ZAPYTANIE OFERTOWE na opracowanie aplikacji gry oraz wirtualnego spaceru, dostosowanych do współpracy z goglami VR

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego (zasada konkurencyjności). Zamówienie zostało wyłączone z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 11 ust. 5 pkt 9 ustawy z dnia 11 września 2019 r. (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r., poz.

W dokumencie SWZ nie podano wartości szacunkowej ani ceny maksymalnej, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Wskazano jedynie, że:

• Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (s. 10).
• Cena w ofercie musi być wyrażona w PLN (netto i brutto) oraz uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia (s. 7).

Termin składania ofert: 05.06.2026 r. – oferty należy złożyć za pośrednictwem BK2021 pod adresem https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane, a złożone poza BK2021 podlegają odrzuceniu. Pytania do SWZ: Oferenci mogą składać pytania co do treści zapytania ofertowego za pośrednictwem BK2021. Pytania muszą wpłynąć najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed upływem terminu składania ofert (tj. do 03.06.2026 r.). Termin związania ofertą: Wymagany okres ważności oferty wynosi 30 dni kalendarzowych, licząc od dnia następnego po ostatnim dniu terminu składania ofert (tj. do 05.07.2026 r.). Termin realizacji zamówienia: Nie dłuższy niż 18 tygodni od dnia zawarcia umowy. Zamówienie podzielone na 4 etapy:

• Etap 1 (analiza, koncepcja, scenariusze) – do 3 tygodni od dnia zawarcia umowy,

Wykonawca musi spełnić następujące warunki udziału:

• Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
• Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
• Sytuacja finansowa i ekonomiczna zapewniająca właściwą realizację przedmiotu zamówienia.
• Brak wszczętego postępowania upadłościowego ani ogłoszonej upadłości.
• Brak procesu likwidacyjnego ani zarządu komisarycznego/sądowego.
• Brak zaległości w uiszczaniu podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
• Doświadczenie: w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert wykonanie należycie co najmniej 2 aplikacji w technologii VR przeznaczonych do użytkowania z goglami VR (mogą być w ramach jednej lub większej liczby usług). W celu potwierdzenia doświadczenia należy złożyć Wykaz zrealizowanych usług (Załącznik nr 6) wraz z dowodami (referencje lub inne dokumenty) potwierdzającymi należyte wykonanie.
• Wyrządzenie istotnej szkody Zamawiającemu w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania.
• Postępowanie upadłościowe.

Ocena ofert odbywa się w oparciu o dwa kryteria:

1. Cena brutto — waga 60% (max 60 pkt). Punkty obliczane według wzoru: (najniższa oferowana cena brutto wśród otrzymanych ofert / cena brutto badanej oferty) × 60.
2. Koncepcja kreatywna realizacji obu aplikacji VR — waga 40% (max 40 pkt). Ocenie podlega przedłożony przez Oferenta dokument (opisowy, max 4 strony A4 czcionka Arial 11, interlinia 1,15; dopuszcza się max 2 plansze poglądowe nie wliczane do limitu stron). Skala ocen koncepcji: 0 pkt — nieakceptowalna, 10 pkt — akceptowalna, 25 pkt — dobra, 40 pkt — bardzo dobra. W przypadku braku dokumentu — 0 pkt. Łączna punktacja: P = C + K (max 100 pkt). Za najkorzystniejszą uznaje się ofertę z najwyższą liczbą punktów. Dodatkowe zasady:

Brak danych. Dokument SWZ (Zapytanie ofertowe) nie zawiera postanowień dotyczących kar umownych, stawek procentowych, maksymalnej wysokości kar, sądu polubownego ani zasad rozwiązania umowy z tytułu nienależytego wykonania. Postanowienia te znajdują się we wzorze umowy (Załącznik nr 7), który nie został poddany ekstrakcji.

Zamawiający dopuszcza zmiany umowy w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń losowych i siły wyższej, a także w zakresie: zmiany terminu realizacji (zmiany przepisów prawa, siła wyższa/zdarzenia losowe), zmiany wynagrodzenia (zmiana stawki VAT lub innych podatków/opłat), oraz zmian wynikających ze zmiany przepisów/dokumentów programowych/umowy o dofinansowanie. Siła wyższa obejmuje m.in. pandemie, wojny, zamieszki, klęski żywiołowe; strony uznają, że wojna w Ukrainie może stanowić okoliczność siły wyższej. W przypadku nadzwyczajnych okoliczności strony podejmują negocjacje w celu ustalenia nowych warunków. Możliwe jest wydłużenie terminu w związku z uzasadnionym wydłużeniem procesu akceptacji materiałów lub wprowadzania poprawek — w drodze pisemnego aneksu. Po uregulowaniu płatności Zamawiający nabywa autorskie prawa majątkowe do utworów wytworzonych przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia, wraz z prawem do wykonywania i zezwalania na wykonywanie praw zależnych. W odniesieniu do elementów/komponentów/bibliotek/silników/zasobów osób trzecich Wykonawca ma zapewnić Zamawiającemu odpowiednio szerokie prawa do korzystania, w tym utrzymania, modyfikacji i rozwoju aplikacji oraz zlecania tych działań podmiotom trzecim. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji obowiązków gwarancyjnych zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia i wzorem umowy. Szczegółowy okres gwarancji nie został określony w treści SWZ (należy do Załącznika nr 1 — OPZ oraz Załącznika nr 7 — wzór umowy). Zamówienie należy zrealizować w terminie nie dłuższym niż 18 tygodni od dnia zawarcia umowy. Zamówienie podzielone na 4 etapy: Etap 1 (analiza, koncepcja i scenariusze) — do 3 tygodni od dnia zawarcia umowy; Etap 2 (wersje wstępne/prototypowe) — do 4 tygodni od akceptacji Etapu 1; Etap 3 (wersje testowe i iteracje poprawek) — do 7 tygodni od akceptacji Etapu 2; Etap 4 (wersje końcowe, przygotowanie do odbioru i przekazanie) — do 4 tygodni od akceptacji Etapu 3. Dokument zawiera klauzulę informacyjną (Rodo) — administratorem danych jest Pomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A.

Ofertę należy sporządzić na Formularzu ofertowym (Załącznik nr 2) w języku polskim, w formie pisemnej. Do oferty należy dołączyć:

• Formularz cenowy (Załącznik nr 2a)
• Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3)
• Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych (Załącznik nr 4)
• Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 5)
• Wykaz zrealizowanych usług wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie (Załącznik nr 6)
• Koncepcję kreatywną realizacji obu aplikacji VR – jako osobny załącznik

Brak opublikowanych pytań i odpowiedzi w treści SWZ. Dokument zawiera jedynie ogólne postanowienia dotyczące składania pytań:

• Oferenci są uprawnieni do składania pytań za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności (BK2021).

Analiza dokumentu SWZ ujawnia następujące potencjalne ryzyka i sygnały ostrzegawcze:

• Wyłączenie spod ustawy PZP — postępowanie wyłączone jest z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 11 ust. 5 pkt 9), co oznacza, że Oferentom nie przysługują środki odwoławcze przewidziane w tej ustawie.
• Brak informacji o wysokości wadium — w treści SWZ nie wskazano wymogu ani wysokości wadium, co może stanowić braki proceduralne.
• Brak informacji o wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy — w SWZ nie określono kwoty ani wymogu zabezpieczenia.
• Brak informacji o wymaganym ubezpieczeniu OC — w dokumencie nie wskazano wymogu posiadania polisy OC przez Wykonawcę.