RozstrzygniętyPrzetarg nieograniczony · PN597623-2026
Zakup systemu bibliotecznego
Główna Biblioteka Lekarska im. Stanisława Konopki0 aktualnych · 13 w archiwum·NIP 5212970496·mazowieckie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
NIP zwycięzcy7921501663
Kwota oferty255 004,00 zł
Złożonych ofert2
Przedmiot zamówienia
AIDostawa, instalacja i wdrożenie jednego zintegrowanego systemu bibliotecznego typu open source wraz z migracją danych, szkoleniami, dokumentacją oraz 12-miesięcznym serwisem i wsparciem technicznym (min. 100 godzin) — dla Centrali Głównej Biblioteki Lekarskiej w Warszawie oraz 17 oddziałów terenowych GBL (Bydgoszcz, Ciechanów, Częstochowa, Elbląg, Gdańsk, Gorzów Wlkp., Kalisz, Katowice, Kielce, Koszalin, Łódź, Nowy Sącz, Opole, Piotrków Trybunalski, Radom, Rzeszów, Zielona Góra). Zakres obejmuje m.in.:
- 1 system biblioteczny open source (z licencją niewyłączną, bezterminową dla 18 bibliotekarzy),
- migrację danych z systemów PROLIB (Centrala) i Mateusz (oddziały) do wspólnej bazy — ok. 106 tys. rekordów bibliograficznych w Centrali + ok. 100 tys. w oddziałach, ok. 140 tys. haseł wzorcowych, ok. 150 tys. egzemplarzy, ok. 9 tys. czytelników (migracja bez historii wypożyczeń w oddziałach; w Centrali razem z historią i zobowiązaniami),
- instalację i konfigurację systemu w 17 oddziałach terenowych (zdalnie) oraz w Centrali, w środowisku serwerowym Zamawiającego,
- dokumentację powykonawczą (projekt techniczny, dokumentacja użytkownika i testowa) w języku polskim,
- szkolenia: administratorów (10 godzin on-line) oraz bibliotekarzy (25 godzin on-line).
Trudność: wysoka
Złożone wdrożenie ogólnopolskiego systemu w 18 lokalizacjach (sieć WAN), migracja z dwóch różnych systemów źródłowych z deduplikacją i scalaniem baz, konfiguracja uprawnień per-placówka, integracja z protokołem Z39.50/OAI-PMH, wymogi dostępności WCAG 2.1 AA — wszystko w krótkim, sztywnym harmonogramie etapów.
Terminy realizacji
Czas na realizację (Etapy I–III)
do 11.12.2026 r. od podpisania umowy (Etap I – do 10 dni roboczych, Etap II – do 15 dni roboczych od zakończenia Etapu I, Etap III – do 15 dni roboczych od zakończenia Etapu II)
do 11.12.2026 r. od podpisania umowy (Etap I – do 10 dni roboczych, Etap II – do 15 dni roboczych od zakończenia Etapu I, Etap III – do 15 dni roboczych od zakończenia Etapu II)
Etap IV – serwis i wsparcie
12 miesięcy od zakończenia Etapu III
12 miesięcy od zakończenia Etapu III
Wymagany okres gwarancji
min. 24 miesiące; do oceny: 36 mies. (10 pkt) / 24 mies. (0 pkt)
min. 24 miesiące; do oceny: 36 mies. (10 pkt) / 24 mies. (0 pkt)
Warunki udziału
AI1Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym — Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
2Uprawnienia do prowadzenia działalności — Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
Pozostałe 4 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena za wykonanie i dostarczenie całego przedmiotu zamówienianajniższa cena spośród ważnych ofert
60%
Termin realizacji przedmiotu zamówienia w ramach Etapu I7 dni roboczych = 10 pkt, 10 dni = 0 pkt
10%
Termin realizacji przedmiotu zamówienia w ramach Etapu II10 dni roboczych = 10 pkt, 15 dni = 0 pkt
10%
Termin realizacji przedmiotu zamówienia w ramach Etapu III10 dni roboczych = 10 pkt, 15 dni = 0 pkt
10%
Okres gwarancji obejmujący przedmiot zamówienia36 miesięcy = 10 pkt, 24 miesiące = 0 pkt
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 9 700,00 PLN (pieniądz, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa, poręczenie); wniesienie do 14.09.2026 r. do godz. 10:00.
- Zabezpieczenie należytego wykonania: 5% ceny całkowitej oferty; beneficjent GBL.
- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 1 — PPU).
Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
5Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Warunek udziału – uwzględnienie usług rozwoju, utrzymania i serwisu systemu bibliotecznego. Czy Zamawiający dopuści, na potrzeby wykazania warunku określonego w pkt 2.4.1 SWZ, uwzględnienie usług obejmujących rozwój, rozbudowę, konfigurację, utrzymanie, wsparcie techniczne lub serwis zintegrowanego systemu bibliotecznego, jeżeli w ramach współpracy z danym podmiotem Wykonawca wcześniej lub równolegle realizował czynności związane z instalacją i wdrożeniem tego systemu? W przypadku świadczeń realizowanych w ramach jednej umowy w sposób ciągły lub okresowy, prosimy również o potwierdzenie, czy poszczególne zakresy usług, jeżeli były przedmiotem odrębnych zleceń, zamówień, protokołów odbioru lub odrębnego wynagrodzenia, mogą być wykazywane jako odrębne usługi.
Zamawiający informuje, że warunek określony w pkt 2.4.1 SWZ dotyczy usług obejmujących instalację i wdrożenie zintegrowanego systemu bibliotecznego. Usługi ograniczone wyłącznie do rozwoju, rozbudowy, konfiguracji, utrzymania, wsparcia technicznego lub serwisu systemu, niezawierające elementu instalacji i wdrożenia, nie spełniają warunku udziału w postępowaniu w obecnym brzmieniu SWZ. Jednocześnie Zamawiający potwierdza, że w przypadku świadczeń realizowanych w ramach jednej umowy o charakterze ciągłym lub okresowym, poszczególne zakresy usług instalacyjno-wdrożeniowych, jeżeli stanowiły przedmiot odrębnych zleceń, zamówień, protokołów odbioru lub odrębnego wynagrodzenia, mogą zostać wykazane jako odrębne usługi na potrzeby spełnienia warunku.
2Warunek udziału – sposób rozumienia „3 usług” w przypadku wdrożenia systemu w wielu jednostkach. Zamawiający w pkt 2.4.1 SWZ wymaga wykazania co najmniej 3 usług polegających na instalacji i wdrożeniu gotowego zintegrowanego systemu bibliotecznego. Czy Zamawiający przez „3 usługi” rozumie wyłącznie trzy odrębne umowy/zamówienia, czy też dopuszcza wykazanie, w ramach jednej umowy/zamówienia, kilku odrębnych usług wdrożeniowych wykonanych dla różnych bibliotek, filii lub jednostek organizacyjnych, jeżeli każda z tych jednostek wymagała wykonania odrębnych czynności instalacyjnych, konfiguracyjnych, wdrożeniowych, migracyjnych lub szkoleniowych? W szczególności prosimy o potwierdzenie, czy wdrożenie jednego centralnego systemu bibliotecznego obejmującego kilka odrębnych bibliotek, filii lub jednostek organizacyjnych może zostać uznane za więcej niż jedną usługę na potrzeby wykazania spełnienia warunku udziału, jeżeli zakres wdrożenia obejmował odrębne działania dotyczące poszczególnych jednostek
Zamawiający informuje, że przez „3 usługi”, o których mowa w pkt 2.4.1 SWZ, rozumie trzy odrębne, wyodrębnione przedmiotowo usługi instalacji i wdrożenia zintegrowanego systemu bibliotecznego – niekoniecznie wynikające z trzech odrębnych umów. Wdrożenie jednego centralnego systemu bibliotecznego obejmującego kilka odrębnych bibliotek, filii lub jednostek organizacyjnych może zostać uznane za więcej niż jedną usługę na potrzeby warunku udziału w postępowaniu, o ile wykonawca wykaże, że w odniesieniu do każdej z tych jednostek zrealizowano odrębny, samodzielny zakres czynności instalacyjnych, konfiguracyjnych, migracyjnych lub szkoleniowych, potwierdzony odrębną dokumentacją odbiorczą. Ocena spełnienia warunku w tym zakresie zostanie dokonana indywidualnie na etapie badania ofert, na podstawie treści złożonych dokumentów.
3Warunek dotyczący osób – kwalifikowanie doświadczenia zdobytego przy wdrożeniach systemu bibliotecznego. W pkt 2.4.2 SWZ Zamawiający wymaga wskazania osób posiadających doświadczenie przy instalacji i wdrożeniu gotowego zintegrowanego systemu bibliotecznego. Czy Zamawiający potwierdza, że za spełniające powyższy warunek może zostać uznane doświadczenie osób zdobyte przy realizacji projektów wdrożeniowych systemu KOHA, będącego gotowym zintegrowanym systemem bibliotecznym, niezależnie od tego, czy osoba zdobywała to doświadczenie jako pracownik Wykonawcy zewnętrznego, pracownik biblioteki będącej odbiorcą systemu, czy też jako osoba uczestnicząca w realizacji wdrożenia w ramach innej formy współpracy? Jednocześnie prosimy o potwierdzenie, że dla oceny spełnienia warunku istotny jest rzeczywisty zakres czynności wykonywanych przez daną osobę w ramach projektu, a nie nazwa stanowiska zajmowanego przez tę osobę.
Zamawiający potwierdza, że doświadczenie zdobyte przy realizacji projektów wdrożeniowych zintegrowanego systemu bibliotecznego KOHA spełnia warunek określony w pkt 2.4.2 SWZ niezależnie od formy prawnej, w jakiej dana osoba uczestniczyła w realizacji wdrożenia (jako pracownik wykonawcy zewnętrznego, pracownik biblioteki będącej odbiorcą systemu, czy w ramach innej formy współpracy). Zamawiający potwierdza również, że dla oceny spełnienia warunku decydujące znaczenie ma rzeczywisty zakres czynności faktycznie wykonywanych przez daną osobę w ramach danego projektu wdrożeniowego, a nie nazwa zajmowanego przez nią stanowiska. Ocena nastąpi na podstawie treści dokumentów złożonych przez wykonawcę (m.in. wykazu osób) potwierdzających rzeczywisty zakres pełnionych obowiązków.
4Sposób rozumienia pojęcia „3 usług” w zakresie doświadczenia Wykonawcy. Czy Zamawiający przez „3 usługi” rozumie trzy odrębne umowy/zamówienia, czy też dopuszcza wykazanie w ramach jednej umowy/zamówienia wdrożenia zintegrowanego systemu bibliotecznego w kilku odrębnych bibliotekach, filiach lub jednostkach organizacyjnych, jeżeli każda z tych jednostek wymagała odrębnych czynności instalacyjnych, konfiguracyjnych i wdrożeniowych? W szczególności prosimy o wyjaśnienie czy wdrożenie jednego centralnego systemu bibliotecznego obsługującego wiele filii może zostać uznane za więcej niż jedną usługę na potrzeby wykazania doświadczenia, jeżeli wdrożenie obejmowało odrębne jednostki organizacyjne i czynności wdrożeniowe dla tych jednostek.
Zamawiający informuje, że przez „3 usługi”, o których mowa w pkt 2.4.1 SWZ, rozumie trzy odrębne, wyodrębnione przedmiotowo usługi instalacji i wdrożenia zintegrowanego systemu bibliotecznego – niekoniecznie wynikające z trzech odrębnych umów. Wdrożenie jednego centralnego systemu bibliotecznego obejmującego kilka odrębnych bibliotek, filii lub jednostek organizacyjnych może zostać uznane za więcej niż jedną usługę na potrzeby warunku udziału w postępowaniu, o ile wykonawca wykaże, że w odniesieniu do każdej z tych jednostek zrealizowano odrębny, samodzielny zakres czynności instalacyjnych, konfiguracyjnych, migracyjnych lub szkoleniowych, potwierdzony odrębną dokumentacją odbiorczą. Ocena spełnienia warunku w tym zakresie zostanie dokonana indywidualnie na etapie badania ofert, na podstawie treści złożonych dokumentów.
5Pytanie dotyczące warunku udziału w postępowaniu – zdolność techniczna lub zawodowa. W odniesieniu do warunku określonego w SWZ, zgodnie z którym Wykonawca zobowiązany jest wykazać wykonanie co najmniej 3 usług polegających na instalacji i wdrożeniu gotowego zintegrowanego systemu bibliotecznego, zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie oraz ewentualne doprecyzowanie warunku udziału w postępowaniu. Czy Zamawiający uzna warunek za spełniony również w przypadku, gdy Wykonawca wykaże w okresie ostatnich 3 lat: co najmniej jedną usługę polegającą na instalacji i wdrożeniu gotowego zintegrowanego systemu bibliotecznego, oraz pozostałe usługi dotyczące rozwoju, utrzymania, serwisu, administracji lub wsparcia technicznego zintegrowanych systemów bibliotecznych, świadczone jako usługi ciągłe, obejmujące w szczególności konfigurację systemu, aktualizacje, rozwój funkcyjny, usuwanie błędów, wsparcie użytkowników lub administratorów? Jednocześnie prosimy o wyjaśnienie, czy przy ocenie doświadczenia Wykonawcy Zamawiający dopuści możliwość uwzględnienia skali wdrożonego i obsługiwanego systemu bibliotecznego, w szczególności liczby bibliotek, filii lub jednostek organizacyjnych działających w ramach jednej centralnej instalacji zintegrowanego systemu bibliotecznego. Przykładowo, czy wdrożenie jednego centralnego zintegrowanego systemu bibliotecznego, obejmującego kilka lub kilkanaście filii/jednostek organizacyjnych, a następnie jego rozwój, utrzymanie i serwis, może zostać uznane za doświadczenie równoważne wymaganym usługom, jeżeli zakres i skala wykonanych prac potwierdzają zdolność Wykonawcy do realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia? W przypadku odpowiedzi negatywnej zwracamy się z prośbą o rozważenie modyfikacji warunku udziału w postępowaniu poprzez dopuszczenie doświadczenia obejmującego co najmniej jedno wdrożenie zintegrowanego systemu bibliotecznego oraz usługi jego rozwoju, utrzymania lub serwisu.
Zamawiający podtrzymuje warunek udziału w postępowaniu określony w pkt 2.4.1 SWZ w dotychczasowym brzmieniu, tj. wymóg wykazania co najmniej 3 usług polegających na instalacji i wdrożeniu gotowego zintegrowanego systemu bibliotecznego. Zamawiający nie znajduje podstaw do uznania warunku za spełniony w przypadku wykazania jednej takiej usługi uzupełnionej usługami o odmiennym charakterze przedmiotowym (rozwój, utrzymanie, serwis, wsparcie techniczne) – odpowiedź w tym zakresie została udzielona w odpowiedzi na Pytanie nr nr 1. Odnośnie skali wdrożonego systemu (liczby obsługiwanych bibliotek/filii/jednostek organizacyjnych) – Zamawiający wskazuje na odpowiedź udzieloną na pytania nr 2 i 4, zgodnie z którą skala wdrożenia może być uwzględniona przy ocenie, czy w ramach jednej umowy zrealizowano więcej niż jedną usługę w rozumieniu warunku.
Historia zmian
31.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
14.09.2026 — upływ terminu składania ofert
14.09.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
02.11.2026 — rozstrzygnięcie