Wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji SZBI wraz ze wsparciem i

Numer znaku sprawy: RI.271.2.4.2026. Nazwa zamówienia: „Wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji „SZBI” wraz ze wsparciem i aktualizacjami dla Urzędu Gminy Fabianki”. Rodzaj zamówienia: usługi. Kod CPV: 72212780-0 – Usługi opracowywania oprogramowania do zarządzania systemem, przechowywaniem i zawartością. Tryb udzielenia: Zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Źródło finansowania: Projekt nr FERC.02.02-CS.01-001/23/1442 pn. (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)

Gmina Fabianki, Fabianki 4, 87-811 Fabianki, NIP: 888-28-92-245. Adres e-mail: gmina@fabianki.pl. Strona internetowa BIP: https://bip.fabianki.pl. (+ 2 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz aktualnych Wytycznych. (+ 3 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Dokument SWZ nie zawiera bezpośrednio podanej wartości szacunkowej zamówienia ani kwoty budżetu przeznaczonego na realizację zadania. Wskazano jedynie, że cena oferty brutto w PLN ma być stałą ceną ryczałtową przez cały okres trwania umowy (Rozdział XIII ust. 3). Zamówienie jest realizowane w ramach projektu nr FERC.02.02-CS.01-001/23/1442 pn. "Cyberbezpieczny Samorząd Gminy Fabianki", współfinansowanego ze środków Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (FERC), Priorytet II, Działanie 2.2. W kryterium oceny ofert przyjęto, że oferta z ceną przewyższającą wartość przeznaczoną w budżecie projektu na wykonanie zadania może zostać odrzucona, o ile Zamawiający nie podejmie decyzji o zwiększeniu środków (Rozdział XIII ust. (+ 6 zdań — pełna treść po zalogowaniu)

• Termin składania ofert: 08.06.2026 r. do godziny 12:00.
• Termin otwarcia ofert: 08.06.2026 r. godzina 12:15.
• Termin składania pytań do SWZ: nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu składania ofert. Zamawiający udziela odpowiedzi nie później niż na 1 dzień przed terminem składania ofert.
• Termin związania ofertą: 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
• (+ 3 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

Warunki udziału w postępowaniu: 1. Doświadczenie (zdolność techniczna i zawodowa): Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał co najmniej 2 zamówienia w administracji publicznej o wartości minimum 60 000,00 zł brutto każde (osobno), polegające na wdrożeniu (dostawa, instalacja, parametryzacja, zasilanie danymi początkowymi) wraz z przeszkoleniem użytkowników teleinformatycznego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) składającego się z Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz modułu Kontroli Zarządczej, zintegrowanego z systemami dziedzinowymi, o funkcjonalnościach co najmniej takich, jakie posiadać mają rozwiązania w ramach niniejszego zamówienia – w tym system posiadał możliwość podpisywania pism i załączników za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w postaci dostępu zdalnego (chmurowego) z pieczęcią na urządzeniu HSM. Potwierdzenie: dokument Potwierdzenie wykonanych usług (wg Rozdziału VI ust. 1 zapytania) składany wraz z ofertą. 2. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w tym zakresie – wymagane jest jedynie, aby Wykonawca znajdował się w dobrej sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Zdolności techniczne i zawodowe (osoby zdolne do wykonania): Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w tym zakresie. 4. Podstawy wykluczenia (art. 24 Pzp i sankcje): Wykonawca musi złożyć odpowiednie oświadczenia, w tym o braku podstaw wykluczenia oraz o braku powiązań z podmiotami sankcjonowanymi (załącznik Nr 5). Wykluczenie następuje w szczególności za: prawomocne skazanie za określone przestępstwa (m.in. terrorystyczne, skarbowe, przeciwko wiarygodności dokumentów), zaleganie z podatkami/składkami ZUS, wprowadzenie w błąd, bezprawne wpływanie na czynności Zamawiającego, udział w porozumieniu zakłócającym konkurencję, podleganie sankcjom zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę, poważne naruszenie obowiązków zawodowych itp. 5. Wadium:

• (+ 10 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiający stosuje trzy kryteria oceny ofert (łącznie 100%):

1. Cena (C) — waga 40%. Punktacja według wzoru: C = (C min / Co) × 40, gdzie C min to najniższa cena brutto spośród ofert, a Co to cena oferty ocenianej.
2. Termin realizacji zamówienia — waga 30%. Punkty przyznawane za skrócenie terminu wdrożenia (liczonego od dnia podpisania umowy):

• 30 dni → 0 pkt
• 28 dni → 5 pkt
• 25 dni → 10 pkt
• 22 dni → 15 pkt
• (+ 6 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Dokument nie precyzuje w osobnej sekcji stawek kar umownych wprost w treści SWZ ani OPZ. W zapisach dotyczących gwarancji (OPZ, rozdział "Ogólne warunki gwarancji") wskazano, że Wykonawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego za nienależyte wykonanie umowy. W przypadku niespełnienia terminów naprawczych (8h dla awarii, 3 dni dla błędów, 10 dni dla wad) Zamawiający może zlecić naprawę osobie trzeciej na koszt Wykonawcy — bez konieczności wyznaczania dodatkowego terminu. Nie określono procentowych stawek kar umownych, maksymalnego limitu kar ani zapisów o sądzie polubownym. Postanowienia dotyczące zmiany umowy (aneksy) oraz rozwiązania umowy znajdują się w rozdz. (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Wykonawca jest uprawniony do korzystania z podwykonawców, jednak zobowiązany jest przestrzegać wszystkich zasad określonych w Umowie pod rygorem zapłaty kar umownych (pkt IX.8 SWZ). Dopuszcza się poleganie na zasobach innych podmiotów w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału (pkt IX.1–IX.7 SWZ). Okres świadczenia usługi gwarancji i wsparcia wynosi 12 miesięcy od dnia następującego po podpisaniu protokołu odbioru końcowego (OPZ – Ogólne warunki gwarancji). W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego usuwania awarii (w terminie do 8 godzin roboczych), błędów (do 3 dni roboczych) i wad (do 10 dni roboczych). W przypadku niespełnienia terminów Zamawiający może zlecić naprawę osobie trzeciej na koszt Wykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w przypadkach określonych w rozdziale XXI SWZ, w szczególności: zmiana terminu realizacji z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, działania organów administracji, siła wyższa, zmiany osobowe (podwykonawcy), zwiększenie/zmniejszenie zakresu przedmiotu umowy, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz ograniczenie lub nieprzyznanie funduszy zewnętrznych. Każda zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (aneks). Wykonawca przeprowadzi audyt zarządzeń i procedur wewnętrznych związanych z czynnościami kancelaryjnymi, a następnie szkolenie online (minimum 6 godzin) dotyczące przygotowania urzędu do wdrożenia systemu (OPZ – Audyt postępowania z dokumentacją). Wykonawca zapewni pracownikom Zamawiającego konsultacje stosowania przepisów prawa dotyczących postępowania z dokumentacją przez okres .... miesięcy w wymiarze .... godzin miesięcznie (OPZ – Audyt postępowania z dokumentacją; dane liczbowe do uzupełnienia w ofercie). Zamawiający nie posiada kodów źródłowych oraz autorskich praw majątkowych do posiadanego systemu eKancelaria (str. (+ 9 zdań — pełna treść po zalogowaniu)

Wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą (Etap I) następujące dokumenty:

• Formularz ofertowy – według wzoru (załącznik nr 2 do zapytania)
• Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 4
• Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia oraz o braku powiązań z podmiotami sankcjonowanymi – załącznik nr 5
• Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym – załącznik nr 3
• Oświadczenie Wykonawcy dot. wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO – załącznik nr 6
• (+ 6 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Na podstawie analizy dokumentu SWZ i OPZ zidentyfikowano następujące potencjalne sygnały ostrzegawcze:

• Brak stosowania ustawy Pzp — postępowanie prowadzone jest na zasadzie konkurencyjności (wytyczne FERC), a nie na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (Rozdział II ust. 3), co ogranicza środki ochrony prawnej wykonawców.
• Warunek udziału dot. doświadczenia — wymagane jest wykazanie co najmniej 2 zamówień w administracji publicznej o wartości minimum 60 000,00 zł brutto każde, polegających na wdrożeniu teleinformatycznego SZBI z EOD + modułem KZ, o funkcjonalnościach co najmniej takich, jakie posiadać mają rozwiązania w ramach niniejszego zamówienia (Rozdział VI ust. 1 lit. a). Sformułowanie to jest nieostre i może być trudne do jednoznacznego potwierdzenia.
• Szczegółowe wymagania techniczne w OPZ — OPZ zawiera bardzo rozbudowaną listę wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dla systemu EZD (m.in. architektura trójwarstwowa, integracja z ePUAP, e-Doręczeniami, KSeF, PEF, aplikacja mobilna dla gońców itp.), co przy braku kodów źródłowych obecnego systemu eKancelaria (s. 1) może znacząco ograniczać krąg potencjalnych wykonawców.
• Kryterium oceny: Możliwość podpisywania pism kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (30%) — kryterium zero-jedynkowe: 30 pkt za złożenie zaświadczenia od dostawcy pieczęci, 0 pkt w przypadku jego braku (Rozdział XVII ust. 1 pkt C). Może faworyzować wykonawców już zintegrowanych z konkretnym dostawcą usług zaufania.
• (+ 5 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)