Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN
Usługa przechowywania dokumentów archiwalnych – Lublin
Składanie ofert: 29 grudnia 2023
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): przejęcie, przechowywanie, pełna obsługa archiwalna, udostępnianie ewidencji i elektronicznego systemu zamawiania oraz identyfikacja brakujących i niszczenie dokumentów medycznych, finansowych i administracyjnych na papierze i elektronicznych nośnikach danych — w odległości nie większej niż 20 km od szpitala w Lublinie, z dostępem w terminie ≤1 h w przypadku historii choroby pacjenta, na 48 miesięcy.
- Część 2 (obsługa personelem): zapewnienie zatrudnionych na umowę o pracę pracowników do obsługi administracyjnej, przechowywania/niszczenia dokumentów oraz prac magazynowych i porządkowania archiwum — z wykazem osób do 7 dni od rozpoczęcia usługi.
- Część 3 (system informatyczny): elektroniczny system zamawiania i udostępniania ewidencji archiwalnej dla Zamawiającego.
- Część 4 (dokumentacja powykonawcza/inne): instrukcje, szkolenia i dokumentacja wytwarzana w ramach zamówienia (jeśli dotyczy — SWZ nie precyzuje szczegółowo).
Trudność: średnia
Zamówienie obejmuje kompleksową usługę archiwalną z wieloma powiązanymi elementami (fizyczne przechowywanie, informatyczny system, niszczenie dokumentów, wymogi odległościowe i czasowe dostępu), wymagające odpowiednich pomieszczeń, personelu i koordynacji na 4 lata.
Terminy realizacji
Czas realizacji
48 miesięcy od dnia następnego po zawarciu umowy (start: 29.01.2024)
48 miesięcy od dnia następnego po zawarciu umowy (start: 29.01.2024)
Warunki udziału
AI1Zatrudnienie na umowy o pracę — osoby wykonujące czynności administracyjne, przechowywania/niszczenia/obsługi dokumentacji, prace magazynowe i porządkowanie dokumentacji archiwalnych – umowy o pracę (wykonawca i podwykonawcy); wykaz z oświadczeniami do dostarczenia w ciągu 7 dni od rozpoczęcia usług
2Osobiste wykonanie — obowiązkowe osobiste wykonanie przez Wykonawcę usług przechowywania dokumentów (art. 121 Pzp)
Pozostałe 1 warunek po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
60%
Czas dostarczenia dokumentów
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Pytania i odpowiedzi
1Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Pytanie odnośnie OPZ a mianowicie punktu I.6) znajdującego się na stronie nr 23. Brzmi on następująco "zapewnia Zamawiającemu lub osobie przez niego upoważnionej możliwości wglądu w każdym czasie w siedzibie wykonawcy w przechowywane akta będące jego własnością, Zamawiający wymaga, aby możliwość wglądu w akta była zapewniona w miejscu w pobliżu siedziby zamawiającego, tj. w granicach Administracyjnymi miasta Lublin i powiatów ościennych. Odległość archiwum (miejsca przechowywania) od siedziby zamawiającego nie może być jednak większa niż 20km (liczona wg najkrótszej trasy koniecznej do przebycia drogami asfaltowymi/utwardzonymi przez pojazd."
I tutaj nasuwają się nam pytania:
- czy w/w punkt odnosi się do konieczności zorganizowania czytelni na terenie miasta Lublin ( co nota bene by się pokrywało z punktem nr 9 w tabelce 1.1 kosztorysu jako "Udostępnianie pomieszczeń do przeglądania akt"?
- czy według tego punktu wszystkie przechowywane dokumenty wraz z całym archiwum muszą znajdować się w odległości 20km od Szpitala (tj ul. Dr. K. Jaczewskiego 8, Lublin)?
Wszystkie przechowywane dokumenty jak i możliwość wglądu w akta w pomieszczeniu do tego przeznaczonym muszą znajdować się w odległości 20 km od Szpitala mieszczącego się przy ulicy Dr K. Jaczewskiego 8 w Lublinie. Większość przekazanej dokumentacji stanowią historie choroby pacjentów i w szczególnych przypadkach wgląd do nich musi być zapewniony w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od chwili zgłoszenia żądania.
Historia zmian
29.11.2023 — publikacja ogłoszenia
29.12.2023 — upływ terminu składania ofert