Usługa wdrożenia wraz z zapewnieniem niezbędnych licencji Zintegrowanego Systemu

Znak sprawy: COPE/31/2026. Typ zamówienia: usługi. Tryb udzielenia zamówienia: podstawowy z obligatoryjnymi negocjacjami (art. 275 pkt 3 ustawy Pzp). (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiającym jest Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (COPE MSWiA), z siedzibą w Warszawie przy ul. Zygmunta Modzelewskiego 77, 02-679 Warszawa. Posiada NIP 521-36-63-715 oraz REGON 147027812.

Do kontaktu z Wykonawcami wyznaczono Pana Adama Czagowca (tel. 22 542 84 35). Podstawowy adres e-mail to zamowienia@copemswia.gov.pl, a skrzynka ePUAP: /COPEMSW/SkrytkaESP. (+ 3 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym z obligatoryjnymi negocjacjami na podstawie art. 275 pkt 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z obligatoryjnymi negocjacjami. Negocjacje służą ulepszeniu treści ofert, a po ich zakończeniu wykonawcy zostaną zaproszeni do składania ofert ostatecznych.

Liczba wykonawców zaproszonych do negocjacji jest ograniczona do 3 (słownie: trzech). (+ 5 zdań — pełna treść po zalogowaniu)

• Szacunkowa wartość przedmiotowego zamówienia (z uwzględnieniem zamówień w ramach Prawa Opcji) nie przekracza 130 tys. euro (poniżej progów unijnych).
• Wartość zamówienia jest niższa od tzw. progów unijnych, co skutkuje brakiem obowiązku implementacji dyrektyw UE.
• Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z Prawa Opcji do wysokości 603 000 zł netto (zamówienie podstawowe + opcja 12 miesięcy od zakończenia okresu gwarancyjnego).
• (+ 3 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

• Termin składania ofert: 18 czerwca 2026 r., godz. 10:00.
• Termin otwarcia ofert: 18 czerwca 2026 r., godz. 10:15.
• Termin związania ofertą: do 18 lipca 2026 r. Dopuszczalne przedłużenie terminu związania ofertą o wskazany przez zamawiającego okres, nie dłuższy niż 60 dni.
• Termin wykonania zamówienia: do 15 grudnia 2026 r.
• Gwarancja Jakości / Wsparcie gwarancyjne: 12 miesięcy od dnia uruchomienia i odebrania systemu przez zamawiającego.
• (+ 4 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.

Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.

Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.

Doświadczenie Wykonawcy (s. 5):

1. W okresie ostatnich 10 lat przed upływem terminu składania ofert wykonawca musi wykonać co najmniej 2 wdrożenia/modyfikacji/rozwoju oferowanego systemu obejmującego co najmniej obszar księgowo-finansowy, budżetowanie, kadry i płace oraz portal pracownika.

2. Co najmniej 1 wdrożenie/modyfikację/rozwoju oferowanego systemu w państwowej jednostce budżetowej (z wyłączeniem jednostek samorządowych) w zakresie komponentu księgowo-finansowego.

Kluczowy personel (s. 5-6):

• Kierownik projektu – doświadczenie w kierowaniu co najmniej 3 projektami wdrożenia zintegrowanego systemu obejmującego komponent kadrowo-płacowy z portalem pracownika oraz księgowo-finansowy.
• Analityk – doświadczenie w prowadzeniu analizy potrzeb i wymagań zdobyte w trakcie co najmniej 3 ukończonych projektów wdrożenia zintegrowanego systemu w ww. zakresie. Dopuszcza się spełnienie warunku łącznie przez dwie osoby (oddzielnie dla komponentu kadrowo-płacowego i księgowo-finansowego).
• (+ 8 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

W treści OPIW oraz załączonych wzorach dokumentów nie odnaleziono bezpośrednich postanowień dotyczących kar umownych, stawek procentowych, limitów odpowiedzialności, rozstrzygania sporów (sąd polubowny lub powszechny), zasad aneksowania, warunków rozwiązania umowy, klauzuli force majeure ani szczegółów dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Jedyną wzmianką w przedmiotowym zakresie jest postanowienie w Rozdziale 20 (strona 20) dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy – wymagane w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto (z wyłączeniem prawa opcji). (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiający nie żąda wskazania w ofercie części zamówienia przeznaczonych do podwykonawstwa ani podania nazw ewentualnych podwykonawców, którzy nie są podmiotami udostępniającymi zasoby. W trakcie realizacji umowy wykonawca ma obowiązek informowania o wszelkich zmianach w tym zakresie. Możliwe jest poleganie na zdolnościach podmiotów trzecich (art. 118 PZP) — wymagane jest wówczas złożenie zobowiązania tego podmiotu (załącznik nr 9 do OPiW).

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy na podstawie art. 454–455 ustawy PZP oraz postanowień Projektu Umowy (Załącznik nr 2 do OPiW). Skorzystanie z Prawa Opcji nie stanowi zmiany umowy i nie wymaga aneksu.

Brak danych w analizowanej części dokumentu.

Brak danych w analizowanej części dokumentu. W ramach zamówienia wykonawca udziela licencji na Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) na okres obowiązywania umowy, w tym dla co najmniej 15 administratorów i 100 pracowników.

Zamawiający jest administratorem danych osobowych. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem. (+ 12 zdań — pełna treść po zalogowaniu)

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:

1. Formularz ofertowy — wypełniony poprzez interaktywny formularz na Platformie e-Zamówienia, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Opis oferowanego rozwiązania — z uwzględnieniem:

• opisu posiadanych funkcjonalności (co najmniej zakres z załącznika nr 10),
• przykładów wdrożeń (w tym wdrożeń podobnych, z okresem, zakresem i opisem migracji),
• informacji o kwalifikacjach osób skierowanych do realizacji.

3. Oświadczenia wstępne (zał. nr 3 i 4) — potwierdzające brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału.

4. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się (zał. nr 5) — jeżeli dotyczy.

• (+ 7 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

1. Bardzo krótki termin realizacji: Wykonawca jest zobowiązany do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie do 15 grudnia 2026 r. (Rozdział 5). Przy skomplikowanym zakresie (wdrożenie ZSI, migracja danych z Symfonii od 1.01.2014 r., szkolenia) i przy założeniu, że termin składania ofert to 18 czerwca 2026 r., realny czas na wdrożenie to ok. 6 miesięcy — co stanowi bardzo wysokie ryzyko harmonogramowe.

2. Brak kar umownych w OPiW/OPZ: W treści dokumentu (OPiW, OPZ, Projekt Umowy jako załącznik) nie zidentyfikowano stawek kar umownych za opóźnienie, co jest istotnym ryzykiem dla Zamawiającego (brak instrumentu dyscyplinującego).

3. Wysokie zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Zabezpieczenie wynosi 10% wartości wynagrodzenia brutto (Rozdział 20), co przy zamówieniu o szacowanej wartości poniżej 130 000 euro może stanowić poważne obciążenie finansowe dla wykonawcy.

4. Nieproporcjonalnie wysokie wymagania dotyczące doświadczenia wykonawcy: Wykonawca musi wykazać się dwoma wdrożeniami/modyfikacjami/rozwojem oferowanego systemu (w tym co najmniej jednym w państwowej jednostce budżetowej) w ciągu ostatnich 10 lat (Rozdział 6, pkt 6.1.4.1). To zawęża krąg potencjalnych oferentów do podmiotów z bardzo konkretnym doświadczeniem.

5. Bardzo szczegółowe wymagania dla kluczowego personelu (Ryzyko dostępności kadr): Wymagane jest, aby Specjalista ds. wdrożeń (pkt 6.1.4.2.4) posiadał doświadczenie w migracji danych z systemu Symfonia. Natomiast Analityk (pkt 6.1.4.2.2) musi mieć praktyczną wiedzę w zakresie księgowości budżetowej, a Kierownik projektu — doświadczenie w kierowaniu trzema projektami wdrożeniowymi z komponentem kadrowo-płacowym i portalem pracownika. Łączne spełnienie tych wymogów przez zespół może być trudne.

• (+ 5 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)