Przejdź do treści
Załóż darmowe kontoDarmowe konto
← Wróć do listy
Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00506965/01

Najem urządzeń wielofunkcyjnych i oprogramowanie do druku – Gdańsk

Gdańskie Centrum Usług Wspólnych0 aktualnych · 12 w archiwum·NIP 9571088702·pomorskie
Składanie ofert: 10 listopada 2026 · Wadium: 5000 zł

Przedmiot zamówienia

AI
  • Najem sprzętu: najem 10 urządzeń wielofunkcyjnych A4/A3 (minimum czarno-białych, z opcją skanowania w kolorze) wraz z dostawą tonerów i innych materiałów eksploatacyjnych (z wyłączeniem papieru) oraz serwisem.
  • Oprogramowanie: oprogramowanie do druku podążającego, centralnego zarządzania użytkownikami i monitorowania wydruków per użytkownik wraz z licencjami i aktualizacjami dla 10 nowych urządzeń oraz dla 3 urządzeń Kyocera Ecosys M4125idn.
Trudność: średnia

Wymaga integracji oprogramowania z istniejącymi urządzeniami, usługą Active Directory oraz autoryzacją kartową w jednym rozwiązaniu.

Terminy realizacji

Termin realizacji
36 miesięcy (od 01.01.2027 r. lub od zakończenia wdrożenia)
Etap wdrożenia
max. 10 dni roboczych przed 01.01.2027 r. (lub 10 dni od zawarcia umowy)

Warunki udziału

AI
1Doświadczenie — Co najmniej 2 dostawy dzierżawy/najmu/leasingu urządzeń wielofunkcyjnych z serwisem w ostatnich 3 latach (lub krótszym okresie prowadzenia działalności), każda z min. 10 urządzeniami, wdrożeniem i utrzymaniem systemu wydruku podążającego lub centralnego zarządzania wydrukiem oraz integracją z Active Directory lub równoważną usługą katalogową; każda dostawa samodzielnie spełnia wszystkie parametry; dostawa = jedna umowa/kontrakt.

Kryteria wyboru oferty

AI

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Cena brutto
90%
Termin naprawy urządzeniado 3 dni roboczych – 10 pkt; powyżej 3 do 5 dni – 0 pkt; maks. 5 dni, dłuższy = odrzucenie
10%

Czerwone flagi

AI

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

Kary i sankcje

AI
  • Wadium: 5 000,00 zł (pieniądz, gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa, poręczenie).
  • Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 1 do Rozdziału V).

Pytania i odpowiedzi

11

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

1Czy orientują się Państwo jak dużo wydruków powinno każde z urządzeń drukować w skali miesiąca?
Zamawiający w Załączniku nr 1 do Rozdziału IV SWZ – Opis przedmiotu zamówienia (dalej OPZ) wskazał szacunkową liczbę wydruków i kopii: „Zamawiający określa szacunkową liczbę wydruków i kopii miesięcznie: 190 000,00 wydruków i kopii w formacie A4 oraz 500 wydruków i kopii w formacie A3 (na wszystkie urządzenia łącznie przy nierównomiernym obciążeniu maszyn), (skanowanie dokumentów wliczone w cenę najmu urządzenia) przy czym dla celów rozliczeniowych jeden wydruk lub kopia w formacie A3 będzie liczony jako dwa wydruki lub kopie w formacie A4;” Jednocześnie zgodnie z uwagą zawartą w OPZ - liczba wydruków i kopii jest podana wyłącznie orientacyjnie i zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego, stanowi jednocześnie maksymalny zakres. Ponadto Zamawiający określił we wzorze umowy – Załączniku nr 1 do Rozdziału V SWZ, w § 3 ust. 4, że zobowiązuje się do realizacji Umowy w zakresie nie mniejszym niż 50% maksymalnej wartości umowy.
2Czy Zamawiający dopuści urządzenie wykorzystujące technologię druku LED/OLED Uzasadnienie: Wnosimy o jednoznaczne dopuszczenie urządzeń wykorzystujących technologię LED/OLED jako rozwiązania równoważnego wobec technologii laserowej. Obecny zapis wymagający wyłącznie technologii „laserowej” ma charakter ograniczający konkurencję i nie znajduje uzasadnienia technicznego ani funkcjonalnego. Technologia LED/OLED wykorzystuje ten sam proces elektrofotograficzny co urządzenia laserowe, natomiast różni się jedynie sposobem naświetlania bębna światłoczułego. Jest to technologia powszechnie stosowana przez renomowanych producentów urządzeń drukujących i oferuje co najmniej równoważne, a często wyższe parametry w zakresie jakości wydruku, niezawodności, trwałości oraz precyzji odwzorowania obrazu. Dodatkowo wydruki wykonywane w technologii LED/OLED spełniają wymagania normy ISO11798 dotyczącej trwałości oraz odporności zapisów dokumentowych, co jest istotnym kryterium jakościowym dla dokumentów urzędowych i archiwalnych. W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, że za spełniające wymagania postępowania zostaną uznane również urządzenia wykorzystujące technologię druku LED/OLED, jako rozwiązanie funkcjonalnie i jakościowo równoważne technologii laserowej.
Zamawiający wyraża zgodę na zaoferowanie urządzeń wykorzystujących technologię LED/OLED, pod warunkiem spełnienia wszystkich pozostałych wymagań określonych w Opisie przedmiotu zamówienia.
3Zamawiający wymaga: Pojemność dysku twardego 500GB Czy Zamawiający dopuści urządzenie wyposażone w dysk SSD o pojemności 256 GB zamiast wymaganej pojemności pamięci 500 GB? Uzasadnienie: Zamawiający określił wyłącznie minimalną pojemność pamięci masowej, nie wskazując technologii wykonania nośnika. Takie sformułowanie wymagania dopuszcza w praktyce zastosowanie tradycyjnych dysków HDD, które są rozwiązaniem starszym technologicznie i charakteryzują się niższą wydajnością, większą awaryjnością oraz wyższym poborem energii w porównaniu do nowoczesnych dysków SSD. Dysk SSD o pojemności 256 GB zapewnia istotnie wyższą wydajność pracy urządzenia, krótszy czas dostępu do danych oraz większą niezawodność eksploatacyjną, przy czym jego pojemność jest wystarczająca do realizacji wszystkich funkcji urządzenia wielofunkcyjnego związanych z buforowaniem, kolejkowaniem i przechowywaniem zadań. Dopuszczenie takiego rozwiązania pozwoli zaoferować nowocześniejsze technologicznie urządzenia bez ograniczania funkcjonalności wymaganej przez Zamawiającego.
Zamawiający dopuszcza urządzenie wyposażone w dysk o pojemności 256 GB. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że dopuszcza zarówno dysk HDD, jak i SSD.
4Zamawiający wymaga: Interfejsy urządzenia – Interfejs 10BaseT/100BaseTx/1000BaseT, USB 2.0 (host) lub/i USB 3.0 (host), standardowa bezprzewodowa sieć LAN (IEEE 802.11b/g/n) Czy Zamawiający dopuści urządzenie bez standardowej bezprzewodowej sieci LAN (IEEE 802.11b/g/n) Uzasadnienie: Moduł sieci bezprzewodowej w urządzeniu wielofunkcyjnym może stanowić dodatkowy wektor ataku na sieć organizacji. W środowisku instytucji publicznej często jest to funkcjonalność całkowicie zbędna, dlatego wielu zamawiających celowo wymaga urządzeń bez obsługi sieci Wi-Fi. Główne zagrożenia z posiadania modułu sieci bezprzewodowej w urządzeniu MFP: − Nieuprawniony dostęp do sieci − Nieautoryzowany wydruk i przechwycenie dokumentów − Utworzenie ukrytego punktu dostępowego − Ataki na oprogramowanie drukarki − Naruszenie RODO i poufności danych − Trudniejszy nadzór i audyt bezpieczeństwa W dużych organizacjach polityki bezpieczeństwa często nakazują eliminowanie niepotrzebnych interfejsów bezprzewodowych.
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę i podtrzymuje wymagania określone w OPZ. Zamawiający wymaga wyposażenia urządzeń w moduł bezprzewodowej sieci LAN w celu zachowania możliwości wykorzystania tej funkcjonalności przez cały okres obowiązywania umowy.
5Zamawiający wymaga: Obsługiwany język opisu strony PCL 6, Postscript 3 lub emulacja. Czy Zamawiający dopuści urządzenie bez obsługi Postscript 3 lub emulacji. Język PostScript 3 (PS3) został stworzony przez firmę Adobe Systems do obsługi zaawansowanych wydruków szczególnie kolorowych. Ma on szczególne zastosowanie w − druku dokumentów kolorowych generowanych z programów graficznych (Adobe Illustrator, InDesign, CorelDRAW), − kolorowych wydruków PDF zawierające złożoną grafikę, czcionki i wektory, − do działów DTP, marketingu lub poligrafii, W typowym urządzeniu monochromatycznym (jakie Zamawiający chce wydzierżawić) wykorzystywanym do: wydruku dokumentów biurowych, faktur, korespondencji, dokumentacji, formularzy i raportów - wystarczające są standardowe języki PCL 5e/PCL 6 (XL), które są szybsze i powszechnie stosowane w środowisku biurowym. Wymóg obsługi języka PostScript 3 nie znajduje uzasadnienia funkcjonalnego w środowisku zarządzania drukiem. System realizuje swoje funkcje niezależnie od języka opisu strony wykorzystywanego przez urządzenia drukujące, natomiast obsługa standardu PCL zapewnia pełną kompatybilność z wykorzystywanymi aplikacjami oraz infrastrukturą teleinformatyczną Zamawiającego. Zatem przychylenie się do prośby wykonawcy zmianę zapisów w pełni zaspokoi uzasadnione potrzeby Zamawiającego oraz wpłynie w korzystny sposób na wzrost konkurencji w niniejszym postępowaniu i możliwość zrealizowania dostawy w wymaganym terminie
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę i podtrzymuje wymagania określone w OPZ.
6Zwracamy się z prośbą o zmianę wymagania dotyczącego minimalnej pojemności dysku twardego min. 500 GB na SSD min. 32 GB. Zgodnie z przeznaczeniem określonym w dokumentacji postępowania oferowane urządzenie wielofunkcyjne będzie pracowało w środowisku serwerowego systemu wydruku podążającego. W typowej architekturze takiego rozwiązania zadania drukowania są przechowywane i zarządzane centralnie na serwerze wydruku, a następnie kierowane do wybranego urządzenia po uwierzytelnieniu użytkownika. Oznacza to, że urządzenie końcowe nie musi zapewniać lokalnej przestrzeni dyskowej przeznaczonej do długotrwałego przechowywania dużej liczby oczekujących zadań drukowania. W konsekwencji pojemność lokalnego dysku urządzenia nie stanowi podstawowego czynnika determinującego wydajność ani funkcjonalność serwerowego systemu wydruku podążającego. Dysk o pojemności 32 GB zapewnia wystarczającą przestrzeń na potrzeby systemu operacyjnego urządzenia, buforowania zadań, obsługi funkcji skanowania oraz innych procesów wewnętrznych, o ile taka pojemność jest zgodna z wymaganiami zastosowanego oprogramowania i architekturą oferowanego urządzenia. Należy podkreślić, że wymaganie dysku o pojemności 500 GB nie oznacza automatycznie zwiększenia szybkości drukowania, wydajności skanowania, bezpieczeństwa przetwarzanych danych ani liczby użytkowników obsługiwanych przez urządzenie. W praktyce dysk o pojemności 500 GB będzie w znacznej części niewykorzystany, a jego wymaganie nie znajduje racjonalnego uzasadnienia w przewidzianym modelu pracy urządzeń. Należy również zwrócić uwagę na aspekt ekonomiczny. W przypadku urządzeń, w których dysk o wymaganej pojemności nie stanowi wyposażenia standardowego, jego zastosowanie wymaga doposażenia urządzenia w dodatkowy komponent, co podnosi koszt konfiguracji, a tym samym cenę składanej oferty. Zamawiający ponosiłby zatem dodatkowy koszt wyposażenia, które w środowisku serwerowego wydruku podążającego nie przynosi proporcjonalnej korzyści funkcjonalnej ani użytkowej. Zmiana wymagania z dysku min. 500 GB na SSD min. 32 GB umożliwi zaoferowanie urządzeń spełniających wszystkie rzeczywiste potrzeby funkcjonalne Zamawiającego, przy jednoczesnym ograniczeniu zbędnych kosztów i zwiększeniu konkurencyjności postępowania.
Zamawiający dopuszcza urządzenie wyposażone w dysk o pojemności 256 GB. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że dopuszcza zarówno dysk HDD, jak i SSD.
7Pojemność dysku twardego. Czy Zamawiający dopuści zastosowanie dysku o pojemności 256 GB z możliwością rozbudowy do 1TB jak to Zamawiający określił w zeszłym roku? Wymagana pojemność 500 GB nie ma swojego uzasadnienia w praktyce, pojemność dysku twardego 256 GB w urządzeniach wielofunkcyjnych jest w zupełności wystarczająca. Dysk w drukarce nie służy do archiwizacji danych tak jak w komputerze gdzie miałoby to spore znaczenie. Dysk w urządzeniach wielofunkcyjnych jest wykorzystywany do kolejkowania zadań, pamięci podręcznej, funkcji skanowania gdzie pojemność 256 GB może pomieścić dziesiątki tysięcy stron oczekujących w kolejce lub zapisanych w pamięci urządzenia. Znacznie ważniejszy od samej pojemności jest typ dysku (SSD jest znacznie szybszy i bardziej niezawodny od HDD), funkcje bezpieczeństwa takie jak automatyczne szyfrowanie danych czy czyszczenie dysku po zakończeniu zadania, oraz pamięć urządzenia która przetwarza w danym momencie wiele zadań.
Zamawiający dopuszcza urządzenie wyposażone w dysk o pojemności 256 GB. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że dopuszcza zarówno dysk HDD, jak i SSD.
8Centralny OCR Prosimy o doprecyzowanie co Zamawiający ma na myśli pisząc centralny OCR? Jakie funkcje i ilości OCR-owanych dokumentów wymaga Zamawiający? Czy Zamawiający zgodzi się na zaproponowanie oprogramowania do OCR?
Przez centralny OCR Zamawiający rozumie funkcjonalność OCR dostępną w sposób jednolity dla wszystkich urządzeń objętych rozwiązaniem, niezależnie od producenta i modelu urządzenia. Funkcjonalność OCR musi być dostępna również dla wszystkich urządzeń pozostających w eksploatacji Zamawiającego i objętych systemem wydruku podążającego. Zamawiający nie określa minimalnej ani maksymalnej liczby dokumentów poddawanych procesowi OCR. Funkcjonalność OCR musi być dostępna dla wszystkich urządzeń objętych rozwiązaniem i umożliwiać co najmniej:  tworzenie przeszukiwalnych plików PDF,  rozpoznawanie tekstu w języku polskim,  obsługę dokumentów wielostronicowych,  eksport dokumentów do formatów edytowalnych zgodnie z wymaganiami OPZ. Zamawiający dopuszcza realizację funkcjonalności OCR przy wykorzystaniu dedykowanego oprogramowania, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań określonych w OPZ, zapewnienia jednolitego sposobu korzystania z funkcji OCR dla wszystkich urządzeń objętych rozwiązaniem, w tym urządzeń najmowanych oraz urządzeń pozostających w eksploatacji Zamawiającego i objętych systemem wydruku podążającego oraz uwzględnienia wszystkich kosztów licencyjnych i wdrożeniowych w cenie oferty.

Historia zmian

28.10.2026 — publikacja ogłoszenia
05.11.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
10.11.2026 — upływ terminu składania ofert
Janusz wypełni Twoje przetargiWgraj SWZ — dostaniesz warunki, wycenę i komplet dokumentów. 14 dni za darmo, bez karty.
Wypróbuj 14 dni