Kompleksowa realizacja konferencji i warsztatów towarzyszących SmartUp! High Tide Szczecin 2026

Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 2 w związku z art. 359 pkt 2 ustawy PZP. Dotyczy usługi społecznej o wartości poniżej równowartości kwoty 750 000 euro.

Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia 260 000,00 zł brutto. Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu „Pomorze Zachodnie – nowy wymiar innowacji” (Fundusze Europejskie dla Pomorza Zachodniego 2021–2027, Priorytet 1, Działanie 1.4). Stawka podatku VAT wynosi 23%. Obowiązującą walutą jest złoty polski (PLN).

• Termin składania ofert: 24 czerwca 2026 r., godz. 10:00.
• Otwarcie ofert: 24 czerwca 2026 r., godz. 10:15 (niezwłocznie po upływie terminu składania ofert).
• Termin realizacji zamówienia: maksymalnie do 16 listopada 2026 r.. Planowany termin konferencji — jeden dzień roboczy w jednym z terminów: 13 lub 14 października 2026 r. albo 20 lub 21 października 2026 r. (ostateczna data ustalona z Wykonawcą w ciągu 15 dni od dnia zawarcia umowy). Warsztaty — jeden dzień roboczy bezpośrednio przed lub po konferencji. Nagranie audio-video — do 14 dni od daty konferencji.

Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: 1. Doświadczenie Wykonawcy: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) Wykonawca musi zrealizować należycie co najmniej dwie usługi polegające na organizacji wydarzeń typu konferencje i/lub gale i/lub fora i/lub kongresy, realizowane stacjonarnie, w których uczestniczyło minimum 150 osób każda, a koszt każdej z usług wynosił nie mniej niż 120 000,00 zł brutto. Dopuszcza się legitymowanie się doświadczeniem w ramach jednej umowy, o ile w jej ramach zorganizowano co najmniej dwa takie wydarzenia, a ich łączna wartość wynosiła nie mniej niż 240 000,00 zł brutto.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosuje trzy kryteria: 1. Cena (C) – waga 40% (max 40 pkt): cena najniższa brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu dzielona przez cenę oferty ocenianej brutto × 100 pkt × 40%. 2. Dodatkowe doświadczenie Koordynatora (K) – waga 30% (max 30 pkt): punkty za każde dodatkowe wydarzenie (powyżej 2 wymaganych w warunku udziału), po 10 pkt za wydarzenie, maksymalnie 3 wydarzenia (łącznie 30 pkt). Doświadczenie Koordynatora wykazane na potrzeby warunku nie może być ponownie punktowane.

Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań. W ofercie należy wskazać części zamówienia przeznaczone do podwykonawstwa oraz – o ile są znane – nazwy podwykonawców. Obowiązki informacyjne dotyczące zgłaszania podwykonawców określono we Wzorze Umowy (zał. nr 10). Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym we Wzorze Umowy (zał. nr 10). Umowa oraz jej zmiana wymagają, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej. Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe i pokrewne na wszystkich polach eksploatacji do: nagrania audio-video z konferencji, spotu promocyjnego, filmów promujących, projektów graficznych, strony internetowej, baz danych, dokumentacji fotograficznej oraz innych treści multimedialnych. Wykonawca udziela również Zamawiającemu licencji do treści rozpowszechnianych przez uczestników konferencji w celu swobodnej eksploatacji nagrania. Administratorem danych jest Województwo Zachodniopomorskie (ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 40, 70-421 Szczecin). Wyznaczono Inspektora Danych Osobowych (abi@wzp.pl). Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Okres przechowywania danych – co do zasady 4 lata od dnia zakończenia postępowania (art.

• Formularz ofertowy – wypełniony elektroniczny formularz na Platformie (Rozdział XIV pkt 1, 11–12 SWZ)
• Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 2 do SWZ (Rozdział X pkt 1, Rozdział XIV pkt 3 ppkt 1)
• Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia na podstawie ustawy sankcyjnej – Załącznik nr 3 do SWZ (Rozdział VIII pkt 3, Rozdział X pkt 5, Rozdział XIV pkt 3 ppkt 2)
• Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia (Koordynator) – Załącznik nr 6 do SWZ (Rozdział X pkt 4, Rozdział XIV pkt 3 ppkt 9)
• Propozycja aranżacji sali konferencyjnej – projekt wizualizacji (Rozdział XIV pkt 3 ppkt 6, Rozdział XIX)
• Dowód wniesienia wadium – (Rozdział XVI, Rozdział XIV pkt 3 ppkt 5)
• Odpis lub informacja z KRS/CEIDG – dokument umocowania (Rozdział XIV pkt 4)
• Pełnomocnictwo – gdy osoba podpisująca ofertę działa z umocowania, które nie wynika z KRS/CEIDG (Rozdział XIV pkt 5)