Dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów – Gdańsk

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 7.5.1. IDW.

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę terminu realizacji zamówienia na minimum 90 dni roboczych. Zamawiający podtrzymuje termin realizacji określony w SWZ, tj. 45 dni roboczych od podpisania umowy, w podziale na: Etap pierwszy – wdrożenie próbne aplikacji do 10 dni roboczych, Etap drugi – dostosowanie do potrzeb do 5 dni roboczych od zakończenia Etapu 1 oraz Etap trzeci – wdrożenie produkcyjne do 30 dni roboczych od zakończenia Etapu 2. Taki termin został już potwierdzony w odpowiedziach na pytania nr 2 i 16. Zamawiający przypomina również, że zgodnie z wcześniejszymi wyjaśnieniami analiza przedwdrożeniowa służy doprecyzowaniu sposobu realizacji wymagań już opisanych w OPZ i Załączniku nr 2, a nie rozszerzeniu zakresu zamówienia o nowe, niewskazane procesy, integracje lub funkcjonalności. Integracje obejmują operacje i kierunki wymiany wskazane w OPZ i doprecyzowane w analizie przedwdrożeniowej.

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 7.5.1. IDW.

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę terminu realizacji zamówienia.

Zamawiający nie wyraża zgody na ograniczenie zakresu wymaganego w terminie 45 dni roboczych wyłącznie do uruchomienia platformy, procesów podstawowych oraz pilotażu na reprezentatywnej grupie jednostek. Zamawiający podtrzymuje, że przedmiot zamówienia ma zostać zrealizowany w terminie określonym w SWZ, tj. 45 dni roboczych od podpisania umowy, zgodnie z etapami wskazanymi w dokumentacji: Etap pierwszy – wdrożenie próbne aplikacji, Etap drugi – dostosowanie do potrzeb oraz Etap trzeci – wdrożenie produkcyjne. Zamawiający wyjaśnia, że etapowanie określone w SWZ i OPZ ma charakter wiążący i nie przewiduje przesunięcia części wymagań, integracji lub jednostek do dodatkowych etapów realizowanych po upływie terminu wykonania zamówienia. Zakres wymagany do realizacji wynika z OPZ, Załącznika nr 2 do OPZ oraz udzielonych wyjaśnień. Analiza przedwdrożeniowa służy doprecyzowaniu sposobu realizacji wymagań już opisanych w dokumentacji, a nie wyodrębnieniu ograniczonego zakresu pilotażowego w miejsce wdrożenia produkcyjnego. Zamawiający wskazuje również, że zakres integracji został doprecyzowany w dotychczasowych wyjaśnieniach, w szczególności w zakresie integracji poprzez Faktura365, generowania pliku płatności dla bankowości oraz integracji e-Doręczeń wyłącznie ze skrzynką GCUW. Tym samym Zamawiający nie przewiduje dodatkowego etapowania tych obszarów poza harmonogramem określonym w SWZ.

Zamawiający informuje, że w odniesieniu do użytkowników spoza domeny Active Directory Zamawiający wyjaśnia, że na dzień uruchomienia Systemu wszyscy użytkownicy będą obsługiwani w oparciu o konta lokalne, niezależne od domeny AD. Integracja z domeną Active Directory (logowanie w oparciu o konta domenowe) jest rozwiązaniem docelowym, planowanym do wdrożenia w przyszłości. Jednocześnie Zamawiający przekazuje Załącznik nr 3 do Umowy - Lista jednostek obsługiwanych. Adresy milowe zostaną uzupełnione na etapie zawierania umowy.

Zamawiający wyjaśnia, że wdrożenie próbne aplikacji w Etapie pierwszym nie jest odrębnym wdrożeniem produkcyjnym całego zakresu zamówienia ani odbiorem końcowym wszystkich procesów, integracji i wymagań pozafunkcjonalnych. Etap pierwszy obejmuje czynności wskazane w OPZ i SWZ, tj. wdrożenie on-premise na infrastrukturze Zamawiającego, skonfigurowanie systemu pod kątem wymagań Zamawiającego oraz szkolenie online dla administratorów i użytkowników wskazanych przez Zamawiającego. Jego celem jest uruchomienie systemu w zakresie umożliwiającym przeprowadzenie prób, zapoznanie użytkowników z rozwiązaniem oraz zebranie doświadczeń i propozycji zmian do omówienia w Etapie drugim. Zamawiający nie potwierdza, że w ramach pierwszych 10 dni roboczych muszą zostać zakończone i odebrane wszystkie procesy, integracje oraz wymagania pozafunkcjonalne. Zakres wdrożenia próbnego powinien być jednak reprezentatywny i wystarczający do weryfikacji przyjętej koncepcji działania systemu, w szczególności w odniesieniu do podstawowych modułów, ról, uprawnień, obiegów, konfiguracji oraz sposobu pracy użytkowników wskazanych przez Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający podtrzymuje, że pełny zakres przedmiotu zamówienia, wynikający z OPZ, Załącznika nr 2 do OPZ, SWZ oraz udzielonych wyjaśnień, musi zostać zrealizowany w terminie określonym w SWZ. Zamawiający nie przewiduje ograniczenia zakresu wdrożenia produkcyjnego do pilotażu ani przeniesienia części wymagań do dodatkowych etapów po upływie terminu realizacji zamówienia. Zamawiający przypomina, że zgodnie ze zmianą SWZ dokonaną w odpowiedzi na wcześniejsze pytania, odbiór systemu następuje na podstawie protokołu odbioru składającego się z dwóch części, a druga część dotyczy odbioru systemu po 10 dniach roboczych pracy na systemie. Podpisanie protokołu nastąpi w terminie 3 dni roboczych od upływu tego okresu, pod warunkiem braku błędów krytycznych. Zamawiający usunął również z protokołu pojęcie „błędu istotnego” i pozostaje przy kategoriach błędów określonych w umowie: błąd krytyczny i błąd zwykły.

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę § 3 umowy poprzez wprowadzenie automatycznego przesunięcia wszystkich terminów zależnych w każdym przypadku opóźnienia dotyczącego infrastruktury, danych, dokumentacji, decyzji, akceptacji, kont, certyfikatów, API, środowisk testowych oraz działań producentów systemów zewnętrznych. Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe wyjaśnienia udzielone w odpowiedziach na pytania nr 11–13. Oznacza to, że terminy realizacji prac zależnych od przekazania przez Zamawiającego danych wsadowych, zgodnie ze standardem określonym w arkuszu przesłanym przez Wykonawcę, zgodnie z §3 Umowy nie obciąża terminów Wykonawcy.

Zamawiający informuje, że opis przedmiotu zamówienia, dalej “OPZ” formułuje te wartości jako wymagania MINIMALNE („system gotowy do obsługi min. 1000 użytkowników”, „przy jednoczesnej pracy minimum 250 użytkowników”), a nie jako pułap, do którego miałaby być ograniczona weryfikacja.

Zamawiający potwierdza, że zakres obejmuje moduły, procesy i funkcjonalności wskazane w OPZ. Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot zamówienia w odniesieniu do wymagań określonych w OPZ wraz z załącznikiem nr 2 do OPZ, a spełnienie wymagań z obu dokumentów podlega weryfikacji w toku analizy przedwdrożeniowej, konfiguracji, testów i odbiorów. Analiza przedwdrożeniowa doprecyzowuje sposób realizacji wymagań już opisanych w OPZ i Załączniku nr 2 - Szczegółowy opis funkcjonalny Systemu EOD, stanowiący integralną część OPZ i podstawę weryfikacji wymagań funkcjonalnych w toku realizacji i odbioru.