Archiwum EZAMOWIENIACPV 79000000 · Usługi biznesowe i zarządzanie Pomorskie
digitalizacja dokumentacji pracowniczej – Gdańsk
Pełna nazwa postępowania: Wykonanie usługi digitalizacji dokumentacji pracowniczej (umowa o pracę), tj. akt osobowych pracownika oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (eTeczka).
Uniwersyteckie Centrum Kliniczne·NIP 9570730409·Gdańsk
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
15.05.2025
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
8 kwietnia 2025
źródło: EZAMOWIENIA
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 10 sekcjiDruga połowa — łącznie 14 zdań z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Ubezpieczenie OC: min. 400 000 zł gwarancji. - Doświadczenie: min. 1 usługa digitalizacji i indeksacji akt osobowych dla 3 podmiotów w ciągu ostatnich 3 lat; min. (+ 3 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Kary umowne — w projekcie umowy (zał. nr 5): 5% brutto za odstąpienie/nienależyte wykonanie, 0,2% brutto/dzień zwłoki terminu, 0,1% brutto/dzień zwłoki wad, 500 zł za brak kopii umowy, 5 000 zł za niezłożenie dowodów zatrudnienia; max 30% brutto
9
Inne zapisy
Widoczne 50%
Podwykonawstwo: dopuszczone; w ofercie wskazać części zamówienia i nazwy podwykonawców.
Zmiany umowy: dopuszczone zgodnie z projektem umowy (załącznik 4) – pisemnie, z zachowaniem art. 455 PZP.
Odpowiedzialność wykonawcy: suma kar umownych max 30% wartości brutto; kara za odstąpienie 5%.
OC obowiązkowe: polisa od odpowiedzialności cywilnej ≥ 400 000 zł przy wartości szacunkowej zamówienia < ~130 000 PLN (ponad 3× wartość zamówienia).
Druga połowa streszczenia za darmo
Odsłoń całe streszczenie SWZ
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 14 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie JEDNOCZĘŚCIOWE (bez podziału na części, oferty częściowe niedopuszczalne):
ok. 3300 teczek kadrowych (akt osobowych), każda średnio 147 dokumentów / 219 stron, do zeskania z OCR, indeksacją i przypisaniem do sekcji A–E (16+53+9+3+3 typów dokumentów), kolorowo, 200 DPI (300 dla starych dokumentów);
transport teczek w 2 transzach (~1650 szt. / transza) i zwrot w 2 transzach, punkt odbioru — dział kadr UCK Gdańsk;
wdrożenie systemu e-Teczka (własne repozytorium Wykonawcy, serwer w Polsce, bez chmur publicznych) z pełnotekstowym wyszukiwaniem, raportowaniem, wersjonowaniem, logowaniem, podpisem kwalifikowanym/pieczątką, dla 20 użytkowników;
szkolenie wdrażające 20 pracowników działu kadr: 3 dni × 4 h;
miesięczny abonament za utrzymanie systemu i licencje (rozliczenie miesięczne, umowa na czas nieokreślony);
podpis kwalifikowany / pieczęć kwalifikowana od Wykonawcy; certyfikat ISO 27001 mile widziany, ale nie wymagany.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
1. Czy transport będzie realizowany jednorazowo, czy w kilku transzach. Jeżeli w kilku to w ilu dokładnie?
Dwa transporty około 1650 teczek w jednej transzy.
1) Wiemy, że zakładamy 20 licencji miesięcznie dla pracowników działu kard. Prosimy o informacje na jaki okres (ilość miesięcy) mamy założyć koszt licencji?
Umowa powinna być na czas nieokreślony. Oczywiście rozliczenie będzie miesięczne (utrzymanie systemu, licencji, podpisów).
2. Czy wymagane są dodatkowe zabezpieczenia teczek w transporcie – np. GPS, monitoring, system zdalnego śledzenia?
Zamawiający nie stawia takiego wymagania.
2)Prosimy również o wskazanie ilości podpisów długoterminowych dla pracowników działu kadr. Prosimy o informacje na jaki okres (ilość miesięcy) mamy założyć koszt podpisów długoterminowych?
12 sztuk na czas nieokreślony w rozliczeniu miesięcznym
Na czas nieokreślony w rozliczeniu miesięcznym?
Tak.
3. Czy zwrot teczek po skanowaniu ma być w transzach czy jednorazowo?
Zamawiający oczekuje zwrotu w dwóch transzach.
3)Prosimy o wskazanie w przypadku podpisów jednorazowych OTF ilości dokumentów podpisywanych rocznie przez Państwa pracowników? Czy oferta powinna również zawierać stałą usługę podpisów kwalifikowanych? Prosimy o informacje na jaki okres (ilość miesięcy) mamy założyć koszt podpisów jednorazowych OTF ?
Oferta powinna być bez podpisu kwalifikowanego. Wszystkie nowe dokumenty będziemy podpisywać pieczęcią kwalifikowana.
4) Zakładamy, iż po zeskanowaniu dokumentacji wszystkie zostaną opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną i nowo wytwarzane dokumenty elektronicznie które będą umieszczane przez Państwa w systemie również powinny zostać opatrzone kwalifikowaną pieczęcią. Dlatego prosimy o informacje jaka jest szacowana ilość roczna dokumentów dochodzących do teczki pracownika?
Średnio około 4 kartki.
4. Czy transport musi być realizowany pojazdem dedykowanym (czyli bez doładunku innych przesyłek)?
Zamawiający nie wymaga.
5) Usługa digitalizacji oraz udostepnienia danych w systemie zamawiającego zostanie zrealizowana zgodnie z deklaracją zawartą w Załączniku Nr 1- Formularz ofertowy. Prosimy o informacje na jaki okres zostanie zawarta umowa w zakresie udostepnienie systemu oraz usług podpisów kwalifikowanych?
Na czas nieokreślony.
5. Czy Zamawiający wymaga obecności dwóch osób w pojeździe (np. kierowca i osoba odpowiedzialna za teczki)?
Nie ma takiej konieczności
6) Poprosimy o przesłanie wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych z par 12 umowy głównej?
Zamawiający dokona zmiany treści projektu umowy i udostępni ww. umowę.
7. Czy teczki podczas odbioru mają być rejestrowane? Jeżeli tak to jakie indeksy muszą zostać zarejestrowane, jaka jest liczba znaków per każdy indeks oraz gdzie te indeksy znajdują się na teczce?
Tak musi być spis - Nr pracowniczy oraz Imię i Nazwisko (na przodzie teczki)
7) Czy Zamawiający wymaga, aby dane były przechowywane w elektronicznym repozytorium będącym własnością Archiwum Zewnętrznego (tj. systemie stworzonym i rozwijanym przez Wykonawcę), a nie w systemie nabytym od zewnętrznego dostawcy o ograniczonych możliwościach dostosowania?
Tak, Zamawiający wymaga.
8. Czy zamawiający akceptuje transport dokumentów kadrowych za pośrednictwem kuriera zewnętrznego np. DHL, UPS?
Nie – Zamawiający nie akceptuje.
9. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z kuriera zewnętrznego to czy Zamawiający we własnym zakresie przygotuje i wyśle paczki do Centrum Skanowania Wykonawcy?
Nie – Zamawiający nie akceptuje.
9) Czy Zamawiający wymaga, aby system był rozwijany i utrzymywany bezpośrednio przez zespół deweloperski Wykonawcy, co umożliwia szybką adaptację do zmieniających się potrzeb oraz pełną kontrolę nad funkcjonalnościami?
Tak, Zamawiający wymaga.
10. Czy Zamawiający przewiduje zamawianie teczek w trakcie trwania umowy?
Zamawiający nie przewiduje zamawiania teczek choć nie można wykluczyć takiej sytuacji, np. w przypadku sprawy sądowej.
10) Czy Zamawiający wymaga, aby system umożliwiał pełne audytowanie operacji użytkowników oraz wersjonowanie dokumentów wraz z historią zmian metadanych i załączników?
Tak, Zamawiający wymaga.
11.Jeżeli Zamawiający przewiduje potrzebę zamawiania teczek, które będą przed procesem digitalizacji, to proszę o informację:
- Czy teczki będą miały podlegać fizycznej dostawie do siedziby Zamawiającego?
TAK
- Po jakim atrybucie Zamawiający będzie miał odnaleźć teczkę?
Nr pracowniczy / imię i nazwisko
- Ile wypożyczeń przewiduje Zamawiający w trakcie trwania umowy?
1-2
-W jakim czasie od zamówienia teczka musi zostać dostarczona (SLA)?
2-3 dni robocze
- Czy zamówione teczki będą ponownie wracały do Wykonawcy do procesu digitalizacji?
TAK jeżeli nie były zeskanowane
(odpowiedź w pytaniu zawarta)
11) Czy jest opracowana lista typów dokumentów, które mogą wystąpić w teczkach? Jeżeli tak, to jaka jest ilość typów dokumentów w poszczególnych częściach?
W części A mamy 16
B – 53
C-9
D-3
E-3
Pokazujemy 20 z 80 pytań. Komplet wyjaśnień — razem z załącznikami, których dotyczą — jest w dokumentacji postępowania.
