Rozstrzygnięty
Usługi dotyczące Systemu Informatycznego Elektroniczny Krajowy System Monitoringu
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej1 aktualny · 288 w archiwum·NIP 5262895101·mazowieckie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaSoftiq Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy9691613588
Kwota oferty7 532 307,52 zł
Złożonych ofert1
Przedmiot zamówienia
AIUsługi obejmują rozwój, utrzymanie oraz wsparcie Systemu Informatycznego Elektroniczny Krajowy System Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności (SI EKSMOoN).
- Rozwój: modyfikacje funkcjonalne systemu oraz dostosowania do zmian przepisów prawa w ramach puli 50 000 roboczogodzin.
- Utrzymanie: administrowanie systemem SI EKSMOoN oraz usuwanie awarii i błędów.
- Wsparcie użytkowników: obsługa zgłoszeń użytkowników końcowych wraz ze świadczeniem usługi Hot-line dla systemu SI EKSMOoN.
- System obsługi zgłoszeń: utrzymanie systemu teleinformatycznego przeznaczonego do rejestracji i obsługi zgłoszeń serwisowych.
- Dokumentacja powykonawcza: wytworzenie i przekazanie dokumentacji niezbędnej dla wdrożonych rozwiązań, w tym instrukcji oraz aktualizacji dokumentacji systemu.
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje rozbudowę i utrzymanie rozległego, wielomodułowego systemu teleinformatycznego o znacznym zakresie integracji zewnętrznych oraz długofalowym obowiązkiem rozwoju w zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Terminy realizacji
Czas realizacji
48 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od 14.03.2027
48 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od 14.03.2027
Warunki udziału
AI1Doświadczenie (systemy) — co najmniej 1 usługa utrzymania i rozwoju systemu teleinformatycznego w architekturze wielowarstwowej trwająca ≥ 36 miesięcy o wartości ≥ 500 000,00 zł brutto rocznie, z wymianą danych z ≥ 3 zewnętrznymi systemami (min. 1 publiczny).
2Doświadczenie (użytkownicy) — co najmniej 1 usługa trwająca ≥ 36 miesięcy o wartości ≥ 500 000,00 zł brutto rocznie obejmująca administrowanie, rozwój, usuwanie błędów i wsparcie dla ≥ 5 000 nazwanych użytkowników w ≥ 300 lokalizacjach zdalnych.
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
50%
Koncepcja mechanizmów wspomagających procesy biznesowe w SI EKSMOoN
50%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 120 000,00 zł (można wnieść w pieniądzu lub formach niepieniężnych)
- Kara za zwłokę w usunięciu awarii/błędów (kategorie 1,2k,2n,2r): 2% wynagrodzenia brutto za dany okres rozliczeniowy za każdą rozpoczętą godzinę
- Kara za zwłokę (§10 ust.1 pkt 2 PPU): 1% wynagrodzenia brutto za dany okres rozliczeniowy za każdy rozpoczęty dzień roboczy (dot. opóźnień wynikających z §10)
Pozostałe 2 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
30Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zgodnie z poz. 2 Formularza Ofertowego wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie § 5 ust. 1 pkt 1 i 3 PPU (modyfikacje wynikające ze zmian prawnych oraz z aktualizacji platformy sprzętowo-systemowej) ma charakter ryczałtowy i jest rozliczane w 16 okresach rozliczeniowych. Jednocześnie pkt 3.2 Procedury Rozwoju SI EKSMOoN (załącznik nr 1 do PPU) stanowi, że w przypadku zmiany któregokolwiek z 60 aktów prawnych wymienionych w pkt 3.1 Wykonawca zobowiązany jest wykonać odpowiednie modyfikacje w ramach wynagrodzenia ryczałtowego.
Katalog ten obejmuje między innymi Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks cywilny, Kodeks postępowania cywilnego, ustawę o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, ustawę o doręczeniach elektronicznych, ustawę o aplikacji mObywatel, ustawę o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa oraz dyrektywę NIS 2 — a więc akty o bardzo szerokim zakresie przedmiotowym, podlegające częstym nowelizacjom, w horyzoncie 48 miesięcy obowiązywania umowy.
Czy Zamawiający potwierdza, że zobowiązanie wynikające z pkt 3.2 Procedury Rozwoju jest nieograniczone co do pracochłonności? Jeżeli tak, prosimy o wskazanie, w jaki sposób Wykonawca ma rzetelnie oszacować to ryzyko na etapie składania oferty, skoro nie jest znany ani zakres, ani liczba przyszłych zmian prawnych.
Wnosimy o wprowadzenie górnego limitu roboczogodzin przeznaczonych na realizację zmian prawnych w ramach wynagrodzenia ryczałtowego (na przykład określonej liczby roboczogodzin w każdym okresie rozliczeniowym), z zastrzeżeniem, że prace wykraczające ponad ten limit rozliczane będą według ceny jednostkowej za roboczogodzinę wskazanej w poz. 1 Formularza Ofertowego, w ramach puli 50 000 roboczogodzin.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ i potwierdza, że zobowiązanie wynikające z pkt 3.2 Procedury Rozwoju EKSMOoN, stanowiącej załącznik nr 1 do Projektowanych postanowień umowy (dalej PPU), jest nieograniczone co do pracochłonności. Jednocześnie Zamawiający informuje, że jeżeli nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym znaczący wpływ na realizację przedmiotu umowy, to zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 1 PPU Zamawiający ma możliwość zmiany postanowień umowy. W kontekście szacunku Zamawiający wyjaśnia, że Wykonawca powinien oprzeć je między innymi na podstawie odpowiedzi udzielonej na Pytanie nr 2 lit. a, dodając do tego nieprzewidziane ryzyko wynikające z działalności organu ustawodawczego.
Zamawiający wyjaśnia, że wynagrodzenie ryczałtowe to z góry określona, stała kwota pieniężna umówiona między stronami za wykonanie określonego zadania lub jako stały ekwiwalent za pracę w specyficznych warunkach, bez względu na rzeczywiste, ostateczne koszty czy czas realizacji. W związku z powyższym niewłaściwe jest przeliczanie tej kwoty na roboczogodziny. Należy zauważyć, że wymieniony sposób rozliczania działa w obie strony, niezależnie od realizacji zmian. Nie we wszystkich bowiem okresach rozliczeniowych mają miejsce zmiany prawne, a mimo wszystko wynagrodzenie zostaje przekazane na rzecz Wykonawcy.
2Prosimy o podanie danych historycznych za ostatnie 36 miesięcy realizacji obecnie obowiązującej umowy na utrzymanie i rozwój SI EKSMOoN:
a) liczby zrealizowanych modyfikacji wynikających ze zmian prawnych, w podziale na lata, wraz z pracochłonnością każdej z nich wyrażoną w roboczogodzinach;
b) liczby zrealizowanych modyfikacji wynikających z potrzeb i wymagań funkcjonalnych Użytkowników, wraz z ich pracochłonnością;
c) łącznej liczby roboczogodzin rozwoju wykorzystanych w skali roku.
Zamawiający informuje, że w ostatnich 36 miesiącach realizacji obecnie obowiązującej umowy:
a) zrealizowano łącznie 4 zmiany prawne: dwie w 2024 roku i dwie w 2026 roku. Zamawiający nie jest w stanie przeliczyć ich realizacji na roboczogodziny, ponieważ płacone były w ramach ryczałtu;
b) zrealizowano 35 modyfikacji wynikających z potrzeb i wymagań funkcjonalnych w łącznym wymiarze 9366 roboczogodzin;
c) łącznie w poszczególnych latach wykorzystano:
• w 2023 roku 3268 roboczogodzin;
• w 2024 roku 2732 roboczogodzin;
• w 2025 roku 2049 roboczogodzin;
• w 2026 roku 1317 roboczogodzin.
3Wśród aktów prawnych wymienionych w pkt 3.1 Procedury Rozwoju znajduje się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/2841 z dnia 23 października 2024 r. w sprawie ustanowienia europejskiej karty osoby z niepełnosprawnością i europejskiej karty parkingowej dla osób z niepełnosprawnościami (pkt 3.1.26), którego wdrożenie przypada w okresie obowiązywania umowy i będzie wymagało istotnych zmian w SI EKSMOoN w obszarze kart parkingowych oraz legitymacji osób niepełnosprawnych.
Czy Zamawiający potwierdza, że wdrożenie rozporządzenia 2024/2841 ma zostać zrealizowane w ramach wynagrodzenia ryczałtowego z poz. 2 Formularza Ofertowego? Jeżeli tak, prosimy o udostępnienie posiadanej przez Zamawiającego analizy wpływu tego rozporządzenia na SI EKSMOoN lub o oszacowanie zakresu tych prac. W przeciwnym razie prosimy o wyłączenie tego wdrożenia z wynagrodzenia ryczałtowego i rozliczanie go w ramach puli roboczogodzin z poz. 1 Formularza Ofertowego.
W związku z faktem, że wspomniany akt prawny jest już obowiązujący, zmiana dotycząca europejskiej karty osoby z niepełnosprawnością i europejskiej karty parkingowej dla osób z niepełnosprawnościami będzie realizowana z puli roboczogodzin z poz. 1 Formularza Ofertowego (dalej FO), stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.
4Zgodnie z pkt 8.1.2 Procedury Rozwoju, w formularzu ZMO-01 „Lista zmian do wersji SI EKSMOoN" data zakończenia realizacji zmiany jest wskazywana przez Zamawiającego, przy czym w przypadku zmian innych niż funkcjonalne data ta nie podlega uzgodnieniom. Jednocześnie § 10 ust. 1 pkt 2 PPU przewiduje karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia brutto za dany okres rozliczeniowy za każdy rozpoczęty dzień roboczy zwłoki w stosunku do terminu określonego w danym zleceniu.
Oznacza to, że Wykonawca ponosi odpowiedzialność finansową za dotrzymanie terminu, na którego wyznaczenie nie ma żadnego wpływu, przy pracach o nieznanym z góry zakresie.
Prosimy o wprowadzenie do Procedury Rozwoju mechanizmu, zgodnie z którym termin realizacji zmiany prawnej wyznaczany jest z uwzględnieniem oszacowanej przez Wykonawcę pracochłonności, a w przypadku terminu obiektywnie niemożliwego do dotrzymania Wykonawcy przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia wraz z uzasadnieniem, podlegającego rozpatrzeniu przez Zamawiającego przed rozpoczęciem biegu terminu. Czy Zamawiający dopuszcza taką zmianę?
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ. Jednocześnie wyjaśnia, że celem realizacji umowy jest zapewnienie możliwości wykonywania zadań ustawowych i poprawnej pracy użytkowników i dokłada wszelkich starań w celu prawidłowej realizacji Umowy. Niemniej jednak Zamawiający nie zawsze ma wpływ na terminy wynikające z aktów prawnych.
5§ 5 ust. 1 pkt 3 PPU obejmuje wynagrodzeniem ryczałtowym modyfikacje wynikające z aktualizacji platformy sprzętowo-systemowej, w tym upgrade oprogramowania i modernizację platformy, a pkt 1.2.3 i 1.2.4 Procedury administrowania — migrację SI EKSMOoN do nowszych wersji oprogramowania systemowego i narzędziowego oraz instalację i konfigurację systemu na innej platformie sprzętowej wskazanej przez Zamawiającego.
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy Zamawiający planuje w okresie obowiązywania umowy migrację SI EKSMOoN na nową platformę sprzętową lub do innego centrum przetwarzania danych, a jeżeli tak — w jakim terminie i zakresie;
b) czy Zamawiający planuje migrację z Java EE w wersji 8 do nowszej wersji platformy Java, zmianę serwera aplikacyjnego lub zmianę wersji silnika bazy danych;
c) czy prace, o których mowa w lit. a i b, mieszczą się w wynagrodzeniu ryczałtowym, czy podlegają rozliczeniu według ceny jednostkowej za roboczogodzinę.
Zamawiający wyjaśnia, że na dzień udzielenia odpowiedzi:
a) nie jest w stanie określić czy będzie migracja SI EKSMOoN na nową platformę sprzętową lub do innego centrum przetwarzania danych;
b) planuje migrację Java EE w wersji 8 do nowszej wersji platformy Java, zmianę serwera aplikacyjnego lub zmianę wersji silnika bazy danych;
c) prace, o których mowa w lit. a i b, mieszczą się w wynagrodzeniu ryczałtowym, a nie podlegają rozliczeniu według ceny jednostkowej za roboczogodzinę.
6Poz. 5 Formularza Ofertowego przewiduje wycenę ryczałtową (ilość: 1) prac, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 4 PPU, to jest zmian zdefiniowanych w rozdziale 6 Procedury Rozwoju — czyli realizacji czterech mechanizmów opisanych w „Koncepcji" składanej wraz z ofertą.
Jednocześnie pkt 6.2.1 Procedury Rozwoju stanowi, że Wykonawca dokona powtórnej analizy zaproponowanych zmian z uwzględnieniem uwag i sugestii Zamawiającego, a następnie sporządzi projekt wstępny podlegający akceptacji Zamawiającego.
Oznacza to, że Wykonawca zobowiązany jest wycenić ryczałtowo prace, których ostateczny zakres zostanie ukształtowany dopiero po zawarciu umowy, w oparciu o uwagi nieznane na etapie składania oferty.
Prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób rozliczone zostaną prace wykraczające poza zakres zaproponowany w „Koncepcji", jeżeli ich źródłem będą uwagi i sugestie Zamawiającego zgłoszone na etapie powtórnej analizy lub akceptacji projektu wstępnego. Wnosimy o wprowadzenie do PPU postanowienia, zgodnie z którym rozszerzenie zakresu ponad „Koncepcję" złożoną wraz z ofertą rozliczane jest według ceny jednostkowej za roboczogodzinę z poz. 1 Formularza Ofertowego.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ i wyjaśnia, że przed realizacją zmiany zdefiniowanej niezbędne jest dokonanie powtórnej analizy, ponieważ koncepcja przedstawiona na etapie składania ofert może zawierać błędy, które są konieczne do wyeliminowanie przed jej wdrożeniem. Zamawiający jednak nie zakłada wprowadzenia znaczących zmian. Te prace powinny być uwzględnione przez Wykonawcę na etapie składania ofert.
Historia zmian
05.08.2026 — publikacja ogłoszenia
09.09.2026 — upływ terminu składania ofert
26.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania