Wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji "SZBI" wraz ze wsparciem i aktualizacjami dla Urzędu Gminy Fabianki

Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz aktualnych Wytycznych.

Dokument SWZ nie zawiera bezpośrednio podanej wartości szacunkowej zamówienia ani kwoty budżetu przeznaczonego na realizację zadania. Wskazano jedynie, że cena oferty brutto w PLN ma być stałą ceną ryczałtową przez cały okres trwania umowy (Rozdział XIII ust. 3). Zamówienie jest realizowane w ramach projektu nr FERC.02.02-CS.01-001/23/1442 pn. "Cyberbezpieczny Samorząd Gminy Fabianki", współfinansowanego ze środków Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (FERC), Priorytet II, Działanie 2.2. W kryterium oceny ofert przyjęto, że oferta z ceną przewyższającą wartość przeznaczoną w budżecie projektu na wykonanie zadania może zostać odrzucona, o ile Zamawiający nie podejmie decyzji o zwiększeniu środków (Rozdział XIII ust.

• Termin składania ofert: 08.06.2026 r. do godziny 12:00.
• Termin otwarcia ofert: 08.06.2026 r. godzina 12:15.
• Termin składania pytań do SWZ: nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu składania ofert. Zamawiający udziela odpowiedzi nie później niż na 1 dzień przed terminem składania ofert.
• Termin związania ofertą: 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

Warunki udziału w postępowaniu: 1. Doświadczenie (zdolność techniczna i zawodowa): Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał co najmniej 2 zamówienia w administracji publicznej o wartości minimum 60 000,00 zł brutto każde (osobno), polegające na wdrożeniu (dostawa, instalacja, parametryzacja, zasilanie danymi początkowymi) wraz z przeszkoleniem użytkowników teleinformatycznego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) składającego się z Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz modułu Kontroli Zarządczej, zintegrowanego z systemami dziedzinowymi, o funkcjonalnościach co najmniej takich, jakie posiadać mają rozwiązania w ramach niniejszego zamówienia – w tym system posiadał możliwość podpisywania pism i załączników za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w postaci dostępu zdalnego (chmurowego) z pieczęcią na urządzeniu HSM. Potwierdzenie: dokument Potwierdzenie wykonanych usług (wg Rozdziału VI ust. 1 zapytania) składany wraz z ofertą. 2. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w tym zakresie – wymagane jest jedynie, aby Wykonawca znajdował się w dobrej sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Zdolności techniczne i zawodowe (osoby zdolne do wykonania): Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w tym zakresie. 4. Podstawy wykluczenia (art. 24 Pzp i sankcje): Wykonawca musi złożyć odpowiednie oświadczenia, w tym o braku podstaw wykluczenia oraz o braku powiązań z podmiotami sankcjonowanymi (załącznik Nr 5). Wykluczenie następuje w szczególności za: prawomocne skazanie za określone przestępstwa (m.in. terrorystyczne, skarbowe, przeciwko wiarygodności dokumentów), zaleganie z podatkami/składkami ZUS, wprowadzenie w błąd, bezprawne wpływanie na czynności Zamawiającego, udział w porozumieniu zakłócającym konkurencję, podleganie sankcjom zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę, poważne naruszenie obowiązków zawodowych itp. 5. Wadium:

Zamawiający stosuje trzy kryteria oceny ofert (łącznie 100%):

1. Cena (C) — waga 40%. Punktacja według wzoru: C = (C min / Co) × 40, gdzie C min to najniższa cena brutto spośród ofert, a Co to cena oferty ocenianej.
2. Termin realizacji zamówienia — waga 30%. Punkty przyznawane za skrócenie terminu wdrożenia (liczonego od dnia podpisania umowy):

• 30 dni → 0 pkt
• 28 dni → 5 pkt
• 25 dni → 10 pkt
• 22 dni → 15 pkt

Dokument nie precyzuje w osobnej sekcji stawek kar umownych wprost w treści SWZ ani OPZ. W zapisach dotyczących gwarancji (OPZ, rozdział "Ogólne warunki gwarancji") wskazano, że Wykonawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego za nienależyte wykonanie umowy. W przypadku niespełnienia terminów naprawczych (8h dla awarii, 3 dni dla błędów, 10 dni dla wad) Zamawiający może zlecić naprawę osobie trzeciej na koszt Wykonawcy — bez konieczności wyznaczania dodatkowego terminu. Nie określono procentowych stawek kar umownych, maksymalnego limitu kar ani zapisów o sądzie polubownym. Postanowienia dotyczące zmiany umowy (aneksy) oraz rozwiązania umowy znajdują się w rozdz.

Wykonawca jest uprawniony do korzystania z podwykonawców, jednak zobowiązany jest przestrzegać wszystkich zasad określonych w Umowie pod rygorem zapłaty kar umownych (pkt IX.8 SWZ). Dopuszcza się poleganie na zasobach innych podmiotów w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału (pkt IX.1–IX.7 SWZ). Okres świadczenia usługi gwarancji i wsparcia wynosi 12 miesięcy od dnia następującego po podpisaniu protokołu odbioru końcowego (OPZ – Ogólne warunki gwarancji). W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego usuwania awarii (w terminie do 8 godzin roboczych), błędów (do 3 dni roboczych) i wad (do 10 dni roboczych). W przypadku niespełnienia terminów Zamawiający może zlecić naprawę osobie trzeciej na koszt Wykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w przypadkach określonych w rozdziale XXI SWZ, w szczególności: zmiana terminu realizacji z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, działania organów administracji, siła wyższa, zmiany osobowe (podwykonawcy), zwiększenie/zmniejszenie zakresu przedmiotu umowy, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz ograniczenie lub nieprzyznanie funduszy zewnętrznych. Każda zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (aneks). Wykonawca przeprowadzi audyt zarządzeń i procedur wewnętrznych związanych z czynnościami kancelaryjnymi, a następnie szkolenie online (minimum 6 godzin) dotyczące przygotowania urzędu do wdrożenia systemu (OPZ – Audyt postępowania z dokumentacją). Wykonawca zapewni pracownikom Zamawiającego konsultacje stosowania przepisów prawa dotyczących postępowania z dokumentacją przez okres .... miesięcy w wymiarze .... godzin miesięcznie (OPZ – Audyt postępowania z dokumentacją; dane liczbowe do uzupełnienia w ofercie). Zamawiający nie posiada kodów źródłowych oraz autorskich praw majątkowych do posiadanego systemu eKancelaria (str.

Wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą (Etap I) następujące dokumenty:

• Formularz ofertowy – według wzoru (załącznik nr 2 do zapytania)
• Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 4
• Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia oraz o braku powiązań z podmiotami sankcjonowanymi – załącznik nr 5
• Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym – załącznik nr 3
• Oświadczenie Wykonawcy dot. wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – załącznik nr 6

Na podstawie analizy dokumentu SWZ i OPZ zidentyfikowano następujące potencjalne sygnały ostrzegawcze:

• Brak stosowania ustawy Pzp — postępowanie prowadzone jest na zasadzie konkurencyjności (wytyczne FERC), a nie na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (Rozdział II ust. 3), co ogranicza środki ochrony prawnej wykonawców.
• Warunek udziału dot. doświadczenia — wymagane jest wykazanie co najmniej 2 zamówień w administracji publicznej o wartości minimum 60 000,00 zł brutto każde, polegających na wdrożeniu teleinformatycznego SZBI z EOD + modułem KZ, o funkcjonalnościach co najmniej takich, jakie posiadać mają rozwiązania w ramach niniejszego zamówienia (Rozdział VI ust. 1 lit. a). Sformułowanie to jest nieostre i może być trudne do jednoznacznego potwierdzenia.
• Szczegółowe wymagania techniczne w OPZ — OPZ zawiera bardzo rozbudowaną listę wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dla systemu EZD (m.in. architektura trójwarstwowa, integracja z ePUAP, e-Doręczeniami, KSeF, PEF, aplikacja mobilna dla gońców itp.), co przy braku kodów źródłowych obecnego systemu eKancelaria (s. 1) może znacząco ograniczać krąg potencjalnych wykonawców.
• Kryterium oceny: Możliwość podpisywania pism kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (30%) — kryterium zero-jedynkowe: 30 pkt za złożenie zaświadczenia od dostawcy pieczęci, 0 pkt w przypadku jego braku (Rozdział XVII ust. 1 pkt C). Może faworyzować wykonawców już zintegrowanych z konkretnym dostawcą usług zaufania.