Doświadczenie: min. 2 organizacje konferencji/wydarzeń, każda o wartości ≥ 90 000,00 zł brutto, w okresie ostatnich 3 lat (jedno zamówienie = jedna umowa).
Kierownik projektu / Koordynator: doświadczenie min. 1 rok w obsłudze zamówień dotyczących organizacji konferencji/wydarzeń/eventów.
Zespół techniczny i obsługa: zapewnienie personelu technicznego, operatorów wideo, realizatora dźwięku, realizatora wizji, fotografa, montażysty, min. 2 operatorów wideo, min. 2 osoby techniczne, min. 3 osoby obsługi sal, min. 2 recepcjonistów.
Wyposażenie techniczne / transmisja: zapewnienie systemu transmisji online Full HD, kamer, enkodera, obsługi transmisji, ekranu LED aktywny area min. 4 m x 2,5 m (dopuszczalne ≥ 6 m x 2,5 m), sceny min. 6 m x 3 m lub akceptowane alternatywy, awaryjne łącze LTE/5G niezależne od sieci obiektu.
Wadium:brak (wadium nie jest wymagane). - Kary umowne: szczegóły i stawki zawarte w projekcie umowy (Załącznik nr 2 do SWZ).
9
Inne zapisy
Widoczne 50%
Podwykonawstwo: dopuszczone; w ofercie wskazać części zamówienia powierzone podwykonawcom oraz, o ile znane, ich nazwy.
Możliwość udzielenia zamówień podobnych: do 100% wartości zamówienia podstawowego w okresie 3 lat od udzielenia; negocjacje warunków z dotychczasowym wykonawcą.
Miejsce realizacji: Hotel Mercure Warszawa Centrum, ul. Złota 48/54 (obiekt zapewniony przez Zamawiającego; Wykonawca dostosowuje aranżację do warunków obiektu).
Dostępność przestrzeni i montaż: dostęp do pomieszczeń od 8 listopada 2026 r. (montaż) i w dniach wydarzenia od 7:30–20:00; harmonogram montażu/demontażu do ustalenia z Zamawiającym.
Braki flag: Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Druga połowa streszczenia za darmo
Odsłoń całe streszczenie SWZ
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 15 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie (usługa kompleksowa): organizacja stacjonarnej konferencji „VI Forum Edukacji Zawodowej Europass i Euroguidance” w Hotelu Mercure Warszawa Centrum w dniach 9–10 listopada 2026 r., dla ok. 80 uczestników, z transmisją online wybranych sesji (lista sesji do transmisji zawarta w OPZ).
Przestrzenie i aranżacja: przygotowanie i aranżacja sal konferencyjnych i warsztatowych (sala główna ~190 m² na ~100 osób, 4 sale warsztatowe o różnej wielkości, backstage, przestrzeń networkingowa), recepcja/rejestracja, oznakowanie i ciągi komunikacyjne oraz wyposażenie strefy networkingowej.
Scenografia i elementy sceny: projekt, budowa/montaż sceny/podestu (rekomendowany min. 6 m × 3 m lub dostosowanie), tło/zasłona za sceną, ściana LED/ekran sceniczny (aktywny obszar min. 4 m × 2,5 m lub większy), mównica/pulpit lub równoważne rozwiązanie oraz meble sceniczne (min. 6 foteli, 3 stoliki sceniczne) i elementy dekoracyjne.
Technika AV i transmisja: dostawa, montaż i obsługa systemu projekcji, nagłośnienia, oświetlenia scenicznego, mikrofonów (bezprzewodowych i dla prowadzących), realizacja obrazu i dźwięku, obsługa prezentacji, kamery i enkoder do transmisji, system transmisji online (streaming w jakości Full HD), zapewnienie linków do transmisji i statystyk oglądalności, pliki nagrań i napisy PL/EN (SRT/VTT) po wydarzeniu.
Łącze internetowe i awaryjne: weryfikacja łącza obiektu, zapewnienie stabilnego łącza oraz awaryjnego łącza niezależnego (np. LTE/5G) i monitorowanie oraz przełączenie na łącze zapasowe w razie awarii.
Obsługa techniczna i realizacyjna: zespół techniczny (realizator wizji, realizator dźwięku, operatorzy wideo min.2, montażysta, fotograf, osoby techniczne i obsługa sal), przeprowadzenie prób technicznych, obsługa prelegentów (w tym zdalnych) i prób, obsługa nagrań i przygotowanie materiałów po wydarzeniu.
Tłumaczenie symultaniczne: zapewnienie tłumaczenia symultanicznego polski–angielski i angielski–polski wraz z kabiną, tłumaczami i odbiornikami/słuchawkami dla maks. 80 osób oraz zbieranie i zwrot sprzętu.
Rejestracja i pakiety uczestników: obsługa rejestracji na miejscu (2 stanowiska, 2 laptopy, min. 2 osoby), skanowanie kodów QR, awaryjny tryb rejestracji, przygotowanie narzędzia informacyjnego online (np. Padlet/aplikacja) oraz przeszkolenie personelu rejestracji i jednolity ubiór.
Materiały konferencyjne i konfekcjonowanie: produkcja i skompletowanie pakietów dla ok. 80 osób (identyfikatory ze smyczą, torby bawełniane, długopis papierowy, bloczek A4, folder A3 składany do A4 min.16 stron, katalog kodów QR, podkładki A4 z klipsem 5 szt.), przygotowanie i wydanie pakietów do 8 listopada 2026 r.
Gadżety i upominki: min. 80 gadżetów dla uczestników oraz min. 30 upominków o podwyższonym standardzie dla prelegentów (wartość jednostkowa upominku ≤ 100 zł brutto) — wybór i akceptacja wzorów przez Zamawiającego.
Oprawa wizualna i branding: przygotowanie i montaż elementów brandingowych (ścianki brandingowe, ściana rekomendacji 300×240 cm, potykacze, tablice kierunkowe, oznakowanie sal, recepcji), dekoracje florystyczne, produkcja i montaż materiałów graficznych zgodnie z dostarczonym key visual; przekazanie parametrów technicznych Zamawiającemu 20 dni przed wydarzeniem.
Materiały wideo i relacja po wydarzeniu: przygotowanie zwiastunów przed wydarzeniem, film z całego wydarzenia 90–100 min, film podsumowujący 2–5 min, do 2 short/reel, dostarczenie nagrań oddzielnymi plikami oraz plików z napisami PL/EN w formacie SRT/VTT najpóźniej w ciągu 7 dni po wydarzeniu.
Konkursy i gale: kompleksowa obsługa gali rozdania nagród konkursu Euroguidance (3 kategorie × 3 miejsca) — scenariusz minutowy, próba gali, obsługa wręczeń; przygotowanie i dostawa 9 statuetek, 9 dyplomów w ramkach, 10 bukietów; oraz organizacja Gali „Złoty Europass Mobilność” — 1 statuetka okolicznościowa, 1 symboliczny certyfikat A1, bukiet dla przedstawiciela.
Logistyka i personel: montaż, bieżące utrzymanie i demontaż elementów dostarczonych przez Wykonawcę, zabezpieczenie materiałów konferencyjnych, koordynacja z obiektem, zapewnienie min. 10 miejsc parkingowych dla Zamawiającego oraz przekazanie harmonogramów i zespołu Wykonawcy nie później niż 2 dni od podpisania umowy.
Dostarczone rezultaty i dokumenty: wizualizacje aranżacji sceny i kluczowych przestrzeni do akceptacji, scenariusz minutowy i harmonogram (do 30 października 2026 r.), linki do transmisji 5 dni przed wydarzeniem, przekazanie plików video, napisów, statystyk transmisji i materiałów po wydarzeniu.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
W Załączniku nr 5 do SWZ – Formularzu oferty wskazano, że cena za wykonanie przedmiotu zamówienia zostanie określona w „Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ”. Jednocześnie Załącznik nr 5 nie zawiera odrębnego formularza cenowego ani zestawienia poszczególnych usług/elementów zamówienia wraz z cenami jednostkowymi, lecz jedynie pole dotyczące wskazania łącznej ceny brutto za realizację przedmiotu zamówienia.
W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, czy Wykonawca zobowiązany jest w Formularzu oferty wskazać wyłącznie jedną łączną cenę brutto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia, bez konieczności składania wraz z ofertą szczegółowego kosztorysu lub zestawienia cen poszczególnych usług i elementów zamówienia.
Jeżeli Zamawiający wymaga przedstawienia szczegółowego zestawienia cen, prosimy o udostępnienie właściwego Formularza cenowego oraz wskazanie sposobu jego wypełnienia.
Formularz cenowy nie jest wymagany. W załączeniu zmodyfikowany formularz oferty.
Jaka dokładnie liczba uczestników ma być przyjęta do kalkulacji?
Do kalkulacji należy przyjąć liczbę uczestników 80
Jakie dokładnie wyposażenie techniczne hotel zapewnia bez dodatkowych kosztów?
Wyposażenie sal konferencyjnych w podstawowe meble, a ponadto rzutnik, ekran, nagłośnienie i urządzenia dostępowe Wi-Fi
Czy hotelowa infrastruktura AV może być wykorzystana przez wykonawcę bez dodatkowych opłat?
Hotel zapewnia rzutniki, ekrany, nagłośnienie i Wi-Fi
Jakie dokładnie części programu będą transmitowane?
Transmitowane części programu:
9.11.2026:
9:00 – 9:15 Otwarcie Forum
9:15 – 10:00 Otwierający wykład. Inspiracyjny
10:00 – 10:35 Keynote Speech oraz Q&A
10:35– 11:05 Europass i Euroguidance na mapie europejskich narzędzi indywidualnej rezyliencji w trudnych czasach
11:30 - 13:30 Debata / panel dyskusyjny
10.11.2026:
10:00 – 10:15 Otwarcie drugiego dnia Forum
10:15 – 12:15 Debata / panel dyskusyjny
12:45 – 14:15 Gala rozdania nagród w konkursie
14:15 - 14:45 Gala wręczenia wyróżnienia ,,Złoty Europass Mobilność”
14:45 - 15:15 Podsumowanie Forum
Ile osób ma korzystać z tłumaczenia symultanicznego?
Należy przyjąć wartość maksymalną uczestników 80 osób.
Ile i jakie będą sale wykorzystywane do transmisji?
Jakie dokładnie materiały mają znaleźć się w folderze/publikacji?
Folder ma zmieścić materiały w formacie A4, w tym notatnik A4 z odrywanymi kartkami, agendę A4 oraz ulotki i materiały informacyjne. Dokładna zawartość pakietów będzie do ustalenia.
Czy catering pozostaje w całości po stronie hotelu/Zamawiającego?
Tak, catering pozostaje w całości po stronie hotelu/Zamawiającego
