Utrzymanie i rozwój Gdańskiej Platformy Edukacyjnej – Gdańsk
Składanie ofert: 17 listopada 2026 · Wadium: 40 000 zł
Przedmiot zamówienia
AIUsługa utrzymania i rozwoju Gdańskiej Platformy Edukacyjnej (systemu do obsługi i zarządzania jednostkami oświatowymi) wykorzystywanej przez 159 jednostek edukacyjnych w Gdańsku (przedszkola, szkoły i inne placówki). - Zakres podstawowy (Zakres 1): usługi utrzymania platformy. - Zakres opcjonalny (Zakres 2): usługi utrzymania platformy. - Zakres opcjonalny (Zakres 3): usługi zamawiane (prace rozwojowe i dodatkowe) w ramach platformy.
Trudność: średnia
Usługa ciągłego utrzymania i rozwoju złożonego systemu IT dla 159 jednostek oświatowych wymaga doświadczenia i koordynacji prac bieżących oraz rozwojowych.
Terminy realizacji
Termin realizacji
ok. 24 miesięcy od zawarcia umowy (Zakres Podstawowy i Opcjonalny, wg IPU)
ok. 24 miesięcy od zawarcia umowy (Zakres Podstawowy i Opcjonalny, wg IPU)
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 1 umowa (jedno zamówienie) w ostatnich 3 latach przed terminem składania ofert (lub krótszy okres prowadzenia działalności): usługi asysty technicznej/wsparcia technicznego/utrzymania z rozwojem, min. 24 miesięcy, łączna wartość min. 4 000 000 zł brutto, dla systemu oświatowego z modułami dydaktycznymi i finansowo-księgowymi; nie można sumować zamówień (jedno zamówienie = jedna umowa)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
60%
Kompetencje Koordynatora UmowyTak: 20 pkt, Nie: 0 pkt
20%
Dysponowanie dodatkowym Administratorem oddelegowanym do realizacji UmowyTak: 20 pkt, Nie: 0 pkt
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 40 000,00 zł (pieniądz, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa, poręczenie art. 6b).
- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 7 – IPU).
Pytania i odpowiedzi
74Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy Zamawiający, mając na uwadze, że przedmiotem zamówienia jest utrzymanie Gdańskiej Platformy Edukacyjnej składającej się z Podsystemów eksploatowanych przez Zamawiającego wskazanych w Załączniku nr 9 do Umowy, przewiduje możliwość realizacji przedmiotu Umowy z wykorzystaniem innej aplikacji niż aplikacja wskazana w Załączniku do Umowy jako podsystem Programu, dostarczanej przez innego podwykonawcę niż dotychczasowy podwykonawca w sytuacji, gdy aplikacja ta spełniała wszystkie wymagania oraz warunki określone przez Zamawiającego w dokumentacji postępowania, a jej funkcjonalność i przeznaczenie będą analogiczne do aplikacji wskazanej w Załączniku nr 9 do Umowy?
Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu Umowy z wykorzystaniem innej aplikacji niż wskazana w Załączniku nr 9 do Umowy jako podsystem Programu, pod warunkiem, że aplikacja ta będzie spełniała wszystkie wymagania oraz warunki określone przez Zamawiającego w dokumentacji postępowania, a jej funkcjonalność i przeznaczenie będą analogiczne do aplikacji wskazanej w Załączniku nr 9 do Umowy.
1Kontekst: Załącznik nr 2 do Umowy, 4.Pozostałe postanowienia dotyczące realizacji Usług Zamawianych, pkt 10) a)
Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu dotyczącego możliwości odwołania szkolenia, poprzez wydłużenie minimalnego czasu na jego odwołanie z 24
godzin do 48 godzin przed planowanym terminem realizacji?
Odwołanie szkolenia na mniej niż 24 godziny przed jego rozpoczęciem uniemożliwia efektywne zagospodarowanie zarezerwowanego terminu przez innego
Klienta. W praktyce oznacza to, że zasobów szkoleniowych nie da się już wykorzystać, co generuje po stronie Wykonawcy koszty organizacyjne oraz ryzyko
niewykorzystania zakontraktowanego czasu pracy trenerów. Wydłużenie terminu odwołania do 48 godzin pozwoli na bardziej racjonalne i ekonomiczne
planowanie zasobów, zwiększy efektywność organizacyjną oraz ograniczy ryzyko nieuzasadnionych kosztów po stronie Wykonawcy, bez wpływu na jakość
obsługi Zamawiającego.
Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną zmianę.
Zamawiający dokonuje zmiany w ust. 4 pkt. 10 a) Załącznika nr 2 do Umowy poprzez nadanie mu brzmienia:
"a) w przypadku odwołania przez Zamawiającego i z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający, zamówionego szkolenia na
mniej niż 48 godzin przed ustaloną godziną rozpoczęcia szkolenia, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za odwołane szkolenie w
wysokości 20% wartości brutto zamówionej usługi szkoleniowej. W takim przypadku Wykonawcy nie będzie już przysługiwać roszczenie o
zapłatę pozostałej części wynagrodzenia za taką zamówioną usługę szkoleniową ani roszczenie odszkodowawcze dotyczące tej pozostałej
części wynagrodzenia za zamówioną usługę szkoleniową;".
1Weryfikacja zgłoszonej podatności
W odniesieniu do zobowiązania dotyczącego „wskazanych przez Zamawiającego podatności Programu” Wykonawca zwraca się o doprecyzowanie, że
zgłoszenie podlega weryfikacji technicznej, a sam wynik skanera lub wskazanie identyfikatora podatności nie przesądza o jej występowaniu w używanej wersji i
konfiguracji, istnieniu błędu Programu ani odpowiedzialności Wykonawcy.
Czy Zamawiający uzupełni § 5 ust. 11 o zasady:
1) przekazywania posiadanych informacji umożliwiających weryfikację zgłoszenia, w szczególności raportu narzędzia, identyfikacji komponentu i jego wersji,
opisu warunków występowania podatności oraz uzasadnienia jej wpływu na bezpieczeństwo Programu lub danych;
2) weryfikacji zgłoszenia przez Wykonawcę i wskazywania informacji wymagających uzupełnienia;
3) podejmowania dostępnych działań zabezpieczających bez oczekiwania na zakończenie weryfikacji lub uzupełnienie zgłoszenia, jeżeli posiadane informacje
wskazują na konieczność pilnej reakcji?
Wykonawca proponuje uregulowanie powyższych kwestii zgodnie z pkt 1–2 pełnego brzmienia § 5 ust. 11 zamieszczonego poniżej.
Odpowiedzi udzielono poniżej, w ramach wprowadzenia zmiany brzmienia § 5 ust. 11 Umowy.
1Jednocześnie Wykonawca pragnie zwrócić uwagę, że szereg postanowień wzoru umowy, których dotyczą pytania/wnioski, nakłada na Wykonawcę obowiązki wykraczające poza wymagania wynikające z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa i dyrektywy NIS2. Dotyczy to w szczególności audytu, obsługi podatności i obowiązków informacyjnych. Realizacja obowiązków szerszych aniżeli wynikających wprost z ustawy wymaga dodatkowych zasobów organizacyjnych i technicznych. Pozostawienie tych postanowień w obecnym brzmieniu będzie zatem wymagało uwzględnienia w cenie oferty dodatkowych kosztów i ryzyk. Wykonawca wnosi o uwzględnienie proponowanych zmian, co pozwoli na złożenie oferty korzystniejszej cenowo i adekwatnej do rzeczywistego zakresu obowiązków.
Ponadto, w związku z opublikowaniem przez Zamawiającego licznych odpowiedzi na pytania wykonawców, w tym odpowiedzi zmieniających treść wzoru umowy, Wykonawca wnosi o udostępnienie ujednoliconej treści wzoru umowy uwzględniającej wszystkie wprowadzone zmiany. Na podstawie samych odpowiedzi trudno jednoznacznie ustalić, które z nich stanowią jedynie wyjaśnienie, a które zostaną wprowadzone do treści umowy.
Zamawiajacy udostępnia jednolity tekst wzoru umowy (Załącznik nr 7 do SWZ), Załącznika nr 2 do Umowy oraz Załącznika nr 3 do Umowy
1W związku z udzieloną odpowiedzią dotyczącą pozycji „Aplikacja mobilna dla rodziców, uczniów i nauczycieli” zwracamy się o ponowne rozważenie akceptacji przez Zamawiającego dostarczenia przez wykonawcę w pełni responsywnego dostępu mobilnego zoptymalizowanego pod urządzenia mobilne/ekranowe dla rodziców i uczniów wraz z aktywnym mechanizmem wymiany danych zewnętrznymi z systemami producenta dedykowanymi dla rodziców i uczniów. Wykonawca zamierza utrzymywać obecnie funkcjonującą aplikację mobilną wykorzystywaną przez użytkowników końcowych wyłącznie do końca roku szkolnego 2026/2027, tj. do dnia 31.08.2027 r. Kontynuowanie jej utrzymania i zapewnienie dedykowanego wsparcia wyłącznie na potrzeby jednego Zamawiającego wiązałoby się z koniecznością ponoszenia niewspółmiernie wysokich kosztów rozwoju, utrzymania oraz zapewnienia kompetencji niezbędnych do świadczenia takiej usługi. Koszty te, z uwagi na konieczność ich ponoszenia wyłącznie dla potrzeb niniejszego zamówienia, miałyby bezpośrednie przełożenie na cenę oferty, powodując jej istotny wzrost, mimo że wymagane funkcjonalności mogą zostać zapewnione przez nowsze rozwiązanie. Dopuszczenie nowej wersji aplikacji pozwoliłoby na realizację zamówienia w sposób bardziej efektywny ekonomicznie, przy jednoczesnym zapewnieniu wymaganej funkcjonalności, bezpieczeństwa, możliwości dalszego rozwoju oraz ciągłości świadczenia usługi.
Zamawiający dopuszcza proponowane rozwiązanie i potwierdza, że za spełnienie wymagania dotyczącego „Aplikacji mobilnej dla rodziców, uczniów i nauczycieli” uzna również dostarczenie w pełni responsywnego dostępu mobilnego, zoptymalizowanego pod urządzenia mobilne/ekranowe, dla rodziców i uczniów wraz z aktywnym mechanizmem wymiany danych z zewnętrznymi systemami producenta dedykowanymi dla rodziców i uczniów (np. eduVULCAN), pod warunkiem zapewnienia ciągłości działania, bezpieczeństwa danych oraz integracji z Programem. Do dnia 31.08.2027 r. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić utrzymanie dla obecnie funkcjonującej aplikacji mobilnej.
1W związku z udzielonymi odpowiedziami zwracamy się z prośbą o przesunięcie terminu składania ofert min. do dnia 23.10.2026 r.
Projektowane postanowienia Umowy mają charakter interdyscyplinarny. Obejmują zagadnienia z wielu odrębnych dziedzin, w tym w szczególności postanowień w zakresie cyberbezpieczeństwa, doprecyzowanych w wyjaśnieniach Zamawiającego. Już sama ta część Umowy wymaga oceny:
prawnej: obowiązki wynikające z UKSC, oświadczenia dotyczące praw własności intelektualnej, zakres odpowiedzialności i kar umownych;
z zakresu bezpieczeństwa IT: procedury raportowania incydentów i zdarzeń, zasady audytów (w tym niezapowiedzianych) w środowisku teleinformatycznym Wykonawcy, dopuszczalność skanowania infrastruktury;
wytwórczej: proces usuwania podatności Programu i terminy przekazywania poprawek bezpieczeństwa;
z udziałem dostawców: warunki licencyjne i możliwość usuwania podatności Komponentów Zewnętrznych, co wymaga uzgodnień z ich producentami;
finansowej: wycena ryzyk i kosztów organizacyjnych związanych z nowymi obowiązkami.
Przygotowanie oferty wymaga więc przeprowadzenia odrębnych analiz w każdym z tych obszarów, a następnie ich uzgodnienia i odzwierciedlenia w cenie. Obecny termin składania ofert nie pozwala przeprowadzić tego procesu z należytą starannością.
Przesunięcie terminu umożliwi Wykonawcom złożenie ofert rzetelnie skalkulowanych i odpowiadających rzeczywistemu zakresowi zobowiązań.
Zamawiający informuje, że termin składania ofert zostanie przesunięty do dnia 23.10.2026 r. do godz. 10.00. Publikacja tej zmiany nastąpi zgodnie z art. 137 ust. 5 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
2Kontekst: Załącznik nr 2 do Umowy 4.Pozostałe postanowienia dotyczące realizacji Usług Zamawianych, pkt 10) b)
Czy Zamawiający rozważy zmianę zapisu dotyczącego możliwości zmiany terminu szkolenia tak, aby nie ograniczać jej do maksymalnie trzech przypadków w
trakcie obowiązywania Umowy?
Ze względu na wieloetapowy charakter projektu oraz możliwość przedłużenia Umowy w czasie, ograniczenie liczby zmian terminu szkolenia do trzech może
okazać się niewspółmierne do rzeczywistych potrzeb organizacyjnych.
W projektach realizowanych w dłuższym horyzoncie czasowym naturalnie występuje rotacja trenerów, zmienność dostępności sal szkoleniowych, zmiany po
stronie jednostek oraz czynniki losowe, które mogą wymagać elastycznego ustalania terminów.
Dlatego proponujemy rozważenie zastąpienia sztywnego limitu zasadą, że zmiany terminu są dopuszczalne, o ile są należycie uzasadnione i zgłaszane z
odpowiednim wyprzedzeniem.
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę.
Zamawiający dokonuje zmiany w treści ust. 4 pkt 10) lit b) Załącznika nr 2 do Umowy poprzez nadanie mu brzmienia:
„b) Wykonawca jest uprawniony do dokonania zmiany terminu Szkolenia i uzgodnienia z Zamawiającym nowego terminu Szkolenia
maksymalnie 5 (pięć) razy w trakcie obowiązywania Umowy, z tym zastrzeżeniem, że nowy termin Szkolenia powinien zostać uzgodniony z
Zamawiającym najpóźniej na 24 (dwadzieścia cztery) godziny przed terminem rozpoczęcia Szkolenia, którego dotyczy zmiana.”
2Terminy i sposób wykonania obowiązku
W odniesieniu do sformułowania „do podjęcia, niezwłocznie, ale nie później niż w terminie uzgodnionym przez Strony, działań” Wykonawca wnosi o rozróżnienie
terminu rozpoczęcia analizy, zastosowania zabezpieczenia tymczasowego oraz wykonania rozwiązania docelowego.
Czy Zamawiający dokona zmiany § 5 ust. 11 poprzez wskazanie, że:
1) Wykonawca niezwłocznie przystępuje do analizy zgłoszenia;
2) w przypadku potwierdzenia podatności objętej zakresem świadczeń Wykonawcy Strony uzgadniają sposób i terminy jej obsługi, odrębnie dla działań
mitygujących i rozwiązania docelowego, z uwzględnieniem poziomu ryzyka, dostępności poprawek, konieczności ich przetestowania oraz wymaganego
współdziałania Zamawiającego;
3) przekazanie poprawki i jej wdrożenie stanowią odrębne czynności, a obowiązek wdrożenia obciąża Wykonawcę, jeżeli wynika z zakresu świadczeń
określonych w Umowie?
Wykonawca proponuje uregulowanie powyższych kwestii zgodnie z pkt 1 i 3 pełnego brzmienia § 5 ust. 11 zamieszczonego poniżej.
Odpowiedzi udzielono poniżej, w ramach wprowadzenia zmiany brzmienia § 5 ust. 11 Umowy.
Historia zmian
21.08.2026 — publikacja ogłoszenia