego, ponieważ
interfejs użytkownika pozostaje dostępny z poziomu panelu urządzenia MFP, a integracja z
uwierzytelnianiem oraz systemem wydruku podążającego jest zachowana (logowanie
użytkownika, skanowanie do jego zasobów).
Przetwarzanie OCR realizowane jest centralnie na dedykowanym serwerze, co:
• Eliminuje obciążenie urządzeń i stacji roboczych, upraszcza zarządzanie i aktualizacje
systemu, umożliwia łatwe skalowanie i zapewnienie nielimitowanego wolumenu
przetwarzania.
• System centralny umożliwia obsługę wielu źródeł danych (MFP, hot-folder, e-mail), co
jest zgodne z wymaganiem dotyczącym przetwarzania plików spoza skanowania.
• Architektura serwerowa jest standardem dla systemów OCR klasy enterprise i pozwala
na spełnienie wymagań dotyczących instalacji w wielu lokalizacjach bez konieczności
instalacji pełnej funkcjonalności OCR lokalnie na każdym urządzeniu lub w każdej
lokalizacji co wymagałoby dodatkowych serwerów w lokalizacjach.
Zamawiający dopuszcza spełnienie wymagań funkcjonalnych systemu OCR poprzez
zastosowanie centralnego serwera OCR, który realizuje proces rozpoznawania tekstu.
3TYP I – jakość druku w urządzeniu monochromatycznym
Czy Zamawiający dokona korekty zapisu dotyczącego parametru:
„Jakość druku (czerń/kolor, minimalna najwyższa jakość)”
w taki sposób, aby dla urządzenia monochromatycznego parametr ten brzmiał:
„Jakość druku (czerń / odcienie szarości, minimalna najwyższa jakość)”?
Uzasadnienie: W przypadku urządzenia monochromatycznego odniesienie w opisie parametru do „koloru” pozostaje nieadekwatne do rzeczywistej funkcjonalności oferowanego rozwiązania. Tego rodzaju zapis może prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych zarówno po stronie wykonawców na etapie przygotowania oferty, jak i po stronie Zamawiającego podczas badania zgodności ofert z wymaganiami SWZ. W praktyce urządzenie monochromatyczne nie realizuje wydruku kolorowego, a właściwym odniesieniem jakościowym pozostaje czerń oraz odcienie szarości. Proponowana korekta ma zatem charakter porządkujący, usuwa niespójność terminologiczną i zwiększa jednoznaczność dokumentacji postępowania, bez jakiejkolwiek zmiany oczekiwanego standardu użytkowego. Doprecyzowanie tego parametru ograniczy ryzyko sporów interpretacyjnych i pozwoli na bardziej transparentną ocenę ofert.
Zamawiający dokonuje zmian w załączniku nr 3 do umowy w następujący sposób:
TYP I: Monochromatyczna drukarka laserowa A4 o parametrach nie gorszych niż:
Opis Wymagania minimalne
Jakość druku (czerń/odcień
szarości, minimalna najwyższa
jakość)
1200 x 1200 dpi.
4TYP II – prędkość druku
Czy Zamawiający dopuści w Typie II urządzenie o prędkości druku jednostronnego A4 w czerni na poziomie min. 47 str./min zamiast obecnie wymaganych min. 50 str./min?
Uzasadnienie: Różnica pomiędzy parametrem 47 a 50 str./min ma charakter nieznaczny i z perspektywy codziennej eksploatacji urządzenia pozostaje praktycznie niezauważalna dla użytkownika końcowego. W typowym środowisku biurowym o efektywności pracy decyduje całokształt funkcjonalności urządzenia, niezawodność, dostępność materiałów eksploatacyjnych, ergonomia obsługi oraz rzeczywiste dopasowanie do potrzeb organizacji, a nie wyłącznie jednostkowa różnica kilku stron na minutę. Utrzymanie wymogu na poziomie 50 str./min może natomiast prowadzić do nieuzasadnionego zawężenia kręgu potencjalnych wykonawców, eliminując urządzenia, które spełniają pozostałe wymagania techniczne i funkcjonalne oraz gwarantują pełną przydatność do realizacji zadań Zamawiającego.
Dopuszczenie poziomu 47 str./min pozwoli zwiększyć konkurencyjność postępowania, bez uszczerbku dla sprawności pracy i bez obniżenia wartości użytkowej przedmiotu zamówienia.
Zamawiający dokonuje zmian w załączniku nr 3 do umowy w następujący sposób:
TYP II: Monochromatyczne urządzenia wielofunkcyjne A4 do wydruków, kopiowania oraz skanowania o parametrach nie gorszych niż:
Opis Wymagania minimalne
Prędkość druku (jednostronnie,
czerń, normalna jakość) A4 - min. 47 (stron/ minutę).
Historia zmian
27.05.2026 — publikacja ogłoszenia
17.07.2026 — upływ terminu składania ofert
12.11.2026 — modyfikacja dokumentacji (3 modyfikacje dokumentacji)