Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN618556-2026
Kompleksowa usługa realizacji konferencji pt. VI Forum Edukacji Zawodowej Europass i
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji1 aktualny · 103 w archiwum·NIP 5261000645·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AI- Zamówienie (usługa kompleksowa): organizacja stacjonarnej konferencji „VI Forum Edukacji Zawodowej Europass i Euroguidance” w Hotelu Mercure Warszawa Centrum w dniach 9–10 listopada 2026 r., dla ok. 80 uczestników, z transmisją online wybranych sesji (lista sesji do transmisji zawarta w OPZ).
- Przestrzenie i aranżacja: przygotowanie i aranżacja sal konferencyjnych i warsztatowych (sala główna ~190 m² na ~100 osób, 4 sale warsztatowe o różnej wielkości, backstage, przestrzeń networkingowa), recepcja/rejestracja, oznakowanie i ciągi komunikacyjne oraz wyposażenie strefy networkingowej.
- Scenografia i elementy sceny: projekt, budowa/montaż sceny/podestu (rekomendowany min. 6 m × 3 m lub dostosowanie), tło/zasłona za sceną, ściana LED/ekran sceniczny (aktywny obszar min. 4 m × 2,5 m lub większy), mównica/pulpit lub równoważne rozwiązanie oraz meble sceniczne (min. 6 foteli, 3 stoliki sceniczne) i elementy dekoracyjne.
- Technika AV i transmisja: dostawa, montaż i obsługa systemu projekcji, nagłośnienia, oświetlenia scenicznego, mikrofonów (bezprzewodowych i dla prowadzących), realizacja obrazu i dźwięku, obsługa prezentacji, kamery i enkoder do transmisji, system transmisji online (streaming w jakości Full HD), zapewnienie linków do transmisji i statystyk oglądalności, pliki nagrań i napisy PL/EN (SRT/VTT) po wydarzeniu.
- Łącze internetowe i awaryjne: weryfikacja łącza obiektu, zapewnienie stabilnego łącza oraz awaryjnego łącza niezależnego (np. LTE/5G) i monitorowanie oraz przełączenie na łącze zapasowe w razie awarii.
- Obsługa techniczna i realizacyjna: zespół techniczny (realizator wizji, realizator dźwięku, operatorzy wideo min.2, montażysta, fotograf, osoby techniczne i obsługa sal), przeprowadzenie prób technicznych, obsługa prelegentów (w tym zdalnych) i prób, obsługa nagrań i przygotowanie materiałów po wydarzeniu.
- Tłumaczenie symultaniczne: zapewnienie tłumaczenia symultanicznego polski–angielski i angielski–polski wraz z kabiną, tłumaczami i odbiornikami/słuchawkami dla maks. 80 osób oraz zbieranie i zwrot sprzętu.
- Rejestracja i pakiety uczestników: obsługa rejestracji na miejscu (2 stanowiska, 2 laptopy, min. 2 osoby), skanowanie kodów QR, awaryjny tryb rejestracji, przygotowanie narzędzia informacyjnego online (np. Padlet/aplikacja) oraz przeszkolenie personelu rejestracji i jednolity ubiór.
- Materiały konferencyjne i konfekcjonowanie: produkcja i skompletowanie pakietów dla ok. 80 osób (identyfikatory ze smyczą, torby bawełniane, długopis papierowy, bloczek A4, folder A3 składany do A4 min.16 stron, katalog kodów QR, podkładki A4 z klipsem 5 szt.), przygotowanie i wydanie pakietów do 8 listopada 2026 r.
- Gadżety i upominki: min. 80 gadżetów dla uczestników oraz min. 30 upominków o podwyższonym standardzie dla prelegentów (wartość jednostkowa upominku ≤ 100 zł brutto) — wybór i akceptacja wzorów przez Zamawiającego.
- Oprawa wizualna i branding: przygotowanie i montaż elementów brandingowych (ścianki brandingowe, ściana rekomendacji 300×240 cm, potykacze, tablice kierunkowe, oznakowanie sal, recepcji), dekoracje florystyczne, produkcja i montaż materiałów graficznych zgodnie z dostarczonym key visual; przekazanie parametrów technicznych Zamawiającemu 20 dni przed wydarzeniem.
- Materiały wideo i relacja po wydarzeniu: przygotowanie zwiastunów przed wydarzeniem, film z całego wydarzenia 90–100 min, film podsumowujący 2–5 min, do 2 short/reel, dostarczenie nagrań oddzielnymi plikami oraz plików z napisami PL/EN w formacie SRT/VTT najpóźniej w ciągu 7 dni po wydarzeniu.
- Atrakcje angażujące uczestników: realizacja „Ściany rekomendacji” (fizycznej i/lub cyfrowej), tabliczek fotograficznych (min. 6 szt.), obsługa aktywności i przekaz wyników Zamawiającemu.
- Konkursy i gale: kompleksowa obsługa gali rozdania nagród konkursu Euroguidance (3 kategorie × 3 miejsca) — scenariusz minutowy, próba gali, obsługa wręczeń; przygotowanie i dostawa 9 statuetek, 9 dyplomów w ramkach, 10 bukietów; oraz organizacja Gali „Złoty Europass Mobilność” — 1 statuetka okolicznościowa, 1 symboliczny certyfikat A1, bukiet dla przedstawiciela.
- Logistyka i personel: montaż, bieżące utrzymanie i demontaż elementów dostarczonych przez Wykonawcę, zabezpieczenie materiałów konferencyjnych, koordynacja z obiektem, zapewnienie min. 10 miejsc parkingowych dla Zamawiającego oraz przekazanie harmonogramów i zespołu Wykonawcy nie później niż 2 dni od podpisania umowy.
- Dostarczone rezultaty i dokumenty: wizualizacje aranżacji sceny i kluczowych przestrzeni do akceptacji, scenariusz minutowy i harmonogram (do 30 października 2026 r.), linki do transmisji 5 dni przed wydarzeniem, przekazanie plików video, napisów, statystyk transmisji i materiałów po wydarzeniu.
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje szeroki zakres usług technicznych, logistycznych i produkcyjnych (AV, transmisja, tłumaczenia, produkcja materiałów, gala) oraz koordynację wielu zasobów i prób; wymaga doświadczonego zespołu i skomplikowanej koordynacji.
Terminy realizacji
Czas na realizację (umowa)
3 miesiące od dnia podpisania umowy
3 miesiące od dnia podpisania umowy
Planowany termin wydarzenia
9–10 listopada 2026 r.
9–10 listopada 2026 r.
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 zamówienia dotyczące organizacji konferencji/wydarzeń/eventów, każda o wartości ≥ 90 000,00 zł brutto, w okresie ostatnich 3 lat, jednostkowa umowa określa wartość
2Koordynator projektu — osoba z doświadczeniem minimum 1 rok w obsłudze zamówień dotyczących organizacji konferencji/wydarzeń/eventów
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto zamówienia
60%
Projekt scenografii scenywizualizacja sceny
34%
Rozwiązania proekologicznemax 3 propozycje
6%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 8 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Wadium: brak (wadium nie jest wymagane).
- Kary umowne: szczegóły i stawki zawarte w projekcie umowy (Załącznik nr 2 do SWZ).
Pytania i odpowiedzi
21Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W Załączniku nr 5 do SWZ – Formularzu oferty wskazano, że cena za wykonanie przedmiotu zamówienia zostanie określona w „Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ”. Jednocześnie Załącznik nr 5 nie zawiera odrębnego formularza cenowego ani zestawienia poszczególnych usług/elementów zamówienia wraz z cenami jednostkowymi, lecz jedynie pole dotyczące wskazania łącznej ceny brutto za realizację przedmiotu zamówienia.
W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, czy Wykonawca zobowiązany jest w Formularzu oferty wskazać wyłącznie jedną łączną cenę brutto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia, bez konieczności składania wraz z ofertą szczegółowego kosztorysu lub zestawienia cen poszczególnych usług i elementów zamówienia.
Jeżeli Zamawiający wymaga przedstawienia szczegółowego zestawienia cen, prosimy o udostępnienie właściwego Formularza cenowego oraz wskazanie sposobu jego wypełnienia.
Formularz cenowy nie jest wymagany. W załączeniu zmodyfikowany formularz oferty.
2Jaka dokładnie liczba uczestników ma być przyjęta do kalkulacji?
Do kalkulacji należy przyjąć liczbę uczestników 80
3Jakie dokładnie wyposażenie techniczne hotel zapewnia bez dodatkowych kosztów?
Wyposażenie sal konferencyjnych w podstawowe meble, a ponadto rzutnik, ekran, nagłośnienie i urządzenia dostępowe Wi-Fi
4Czy hotelowa infrastruktura AV może być wykorzystana przez wykonawcę bez dodatkowych opłat?
Hotel zapewnia rzutniki, ekrany, nagłośnienie i Wi-Fi
5Jakie dokładnie części programu będą transmitowane?
Transmitowane części programu:
9.11.2026:
9:00 – 9:15 Otwarcie Forum
9:15 – 10:00 Otwierający wykład. Inspiracyjny
10:00 – 10:35 Keynote Speech oraz Q&A
10:35– 11:05 Europass i Euroguidance na mapie europejskich narzędzi indywidualnej rezyliencji w trudnych czasach
11:30 - 13:30 Debata / panel dyskusyjny
10.11.2026:
10:00 – 10:15 Otwarcie drugiego dnia Forum
10:15 – 12:15 Debata / panel dyskusyjny
12:45 – 14:15 Gala rozdania nagród w konkursie
14:15 - 14:45 Gala wręczenia wyróżnienia ,,Złoty Europass Mobilność”
14:45 - 15:15 Podsumowanie Forum
6Ile osób ma korzystać z tłumaczenia symultanicznego?
Należy przyjąć wartość maksymalną uczestników 80 osób.
7Ile i jakie będą sale wykorzystywane do transmisji?
•Sala Scherzzo (2 dni) 189m2,
•Sala Ballada (2 dni) 78 m2,
•Sala Etiuda (2 dni) 52m2,
8Jakie dokładnie materiały mają znaleźć się w folderze/publikacji?
Folder ma zmieścić materiały w formacie A4, w tym notatnik A4 z odrywanymi kartkami, agendę A4 oraz ulotki i materiały informacyjne. Dokładna zawartość pakietów będzie do ustalenia.
9Czy catering pozostaje w całości po stronie hotelu/Zamawiającego?
Tak, catering pozostaje w całości po stronie hotelu/Zamawiającego
1„Prosimy o odpowiedź na poniższe pytania dotyczące materiałów konferencyjnych: 1. W odniesieniu do elementu: „folder informacyjny lub publikację dotyczącą wydarzenia, inicjatyw Europass, Euroguidance, EVET lub innych działań wskazanych przez Zamawiającego” – czy zgodnie z odpowiedzią Zamawiającego z dnia 02.09.2026 r. należy rozumieć, że Zamawiający oczekuje zapewnienia teczki konferencyjnej, która będzie posiadała miejsce na materiały w formacie A4 oraz będzie wyposażona w zintegrowany („wbudowany”) notatnik? Prosimy o przekazanie poglądowego zdjęcia lub przykładu rozwiązania, jakiego oczekuje Zamawiający. Pozwoli to Wykonawcom na prawidłową interpretację wymagań oraz właściwą i porównywalną wycenę tego elementu. prosimy jeszcze o wyjaśnienie dotyczące tego punktu, w OPZ Zamawiający wskazuje: „Wykonawca dostarczy teczki A4 do spakowania materiałów drukowanych zgodnie z nadesłanym wcześniej szablonem przez Zamawiającego, np. agendy Forum. Wykonawca odpowiada za umieszczenie materiałów w teczkach, workach lub innych nośnikach wskazanych w OPZ oraz za przygotowanie pakietów do wydawania podczas rejestracji.” Prosimy o potwierdzenie, czy w powyższym zapisie nie doszło do omyłki i teczki A4 zostaną dostarczone przez Zamawiającego, natomiast po stronie Wykonawcy pozostanie ich spakowanie i przygotowanie pakietów do wydawania podczas rejestracji. Jeżeli obowiązek dostarczenia teczek A4 leży po stronie Wykonawcy, prosimy o podanie ich szczegółowej specyfikacji, w szczególności wymiarów, materiału, gramatury, kolorystyki, sposobu zamknięcia oraz wymagań dotyczących nadruku/brandingu. Prosimy również o wskazanie wymaganej liczby teczek. Informacje te są niezbędne do prawidłowego oszacowania kosztów realizacji zamówienia.”
Zamawiający wyjaśnia, że zapis OPZ dotyczący teczek A4 nie zawiera omyłki. Obowiązek zaprojektowania oraz dostarczenia teczek A4 leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektu graficznego teczki, względniającego wymagania określone w OPZ oraz wytyczne dotyczące identyfikacji wizualnej przekazane przez Zamawiającego. Projekt teczki wymaga uprzedniego zatwierdzenia przez Zamawiającego przed przystąpieniem do jej produkcji. Przez "teczkę A4" należy rozumieć standardową teczkę konferencyjną przeznaczoną do umieszczenia materiałów drukowanych w formacie A4. Teczka nie musi posiadać zintegrowanego (wbudowanego) notatnika – notatnik stanowi odrębny element pakietu konferencyjnego. Wykonawca odpowiada również za umieszczenie materiałów w teczkach oraz przygotowanie kompletnych pakietów do wydawania podczas rejestracji. W załączeniu zdjęcia poglądowe.
2„Strefa networkingowa Prosimy o wskazanie dokładnej lokalizacji strefy networkingowej w obiekcie hotelowym. Z uwagi na wymóg przedstawienia tej strefy na wizualizacji prosimy o doprecyzowanie, czy strefa networkingowa ma zostać zlokalizowana w ciągach komunikacyjnych obiektu, czy Zamawiający przewiduje na ten cel konkretną salę lub wydzieloną przestrzeń hotelową?”
Przestrzeń networkingowa zostanie zorganizowana w hotelu Mercure Warszawa Centrum na pierwszym piętrze, w foyer przed salą Scherzzo i w kortyarzu do niej przylegającym.
3„Dzień montażowy Prosimy o potwierdzenie, czy ewentualne koszty obiektu hotelowego związane z udostępnieniem przestrzeni w dniu montażowym pokrywa Zamawiający?”
Hotel udostępni przestrzeń w dniu montażowym nieodpłatnie.
4„Budżet wydarzenia Prosimy o informację, jaką kwotę Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotowego zamówienia.”
Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację kwotę 189 073,97 zł brutto.
5„Długopisy dla prelegentów W opisie pakietu konferencyjnego dla prelegenta wskazano obowiązek zapewnienia długopisu. Prosimy o potwierdzenie, czy ma to być ten sam rodzaj długopisu, który został przewidziany w pakiecie konferencyjnym dla uczestników wydarzenia. Jednocześnie prosimy o wskazanie liczby długopisów, które Wykonawca powinien zapewnić na potrzeby pakietów dla prelegentów.”
Zamawiający potwierdza, że długopis wchodzący w skład pakietu konferencyjnego dla prelegenta powinien być tego samego rodzaju co długopis przewidziany w pakiecie konferencyjnym dla uczestników wydarzenia. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z Zał. nr 1 do SWZ - Opis przedmiotu zamówienia, pkt. 5.4 Wykonawca zobowiązany jest przedstawić minimum 3 propozycje upominków o podwyższonym standardzie dla prelegentów. Przykładowe propozycje mogą obejmować m.in. elegancki kalendarz 2027, planer, pióro, zestaw piśmienniczy lub inny reprezentacyjny i praktyczny upominek. Spośród przedstawionych propozycji Zamawiający dokona ostatecznego wyboru upominku. Upominki o podwyższonym standardzie będą przeznaczone dla prelegentów, w łącznej liczbie minimum 30 sztuk. Wartość jednostkowa wybranego upominku nie może przekroczyć 100 zł brutto.
1„Prosimy o odpowiedź na poniższe pytania dotyczące materiałów konferencyjnych:
1. W odniesieniu do elementu: „folder informacyjny lub publikację dotyczącą wydarzenia, inicjatyw Europass, Euroguidance, EVET lub innych działań wskazanych przez Zamawiającego” – czy zgodnie z odpowiedzią Zamawiającego z dnia 02.09.2026 r. należy rozumieć, że Zamawiający oczekuje zapewnienia teczki konferencyjnej, która będzie posiadała miejsce na materiały w formacie A4 oraz będzie wyposażona w zintegrowany („wbudowany”) notatnik? Prosimy o przekazanie poglądowego zdjęcia lub przykładu rozwiązania, jakiego oczekuje Zamawiający. Pozwoli to Wykonawcom na prawidłową interpretację wymagań oraz właściwą i porównywalną wycenę tego elementu.
proszę jeszcze o wyjaśnienie dotyczące tego punktu, w OPZ Zamawiający wskazuje: „Wykonawca dostarczy teczki A4 do spakowania materiałów drukowanych zgodnie z nadesłanym wcześniej szablonem przez Zamawiającego, np. agendy Forum. Wykonawca odpowiada za umieszczenie materiałów w teczkach, workach lub innych nośnikach wskazanych w OPZ oraz za przygotowanie pakietów do wydawania podczas rejestracji.” Prosimy o potwierdzenie, czy w powyższym zapisie nie doszło do omyłki i teczki A4 zostaną dostarczone przez Zamawiającego, natomiast po stronie Wykonawcy pozostanie ich spakowanie i przygotowanie pakietów do wydawania podczas rejestracji.
Jeżeli obowiązek dostarczenia teczek A4 leży po stronie Wykonawcy, prosimy o podanie jej szczegółowej specyfikacji, w szczególności wymiarów, materiału, gramatury, kolorystyki, sposobu zamknięcia oraz wymagań dotyczących nadruku/brandingu. Prosimy również o wskazanie wymaganej liczby teczek.
Informacje te są niezbędne do prawidłowego oszacowania kosztów realizacji zamówienia.”
Zamawiający wyjaśnia, że zapis OPZ dotyczący teczek A4 nie zawiera omyłki. Obowiązek zaprojektowania oraz dostarczenia teczek A4 leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektu graficznego teczki, względniającego wymagania określone w OPZ oraz wytyczne dotyczące identyfikacji wizualnej przekazane przez Zamawiającego. Projekt teczki wymaga uprzedniego zatwierdzenia przez Zamawiającego przed przystąpieniem do jej produkcji. Przez „teczkę A4” należy rozumieć standardową teczkę konferencyjną przeznaczoną do umieszczenia materiałów drukowanych w formacie A4. Teczka nie musi posiadać zintegrowanego (wbudowanego) notatnika – notatnik stanowi odrębny element pakietu konferencyjnego. Wykonawca odpowiada również za umieszczenie materiałów w teczkach oraz przygotowanie kompletnych pakietów do wydawania podczas rejestracji.
W załączeniu zdjęcia poglądowe.
2„Strefa networkingowa
Prosimy o wskazanie dokładnej lokalizacji strefy networkingowej w obiekcie hotelowym. Z uwagi na wymóg przedstawienia tej strefy na wizualizacji prosimy o doprecyzowanie, czy strefa networkingowa ma zostać zlokalizowana w ciągach komunikacyjnych obiektu, czy Zamawiający przewiduje na ten cel konkretną salę lub wydzieloną przestrzeń hotelową?”
Przestrzeń networkingowa zostanie zorganizowana w hotelu Mercure Warszawa Centrum na pierwszym piętrze, w foyer przed salą Scherzzo i w kortyarzu do niej przylegającym.
3„Dzień montażowy
Prosimy o potwierdzenie, czy ewentualne koszty obiektu hotelowego związane z udostępnieniem przestrzeni w dniu montażowym pokrywa Zamawiający?”
Hotel udostępni przestrzeń w dniu montażowym nieodpłatnie.
4„Budżet wydarzenia
Prosimy o informację, jaką kwotę Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotowego zamówienia.”
Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację kwotę 189 073,97 zł brutto.
Historia zmian
27.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
08.09.2026 — sprostowanie
15.09.2026 — upływ terminu składania ofert
15.09.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (2 dokumenty z wyjaśnieniami · 4 modyfikacje dokumentacji)