Numer postępowania:OZP.261.16.2026/PZPTyp zamówienia:usługi (sukcesywna rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych) CPV:63512000 – usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych Tryb udzielenia zamówienia:tryb podstawowy bez przeprowadzenia negocjacji (art. 275 pkt 1 ustawy PZP) Źródło finansowania: Brak danych w dokumentach SWZ/OPZ dotyczących źródła finansowania.
3
Tryb zamówienia
Widoczne 50%
Postępowanie prowadzone w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Stosuje się przepisy ustawy PZP oraz akty wykonawcze; w sprawach nieuregulowanych – przepisy Kodeksu cywilnego.
Wartość szacunkowa: Zamawiający przyjmuje do porównania wartość jednego biletu jako 1800,00 PLN (brutto) — wartość używana wyłącznie do porównania ofert i wyliczeń w formularzu cenowym.
Waluta: PLN (złote polskie).
VAT: Wszystkie kwoty w formularzu mają być podane jako wartości brutto; Wykonawca ma podać stawkę podatku VAT oraz wartość brutto pozycji.
Kluczowe terminy: - Termin realizacji umowy: sukcesywnie przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia realizacji umowy prawem opcji do 12 kolejnych miesięcy (zakres ilościowy opcji do 50% wartości zamówienia) — szczegóły we wzorze umowy (zał. 2). - Termin składania ofert (proceduralny, nie w polu terminów realizacji): 10.08.2026 do godz. 10:00. (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Wykonawca musi posiadać ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 180 000,00 PLN na jedno i wszystkie zdarzenia oraz zobowiązać się do utrzymania tej ochrony przez okres obowiązywania umowy (pkt VII.2.3; VIII.4.3).
Doświadczenie: Wykonawca musi wykonać w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (lub krótszym okresie prowadzenia działalności) co najmniej 2 usługi trwające nie dłużej niż 12 miesięcy każda, w zakresie rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych na trasach zagranicznych o wartości co najmniej 90 000,00 zł brutto każda (pkt VII.2.4.1).
Certyfikat IATA: Wykonawca musi posiadać Certyfikat przynależności IATA lub ważne świadectwo akredytacji IATA uprawniające do wykonywania usług agencji sprzedaży pasażerskiej IATA (pkt VII.2.4.1.b; VIII.4.1).
System GDS / narzędzie online: Wykonawca musi użytkować minimum 1 system GDS (Global Distribution System) oraz zapewnić dostęp dla Zamawiającego do elektronicznego narzędzia (aplikacji) do tworzenia, potwierdzania zleceń wykupu i zarządzania rezerwacjami (pkt VII.2.4.2; OPZ pkt 2).
Biuro i personel: Wykonawca musi dysponować biurem obsługi na terenie Polski (siedziba główna lub oddział) otwartym co najmniej 5 dni w tygodniu (pon.–pt.) w godz. od 8:00 do 18:00 oraz zapewnić odpowiednią liczbę osób obsługujących zamówienie, w tym opiekuna klienta i czynne numery kontaktowe/email (OPZ pkt 24–25).
Serwis całodobowy: Wykonawca musi zapewnić serwis alarmowy / Call Center/ help desk działający również poza godzinami pracy (OPZ pkt 26).
Z każdej z 5 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 14 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie jednoczęściowe (usługa): sukcesywna rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych na przewozy zagraniczne przez 12 miesięcy (z opcją do 12 miesięcy dodatkowo), realizowana na podstawie zleceń Zamawiającego drogą e-mailową i przez udostępnione narzędzie online; obejmuje przyjmowanie zleceń, przygotowanie min. 3 propozycji połączeń na każde zapytanie (w tym opcję tanich linii), przesyłanie potwierdzeń rezerwacji i zrzutów ekranu z GDS, wystawianie elektronicznych biletów po akceptacji, odprawę pasażerów, obsługę zmian/anulacji i reklamacji, comiesięczne raporty wykorzystania i wystawianie faktur VAT.
Usługa – narzędzie online: udostępnienie Zamawiającemu elektronicznego narzędzia do wyszukiwania, zarządzania rezerwacjami i wykupu biletów (dostęp do min. 1 systemu GDS).
Obsługa klienta: stacjonarne biuro obsługi w Polsce czynne min. pn–pt 8:00–18:00, dedykowany opiekun klienta, infolinia/serwis alarmowy (call center) dostępny także poza godzinami pracy oraz obsługa rezerwacji i odpraw 7 dni w tygodniu.
Ubezpieczenie i zgodność: utrzymanie polisy OC związanej z działalnością w wysokości min. 180 000,00 zł przez cały okres umowy; świadczenie usług zgodnie z zasadami IATA i lokalnymi przepisami krajów docelowych.
Terminy reakcji i komunikacja: przesłanie ofert przelotu (min. 3 warianty) nie później niż w ciągu 4 godzin od zapytania; potwierdzenie rezerwacji w ciągu 4 godzin od wyboru wariantu; przypomnienie o terminie wykupu biletu co najmniej 6 godzin przed upływem rezerwacji; faktura elektroniczna do 3 dni roboczych po zakupie; miesięczne zestawienia do 15. dnia miesiąca następnego.
Zakres rozliczeń i warunki cenowe: sprzedaż po minimalnych dostępnych cenach rynkowych z obowiązkiem przedstawienia dowodu ceny bazowej (np. zrzut GDS); stosowanie deklarowanego upustu i opłaty transakcyjnej przez cały okres umowy; różnice cenowe za zmiany pokrywa Zamawiający (zgodnie z taryfą przewoźnika), bez dodatkowego wynagrodzenia dla Wykonawcy.
Przewidywana skala: orientacyjne kierunki i przybliżone liczby biletów podane w OPZ (np. kilku do ~10 biletów na wskazane trasy), przy jednoczesnym zastrzeżeniu, że rzeczywista liczba biletów będzie dynamiczna i może być większa.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Proszę o wyjaśnienie jednego z warunków udziału w postępowaniu oraz części opisu przedmiotu zamówienia, tj. "Wykonawca zapewni narzędzie online do zakupu biletów bezpośrednio przez Wykonawcę tj. dostęp do użytkowanego przez Wykonawcę elektronicznego narzędzia (aplikacji) do tworzenia, potwierdzania zlecenia wykupu i zarządzania rezerwacjami i zmian ich konfiguracji, dzięki któremu Zamawiający ma możliwość: wyszukiwania połączeń, zarządzania swoimi rezerwacjami kontroli nad przebiegiem rezerwacji, jej zmianą i modyfikacją. Zamawiający wymaga aby Wykonawca użytkował minimum 1 system GDS System Globalnej Dystrybucji (ang. Global Distribution System)." Czy zapis ten oznacza, że oczekują Państwo, aby Wykonawca udzielił pracownikom Zamawiającego dostępu do systemu GDS, w celu samodzielnego wyszukiwania połączeń lub zarządzania rezerwacjami? Jeśli to jest intencją Zamawiającego, prosimy o modyfikację warunku udziału w postępowaniu oraz OPZ w taki sposób, aby Zamawiający mógł uzyskać informację na temat dostępnych połączeń lub mógł modyfikować rezerwacje za pośrednictwem pracowników Wykonawcy. Nauka obsługi systemów GDS jest poprzedzona kilkumiesięcznym kursem kasjerskim oraz wieloletnią praktyką na stanowisku kasjera lotniczego. Udzielenie dostępu do systemu bez odpowiedniego przeszkolenia i doświadczenia kasjerskiego, wiąże się z ryzykiem kosztownych błędów w rezerwacjach lotniczych.
Zamawiający wyjaśnia, że przywołany zapis nie oznacza wymogu udzielenia pracownikom Zamawiającego dostępu do systemu GDS (Global Distribution System) ani konieczności samodzielnej obsługi tego systemu przez pracowników Zamawiającego.
Intencją Zamawiającego jest zapewnienie dostępu do elektronicznego narzędzia udostępnianego przez Wykonawcę, umożliwiającego w szczególności samodzielne wyszukiwanie połączeń, składanie zleceń rezerwacji, podgląd i kontrolę statusu rezerwacji oraz zarządzanie dokonanymi rezerwacjami w zakresie funkcjonalności przewidzianych przez to narzędzie. Narzędzie to powinno posiadać przyjazny interfejs użytkownika i być przeznaczone do obsługi przez osoby nieposiadające specjalistycznej wiedzy ani kwalifikacji w zakresie obsługi systemów GDS.
Jednocześnie wymóg, aby Wykonawca użytkował co najmniej jeden system GDS, ma na celu zapewnienie odpowiedniego zaplecza technologicznego i dostępu do pełnej oferty połączeń lotniczych, natomiast nie oznacza obowiązku udostępnienia tego systemu Zamawiającemu.
Zamawiający oczekuje zatem dostępu do dedykowanej aplikacji lub platformy internetowej Wykonawcy, która będzie pośredniczyć w procesie wyszukiwania połączeń i zarządzania rezerwacjami, przy czym obsługa systemów GDS pozostaje po stronie Wykonawcy.
Niniejsze pismo stanowi integralną część SWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego OZP.261.16.2026/PZP a przy tym z uwagi na ich zakres i charakter nie wpływają na konieczność przedłużenia terminu składania ofert.
Czy Zamawiający akceptuje rozwiązanie, w którym obsługa zleceń odbywa się w standardowych godzinach pracy biura (dni robocze 8:00-18:00), a poza tymi godzinami oraz w dni wolne od pracy zapewniony jest telefon alarmowy, gwarantujący ciągłość i bezpieczeństwo obsługi w sytuacjach awaryjnych?
Zamawiający wyjaśnia, że sposób organizacji pracy Wykonawcy pozostaje w jego gestii, pod warunkiem zapewnienia realizacji wszystkich wymagań określonych w dokumentacji zamówienia i projektowanych postanowieniach umowy. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kontaktu z Zamawiającym co najmniej w godzinach 8:00-18:00 w dni robocze oraz do udostępnienia serwisu alarmowego, obejmującego numer telefonu i adres poczty elektronicznej dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, służące do obsługi sytuacji awaryjnych, zgodnie z postanowieniami umowy.
W nawiązaniu do zapisu w paragrafie 4 ust.3 umowy, zwracamy się z prośbą o rozważenie możliwości doprecyzowania zapisu dotyczącego wyznaczenia adresu e-mail czynnego całodobowo, 7 dni w tygodniu. W sytuacjach nagłych, alarmowych, gdzie często liczą się minuty i potrzeba jest pilna pomoc, interwencja, czy uzyskanie informacji, nikt raczej nie traci czasu na pisanie e-maila i oczekiwanie na odpowiedź oraz zastanawianie się czy już ktoś przeczytał maila i zajmuje się naszą sprawą, tylko oczekuje się szybkiej interwencji, którą daje przede wszystkim kontakt telefoniczny.
W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisu w paragrafie 4 ust.3 umowy poprzez dodanie „po wcześniejszym kontakcie na telefon alarmowy”. Proponowane brzmienie zapisu: „Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia numeru telefonu (tzw. „serwis alarmowy”) i adresu poczty elektronicznej po wcześniejszym kontakcie na telefon alarmowy (...)”.
Zamawiający nie wyraża zgody się na proponowaną zmianę. Osłabia ona dostępność usługi i tworzy dodatkowy warunek skutecznego zgłoszenia. Aktualny zapis umożliwia wcześniejszy kontakt telefoniczny.
§1 Definicje pkt 3
JEST: „Podwykonawcy” – dalsze osoby trzecie, którym Podmiot przetwarzający zamierza powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych otrzymanych od Administratora;”
SUGEROWANA ZMIANA: „Dalsi przetwarzający” – dalsze osoby trzecie, którym Podmiot przetwarzający zamierza powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych otrzymanych od Administratora;”
Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu w proponowanym brzmieniu.
§2 ust. 2
JEST: „Realizowane przez Podmiot przetwarzający czynności przetwarzania Danych osobowych będą wykonywane w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych poprzez wykonywania takich operacji jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie (charakter przetwarzania).”
SUGEROWANA ZMIANA: „Realizowane przez Podmiot przetwarzający czynności przetwarzania Danych osobowych będą wykonywane w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych poprzez wykonywania m.in. takich operacji jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie (charakter przetwarzania).”
Zamawiający przyjmuje zaproponowana zmianę zapisu poprzez dodanie wyrażenia „m.in.”.
§2 ust. 4 (nowy)
JEST (brak)
SUGEROWANA ZMIANA (dodanie): „W zakresie nieobjętym umową powierzenia Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał Dane osobowe również do realizacji własnych celów przetwarzania, jako ich administrator,...” (fragment propozycji)
Zamawiający jako Administratora danych nie wyraża zgody na dodanie dodatkowego zapisu do umowy jakim jest pkt. §2 ust. 4 (nowy). Sugerowane cele przetwarzania wymagałyby uzyskania dodatkowych zgód pracowników na opisane ww. ust.4 działania przez pracodawcę. Natomiast podnoszone kwestie dotyczące działań wewnętrznych Wykonawcy nie powinno stanowić zapisów określonych umową powierzenia przetwarzania danych.
§3 ust. 1
JEST: „Dane osobowe powierzone Podmiotowi przetwarzającemu w ramach Umowy będą dotyczyły osób fizycznych tj. pracowników Instytutu Książki w Krakowie i obejmować będą następujące rodzaje danych zgromadzonych w ramach Zbioru Danych: a) Imię i nazwisko; b) Data urodzenia; c) Nr paszportu oraz data jego wydania i ważność d) Seri i nr dowód osobistego e) Nr telefonu; f) Adres e-mail.”
SUGEROWANA ZMIANA: ... g) oraz inne niezbędne do realizacji Umowy podstawowej
Zamawiający wyraża zgodę na dodanie zapisu (pkt. g)).
§6 ust. 2
JEST: „Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora.”
SUGEROWANA ZMIANA: „Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora. W celu uniknięcia wątpliwości, udokumentowane polecenie administratora stanowi Umowa podstawowa oraz Umowa.”
Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie zapisu.
§7 ust. 3
JEST: „Podpowierzenie przetwarzania przez Zleceniobiorcę podmiotowi przetwarzającemu wymaga formy pisemnej. W przypadku podpowierzenia, na podwykonawcę zostaną nałożone takie same obowiązki, jak wynikają z niniejszej Umowy. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania podmiotu przetwarzającego (podwykonawcy)tak, jak za własne.”
SUGEROWANA ZMIANA: „Podpowierzenie przetwarzania przez Zleceniobiorcę podmiotowi przetwarzającemu wymaga formy pisemnej. W przypadku podpowierzenia, na dalszego przetwarzającego zostaną nałożone takie same obowiązki, jak wynikają z niniejszej Umowy. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania podmiotu przetwarzającego (dalszego przetwarzającego) tak, jak za własne.”
Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie zapisu w sposób wskazany przez Wykonawcę.
§10 ust. 4
JEST: „Prawo kontroli może być w szczególności wykonywane przez pracowników, audytorów, pełnomocników lub inne podmioty trzecie upoważnione przez Administratora.”
SUGEROWANA ZAMIANA: „Prawo kontroli może być w szczególności wykonywane przez pracowników, audytorów, pełnomocników lub inne podmioty trzecie upoważnione przez Administratora pod warunkiem, że takie podmioty trzecie nie prowadzą działalności konkurencyjnej do działalności Wykonawcy.”
Zamawiający na podstawie wyjaśnień Wykonawcy akceptuje zaproponowaną zmianę zapisu.
