Rozstrzygnięty
Uslugi sukcesywnej rezerwacji i sprzedazy biletow lotniczych na zagraniczne przewozy
Instytut Książki5 aktualnych · 32 w archiwum·NIP 6762670222·małopolskie
Składanie ofert: 13 sierpnia 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaWHY NOT TRAVEL Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy8133380514
Kwota oferty278 742,00 zł
Złożonych ofert1
Przedmiot zamówienia
AI- Zamówienie jednoczęściowe (usługa): sukcesywna rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych na przewozy zagraniczne przez 12 miesięcy (z opcją do 12 miesięcy dodatkowo), realizowana na podstawie zleceń Zamawiającego drogą e-mailową i przez udostępnione narzędzie online; obejmuje przyjmowanie zleceń, przygotowanie min. 3 propozycji połączeń na każde zapytanie (w tym opcję tanich linii), przesyłanie potwierdzeń rezerwacji i zrzutów ekranu z GDS, wystawianie elektronicznych biletów po akceptacji, odprawę pasażerów, obsługę zmian/anulacji i reklamacji, comiesięczne raporty wykorzystania i wystawianie faktur VAT.
- Usługa – narzędzie online: udostępnienie Zamawiającemu elektronicznego narzędzia do wyszukiwania, zarządzania rezerwacjami i wykupu biletów (dostęp do min. 1 systemu GDS).
- Obsługa klienta: stacjonarne biuro obsługi w Polsce czynne min. pn–pt 8:00–18:00, dedykowany opiekun klienta, infolinia/serwis alarmowy (call center) dostępny także poza godzinami pracy oraz obsługa rezerwacji i odpraw 7 dni w tygodniu.
- Ubezpieczenie i zgodność: utrzymanie polisy OC związanej z działalnością w wysokości min. 180 000,00 zł przez cały okres umowy; świadczenie usług zgodnie z zasadami IATA i lokalnymi przepisami krajów docelowych.
- Terminy reakcji i komunikacja: przesłanie ofert przelotu (min. 3 warianty) nie później niż w ciągu 4 godzin od zapytania; potwierdzenie rezerwacji w ciągu 4 godzin od wyboru wariantu; przypomnienie o terminie wykupu biletu co najmniej 6 godzin przed upływem rezerwacji; faktura elektroniczna do 3 dni roboczych po zakupie; miesięczne zestawienia do 15. dnia miesiąca następnego.
- Zakres rozliczeń i warunki cenowe: sprzedaż po minimalnych dostępnych cenach rynkowych z obowiązkiem przedstawienia dowodu ceny bazowej (np. zrzut GDS); stosowanie deklarowanego upustu i opłaty transakcyjnej przez cały okres umowy; różnice cenowe za zmiany pokrywa Zamawiający (zgodnie z taryfą przewoźnika), bez dodatkowego wynagrodzenia dla Wykonawcy.
- Przewidywana skala: orientacyjne kierunki i przybliżone liczby biletów podane w OPZ (np. kilku do ~10 biletów na wskazane trasy), przy jednoczesnym zastrzeżeniu, że rzeczywista liczba biletów będzie dynamiczna i może być większa.
Trudność: średnia
Wymagania obejmują ciągłą obsługę rezerwacji z krótkimi terminami reakcji, integrację/narzędzie GDS, obsługę reklamacji i serwis 7/24 oraz raportowanie i zgodność IATA — wymaga doświadczenia i dobrej organizacji operacyjnej.
Terminy realizacji
Czas realizacji (termin wykonania)
sukcesywnie przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy; opcja przedłużenia do 12 kolejnych miesięcy
sukcesywnie przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy; opcja przedłużenia do 12 kolejnych miesięcy
Warunki udziału
AI1Ubezpieczenie OC — posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w kwocie nie mniejszej niż 180 000,00 PLN na jedno i wszystkie zdarzenia oraz zobowiązanie do utrzymania ochrony ubezpieczeniowej co najmniej na tym samym poziomie w okresie obowiązywania umowy.
2Doświadczenie — w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (lub krótszym okresie prowadzenia działalności) wykonanie co najmniej 2 usług trwających nie dłużej niż 12 miesięcy każda, w zakresie rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych na trasach zagranicznych o wartości min. 90 000,00 zł brutto każda.
Pozostałe 9 warunków po założeniu darmowego konta.
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (10 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Pytania i odpowiedzi
10Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Proszę o wyjaśnienie jednego z warunków udziału w postępowaniu oraz części opisu przedmiotu zamówienia, tj. "Wykonawca zapewni narzędzie online do zakupu biletów bezpośrednio przez Wykonawcę tj. dostęp do użytkowanego przez Wykonawcę elektronicznego narzędzia (aplikacji) do tworzenia, potwierdzania zlecenia wykupu i zarządzania rezerwacjami i zmian ich konfiguracji, dzięki któremu Zamawiający ma możliwość: wyszukiwania połączeń, zarządzania swoimi rezerwacjami kontroli nad przebiegiem rezerwacji, jej zmianą i modyfikacją. Zamawiający wymaga aby Wykonawca użytkował minimum 1 system GDS System Globalnej Dystrybucji (ang. Global Distribution System)." Czy zapis ten oznacza, że oczekują Państwo, aby Wykonawca udzielił pracownikom Zamawiającego dostępu do systemu GDS, w celu samodzielnego wyszukiwania połączeń lub zarządzania rezerwacjami? Jeśli to jest intencją Zamawiającego, prosimy o modyfikację warunku udziału w postępowaniu oraz OPZ w taki sposób, aby Zamawiający mógł uzyskać informację na temat dostępnych połączeń lub mógł modyfikować rezerwacje za pośrednictwem pracowników Wykonawcy. Nauka obsługi systemów GDS jest poprzedzona kilkumiesięcznym kursem kasjerskim oraz wieloletnią praktyką na stanowisku kasjera lotniczego. Udzielenie dostępu do systemu bez odpowiedniego przeszkolenia i doświadczenia kasjerskiego, wiąże się z ryzykiem kosztownych błędów w rezerwacjach lotniczych.
Zamawiający wyjaśnia, że przywołany zapis nie oznacza wymogu udzielenia pracownikom Zamawiającego dostępu do systemu GDS (Global Distribution System) ani konieczności samodzielnej obsługi tego systemu przez pracowników Zamawiającego.
Intencją Zamawiającego jest zapewnienie dostępu do elektronicznego narzędzia udostępnianego przez Wykonawcę, umożliwiającego w szczególności samodzielne wyszukiwanie połączeń, składanie zleceń rezerwacji, podgląd i kontrolę statusu rezerwacji oraz zarządzanie dokonanymi rezerwacjami w zakresie funkcjonalności przewidzianych przez to narzędzie. Narzędzie to powinno posiadać przyjazny interfejs użytkownika i być przeznaczone do obsługi przez osoby nieposiadające specjalistycznej wiedzy ani kwalifikacji w zakresie obsługi systemów GDS.
Jednocześnie wymóg, aby Wykonawca użytkował co najmniej jeden system GDS, ma na celu zapewnienie odpowiedniego zaplecza technologicznego i dostępu do pełnej oferty połączeń lotniczych, natomiast nie oznacza obowiązku udostępnienia tego systemu Zamawiającemu.
Zamawiający oczekuje zatem dostępu do dedykowanej aplikacji lub platformy internetowej Wykonawcy, która będzie pośredniczyć w procesie wyszukiwania połączeń i zarządzania rezerwacjami, przy czym obsługa systemów GDS pozostaje po stronie Wykonawcy.
Niniejsze pismo stanowi integralną część SWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego OZP.261.16.2026/PZP a przy tym z uwagi na ich zakres i charakter nie wpływają na konieczność przedłużenia terminu składania ofert.
1Czy Zamawiający akceptuje rozwiązanie, w którym obsługa zleceń odbywa się w standardowych godzinach pracy biura (dni robocze 8:00-18:00), a poza tymi godzinami oraz w dni wolne od pracy zapewniony jest telefon alarmowy, gwarantujący ciągłość i bezpieczeństwo obsługi w sytuacjach awaryjnych?
Zamawiający wyjaśnia, że sposób organizacji pracy Wykonawcy pozostaje w jego gestii, pod warunkiem zapewnienia realizacji wszystkich wymagań określonych w dokumentacji zamówienia i projektowanych postanowieniach umowy. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kontaktu z Zamawiającym co najmniej w godzinach 8:00-18:00 w dni robocze oraz do udostępnienia serwisu alarmowego, obejmującego numer telefonu i adres poczty elektronicznej dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, służące do obsługi sytuacji awaryjnych, zgodnie z postanowieniami umowy.
2W nawiązaniu do zapisu w paragrafie 4 ust.3 umowy, zwracamy się z prośbą o rozważenie możliwości doprecyzowania zapisu dotyczącego wyznaczenia adresu e-mail czynnego całodobowo, 7 dni w tygodniu. W sytuacjach nagłych, alarmowych, gdzie często liczą się minuty i potrzeba jest pilna pomoc, interwencja, czy uzyskanie informacji, nikt raczej nie traci czasu na pisanie e-maila i oczekiwanie na odpowiedź oraz zastanawianie się czy już ktoś przeczytał maila i zajmuje się naszą sprawą, tylko oczekuje się szybkiej interwencji, którą daje przede wszystkim kontakt telefoniczny.
W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisu w paragrafie 4 ust.3 umowy poprzez dodanie „po wcześniejszym kontakcie na telefon alarmowy”. Proponowane brzmienie zapisu: „Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia numeru telefonu (tzw. „serwis alarmowy”) i adresu poczty elektronicznej po wcześniejszym kontakcie na telefon alarmowy (...)”.
Zamawiający nie wyraża zgody się na proponowaną zmianę. Osłabia ona dostępność usługi i tworzy dodatkowy warunek skutecznego zgłoszenia. Aktualny zapis umożliwia wcześniejszy kontakt telefoniczny.
3§1 Definicje pkt 3
JEST: „Podwykonawcy” – dalsze osoby trzecie, którym Podmiot przetwarzający zamierza powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych otrzymanych od Administratora;”
SUGEROWANA ZMIANA: „Dalsi przetwarzający” – dalsze osoby trzecie, którym Podmiot przetwarzający zamierza powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych otrzymanych od Administratora;”
Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu w proponowanym brzmieniu.
4§2 ust. 2
JEST: „Realizowane przez Podmiot przetwarzający czynności przetwarzania Danych osobowych będą wykonywane w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych poprzez wykonywania takich operacji jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie (charakter przetwarzania).”
SUGEROWANA ZMIANA: „Realizowane przez Podmiot przetwarzający czynności przetwarzania Danych osobowych będą wykonywane w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych poprzez wykonywania m.in. takich operacji jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie (charakter przetwarzania).”
Zamawiający przyjmuje zaproponowana zmianę zapisu poprzez dodanie wyrażenia „m.in.”.
5§2 ust. 4 (nowy)
JEST (brak)
SUGEROWANA ZMIANA (dodanie): „W zakresie nieobjętym umową powierzenia Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał Dane osobowe również do realizacji własnych celów przetwarzania, jako ich administrator,...” (fragment propozycji)
Zamawiający jako Administratora danych nie wyraża zgody na dodanie dodatkowego zapisu do umowy jakim jest pkt. §2 ust. 4 (nowy). Sugerowane cele przetwarzania wymagałyby uzyskania dodatkowych zgód pracowników na opisane ww. ust.4 działania przez pracodawcę. Natomiast podnoszone kwestie dotyczące działań wewnętrznych Wykonawcy nie powinno stanowić zapisów określonych umową powierzenia przetwarzania danych.
6§3 ust. 1
JEST: „Dane osobowe powierzone Podmiotowi przetwarzającemu w ramach Umowy będą dotyczyły osób fizycznych tj. pracowników Instytutu Książki w Krakowie i obejmować będą następujące rodzaje danych zgromadzonych w ramach Zbioru Danych: a) Imię i nazwisko; b) Data urodzenia; c) Nr paszportu oraz data jego wydania i ważność d) Seri i nr dowód osobistego e) Nr telefonu; f) Adres e-mail.”
SUGEROWANA ZMIANA: ... g) oraz inne niezbędne do realizacji Umowy podstawowej
Zamawiający wyraża zgodę na dodanie zapisu (pkt. g)).
7§6 ust. 2
JEST: „Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora.”
SUGEROWANA ZMIANA: „Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora. W celu uniknięcia wątpliwości, udokumentowane polecenie administratora stanowi Umowa podstawowa oraz Umowa.”
Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie zapisu.
8§7 ust. 3
JEST: „Podpowierzenie przetwarzania przez Zleceniobiorcę podmiotowi przetwarzającemu wymaga formy pisemnej. W przypadku podpowierzenia, na podwykonawcę zostaną nałożone takie same obowiązki, jak wynikają z niniejszej Umowy. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania podmiotu przetwarzającego (podwykonawcy)tak, jak za własne.”
SUGEROWANA ZMIANA: „Podpowierzenie przetwarzania przez Zleceniobiorcę podmiotowi przetwarzającemu wymaga formy pisemnej. W przypadku podpowierzenia, na dalszego przetwarzającego zostaną nałożone takie same obowiązki, jak wynikają z niniejszej Umowy. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania podmiotu przetwarzającego (dalszego przetwarzającego) tak, jak za własne.”
Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie zapisu w sposób wskazany przez Wykonawcę.
9§10 ust. 4
JEST: „Prawo kontroli może być w szczególności wykonywane przez pracowników, audytorów, pełnomocników lub inne podmioty trzecie upoważnione przez Administratora.”
SUGEROWANA ZAMIANA: „Prawo kontroli może być w szczególności wykonywane przez pracowników, audytorów, pełnomocników lub inne podmioty trzecie upoważnione przez Administratora pod warunkiem, że takie podmioty trzecie nie prowadzą działalności konkurencyjnej do działalności Wykonawcy.”
Zamawiający na podstawie wyjaśnień Wykonawcy akceptuje zaproponowaną zmianę zapisu.
Historia zmian
30.07.2026 — publikacja ogłoszenia
08.08.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
13.08.2026 — upływ terminu składania ofert
14.09.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania