Kompleksowa realizacja konferencji i warsztatów towarzyszących SmartUp! High Tide

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Przedmiot zamówienia: kompleksowa organizacja i obsługa jednodniowej konferencji oraz jednodniowych warsztatów towarzyszących pod nazwą "SmartUp! High Tide Szczecin 2026", wraz z pełną obsługą przed- i powydarzeniową.

Zamówienie obejmuje dwa główne bloki (konferencja + warsztaty), realizowane w Szczecinie w październiku 2026 r., maksymalnie do 16 listopada 2026 r.:

• Konferencja (1 dzień, do 6 h, ok. 160 uczestników + ok. 20 gości) – sala audytoryjna „Delfin” (wyposażenie zapewnia Zamawiający). Zakres:
• Opracowanie programu merytorycznego i zapewnienie uczestników merytorycznych: 1 prowadzący konferencję, 1 mówca power speech, 1 keynote speaker, 1 mówca lightning talk, 2 moderatorów (po 1 na panel), 4 prelegentów (po 2 na panel). Wszystkie osoby do akceptacji Zamawiającego; koszty ich udziału (honoraria, podróże, noclegi) po stronie Wykonawcy.
• Aranżacja i dekoracja sali konferencyjnej i foyer (w tym dodatkowe oświetlenie, oprawa dźwiękowa, obsługa AV).
• Oznakowanie (przed budynkiem, w budynku, przed salą).
• Obsługa techniczna, multimedialna i recepcyjna (w tym lista obecności uczestników).
• Catering dla 160 osób: serwis kawowy (kawa, herbata, napoje zimne – bez ograniczeń), ciasto (min. 200 g/os.), kanapki dekoracyjne (3 szt./os., 50:50 mięsne/jarskie), lekki lunch (2 rodzaje zup po min. 250 ml/os. + finger food 300 g/os.). Naczynia i sztućce wielorazowe. Min. 15 stołów koktajlowych.
• Nagranie audio-video z konferencji (HD 1920×1080, MP4, H.264) w dwóch wersjach (normalna i zoptymalizowana do Internetu) + implementacja na YouTube, Facebook i stronie smartup.wzp.pl, z napisami zamkniętymi zgodnymi z WCAG 2.1 – w terminie do 14 dni od konferencji.
• Obsługa fotograficzna: min. 70 zdjęć (300 DPI), w tym ujęcia z przygotowań, kulis i backstage.
• Materiały informacyjno-promocyjne: projekt graficzny programu, grafik do promocji (max. 30 plików), 2 windery (flagi bez podstawy i stelaży).
• Sprzątnięcie i przywrócenie przestrzeni do stanu pierwotnego po wydarzeniu.
• Warsztaty towarzyszące (1 dzień, 2 bloki po 4 warsztaty, łącznie do 12 h) – w 2 salach wykładowych w Szczecinie (wyposażenie zapewnia Zamawiający). Zakres:
• 8 warsztatów (każdy po 120 minut), prowadzonych równocześnie po 2 tematy.
• Zapewnienie min. 4 prowadzących warsztaty (do akceptacji Zamawiającego; koszty po stronie Wykonawcy).
• Rekrutacja uczestników: min. 25 osób na każdy warsztat (+/- 5), łącznie ok. 200 uczestników.
• Catering dla warsztatów (4 serwisy kawowe – każdy dla 50 osób): kawa, herbata, napoje zimne bez ograniczeń, ciasto (min. 100 g/os.), kanapki (3 szt./os.). Dodatkowo networking break (słodki poczęstunek dla 50 osób, ciasto min. 200 g/os.).
• Oznakowanie i obsługa recepcyjna.
• Obsługa fotograficzna: min. 30 zdjęć (300 DPI).
• Sprzątnięcie i przywrócenie przestrzeni do stanu pierwotnego.
• Część cyfrowa, promocyjna i rekrutacyjna (przed wydarzeniem):
• Aktualizacja i obsługa strony smartup.wzp.pl (treści, grafika, program, biogramy gości, przeredagowanie treści archiwalnych z 3 poprzednich edycji, deklaracja dostępności, integracja z social mediami).
• Stworzenie i obsługa systemu rejestracji on-line (osobno dla konferencji i warsztatów) – formularz zbierający dane (imię, nazwisko, instytucja, e-mail, telefon, potrzeby specjalne, zgody) + baza danych zarejestrowanych + automatyczne potwierdzenia i przypomnienia (e-mail na 5 dni i 24 h przed, SMS na 24 h przed).
• Rekrutacja uczestników: 160 osób na konferencję + ok. 200 osób na warsztaty (spoza listy gości). Nawiązywanie kontaktu mailowego/telefonicznego z potencjalnymi uczestnikami.
• Promocja: autorski spot promocyjny (30–60 s, animacja 2D z muzyką), filmy promujące z uczestnikami merytorycznymi (ok. 40 s każdy), 1 grafika reklamowa w 2 lokalnych serwisach (emisja min. 3 dni), kampania na Facebooku (min. 7 postów, w tym min. 3 promowane – min. 20 tys. zasięgu płatnego każdy, geotargetowanie Pomorze Zachodnie), stworzenie wydarzenia na Facebooku.
• Materiały informacyjno-promocyjne: projekt agendy, zaproszenia, przypomnienia, slajdów stałych na konferencję, plansz 1440×900 px na wyświetlacze w pociągach regionalnych.
• Obsługa koordynacyjna: wyznaczenie 1 koordynatora wydarzenia (osoba do stałego kontaktu z Zamawiającym, koordynacja podwykonawców i wszystkich działań). Opracowanie harmonogramu działań. Raport końcowy po wydarzeniu.
• Przeniesienie autorskich praw majątkowych na Zamawiającego dla: nagrania audio-video, spotu, filmów promocyjnych, utworów muzycznych, projektów graficznych, strony WWW, baz danych, dokumentacji fotograficznej.
• Dostępność: zapewnienie tłumaczenia na Polski Język Migowy w razie zgłoszenia potrzeby przez choćby 1 uczestnika; zgodność z WCAG i standardami dostępności.

Zamówienie łączy w sobie organizację dużej konferencji stacjonarnej (160+20 osób) z ośmioma warsztatami (łącznie ok. 200 uczestników), wymaga skompletowania i akceptacji kilkunastu prelegentów/mówców/prowadzących, pełnej obsługi cateringowej, nagrań AV z napisami, zaawansowanej promocji w social mediach (płatne zasięgi), rekrutacji uczestników oraz aktualizacji strony WWW i systemu rejestracji – wszystko w złożonej koordynacji czasowej i pod presją krótkich terminów (konferencja w październiku 2026, umowa do połowy listopada).

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Wadium: 2 000,00 zł — w pieniądzu, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczeniu
• Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 10 do SWZ) — brak stawki % w treści SWZ

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi