Po terminiePodstawowy bez negocjacji2025/BZP 00180460/01
digitalizacja dokumentacji pracowniczej – Gdańsk
Uniwersyteckie Centrum Kliniczne27 aktualnych · 318 w archiwum·NIP 9570730409·pomorskie
Składanie ofert: 15 maja 2025
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie JEDNOCZĘŚCIOWE (bez podziału na części, oferty częściowe niedopuszczalne):
- ok. 3300 teczek kadrowych (akt osobowych), każda średnio 147 dokumentów / 219 stron, do zeskania z OCR, indeksacją i przypisaniem do sekcji A–E (16+53+9+3+3 typów dokumentów), kolorowo, 200 DPI (300 dla starych dokumentów);
- transport teczek w 2 transzach (~1650 szt. / transza) i zwrot w 2 transzach, punkt odbioru — dział kadr UCK Gdańsk;
- wdrożenie systemu e-Teczka (własne repozytorium Wykonawcy, serwer w Polsce, bez chmur publicznych) z pełnotekstowym wyszukiwaniem, raportowaniem, wersjonowaniem, logowaniem, podpisem kwalifikowanym/pieczątką, dla 20 użytkowników;
- szkolenie wdrażające 20 pracowników działu kadr: 3 dni × 4 h;
- miesięczny abonament za utrzymanie systemu i licencje (rozliczenie miesięczne, umowa na czas nieokreślony);
- podpis kwalifikowany / pieczęć kwalifikowana od Wykonawcy; certyfikat ISO 27001 mile widziany, ale nie wymagany.
Trudność: średnia
Zamówienie łączy fizyczną digitalizację dużej liczby dokumentów (ok. 500 tys. stron) z wdrożeniem systemu IT i szkoleniem, wymaga koordynacji transportu, zgodności z rozporządzeniem MSRPS i bezpieczeństwa danych, ale zakres jest jasno zdefiniowany.
Terminy realizacji
Realizacja
6 miesięcy od podpisania umowy
6 miesięcy od podpisania umowy
Warunki udziału
AI1Ubezpieczenie OC — min. 400 000 zł gwarancji
2Doświadczenie — min. 1 usługa digitalizacji i indeksacji akt osobowych dla 3 podmiotów w ciągu ostatnich 3 lat; min. 1 usługa > 1 500 akt, min. 1 usługa > 250 000 stron, min. 1 usługa wykonana w siedzibie Wykonawcy
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty bruttomaks. 60 pkt, proporcjonalnie
60%
Skrócenie terminu realizacjido 3 mies. = 40 pkt
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
OC 400 tys. vs zamówienie <130 tys.
SWZ VIII.1.3 wymaga polisy OC gwarancyjnej ≥ 400 000 zł, podczas gdy wartość szacunkowa zamówienia jest mniejsza niż próg art. 3 PZP (~130 000 PLN), co stanowiąco przekracza skalę zamówienia.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne — w projekcie umowy (zał. nr 5): 5% brutto za odstąpienie/nienależyte wykonanie, 0,2% brutto/dzień zwłoki terminu, 0,1% brutto/dzień zwłoki wad, 500 zł za brak kopii umowy, 5 000 zł za niezłożenie dowodów zatrudnienia; max 30% brutto
Pytania i odpowiedzi
80Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
11. Czy transport będzie realizowany jednorazowo, czy w kilku transzach. Jeżeli w kilku to w ilu dokładnie?
Dwa transporty około 1650 teczek w jednej transzy.
11) Wiemy, że zakładamy 20 licencji miesięcznie dla pracowników działu kard. Prosimy o informacje na jaki okres (ilość miesięcy) mamy założyć koszt licencji?
Umowa powinna być na czas nieokreślony. Oczywiście rozliczenie będzie miesięczne (utrzymanie systemu, licencji, podpisów).
22. Czy wymagane są dodatkowe zabezpieczenia teczek w transporcie – np. GPS, monitoring, system zdalnego śledzenia?
Zamawiający nie stawia takiego wymagania.
22)Prosimy również o wskazanie ilości podpisów długoterminowych dla pracowników działu kadr. Prosimy o informacje na jaki okres (ilość miesięcy) mamy założyć koszt podpisów długoterminowych?
12 sztuk na czas nieokreślony w rozliczeniu miesięcznym
Na czas nieokreślony w rozliczeniu miesięcznym?
Tak.
33. Czy zwrot teczek po skanowaniu ma być w transzach czy jednorazowo?
Zamawiający oczekuje zwrotu w dwóch transzach.
33)Prosimy o wskazanie w przypadku podpisów jednorazowych OTF ilości dokumentów podpisywanych rocznie przez Państwa pracowników? Czy oferta powinna również zawierać stałą usługę podpisów kwalifikowanych? Prosimy o informacje na jaki okres (ilość miesięcy) mamy założyć koszt podpisów jednorazowych OTF ?
Oferta powinna być bez podpisu kwalifikowanego. Wszystkie nowe dokumenty będziemy podpisywać pieczęcią kwalifikowana.
44) Zakładamy, iż po zeskanowaniu dokumentacji wszystkie zostaną opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną i nowo wytwarzane dokumenty elektronicznie które będą umieszczane przez Państwa w systemie również powinny zostać opatrzone kwalifikowaną pieczęcią. Dlatego prosimy o informacje jaka jest szacowana ilość roczna dokumentów dochodzących do teczki pracownika?
Średnio około 4 kartki.
44. Czy transport musi być realizowany pojazdem dedykowanym (czyli bez doładunku innych przesyłek)?
Zamawiający nie wymaga.
55) Usługa digitalizacji oraz udostepnienia danych w systemie zamawiającego zostanie zrealizowana zgodnie z deklaracją zawartą w Załączniku Nr 1- Formularz ofertowy. Prosimy o informacje na jaki okres zostanie zawarta umowa w zakresie udostepnienie systemu oraz usług podpisów kwalifikowanych?
Na czas nieokreślony.
55. Czy Zamawiający wymaga obecności dwóch osób w pojeździe (np. kierowca i osoba odpowiedzialna za teczki)?
Nie ma takiej konieczności
66) Poprosimy o przesłanie wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych z par 12 umowy głównej?
Zamawiający dokona zmiany treści projektu umowy i udostępni ww. umowę.
77. Czy teczki podczas odbioru mają być rejestrowane? Jeżeli tak to jakie indeksy muszą zostać zarejestrowane, jaka jest liczba znaków per każdy indeks oraz gdzie te indeksy znajdują się na teczce?
Tak musi być spis - Nr pracowniczy oraz Imię i Nazwisko (na przodzie teczki)
77) Czy Zamawiający wymaga, aby dane były przechowywane w elektronicznym repozytorium będącym własnością Archiwum Zewnętrznego (tj. systemie stworzonym i rozwijanym przez Wykonawcę), a nie w systemie nabytym od zewnętrznego dostawcy o ograniczonych możliwościach dostosowania?
Tak, Zamawiający wymaga.
88. Czy zamawiający akceptuje transport dokumentów kadrowych za pośrednictwem kuriera zewnętrznego np. DHL, UPS?
Nie – Zamawiający nie akceptuje.
99. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z kuriera zewnętrznego to czy Zamawiający we własnym zakresie przygotuje i wyśle paczki do Centrum Skanowania Wykonawcy?
Nie – Zamawiający nie akceptuje.
99) Czy Zamawiający wymaga, aby system był rozwijany i utrzymywany bezpośrednio przez zespół deweloperski Wykonawcy, co umożliwia szybką adaptację do zmieniających się potrzeb oraz pełną kontrolę nad funkcjonalnościami?
Tak, Zamawiający wymaga.
1010. Czy Zamawiający przewiduje zamawianie teczek w trakcie trwania umowy?
Zamawiający nie przewiduje zamawiania teczek choć nie można wykluczyć takiej sytuacji, np. w przypadku sprawy sądowej.
1010) Czy Zamawiający wymaga, aby system umożliwiał pełne audytowanie operacji użytkowników oraz wersjonowanie dokumentów wraz z historią zmian metadanych i załączników?
Tak, Zamawiający wymaga.
1111.Jeżeli Zamawiający przewiduje potrzebę zamawiania teczek, które będą przed procesem digitalizacji, to proszę o informację:
- Czy teczki będą miały podlegać fizycznej dostawie do siedziby Zamawiającego?
TAK
- Po jakim atrybucie Zamawiający będzie miał odnaleźć teczkę?
Nr pracowniczy / imię i nazwisko
- Ile wypożyczeń przewiduje Zamawiający w trakcie trwania umowy?
1-2
-W jakim czasie od zamówienia teczka musi zostać dostarczona (SLA)?
2-3 dni robocze
- Czy zamówione teczki będą ponownie wracały do Wykonawcy do procesu digitalizacji?
TAK jeżeli nie były zeskanowane
(odpowiedź w pytaniu zawarta)
1111) Czy jest opracowana lista typów dokumentów, które mogą wystąpić w teczkach? Jeżeli tak, to jaka jest ilość typów dokumentów w poszczególnych częściach?
W części A mamy 16
B – 53
C-9
D-3
E-3
Historia zmian
08.04.2025 — publikacja ogłoszenia
15.05.2025 — upływ terminu składania ofert