RozstrzygniętyPrzetarg nieograniczony · PN439960-2026
Modernizacja systemu Egeria 6.0. posiadanego przez Zamawiającego
Urząd Komunikacji Elektronicznej2 aktualne · 30 w archiwum·NIP 5272367496·mazowieckie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaCGI Polska S.A.
NIP zwycięzcy6751387586
Kwota oferty2 396 872,00 zł
Złożonych ofert1
Przedmiot zamówienia
AIPrzedmiotem zamówienia jest modernizacja systemu ERP Egeria 6.0.
- Modernizacja systemu: aktualizacja bazy danych oraz migracja wszystkich istniejących modułów (m.in. księgowość, kadry, płace, środki trwałe) do interfejsu przeglądarkowego (web).
- Dostawa i wdrożenie: uruchomienie Portalu Pracowniczego zintegrowanego z systemem ERP.
- Usługi utrzymania: świadczenie wsparcia serwisowego systemu do dnia 7 października 2027 r.
- Usługi rozwojowe: wykonanie 100 roboczogodzin prac rozwojowych w ramach zamówienia podstawowego.
- Szkolenia: przeprowadzenie 42 godzin instruktaży dla użytkowników i administratorów.
- Prawo opcji: możliwość zlecenia dodatkowych usług konsultacyjnych, rozwojowych i wdrożeniowych w wymiarze od 10 do 2000 roboczogodzin.
Trudność: średnia
Złożoność wynika z konieczności migracji danych krytycznych (kadry/płace/księgowość) z systemu typu legacy do nowego interfejsu webowego oraz zapewnienia ciągłości obsługi procesów w administracji publicznej przy jednoczesnym świadczeniu długoterminowego wsparcia.
Warunki udziału
AI1Doświadczenie w dostawie, instalacji i wdrożeniu — Wykonawca musi wykazać wykonanie w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 3 usług, z których każda polegała na dostawie, instalacji oraz wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego do obsługi obszaru finansowo-księgowo-kadrowego; w tym co najmniej jedno zamówienie musiało być realizowane w jednostce sektora finansów publicznych o wartości nie mniejszej niż 2 000 000,00 zł brutto, a pozostałe dwa zamówienia o wartości nie mniejszej niż 800 000,00 zł brutto każde; warunek nie podlega sumowaniu w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
2Doświadczenie w serwisowaniu — Wykonawca musi wykazać wykonanie w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 3 usług, z których każda polegała na serwisowaniu zintegrowanego systemu informatycznego do obsługi obszaru finansowo-księgowo-kadrowego przez okres co najmniej 12 miesięcy, w tym co najmniej jedno zamówienie realizowane było w jednostce sektora finansów publicznych; warunek nie podlega sumowaniu w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
Pozostałe 6 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
- Cena (C) – waga 60% (60 punktów);
- Warunki utrzymania i wsparcia (W) – waga 20% (20 punktów);
- Doświadczenie osób do realizacji zamówienia (D) – waga 20% (20 punktów).
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (29 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 5 do SWZ)
- Sankcje za nieprzestrzeganie zatrudnienia na umowę o pracę: obowiązek zapłaty kary umownej określonej w projekcie umowy (Załącznik nr 5 do SWZ)
- Wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium
Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
19Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Wnosimy o wykreślenie z SWZ fakultatywnej przesłanki wykluczenia określonej w art. 109 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. Przesłanka ta ma charakter fakultatywny, a jej zastosowanie pozostaje w wyłącznej decyzji Zamawiającego. Rezygnacja z jej stosowania zwiększy konkurencyjność postępowania oraz umożliwi udział szerszego grona wykonawców, przy jednoczesnym zachowaniu ochrony interesu Zamawiającego poprzez obowiązywanie obligatoryjnych przesłanek wykluczenia z art. 108 Pzp oraz pozostałych mechanizmów weryfikacji zdolności wykonawcy do należytej realizacji zamówienia.
Ponadto przesłanka z art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp odnosi się do oceny wcześniejszych realizacji umów, której stosowanie w praktyce bywa przedmiotem licznych sporów interpretacyjnych i orzeczniczych.
W związku z powyższym prosimy o wykreślenie tej przesłanki z dokumentów zamówienia.
Pozostawienie tej przesłanki nie jest niezbędne dla zabezpieczenia interesu Zamawiającego, natomiast może prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji, co pozostaje w sprzeczności z zasadą proporcjonalności i efektywnego wydatkowania środków publicznych.
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
1Prosimy o potwierdzenie, że Wykonawca będzie mógł realizować:
a) wdrożenie (w tym m.in. instalację i konfigurację) - w modelu pracy zdalnej (lub hybrydowo),
b) serwis (usługi gwarancji) - w modelu pracy zdalnej.
Zamawiający potwierdza, że Wykonawca będzie mógł realizować usługi:
a) wdrożenie (w tym m.in. instalację i konfigurację) - w modelu pracy zdalnej (lub hybrydowo),
b) serwis (usługi gwarancji) - w modelu pracy zdalnej.
2Prosimy o wyjaśnienie czy skorzystanie przez Zamawiającego ze wskazanych 100 roboczogodzin jest
wyłącznym prawem Zamawiającego i uzależnione jest od stwierdzonych potrzeb Zamawiającego
(podobnie jak ma to miejsce w przypadku Opcji)? – tzn. Zamawiający zastrzega sobie możliwość
realizacji zamówienia w ramach 100 roboczogodzin w niepełnym zakresie?
Zamawiający informuje, że świadczenie usług obejmujących usługi konsultacyjne, rozwojowe,
wdrożeniowe, programistyczne i analityczne w wymiarze 100 roboczogodzin w ramach zamówienia
podstawowego będzie wykorzystane w całości.
3Z uwagi na konstrukcję Formularza Ofertowego, w którym należy wykazać kwotę za usługę utrzymania,
w tym cenę za jeden miesiąc usługi utrzymania – prosimy o potwierdzenie, że Wykonawca może
założyć, że długość trwania okresu usług utrzymania i gwarancji to 16.12.2026-07.10.2027, co stanowi
9 miesięcy (do 15.09.2027) i 22/30 miesiąca (22 dni od 15.09.2027 do 07.10.2027), czyli kwota za 1
miesiąc zostanie obliczona jako iloraz łącznej kwoty za „usługi utrzymania zmodernizowanego
systemu” i liczby wynoszącej 9 i 22/30?
Wypełniając formularz Wykonawca może przyjąć założenia, że długość trwania okresu usług
utrzymania i gwarancji to 16.12.2026-07.10.2027, co stanowi 9 miesięcy (do 15.09.2027) i 22/30 miesiąca (22 dni od 15.09.2027 do 07.10.2027), czyli kwota za 1 miesiąc zostanie obliczona jako iloraz
łącznej kwoty za „usługi utrzymania zmodernizowanego systemu” i liczby wynoszącej 9 i 22/30
4Prosimy o potwierdzenie, że zaznaczony fragment powinien mieć brzmienie: „Czas Naprawy (godziny
robocze) liczony zgodnie z postanowieniami §5 ust. 4 Umowy”.
Zamawiający potwierdza, że w Załączniku nr 6 (Wykaz sposobu i czasów usuwania Usterek) prawidłowy
zapis powinien odwoływać się do §5 ust. 4 Umowy.
W związku z powyższym Zamawiający dokonał stosownej zmiany treści załącznika do projektu umowy.
5Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione, jeśli widok danych płacowych,
będzie prezentowany w formie drzewa z podziałem na lata i miesiące, a dany miesiąc będzie zawierał
dane z listy lub list płac obliczonych pracownikowi w tym miesiącu przez system ERP.
Zamawiający dopuszcza prezentację danych w „formie drzewa” rozumianego w ten sposób, że:
• pracownik – użytkownik ma możliwość sprawdzenia wynagrodzenia w danym miesiącu
najpierw wybierając dany rok, następnie w ramach wybranego roku, wybiera miesiąc i w ten
sposób uzyskuje dostęp do danych o wynagrodzeniu otrzymanym za konkretny miesiąc.
• dane o wynagrodzeniu za dany miesiąc powinny zawierać informację wysokości wszystkich
składników wynagrodzenia brutto, wynagrodzeniu całkowitym brutto oraz o wysokości zaliczki
pobranej na poczet podatku dochodowego, składkach na ubezpieczenie społeczne oraz
potrąceniach z wynagrodzenia.
6Prosimy o potwierdzenie, że w okresie realizacji Umowy Zamawiający posiada lub będzie posiadać
aktywne wsparcie Producenta systemu CGI Egeria.
Zmawiający potwierdza, że w okresie do 7.10.2027 r. posiada wsparcie systemu CGI Egeria.
7W § 2 ust. 5 oraz ust. 8 Projektu Umowy przewidziano, że zgłoszenie przez Zamawiającego kolejnych
uwag do Projektu technicznego lub Harmonogramu skutkuje automatycznie uznaniem Wykonawcy za
pozostającego w zwłoce.
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę tych postanowień poprzez wskazanie, że zwłoka występuje
wyłącznie w przypadku nieuwzględnienia uzasadnionych uwag Zamawiającego lub nieprzekazania
poprawionych dokumentów w wyznaczonym terminie.
Uzasadnienie: wielokrotne zgłoszenie uwag może wynikać z doprecyzowywania wymagań lub zmiany
oczekiwań Zamawiającego, co nie powinno automatycznie obciążać Wykonawcy sankcjami.
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
8Prosimy o zmianę § 9 ust. 4 Projektu Umowy poprzez nadanie mu następującego brzmienia:
„Odbiór jest dokonywany przez Zamawiającego przy współudziale Wykonawcy i dokumentowany
podpisanym przez Strony Protokołem Odbioru.”
Uzasadnienie: obecne brzmienie wskazuje na całkowicie jednostronny charakter odbioru, mimo że
jednocześnie protokoły odbioru mają być podpisywane przez obie Strony.
Prosimy o dodanie w § 9 ust. 11 Projektu Umowy zdania:
„Zamawiający może odmówić odbioru wyłącznie w przypadku wad istotnych uniemożliwiających
korzystanie z Produktu zgodnie z jego przeznaczeniem.”
Uzasadnienie: drobne niezgodności lub usterki niemające wpływu na eksploatację rozwiązania nie
powinny blokować odbioru.
Prosimy o doprecyzowanie § 9 ust. 15 Projektu Umowy poprzez wskazanie, że naliczenie kar za
opóźnienie w odbiorze następuje wyłącznie w przypadku, gdy przyczyna nieodebrania wynika z winy
Wykonawcy.
AD.1. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
AD.2. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
AD.3. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
9Prosimy o zmianę § 7 ust. 5 Projektu Umowy i dodanie:
„W przypadku zgłoszeń wymagających przeprowadzenia analizy biznesowej lub technicznej strony
mogą uzgodnić dłuższy termin przygotowania wyceny i estymacji pracochłonności.”
Uzasadnienie: część zmian może wymagać analizy wielu modułów Egeria oraz wpływu na istniejące
procesy biznesowe.
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
10Prosimy o zmianę § 15 ust. 2 Projektu Umowy i obniżenie progu waloryzacji z 2% do 1%.
Prosimy o zwiększenie maksymalnego limitu waloryzacji określonego w § 15 ust. 6 Projektu Umowy z
10% do 20% wartości wynagrodzenia.
Uzasadnienie: umowa obejmuje okres przekraczający rok i zawiera znaczący komponent usługowy
oparty na kosztach pracy specjalistów IT.
AD.1. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
AD.2. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
11Prosimy o obniżenie limitu kar umownych określonego w § 16 ust. 6 Projektu Umowy z 45% do 20%
wynagrodzenia brutto Umowy.
Uzasadnienie: aktualny poziom jest istotnie wyższy niż standardowo przyjmowany na rynku usług IT i
utrzymania systemów ERP.
Prosimy o obniżenie kary określonej w § 16 ust. 1 pkt 12, 14 i 15 Projektu Umowy z 0,5% do 0,1%
wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki.
Prosimy o zmianę § 16 ust. 1 pkt 9 i 10 Projektu Umowy poprzez obniżenie kar za odstąpienie od
umowy z 20% do 10% wynagrodzenia brutto.
Prosimy o uzupełnienie § 16 Projektu Umowy o następujące postanowienie:
„Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu kar umownych oraz odszkodowań ograniczona jest do
100% wynagrodzenia brutto Umowy, także w przypadku dochodzenia odszkodowania
uzupełniającego.”
AD.1. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
AD.2. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
AD.3. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
AD.4. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
12Prosimy o zmianę § 17 ust. 2 lit. e Projektu Umowy poprzez podniesienie progu umożliwiającego
odstąpienie od umowy z poziomu 30% do 50% naliczonych kar umownych.
Obecnie Zamawiający może odstąpić od umowy jeszcze przed osiągnięciem umownego limitu kar.
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
13Prosimy o wykreślenie obowiązku sporządzenia i przekazania Zamawiającemu oceny ryzyka w terminie
1 miesiąca od zawarcia umowy (§ 19 ust. 18 pkt 2 Projektu Umowy) albo doprecyzowanie, że
obowiązek ten może zostać wykonany poprzez przedstawienie stosowanych przez Wykonawcę
procedur bezpieczeństwa.
Prosimy o uzupełnienie § 19 ust. 19 Projektu Umowy o zapis:
„Wykonawca odpowiada wyłącznie za szkody wynikające z zawinionego naruszenia obowiązków
wynikających z Umowy lub przepisów prawa.”
AD.1. Zamawiający informuje, że doprecyzowuje treść § 19 ust. 18 pkt 2 Projektu Umowy poprzez
dodanie zapisu:
“(...) Obowiązek ten może zostać wykonany poprzez przedstawienie stosowanych przez Wykonawcę
procedur bezpieczeństwa”;
AD.2. Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
14Prosimy o doprecyzowanie § 20 ust. 8 i 11 Projektu Umowy poprzez wskazanie, że obowiązek
przekazywania kodów źródłowych dotyczy wyłącznie zmian i utworów dedykowanych wykonanych
indywidualnie na rzecz Zamawiającego w ramach Usług rozwoju, a nie standardowych elementów
platformy Egeria lub komponentów będących własnością producenta systemu.
Jest to szczególnie istotne z uwagi na ochronę praw własności intelektualnej producenta rozwiązania.
Prosimy o dodanie zapisu:
„Licencja nie obejmuje gotowych narzędzi, bibliotek, frameworków, komponentów standardowych ani
know-how Wykonawcy wykorzystanych przy realizacji Umowy, które pozostają własnością
Wykonawcy lub podmiotów trzecich.”
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
15Prosimy o zmianę § 16 ust. 12 Projektu Umowy poprzez wprowadzenie limitu odpowiedzialności.
Prosimy o dodanie postanowienia:
„Żadna ze Stron nie będzie odpowiadać za utracone korzyści drugiej Strony, utratę danych, utratę
przychodów lub szkody pośrednie, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie.”
Uzasadnienie: jest to standardowe rozwiązanie w umowach dotyczących usług IT i utrzymania
systemów ERP.
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
16Wnosimy o usunięcie przesłanek wykluczenia art. 109 ust. 1 pkt 5 i pkt 7. z treści SWZ oraz
projektowanych postanowień umowy zapisów odnoszących się do instytucji self-cleaningu.
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
1Wnosimy o wykreślenie z SWZ fakultatywnej przesłanki wykluczenia określonej w art. 109 ust. 1 pkt 7
ustawy Pzp. Przesłanka ta ma charakter fakultatywny, a jej zastosowanie pozostaje w wyłącznej decyzji
Zamawiającego. Rezygnacja z jej stosowania zwiększy konkurencyjność postępowania oraz umożliwi
udział szerszego grona wykonawców, przy jednoczesnym zachowaniu ochrony interesu
Zamawiającego poprzez obowiązywanie obligatoryjnych przesłanek wykluczenia z art. 108 Pzp oraz
pozostałych mechanizmów weryfikacji zdolności wykonawcy do należytej realizacji zamówienia.
Ponadto przesłanka z art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp odnosi się do oceny wcześniejszych realizacji umów,
której stosowanie w praktyce bywa przedmiotem licznych sporów interpretacyjnych i orzeczniczych.
W związku z powyższym prosimy o wykreślenie tej przesłanki z dokumentów zamówienia.
Pozostawienie tej przesłanki nie jest niezbędne dla zabezpieczenia interesu Zamawiającego, natomiast
może prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji, co pozostaje w sprzeczności z zasadą
proporcjonalności i efektywnego wydatkowania środków publicznych.
Zamawiający informuje, że podtrzymuje zapisy SWZ.
Historia zmian
26.06.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
17.07.2026 — sprostowanie
29.07.2026 — upływ terminu składania ofert
29.07.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
07.09.2026 — rozstrzygnięcie