Dostęp do Systemu Ankietowo-Sprawozdawczego w modelu SaaS – Warszawa

Zamawiający wyjaśnia, że sprawozdanie to typ Formularza w rozumieniu definicji z pkt 1 OPZ, czyli zestaw pytań i innych cech służący cyklicznemu, planowanemu lub doraźnemu pozyskiwaniu danych od podmiotów objętych procesem sprawozdawczym. Sprawozdanie różni się od ankiety trybem obsługi, a nie budową techniczną. Sprawozdania nie są dokumentami przygotowywanymi poza systemem. Są to formularze tworzone, publikowane i obsługiwane w Oprogramowaniu SAS. Sprawozdanie może zawierać pola i elementy dostępne w Oprogramowaniu zgodnie z katalogiem typów pytań i cech formularza opisanym w OPZ (sekcja wymagań funkcjonalnych), w szczególności dane liczbowe, pola tekstowe, listy wyboru, matryce, załączniki w postaci plików przygotowanych poza systemem na warunkach określonych w formularzu (WF-PO-010, WF-I-020), a także reguły walidacyjne (WF-L-006) i procesy akceptacyjne (WF-L-008). W odróżnieniu od ankiety proces sprawozdawczy zakłada rozliczalność działań Użytkowników wypełniających i zatwierdzających sprawozdanie oraz imienność odpowiedzi (WF-B-004), adresowanie formularzy do jednostek organizacyjnych (WF-D-004), a także monitorowanie stanu realizacji procesu na poziomie wszystkich jednostek sprawozdawczych, wraz z alertami terminowymi i śladem audytowym (WF-I-009). W odróżnieniu od dobrowolnej ankiety udzielenie odpowiedzi na sprawozdanie stanowi obowiązek adresowanej jednostki. Sprawozdanie może być wypełniane wielostopniowo w hierarchii organizacyjnej (WF-I-017). Zamawiający nie udostępnia zamkniętej listy wzorów sprawozdań. Zakres merytoryczny poszczególnych sprawozdań zależy od konkretnego procesu realizowanego przez Zamawiającego i będzie konfigurowany po stronie Zamawiającego w trakcie eksploatacji Oprogramowania, z wykorzystaniem dostępnych typów pytań i cech formularza. Dane zgromadzone w sprawozdaniach podlegają eksportowi do popularnych formatów zgodnie z OPZ, w szczególności XLS/XLSX oraz CSV.

Zamawiający wyjaśnia, że Respondent to Użytkownik udzielający odpowiedzi na formularz (definicja z pkt 1 OPZ). Tożsamość Respondenta pochodzi z systemów uwierzytelniania Zamawiającego: Active Directory w domenach bzmw.gov.pl oraz eduwarszawa.pl, a dla osób spoza tych domen z systemu WSO2 (pkt 4.2, WF-IN-003). Respondent jest definiowany z dwóch stron. Po pierwsze, cechami jednostki organizacyjnej, do której ma nadane uprawnienia, w szczególności typem jednostki, jej specyfiką, kategorią czy przynależnością terytorialną. Zamawiający zwraca uwagę, że jednostki samodzielne mogą mieć inny zestaw cech niż jednostki składowe. Po drugie, zakresem uprawnień przydzielonym wewnątrz jednostki. Uprawnienia obejmują między innymi zakres podmiotowy czynny, zakres podmiotowy bierny oraz zakres formularzy dostępnych do odczytu, edycji i raportowania (WF-U-001). Dane o jednostkach organizacyjnych oraz informację o przypisaniu Użytkownika do jednostki Oprogramowanie pobiera z systemów Zamawiającego udostępniających te dane przez API (pkt 4.2, WF-D-004, WF-IN-003). Nadawanie i zarządzanie uprawnieniami Respondentów wewnątrz jednostki odbywa się w Oprogramowaniu, w trybie delegowanego zarządzania uprawnieniami przez osobę upoważnioną w danej jednostce (WF-U-001). Zamawiający oczekuje możliwości uzupełniania zestawów cech jednostek, w tym cech branżowych oraz ich aktualizacji przez import z pliku, w szczególności w formacie CSV (WF-IE-003). Zaimportowane cechy stanowią podstawę adresowania formularzy oraz mogą być wykorzystywane w regułach ankiety lub sprawozdania (WF-D-004, WF-L-006). Niezależnie od cech Oprogramowanie umożliwia wybór i adresowanie jednostek po stałym, jednoznacznym identyfikatorze (WF-D-004).

Zamawiający wyjaśnia, że BIOM (Bank Informacji o Mieście) to system dziedzinowy Zamawiającego, z którym Oprogramowanie integruje się dwukierunkowo (WF-IN-001). Celem integracji jest wzajemne udostępnianie danych, w szczególności zasilanie BIOM danymi zbieranymi za pomocą sprawozdań i ankiet (pkt 4.1 OPZ, tabela ról systemów). Przedmiotem wymiany są dane merytoryczne gromadzone w formularzach i sprawozdaniach, w szczególności wartości wskaźników, dane liczbowe i opisowe oraz inne informacje stanowiące treść odpowiedzi. Zamawiający nie przewiduje przekazywania do BIOM danych o charakterze operacyjnym, dotyczących samego procesu wypełniania formularzy, takich jak statusy realizacji czy stopień zaawansowania wypełnienia. Na etapie postępowania Zamawiający nie określa szczegółowego harmonogramu synchronizacji. Zamawiający nie wymaga wymiany danych w czasie rzeczywistym i dopuszcza model aktualizacji cyklicznej. Szczegółowy zakres pól danych oraz parametry i częstotliwość synchronizacji zostaną uzgodnione na etapie analizy przedwdrożeniowej w ramach aktywacji Usługi (pkt 5.5 OPZ). Na potrzeby wyceny Wykonawca uwzględnia realizację dwukierunkowej integracji z BIOM w oparciu o interfejsy API oraz mechanizmy wymiany plików opisane w OPZ (WF-IN-001, WF-IN-005, WPF-AS-016).

Zamawiający wyjaśnia, że przez panel Respondenta rozumie ogół funkcjonalności udostępnianych Użytkownikowi występującemu w roli Respondenta. Wymagania w tym zakresie zawiera sekcja 4.4 OPZ „Wymagania dla użytkownika – respondenta", obejmująca kody WR-01 do WR-09 oraz WF-01 do WF-04. Sekcja 4.4 nie wyczerpuje wymagań dotyczących Respondenta. Zastosowanie mają również wymagania funkcjonalne, architektoniczne i niefunkcjonalne zawarte w pozostałych częściach OPZ w zakresie, w jakim dotyczą roli Respondenta, w szczególności: autoryzacja Respondenta oraz imienność odpowiedzi w przypadku sprawozdań (WF-B-004); ograniczenie czasu wypełniania oraz daty dostępności formularza (WF-B-002); blokada formularza jednostki w sytuacji jednoczesnego wypełniania (WF-B-005); widoczność listy formularzy po zalogowaniu i przejście do wypełnienia (WF-D-005); zapis udzielonych odpowiedzi do pliku oraz potwierdzenie zapisu (WF-I-007); edytowalność odpowiedzi w zdefiniowanym oknie czasowym (WF-I-012); wypełnianie wielostopniowe w hierarchii uprawnień (WF-I-017); komunikaty przypominające o konieczności wypełnienia (WF-I-018); komunikat ogólny wyświetlany Respondentowi (WF-L-009); zapamiętanie tożsamości Respondenta (WPF-AS-020). Wskazane wymagania mają charakter minimalny. Wykonawca zapewnia funkcjonalności umożliwiające ich pełną realizację. Wyliczenie nie stanowi katalogu zamkniętego.

Zamawiający wyjaśnia, że na potrzeby warunku udziału w postępowaniu przez „respondenta formularza" rozumie się osobę, która wypełniła i przesłała formularz, ankietę lub sprawozdanie, za pomocą oferowanego oprogramowania. Miara ta odnosi się do skali wykorzystania oprogramowania w usługach zrealizowanych przez Wykonawcę i służy wyłącznie potwierdzeniu jego doświadczenia. Pojęcie to nie jest tożsame z pojęciem „Użytkownik" zdefiniowanym w słowniku OPZ. Definicje ze słownika OPZ opisują role w docelowym systemie Zamawiającego i nie mają zastosowania do oceny spełniania warunku udziału. Powyższe stanowi wyłącznie wyjaśnienie treści SWZ i nie zmienia warunków udziału w postępowaniu.