Obsługa i organizacja X Ogólnopolskiego Forum Pozarządowych – Warszawa

Zamawiający unieważnił to postępowanie.

• Część 1 (usługa organizacyjna): recepcja cyfrowa + stacjonarna z kodami QR dla 600–800 osób, punkt informacyjny (min. 2 osoby), identyfikatory personalizowane z QR na materiałach biodegradowalnych + smyczki, koordynator wydarzenia 24/7, ochrona fizyczna (min. 2 osoby), szatnia + przechowalnik bagażu, medyczny (min. 2 ratowników + AED), strefa wyciszenia, ciągły serwis sprzątający z segregacją odpadów.
• Część 2 (dostawa aranżacji): 600 krzeseł, 15 stolików pomocniczych, 20 stołów eventowych 180×80, 20 fotelów panelistów, scena 10×6 m, 5 podestów warsztatowych, max 10 stoisk, nagłośnienie + ekrany + rzutniki.
• Część 3 (usługa tłumaczeniowo-streamingowa): tłumaczenie PJM na wszystkie sesje, streaming plenarny Full HD 1080p/50–60fps na Facebook/YouTube/NGO.pl, min. 3 kamery + mikser wizji, okno tłumacza (≥1/8 ekranu), napisy czasu rzeczywistego, audiodeskrypcja, strona www WCAG 2.1, dedicated line 50/50 Mbps + LTE/Starlink backup.
• Część 4 (usługa foto-wideo): min. 300 zdj. wysokiej rozdzielczości (dostawa 5 dni), live galerie co 3–4 h, video Full HD/4K, ~20 wywiadów, 2 aftermovie ~3 min, 5 Reels 9:16, film dokumentalny 10–20 min, surowe nagrania 24 h, pocięte materiały z paneli 7 dni, napisy PJM, pełne prawa autorskie na Zamawiającego.
• Część 5 (dostawa druk i grafika): identyfikacja wizualna wydarzenia, projekty graficzne online + print, publikacja pokonferencyjna ~150 str. B5 (PDF WCAG + druk ekologiczny FSC/PEFC), do 500 egz., min. 20 plakatów B1, eco identyfikatory uczestników.
• Część 6 (dostawa scenografia + animacja): animacja intro 30 sek. (Full HD, .mp4/.mov), ścianka eventowa z materiałów wielorazowych/recyklingowych (bez PVC), strefa chillout: 4 kanapy, 12 puf, 4 stoliki, z montażem i demontażem.
• Część 7 (usługa cateringowa): przerwa kawowa ciągła 11–17h + lunch bufet dla max 700 osób (wegetariańskie/wege/gluten-free/laktozo-free), obsługa kelnerska + sprzątająca, wielorazowa zastawa szklana/ceramiczna/metalowa, współpraca z cateringiem obiektu.
• Część 8 (warunki): polisę OC min. 450 tys. PLN, stałą współpracę przygotowawczą czerwiec–grudzień 2026.

Zamówienie obejmuje jednocześnie usługę eventową, logistyczną, techniczną (streaming, tłumaczenia), graficzno-drukarską, cateringową i dostępnościową o bardzo szerokim zakresie i wymagającej koordynacji wielu podwykonawców w krótkim okresie przygotowań (czerwiec–październik 2026).

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kara umowna za niewykonanie/nienależyte wykonanie: 50% wartości danej usługi w ofercie
• Kara umowna za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego (wina Wykonawcy): 10% wszelkich świadczeń w Kosztorysie

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi