RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00434965/01
Usługi sportowo-rekreacyjne na kartach abonamentowych – Gdynia
Morski Instytut Rybacki - Państwowy Instytut Badawczy3 aktualne · 238 w archiwum·NIP 5860102441·pomorskie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaBENEFIT SYSTEMS S.A.
NIP zwycięzcy8361676510
Kwota oferty410 474,52 zł
Złożonych ofert1
Widełki ofert410 474,52 zł – 410 474,52 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Usługa (jednoczłonowa): świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych na podstawie imiennych kart abonamentowych dla pracowników MIR-PIB, osób towarzyszących, dzieci do 15 r.ż. i młodzieży 15-26 r.ż., na 36 miesięcy, z dostępem do min. 3000 obiektów w kraju (min. 200 w pomorskim, min. 80 w zachodniopomorskim).
- Karty: karty imienne we 2 wariantach (nielimitowane wstępy / 8 wstępów/miesiąc) w 5 kategoriach: pracownik (~70), dziecko do 15 r.ż. (~2), dziecko karta basenowa (~3), osoba towarzysząca (~15), młodzież 15-26 r.ż. (~10).
- Aktywności: dostęp do co najmniej 15 dyscyplin (pływanie, fitness, pilates, aqua aerobics, sauna, siłownia, sztuki walki, taniec, joga, nordic walking, indoor cycling, spinning, squash, ścianka wspinaczkowa, tenis ziemny).
- Platforma: system zarządzania kartami online (rejestracja uczestników, zmiany abonamentu/wariantu, statystyki, dezaktywacja) dla Zamawiającego i pracowników.
- Obsługa zgłoszeń: wydawanie duplikatów w 3-5 dni roboczych, miesięczna aktualizacja danych uczestników.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga koordynacji z dużą liczbą obiektów sportowo-rekreacyjnych w całym kraju, wdrożenia platformy zarządzania kartami oraz ciągłej aktualizacji danych uczestników, co przekracza zakres prostej dostawy.
Terminy realizacji
Termin realizacji
36 miesięcy od 01.11.2026 do 31.10.2029 r.
36 miesięcy od 01.11.2026 do 31.10.2029 r.
Warunki udziału
AI1Zdolność techniczna — min. 2 usługi z pakietem basen + fitness + siłownia na terenie RP, łącznie ≥ 350 000 PLN brutto, ostatnie 3 lata; przy ubieganiu się wspólnie wystarczy, że jeden Wykonawca spełni samodzielnie
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto oferty
50%
Obiekty na terenie Gdyni i Gdańska + woj. pomorskiemin. 200 obiektów
40%
Obiekty na terenie woj. zachodniopomorskiegomin. 80 obiektów
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 11 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 3).
Pytania i odpowiedzi
14Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W nawiązaniu do treści zapisu OPZ ust IV oraz VI pkt 7 zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, że Wykonawcy są zobowiązani zapewnić Użytkownikom Zamawiającego zamienne korzystanie z obu sposobów weryfikacji Użytkownika w obiekcie partnerskim Wykonawcy (tj. z fizycznej imiennej karty i aplikacji mobilnej). Zdaniem Wykonawcy każdy z Użytkowników powinien mieć zapewnioną możliwość wyboru sposobu korzystania z karty, tj. w wersji elektronicznej (np. w aplikacji mobilnej) lub w wersji fizycznej. Oba rozwiązania powinny funkcjonować równolegle w systemie i być dostępne jako alternatywne, zamienne metody weryfikacji, przy czym ich zapewnienie powinno stanowić standardowe wymaganie wobec Wykonawców. W ocenie Wykonawcy zapewnienie dwóch form karty ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia użyteczności systemu i komfortu użytkowników. Użytkownicy różnią się poziomem kompetencji cyfrowych, przyzwyczajeniami oraz dostępnością urządzeń mobilnych, dlatego możliwość wyboru metody uwierzytelniania pozwala lepiej dopasować system do ich indywidualnych potrzeb. W praktyce zwiększa to akceptację rozwiązania oraz jego efektywność wdrożeniową, ograniczając jednocześnie ryzyko wykluczenia części użytkowników preferujących rozwiązania fizyczne.
Zamawiający dopuszcza udostępnienie dwóch sposobów weryfikacji Użytkownika tj: za pomocą karty w wersji elektronicznej (aplikacja) lub karty tradycyjnej zgodnej z opisem zawartym w pkt IV OPZ.
2Prosimy o potwierdzenie, iż z uwagi na bezpieczeństwo i ochronę prywatności użytkowników abonamentów, a także z uwagi na minimalizację zakresu przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL, pełna data urodzenia i prywatny numer telefonu. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Zbieranie danych osobowych zawsze musi mieć uzasadnienie dla celu w jakim są zbierane oraz być niezbędne dla jego realizacji. W ocenie Wykonawcy pozyskiwanie numeru PESEL, daty urodzenia i numeru telefonu od użytkowników abonamentów sportowych przeczy zasadzie minimalizacji danych. Tak więc numer PESEL, data urodzenia i numer telefonu użytkowników tych produktów jest daną nadmiarową z perspektywy Wykonawcy jako dostawcy abonamentów sportowych. Brak chęci podania takich danych jak PESEL, data urodzenia i numer telefonu nie powinno warunkować możliwości skorzystania z programu sportowo-rekreacyjnego.
Zamawiający podtrzymuje zapisy OPZ w tym zakresie.
3Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający nie zgadza się na wykluczenie z przedmiotu zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie tak osobistych danych jak numer PESEL, data urodzenia i numer telefonu. W ocenie Wykonawcy, w celu świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, nie ma potrzeby przekazywania powyższych danych (innych niż imię i nazwisko oraz adres email w przypadku dostępu na podstawie aplikacji). Zgodnie ze stanowiskiem UODO („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców”) niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W konsekwencji należy przyjąć, iż przetwarzanie powyższych danych nie jest niezbędne wobec celu jakim jest zapewnienie użytkownikom dostępu do obiektów sportowych, a więc i zgodnie ze wspomnianą zasadą minimalizacji, powyższe dane, nie powinna być przetwarzane. Użytkownik może odmówić przetwarzania takich danych jak numer PESEL, numer telefonu i data urodzenia w celu korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych, nie powinno mieć to skutku w postaci niemożności korzystania z karty sportowej.
Zamawiający nie decyduje o dobrowolnych zgodach udzielanych przez Użytkowników w zakresie przetwarzania danych osobowych do niezależnego Administratora danych.
4Zwracamy się z uprzejmą prośbą o informację w jakim stopniu finansowane będą karty dla Pracowników (kwotowo lub procentowo). Przedmiotowa informacja jest niezbędna do ustalenia warunków cenowych.
Karty będą dofinansowane w 60% i 50% przez Pracodawcę.
5Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o informację, czy w przypadku, gdy obiekt świadczy usługę niewymienioną w żadnym podkryterium, np. gokarty, strzelnica, należy go zakwalifikować jako obiekt świadczący usługę „pozostałe”?
Tak, należy go zakwalifikować jako „pozostałe aktywności”.
6Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o informację czy w przypadku, gdy obiekt sportowo-rekreacyjny świadczy kilka usług np. basen, jogę i cross training, należy go zakwalifikować i policzyć w każdym podkryterium, czyli policzyć ten obiekt jako obiekt świadczący zarówno usługę basen jak i fitness i siłownię?
Tak, należy go zakwalifikować do każdego z podkryteriów.
7W nawiązaniu do zapisu OPZ ust. VI pkt 4 odnośnie czasu trwania usługi w obiekcie, zwracamy się z wnioskiem do Zamawiającego o dopuszczenie usług krótszych niż 45 minut. Korzystanie z niektórych obiektów, które mogą mieć wpływ na zdrowie lub nawet życie uczestnika, może być ograniczone w czasie ze względu na właśnie bezpieczeństwo uczestników. Korzystanie z sauny lub podobnych do sauny urządzeń może, a nawet powinno być ograniczone w czasie. Podobnie, jeżeli z jakiegoś powodu, dany obiekt wprowadził limity czasowe na dane zajęcia, swoimi wewnętrznymi regulacjami, Wykonawca nie ma wpływu na tego typu akty wewnętrzne funkcjonujące u danego partnera Wykonawcy.
Tak, w uzasadnionych przypadkach mogących mieć wpływ na zdrowie lub życie uczestnika lub w odniesieniu do wewnętrznych regulacji partnera Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza skrócenie czasu usługi.
8Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że imienna karta powinna zabezpieczać weryfikację Użytkownika w obiekcie w taki sposób, aby wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć w postaci sztucznego nabijania na kartę wejść użytkowników np. poprzez zastosowanie na karcie chipa lub paska magnetycznego. Dodatkowo, w opinii Wykonawcy sposób weryfikacji stosowany przez Wykonawców powinien opierać się na okazaniu dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Zdaniem Wykonawcy zastosowanie zabezpieczenia w postaci np. kodu kreskowego lub kodu QR nie jest wystarczającym zabezpieczeniem dla Zamawiającego jak i jego Użytkowników ze względu na fakt, iż taką kartę łatwo można skopiować (zrobić skan lub zdjęcie) i posłużyć się taką kopią w sposób nieuprawniony poprzez rejestrację wizyt, które w rzeczywistości się nie odbyły. Wykonawca, działając na rynku od 2005 r. wielokrotnie miał do czynienia z tego typu procederem i od lat stara się zabezpieczyć interes swój i swoich klientów stosując odpowiednie i właściwe dla procesu weryfikacji użytkowników zabezpieczenia. Ze względu na to, iż wszyscy działający na rynku Wykonawcy rozliczają się z obiektami sportowymi za każdą zrealizowaną wizytę, każde wejście do obiektu zarejestrowane za pomocą karty ma w konsekwencji wpływ na wycenę danego kontraktu oraz jego finalną rentowność. Każdy z Wykonawców powinien zagwarantować, że z usług, których płatnikiem (choćby w części) jest Zamawiający, nie powinny korzystać osoby do tego nieuprawnione. Tym samym weryfikacja Użytkownika w obiekcie zaproponowana przez Wykonawców powinna być tak skonstruowana, aby wykluczyć jakiekolwieke możliwości tego typu nadużyć i uniknąć ich wpływu na rentowność zawieranego kontraktu oraz nieobiektywnie zwiększonej wyceny kolejnego kontraktu i prawdopodobnej konieczności zmiany dostawcy po wygaśnięciu każdej nowo zawartej umowy. Dodatkowo przy wydatkowaniu środków publicznych obowiązuje przede wszystkim zasada oszczędności, celowości i efektywności. Każdy podmiot zaliczony do sektora finansów publicznych, dokonujący zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych, jest zobowiązany przestrzegać tych zasad. Ustawa nie przewiduje nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych, natomiast dopuszczenie do sytuacji, w której karta nie zabezpiecza finansów publicznych przed nadużyciami, które mogą się pojawić ze strony osób trzecich, wg. Najlepszej wiedzy Wykonawcy, definitywnie narusza te zasady. Wykonawca bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i stosowaniu różnych metod zabezpieczeń może potwierdzić, że w przypadku zmiany karty z kodem kreskowym na kartę chipową, zaobserwował ogromny spadek ilości nieuprawnionych wizyt. W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że oferowana przez Wykonawców karta powinna wykluczać jakiekolwiek możliwości narażenia Zamawiającego i jego pracowników na ryzyko zewnętrznych nadużyć, właśnie poprzez zabezpieczenie jej chipem lub paskiem…
Zgodnie z przyjętymi zapisami w Opisie przedmiotu zamówienia, wydana karta powinna spełniać wymogi Zamawiającego opisane w pkt IV OPZ a sposób weryfikacji powinien być zgodny z pkt VI ppkt 7 OPZ.
9W nawiązaniu do treści zapisu Wzoru Umowy w paragraficie 5 ust 8 prosimy o zmianę zapisu na: „Zgody na przetwarzanie danych osobowych będą wyrażane samodzielnie przez Użytkowników na Platformie Wykonawcy, bez pośrednictwa Zamawiającego w tym zakresie.” Wykonawca zmienia proces zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych od Użytkowników zastępując dotychczasowe pośrednictwo Zamawiających w tym zakresie na rzecz samodzielnego wyrażania zgód przez Użytkowników za pośrednictwem Platformy Wykonawcy. W związku z tym istnieje konieczność aktualizacji zapisów projektu umowy.
Zamawiający dokonuje modyfikacji postanowień projektu umowy z § 5 ust. 8 mając na uwadze pytanie. Po zmianie postanowienie otrzymuje brzmienie: „8. Zgody na przetwarzanie danych osobowych będą wyrażane samodzielnie przez Użytkowników na Platformie Wykonawcy, bez pośrednictwa Zamawiającego w tym zakresie, zaś w przypadku Wykonawcy, który nie ma takiej funkcjonalności na platformie, Zamawiający zobowiązuje się w imieniu Wykonawcy do zebrania deklaracji – formularza zgody pracownika / osoby towarzyszącej / w przypadku dzieci zgody rodzica lub opiekuna prawnego. Zamawiający wypełnione i podpisane formularze zgody niezwłocznie przekazuje do Wykonawcy.”
10Czy Zamawiający wyrazi zgodę na uzupełnienie § 2 Umowy o postanowienie zobowiązujące Zamawiającego do poinformowania Wykonawcy o przewidywanym wyczerpaniu kwoty maksymalnej zamówienia, o której mowa w § 8 ust. 1 Umowy, z co najmniej 1-miesięcznym wyprzedzeniem? Umowa może wygasnąć przed upływem okresu 36 miesięcy w przypadku wyczerpania maksymalnej wartości zamówienia. Brak obowiązku wcześniejszego poinformowania Wykonawcy o zbliżającym się wykorzystaniu środków uniemożliwia odpowiednie zaplanowanie zasobów organizacyjnych, technicznych i finansowych przeznaczonych do realizacji zamówienia. Wprowadzenie obowiązku przekazania takiej informacji z miesięcznym wyprzedzeniem pozwoli Wykonawcy na właściwe zarządzanie realizacją umowy, bez wpływu na koszty lub zakres świadczeń po stronie Zamawiającego, a jednocześnie zapewni większą przewidywalność współpracy dla obu stron.
Zamawiający uwzględniając wniosek dokonuje modyfikacji postanowień projektu umowy w zakresie § 2, który po zmianie otrzymuje następujące brzmienie: „Umowa będzie realizowana przez okres 36 miesięcy począwszy od dnia 1 listopada 2026 r. do 31 października 2029 r. lub do wyczerpania kwoty maksymalnej zamówienia, o której mowa w § 8 ust. 1, w zależności od tego co nastąpi wcześniej. Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem o przewidywanym terminie wyczerpania kwoty maksymalnej zamówienia, jeśli miałoby dojść do wcześniejszego wyczerpania tej kwoty.”
Historia zmian
11.09.2026 — publikacja ogłoszenia
22.09.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)
22.09.2026 — upływ terminu składania ofert
20.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania