Archiwizacja materiałów archiwalnych – Warszawa

Zamówienie JEDNOCZĘŚCIOWE — zwięzła lista kluczowych rzeczy do wykonania:

• 35,00 metrów bieżących akt kategorii A do uporządkowania i zarchiwizowania (akta z lat ~1950–~1995) znajdujących się w archiwum zakładowym OT KOWR we Wrocławiu (ul. Kunickiego 4).
• wykonanie konsulatacji z przedstawicielem Zamawiającego i przygotowanie harmonogramu prac (etapy, spisy, metraż).
• podział prac na etapy i wykonanie kompletnego uporządkowania oraz zewidencjonowania każdej partii (odbiór częściowy po każdym etapie).
• przygotowanie co najmniej po jednej wzorcowej teczce z każdej grupy rzeczowej i spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej (3 egz.) oraz elektronicznej umożliwiającej import do systemu „Archiwum-Intranetowy System Archiwizacji”.
• klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji wg wskazanych wykazów (kpgr i jgZ) oraz nadanie dwuczłonowych sygnatur archiwalnych i wpisanie ich na okładkach.
• uporządkowanie materiałów: paginacja ołówkiem, usunięcie elementów metalowych/plastikowych, wszycie taśmą bawełnianą, oprawa w bezkwasowe okładki, opis okładek.
• przełożenie uporządkowanych jednostek do pudeł archiwizacyjnych (komplet pudeł dostarczony przez Wykonawcę do zakończenia odbioru I etapu) i ułożenie w archiwum w układzie wskazanym przez Zamawiającego.
• sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnych z opisami na okładkach, przekazywanie protokołów przekazania/przyjęcia przy każdej transporcie między lokalizacjami oraz protokoły odbioru częściowego po każdym etapie.
• zapewnienie warunków transportu i przechowywania oraz ochrony dokumentacji (odpowiedzialność Wykonawcy za ochronę, utratę, uszkodzenie i naruszenia poufności/RODO).
• prowadzenie ewidencji elektronicznej na własnym sprzęcie w szyfrowanym folderze i udostępnienie sprzętu do akceptacji służbom IT Zamawiającego.
• dostarczenie dokumentacji końcowej do archiwum zakładowego OT KOWR we Wrocławiu i przekazanie protokołów odbioru.

Trudność: srednia

trudnosc_uzasadnienie: Zamówienie wymaga specjalistycznej wiedzy archiwistycznej, kwalifikowanych pracowników (min. 2) oraz koordynacji etapów, ewidencji papierowej i elektronicznej i przestrzegania zasad RODO, ale dotyczy stosunkowo niewielkiego wolumenu (35 mb).

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Kary umowne: 2% wynagrodzenia za dany etap za każdy dzień zwłoki w przekazaniu części przedmiotu umowy
• Kary umowne: 2% wynagrodzenia za dany etap za każdy dzień zwłoki w usunięciu wad
• Kara umowna: 0,2% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki w przedłożeniu teczek i spisów w ciągu tygodnia

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi