Zakup i dostawa oprogramowania ERP z modułami MES, CRM, Sprzedaż, Zakupy, Magazyn w związku z realizacją przez JAR Sp. z o.o. projektu pt. „Rozwój przedsiębiorstwa JAR Sp. z o.o. w kierunku transformacji cyfrowej zgodnej ze standardami przemysłu 4.0 poprzez wdrożenie rozwiązań cyfrowych zgodnie z Planem Transformacji Cyfrowej” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027, Priorytet: Przedsiębiorczość i Innowacje, Działanie 1.2 Automatyzacja i robotyzacja w MŚP (numer naboru FEPW.01.02-IP.01-001/24, numer wniosku o dofinansowanie FEPW.01.02-IP.01-0118/24, umowa o dofinansowanie FEPW.01.02-IP.01-0118/24)

Zamawiający: JAR Sp. z o.o. Adres: Lesk 33, 19-400 Olecko NIP: 8470000533 Zamawiający jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, zajmującą się produkcją palet (w tym fitosanitarnych) i innych opakowań drewnianych. Nie wskazano w SWZ, aby był to podmiot leczniczy ani sektorowo-specyficzny (np. wodno-kanalizacyjny, energetyczny, transportowy) — postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w ramach projektu unijnego.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców w rozumieniu obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2021–2027. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu współfinansowanego ze środków UE (Program Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021–2027), co wynika z opisu projektu na początku dokumentu. Zamawiający nie stosuje ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) — postępowanie ma charakter pozaprzetargowy (regulowany wytycznymi dla funduszy UE).

Brak danych – w dokumencie SWZ nie określono wartości szacunkowej zamówienia, kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia ani budżetu rocznego zamawiającego. Jedyną informacją o charakterze finansowym jest wskazanie, że zamówienie jest finansowane ze środków UE w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021–2027, Priorytet: Przedsiębiorczość i Innowacje, Działanie 1.2 Automatyzacja i robotyzacja w MŚP (numer wniosku o dofinansowanie: FEPW.01.02-IP.01-0118/24, umowa o dofinansowanie: FEPW.01.02-IP.01-0118/24).

• Termin składania ofert: 05.06.2026 r. do końca dnia. Pytania zadane od 04.06.2026 r. pozostaną bez odpowiedzi.
• Oferty należy składać wyłącznie poprzez Bazę Konkurencyjności – decyduje termin wpływu.
• Termin rozpatrzenia i porównania ofert: 14 dni od zakończenia składania. Ogłoszenie wyboru w ciągu 7 dni od zakończenia oceny.
• Termin podpisania umowy: 30 dni od ogłoszenia wygrywającej oferty.
• Termin związania ofertą: 30 dni kalendarzowych od ostatecznego terminu składania ofert.

Z postępowania wyklucza się Wykonawców powiązanych osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym — weryfikacja na podstawie oświadczenia (Załącznik 02). Powiązania obejmują m.in. uczestnictwo w spółce, posiadanie co najmniej 10% udziałów/akcji, pełnienie funkcji członka organu zarządzającego/nadzorczego, prokurenta, a także stosunek małżeński, pokrewieństwo lub powinowactwo. Dodatkowo wyklucza się Wykonawców wspierających agresję Federacji Rosyjskiej na Ukrainę, na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. — weryfikacja przez oświadczenie (Załącznik 05). Wykonawca musi:

• posiadać wiedzę, doświadczenie oraz potencjał techniczny i osobowy zdolny do wykonania zamówienia;
• znajdować się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej realizację zamówienia;
• prowadzić działalność gospodarczą zgodną z przedmiotem zamówienia;
• posiadać uprawnienia wymagane przepisami prawa;
• udzielać gwarancji na dostarczone urządzenia co najmniej na 12 miesięcy od podpisania protokołu odbioru końcowego;

Ocena ofert odbywa się na podstawie trzech kryteriów: Punktacja: C = (najniższa oferowana cena netto / cena netto oferty badanej) × 70 Punktacja: S = (najkrótszy czas reakcji serwisu w godzinach / czas reakcji serwisu w godzinach określony w ofercie badanej) × 15 Szybkość reakcji serwisowej rozumiana jako termin wizyty serwisanta od momentu mailowego zgłoszenia usterki (dotyczy wyłącznie dni roboczych). Punktacja: T = (najkrótszy oferowany okres dostawy / termin dostawy w miesiącach określony w ofercie badanej) × 15 Maksymalny termin dostawy: 6 miesięcy od podpisania umowy.

W otrzymanym dokumencie SWZ (Zapytanie ofertowe nr 1/05/2026) nie wskazano wysokości kar umownych, ani ich maksymalnych limitów procentowych. Dokument nie zawiera postanowień dotyczących sądu polubownego, sądu powszechnego właściwego dla sporów, ani rozwiązania umowy z naliczeniem kar. Dokument przewiduje natomiast:

• Możliwość zmiany terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej (zdarzenie nieprzewidywalne, poza kontrolą stron), stanu nadzwyczajnego (np. stan wojenny, klęska żywiołowa) lub innych obiektywnych przeszkód, za które nie odpowiada Wykonawca.
• Aneksy – wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów pod rygorem nieważności.

Zmiany umowy — Zamawiający dopuszcza istotne zmiany umowy w przypadkach określonych w Wytycznych Horyzontalnych oraz z przyczyn zewnętrznych (zmiana przepisów, decyzje instytucji publicznych, siła wyższa, stan nadzwyczajny). Zmiana terminu realizacji możliwa w przypadku przeszkód obiektywnych niezależnych od Wykonawcy, konieczności wykonania zamówień dodatkowych lub zmian w projekcie wymagających akceptacji Instytucji Pośredniczącej. Wszelkie zmiany wymagają formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. Przetwarzanie danych osobowych (RODO) — Zamawiający (JAR Sp. z o.o.) jest administratorem danych. Dane przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu przeprowadzenia postępowania i realizacji obowiązku prawnego. Podanie danych jest warunkiem udziału. Oferentowi przysługuje prawo dostępu (art. 15 RODO), sprostowania (art.

Oferta musi być złożona na Formularzu ofertowym (Załącznik 01) i zawierać następujące dokumenty:

1. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (Załącznik 02) – w przypadku oferty wspólnej każdy członek konsorcjum składa odrębnie.
2. Dokument stwierdzający status prawny Wykonawcy – aktualny odpis z rejestru lub zaświadczenie o wpisie do CEIDG, wystawione nie wcześniej niż 9 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3. Oświadczenie o wykonaniu obowiązków informacyjnych RODO (Załącznik 03).
4. Klauzula informacyjna RODO (Załącznik 04) – podpisana w formule „zapoznałem/-am się”.
5. Oświadczenie dotyczące podstaw wykluczenia z postępowania związane z agresją Federacji Rosyjskiej na Ukrainę (Załącznik 05).

Zidentyfikowano następujące potencjalne ryzyka w dokumentacji:

• Krótki termin składania ofert – termin składania ofert wyznaczono na 05.06.2026 r., a zapytanie opublikowano 27.05.2026 r., co daje zaledwie 9 dni na przygotowanie oferty.
• Brak informacji o wartości zamówienia – w dokumencie nie podano szacunkowej wartości zamówienia ani kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, co utrudnia ocenę opłacalności udziału.
• Brak wymogu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania – w dokumentacji nie określono obowiązku wniesienia wadium ani zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co może świadczyć o niższym standardzie proceduralnym (brak sygnału negatywnego, ale stanowi ryzyko dla Zamawiającego).
• Brak kar umownych w treści SWZ – w dokumencie nie wskazano wysokości kar umownych za opóźnienie lub nienależyte wykonanie umowy, co może utrudnić egzekwowanie terminowości.