Usługi hotelarskie i gastronomiczne – Warszawa

Zamawiający dokonuje zmiany ogłoszenia o zamówieniu nr 727135-2026 i potwierdza, że wymagana wysokość wadium w przedmiotowym postępowaniu wynosi 1 500,00 zł brutto.

Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ w powyższym zakresie, ponadto wyjaśnia, że posiada wyniki kontroli i stąd wynika narzucona stawka podatku VAT 23%, na tym etapie postępowania, bez dokumentów i szerszych wyjaśnień, Zamawiający nie jest w stanie ocenić, czy Wykonawca ma prawo do innej stawki vat.

Do kalkulacji oferty należy przyjąć 110 osobonoclegów ze śniadaniem (55 osób × 2 doby) oraz 110 kolacji (55 osób × 2 dni) oraz pozostałe wymagania wskazane w OPZ. Zgodnie z treścią SWZ i Formularza ofertowego cenę oferty brutto stanowi łączna cena usług objętych zamówieniem wymienionych w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.

Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z postanowieniami § 2 ust. 3 – 4 projekt umowy przewiduje możliwość zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie do 5 osób w stosunku do liczby wskazanej w OPZ, oznacza to 5 kompletnych pakietów pobytowych Tym samym minimalna liczba uczestników przyjmowana do rozliczenia usług hotelarskich i gastronomicznych wynosi 50 osób, z uwzględnieniem liczby świadczeń przewidzianych dla każdego uczestnika.

Zamawiający potwierdza że ostateczna liczba uczestników zostanie podana na 3 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem pierwszej doby pobytu uczestników w hotelu. Ponadto Zamawiający wyjaśnia, że załącznik nr 2 do SWZ stanowi projekt umowy i nie podlega uzupełnieniu na tym etapie postępowania.

Zamawiający wyjaśnia, że ostateczna liczba uczestników oraz związana z nią liczba zamawianych świadczeń zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem pierwszej doby pobytu. Rozliczenie usług nastąpi na podstawie liczby świadczeń ostatecznie zamówionych i pozostawionych do dyspozycji Zamawiającego, z uwzględnieniem postanowień umowy dotyczących możliwości zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie o 5 osób. W przypadku nieprzyjazdu uczestnika, jego wcześniejszego wyjazdu lub nieskorzystania z zamówionego posiłku, po upływie terminu ostatecznego potwierdzenia liczby uczestników, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za prawidłowo przygotowane i udostępnione świadczenia, zgodnie z umową. Warunkiem rozliczenia jest zapewnienie przez Wykonawcę rzeczywistej gotowości do wykonania zamówionych usług. Powyższe nie wyłącza prawa Zamawiającego do zgłaszania zastrzeżeń dotyczących jakości lub prawidłowości realizacji świadczeń.

O konieczności zmiany terminu Zamawiający poinformuje Wykonawcę niezwłocznie po powzięciu informacji o okolicznościach uzasadniających taką zmianę. Nowy termin realizacji usługi będzie przedmiotem uzgodnień z Wykonawcą, z uwzględnieniem dostępności wymaganej bazy hotelowej i gastronomicznej oraz możliwości organizacyjnych obu stron. Zmiana terminu nie będzie dokonywana w sposób nakładający na Wykonawcę obowiązek zapewnienia usług w terminie, w którym ich realizacja jest obiektywnie niemożliwa z przyczyn od niego niezależnych. Kwestie ewentualnych kosztów powstałych wskutek zmiany terminu będą rozpatrywane zgodnie z postanowieniami umowy oraz obowiązującymi przepisami prawa, przy uwzględnieniu przyczyn zmiany i odpowiedzialności stron.

Zamawiający zgodnie z treścią SWZ Rozdział VII ustęp 1 pkt. 1.1. wymaga pisemnego oświadczenia lub innego dokumentu hotelu potwierdzającego złożenie wstępnej rezerwacji w hotelu. Ponadto Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z zapisami SWZ Załącznik nr 5 stanowi wzór wymaganego oświadczenia, w oświadczeniu w polu „część nr” należy wpisać zwrot: nie dotyczy.

Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ. Powyższe wymagania zostały opisane w SWZ Załącznik nr 3 Opis przedmiotu zamówienia tj. Zamawiający wymaga, aby: baza noclegowa oraz miejsce podawania posiłków muszą znajdować się na terenie jednego obiektu hotelowego. I. USŁUGI HOTELARSKIE 1) Wykonawca dokona rezerwacji pokoi jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla 55 uczestników szkolenia w dniach 9-11 grudnia 2026 r. (2 doby)

Zamawiający potwierdza, że warunek ten spełnia kuchnia i restauracja hotelu faktycznie świadczącego usługi.

Zamawiający na podstawie art. 137 ustęp 1 i 2 dokonuje zmiany SWZ w poniższym zakresie: załącznik nr 3 do SWZ Opis Przedmiotu Zamówienia Punkt I Usługi hotelarskie dodaje się pkt 10) o następującym brzmieniu: 10.) W ramach ceny oferty Wykonawca zapewni miejsca parkingowe w ilości minimum 10 dla aut osobowych. Zamawiający dopuszcza zapewnienie miejsc parkingowych na terenie obiektu hotelowego lub parkingu pozostającego w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu, pod warunkiem zapewnienia uczestnikom bezpiecznego i dogodnego dostępu.

Zamawiający nie wymaga udostępnienia pokoi poza standardowymi godzinami obowiązywania doby hotelowej. Zgodnie z Opisem przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załączniki nr 3 do SWZ pkt I ustęp 9): Zakup usługi hotelarskiej i gastronomicznej w ramach organizacji szkoleń w terminie 9-11 grudnia 2026 r. w Łodzi realizowanego w zakresie projektu „STOS+ Realizacja szkoleń dla trenerów, operatorów systemu oraz użytkowników systemów Europolu oraz dla podmiotów współpracujących ze SPOC w rozumieniu Dyrektywy o wymianie informacji” nr FBWP.01.01-IZ.00-0012/25, nr postępowania 279/BF/26/MR/FBW. 8 9) W obiekcie, gdzie zakwaterowani będą uczestnicy wymagane jest wyznaczenie pomieszczenia bagażowego zapewniającego bezpieczne składowanie bagażu w przypadku przyjazdu przed rozpoczęciem doby hotelowej lub w przypadku zakończenia wizyty po upływie ostatniej doby hotelowej;