Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN682127-2026
Zakup systemu informatycznego klasy ERP – Warszawa
Ministerstwo Energii3 aktualne · 41 w archiwum·NIP 9542867467·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie jednoczęściowe (niepodzielne) dla Ministerstwa Energii:
- Zakup z wdrożeniem i utrzymaniem (usługa + dostawa): zintegrowany system informatyczny klasy ERP (aplikacja przeglądarkowa, wspólna baza danych, jednolity interfejs) dla komórek Departamentu Budżetu i Finansów oraz Biura Dyrektora Generalnego, obejmujący 9 obszarów merytorycznych: planowanie z obsługą Budżetu Zadaniowego, księgowość, kadry i rozwój zawodowy, płace, środki trwałe i gospodarkę magazynową, sprawozdawczość, ZFŚS, Kasę Zapomogowo-Pożyczkową oraz wystawianie faktur z integracją w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
- Licencje: bezterminowa licencja oprogramowania użytkowego dla minimum 45 jednoczesnych użytkowników (model no name, z dowolnych stanowisk sieci Zamawiającego) i minimum 80 użytkowników okazjonalnych oraz Portal Pracownika dla minimum 360 pracowników.
- Wdrożenie on-premise: analiza przedwdrożeniowa, instalacja i konfiguracja w infrastrukturze Zamawiającego, pełna migracja danych z dotychczasowego systemu (minimum 500 kartotek pracowniczych, dane od 1 marca 2024 r.) z obowiązkową zgodnością bilansów i raportów kontrolnych, instruktaż użytkowników i administratorów.
- Integracje: Active Directory z logowaniem SSO, Płatnik, PUE ZUS, e-Deklaracje, KSeF, TREZOR, BUZA, Bankowość Elektroniczna NBP/BGK, system kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy.
- Utrzymanie i wsparcie techniczne: bieżący nadzór nad bazami danych, aktualizacje i nowe wersje Systemu, dostosowania do zmian przepisów prawa.
- Dokumentacja do oddania: komplet dokumentacji technicznej i użytkowej w języku polskim w wersji elektronicznej (PDF) — podręczniki modułów, administratora i powdrożeniowa — oraz opis systemu informatycznego w rozumieniu art. 10 ustawy o rachunkowości.
- Środowisko testowo-szkoleniowe: niezależne, bezterminowe, w ramach ceny oferty.
- Zamówienia opcjonalne (prawo Zamawiającego): do 300 roboczogodzin dedykowanej asysty technicznej oraz do 200 roboczogodzin dodatkowego instruktażu użytkowników i administratorów.
Trudność: wysoka
Dziewięcioobszarowy, zintegrowany system ERP dla ministerstwa z migracją danych historycznych, wieloma integracjami z systemami zewnętrznymi (KSeF, ZUS, TREZOR, bankowość elektroniczna) i wdrożeniem on-premise w ścisłym harmonogramie etapów.
Terminy realizacji
Czas realizacji (termin wykonania)
Etap 1: do 31.12.2026 r. lub do 60 dni w przypadku zawarcia umowy po 01.11.2026 r. (liczony od dnia zawarcia Umowy); Etap 2: 180 dni kalendarzowych od daty odbioru Etapu I; Etap 3: min. 36, maks. 48 miesięcy
Etap 1: do 31.12.2026 r. lub do 60 dni w przypadku zawarcia umowy po 01.11.2026 r. (liczony od dnia zawarcia Umowy); Etap 2: 180 dni kalendarzowych od daty odbioru Etapu I; Etap 3: min. 36, maks. 48 miesięcy
Wymagany okres gwarancji
min. 36 miesięcy (maks. 48 miesięcy — kryterium oceny ofert)
min. 36 miesięcy (maks. 48 miesięcy — kryterium oceny ofert)
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 zamówienia: wdrożenie z utrzymaniem ≥ 6 miesięcy systemu klasy ERP obejmującego obszar finansowo-księgowy i kadrowo-płacowy; ostatnie 5 lat
2Kierownik projektu — wykształcenie wyższe; kierownik projektu w min. 1 wdrożeniu ERP (obszar finansowo-księgowy i kadrowo-płacowy) o wartości ≥ 1 000 000 zł brutto; ostatnie 5 lat; język polski w mowie i piśmie
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena (C)cena łączna brutto
80%
Okres gwarancji (G)36 mies. = 0 pkt; 48 mies. = 10 pkt
10%
Czas reakcji serwisowej i naprawy (T)maks. 10 pkt
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 9 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5% ceny brutto oferty, wniesione przed zawarciem umowy (zał. nr 2, pkt 14).
- Formy zabezpieczenia: pieniądz, poręczenia bankowe/SKO, gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe, poręczenia PARP.
- Kary umowne: zabezpieczenie może być przekazane na poczet kar umownych lub odszkodowania; szczegóły w projekcie umowy (zał. nr 11 do SWZ).
Pytania i odpowiedzi
110Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1prosimy o udostepnienie pliku Zal nr 1 do SWZ - SOPZ w wersji edytowalnej.
Pytanie udostepnienie pliku Zal nr 1 do SWZ - SOPZ w wersji edytowalnej nie jest wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.
2Czy Zamawiający dopuści alternatywnie model subskrypcyjny (standard rynkowy), obejmujące wszystkie wymagane licencje i wsparcie przez cały okres realizacji umowy, z uwzględnieniem pełnego kosztu subskrypcji w cenie oferty? W przypadku dopuszczenia takiego rozwiązania prosimy o określenie wymaganych praw do korzystania z systemu po zakończeniu umowy oraz odpowiednią zmianę dokumentacji.
Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania Systemu w modelu subskrypcyjnym. Wymaganie dotyczące dostarczenia licencji bezterminowych (wieczystych) w modelu On-premise wynika z uzasadnionych potrzeb Zamawiającego w zakresie zapewnienia pełnej kontroli nad danymi, ciągłości działania Systemu po zakończeniu umowy oraz wymogów bezpieczeństwa infrastruktury (zgodnie z pkt 2.3 oraz 2.4 SWZ). Zamawiający nie dokonuje zmian w treści SWZ.
3W odniesieniu do wymagań on-premise określonych w SOPZ prosimy o potwierdzenie, czy dopuszczalne jest wykorzystanie zewnętrznych usług producenta wyłącznie do przygotowywania wersji, aktualizacji i zarządzania cyklem życia oprogramowania, pod warunkiem nieprzekazywania do tych usług danych produkcyjnych Zamawiającego. Środowiska produkcyjne i testowe zawierające takie dane pozostawałyby w całości w infrastrukturze Zamawiającego
Zamawiający dopuszcza wykorzystanie zewnętrznych usług producenta w zakresie niezbędnego do przygotowywania i pobierania wersji oprogramowania, aktualizacji oraz zarządzania cyklem życia oprogramowania, pod warunkiem, że nie będzie się to wiązało z przekazywaniem danych produkcyjnych Zamawiającego poza jego infrastrukturę. Środowiska produkcyjne i testowe zawierające dane Zamawiającego będą utrzymywane w infrastrukturze Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do wskazania szczegółowej specyfikacji połączeń (adresy IP/FQDN, porty, protokoły, kierunki oraz cel komunikacji). Dostęp sieciowy będzie realizowany i kontrolowany zgodnie z politykami bezpieczeństwa obowiązującymi u Zamawiającego.
4W odniesieniu do SOPZ, rozdz. III pkt 1.3–1.4, czy Zamawiający dopuści rozwiązanie obejmujące zintegrowane komponenty różnych producentów, w szczególności odrębny komponent kadrowo-płacowy, posiadające osobne bazy danych i interfejsy użytkownika? Rozwiązanie zapewniałoby jednokrotne wprowadzanie danych, wspólne słowniki logiczne, automatyczną wymianę danych i spójne uwierzytelnianie użytkowników.
Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania rozwiązania obejmujące komponenty różnych producentów posiadających osobne bazy danych oraz odrębne interfejsy użytkownika. Zgodnie z zapisami Rozdziału III pkt 1.3, 1.4 oraz 1.11 SOPZ, Zamawiający wymaga dostarczenia zintegrowanego Systemu bazującego na architekturze wspólnej bazy danych, posiadającego wspólne słowniki centralne oraz spójny, zunifikowany graficzny interfejs użytkownika (GUI) dla wszystkich modułów (z zastrzeżeniem wyłączeń bezpośrednio wskazanych w pkt 1.3.1–1.3.5 SOPZ).
5Prosimy o określenie liczby jednostek podległych i nadzorowanych objętych obsługą systemu oraz liczby ich użytkowników. Czy jednostki te będą samodzielnie wprowadzać dane do systemu, czy przekazywać dane wyłącznie w plikach importowanych przez pracowników Ministerstwa?
Ministerstwo Energii jako Zamawiający - nie posiada w swojej strukturze jednostek podległych i nadzorowanych.
6W odniesieniu do SOPZ, rozdz. III pkt 3, prosimy o podanie nazw, producentów i wersji systemów źródłowych oraz liczby lat historii, liczby rekordów i wielkości załączników podlegających migracji. Prosimy również o udostępnienia przed terminem składania ofert
Zamawiający informuje, że obecnie eksploatuje system Fortech oparty na bazie danych PostgreSQL. Zakres migracji obejmuje dane z ostatnich [NP. 5 / 10] lat. Szacowany wolumen danych: [NP. ok. 360 kartotek pracowniczych, 50 tys. dekretów rocznie – zgodnie z pkt VIII SOPZ]. Zamawiający na etapie postępowania nie udostępnia schematów baz danych ani zanonimizowanych próbek danych. Zgodnie z pkt III.3.3 SOPZ, dane z systemu źródłowego zostaną udostępnione wybranemu Wykonawcy na etapie Analizy Przedwdrożeniowej w uzgodnionym formacie SQL dump wraz z dostępną dokumentacją struktury. Przygotowanie i wyeksportowanie danych z dotychczasowego systemu leży po stronie Zamawiającego.
7Czy Zamawiający dopuči przeniesienie do systemu operacyjnego danych bieżących, sald otwarcia i uzgodnionego zakresu historii, przy udostępnieniu pozostałych danych historycznych w przeszukiwalnym archiwum tylko do odczytu? Prosimy o wskazanie minimalnego zakresu danych, które bezwzględnie muszą być dostępne w funkcjach operacyjnych nowego systemu.
Zamawiający dopuszcza przerwane przeniesienie danych bieżących, sald otwarcia (BO) oraz uzgodnionego zakresu historii transakcyjnej do nowej bazy operacyjnej Systemu, z jednoczesnym udostępnieniem pozostałych danych historycznych w przeszukiwalnej bazie archiwalnej w trybie „tylko do odczytu” (Read-Only). Bezpośrednio do struktur operacyjnych nowego Systemu bezwzględnie musza zostać zmigrowane co najmniej: - Kartoteki słownikowe (np. kontrahenci, pracownicy, składniki majątku, asortyment); - Salda otwarcia (BO) oraz stany magazynowe i księgowe na dzień startu produkcyjnego; - Pełne dane kadrowe-płacowe i bilansowe z ostatnich [np. 2 / 3 lat lub bieżącego roku obrachunkowego] niezbędne do prawidłowego naliczania świadczeń, deklaracji ZUS/PIT oraz kontynuacji księgowań; - Aktywne umowy, otwarte kartoteki oraz otwarte sprawy/sprawozdania. Ostateczny, szczegółowy zakres danych migrowanych do bazy operacyjnej oraz do archiwum zostanie sprecyzowany w fazie analizy przedwdrożeniowej w ramach „Koncepcji i Scenariusza
8W odniesieniu do wymogu uzyskania 100% zgodności bilansów i raportów kontrolnych prośmy o wskazanie zamkniętej listy raportów oraz zasad weryfikacji migracji. Wnosimy o potwierdzenie, że Wykonawca odpowiada za prawidłowość przeniesienia danych, natomiast korekta błędów istniejących w danych źródłowych wymaga odrębnego uzgodnienia zakresu i odpowiedzialności.
Zamawiający nie przedstawia zamkniętej listy raportów na etapie postępowania przetargowego. Zamknięta lista raportów kontrolnych i zestawień bilansowych zostanie uzgodniona i zaakceptowana przez Strony w Etapie Analitycznym w ramach „Koncepcji i Scenariusza Migracji Danych” (zgodnie z pkt III.3.3 i III.3.4.1 SOPZ). Zamawiający potwierdza, że Wykonawca odpowiada za prawidłowość techniczną przeniesienia danych ze struktur źródłowych do nowego Systemu zgodnie z uzgodnionym algorytmem i mapowaniem. W przypadku zidentyfikowania błędów lub niespójności wynikających z jakości danych przechowywanych w dotychczasowym systemie źródłowym (należy doprecyzować - np. braki w danych obligatorycznych, błędy rachunkowe z lat ubiegłych), Zamawiający przy wsparciu Wykonawcy podejmie decyzję o sposobie ich czyszczenia, korekty lub zmapowania na etapie prac migracyjnych. Korekta błędów w danych źródłowych nie leży w zakreślonym zakresie odpowiedzialności technicznej Wykonawcy, chyba że wynika z błędnego działania dostarczonych sk
9Prosimy o wskazanie oczekiwanej daty uruchomienia produkcyjnego oraz potwierdzenie, czy dopuszczalne jest etapowe uruchamianie poszczególnych obszarów systemu. Prosimy również o określenie wymaganego okresu pracy równoległej, liczby próbnych naliczeń płac oraz obowiązków stron przy weryfikacji wyników.
Przewidywana data uruchomienia produkcyjnego systemu jest zaplanowana na koniec II kwartału 2027 roku. Zamawiający dopuszcza możliwość etapowego uruchamiania poszczególnych obszarów systemu. Okres pracy równoległej jest uzależniony od skutecznej migracji danych i przeprowadzonej weryfikacji zgodności systemów na podstawie m.in. wymaganych dokumentów takich jak sporządzenie listy płac czy wygenerowanie sprawozdań budżetowych.
10Prosimy o udostępnienie wykazu wymaganych integracji i wymiany plikowej, obejmujące w szczególności TREZOR, BUZA, NBE/NBP, BGK, Płatnik, PUE ZUS, KSeF, e-Deklaracje, platformę e-fakturowania, Active Directory oraz system kontroli dostępu/RCP, wraz ze wskazaniem kierunków i częstotliwości wymiany danych. Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający zapewni dostęp do dokumentacji interfejsów, środowisk testowych oraz niezbędną współpracę dostawców tych systemów.
Zamawiający potwierdza, że wymagane integracje obejmują standardowe obszary i systemy wskazane w SOPZ, w tym: - Active Directory: Integracja w czasie rzeczywistym – zgodnie z pkt VII.2.7 SOPZ; - Płatnik / PUE ZUS / e-Deklaracje / KSeF: Generowanie i wymiana plików w oficjalnych formatach i strukturach schemat (XML) wymaganych przez właściwe organy/ministerstwo; - Systemy budżetowe i bankowe (TREZOR / BUZA / NBP / BGK): Obsługa standardowych formatów eksportu/importu plików (np. XML, CSV, MT940, flat file) zgodnych ze specyfikacjami dysponentów/banków; - System RCP / Kontrola dostępu: Wymiana danych w oparciu o [np. cykliczny import/eksport plików płaskich CSV/TXT lub interfejs API]. Szczegółowa specyfikacja formatów, kierunków oraz częstotliwości wymiany danych dla poszczególnych interfejsów zostanie doprecyzowana na etapie Analizy Przedwdrożeniowej. Zamawiający potwierdza, że na etapie wdrożenia przekaże wybranemu Wykonawcy posiadaną dokumentację interfejsów, zapewni dostęp do niezbędnych środowisk testowych
11W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający dopuci system, którego moduły Portalu Pracowniczego oraz funkcjonalności związane za obiegiem dokumentów będą obsługiwane przez przeglądarkę, a pozostałe moduły będą obsługiwane przez aplikację desktopową.
Zamawiający nie dopuszcza rozwiązania, w którym główne moduły operacyjne Systemu wymagają instalacji i pracy poprzez dedykowaną aplikację desktopową. Zgodnie z zapisami pkt III.1.2 SOPZ, Dostarczony System musi być aplikacją umożliwiającą dostęp do swoich funkcji za pośrednictwem standardowej przeglądarki internetowej (interfejs webowy). Zapis w sekcji VIII pkt 1.2 dotyczący WCAG odnosi się do wymogów prawnych stawianych rozwiązaniom webowym i nie uchyla obowiązku dostarczenia Systemu w architekturze webowej.
12Zamawiający w pkt 2.1.1 SOPZ wymaga architektury wielowarstwowej (trójwarstwowej lub równoważnej, obejmująca odrębne warstwy: prezentacji, logiki biznesowej/aplikacji oraz danych. Wykonawca oferuje rozwiązanie w architekturze klient-serwer, w którym warstwa prezentacji (aplikacja desktopowa) komunikuje się bezpośrednio z serwerem bazy danych, a warstwa logiki biznesowa jest zrealizowana w postaci procedur składowanych (stored procedures) / wyzwalaczy (triggers) wykonywanych po stronie silnika bazy danych – tj. logika biznesowa/aplikacji i dane są fizycznie współzlokalizowane na jednym serwerze, lecz logicznie rozdzielone (odrębne obiekty bazodanowe realizujące funkcje warstwy logiki). Taka architektura odpowiada uznanemu w branży wzorcowi projektowemu, opisywanemu przez producentów systemów bazodanowych (mniej... Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający dopuszcza taką architekturę.
Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania Systemu wykonanego w dwuwarstwowej architekturze klient-serwer (gdzie warstwa prezentacji łączy się bezpośrednio z serwerem bazy danych, a logika biznesowa realizowana jest wyłącznie poprzez procedury składowane i wyzwalacze w silniku bazy danych). Zgodnie z zapisami pkt III.2.1.1 oraz pkt III.1.2 SOPZ, Zamawiający wymaga dostarczenia nowocześnie zaprojektowanego (trójwarstwowej lub Systemu w architekturze wielowarstwowej równoważnej), posiadającego wydzieloną warstwę logiki biznesowej/aplikacji zapewniającą obsługę interfejsu webowego (przeglądarkowego).
Historia zmian
15.09.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
05.10.2026 — sprostowanie
07.10.2026 — sprostowanie
07.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)
14.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (2 dokumenty z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)
14.10.2026 — upływ terminu składania ofert
03.11.2026 — rozstrzygnięcie