Kompleksowa obsługa i przygotowanie organizacyjne dwudniowego wydarzenia - X

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowego wydarzenia (X Ogólnopolskie Forum Inicjatyw Pozarządowych) dla 600-800 uczestników, obejmująca:

• Pełną obsługę techniczną i logistyczną: dostarczenie i ustawienie 600 krzeseł konferencyjnych, 20 stołów eventowych, 20 foteli dla panelistów, 1 sceny głównej, 5 podestów dla sal warsztatowych oraz 10 stoisk wystawienniczych.
• Obsługę multimedialną i streaming: realizację transmisji online z sesji plenarnych (z użyciem min. 3 kamer), zapewnienie napisów na żywo, tłumaczenia PJM, wdrożenie strony internetowej wydarzenia oraz przygotowanie animacji intro.
• Produkcję materiałów foto-wideo: dokumentację zdjęciową (300+ zdjęć), 2 filmy podsumowujące, 5 materiałów wideo do mediów społecznościowych, 1 film dokumentalny oraz obróbkę nagrań z paneli.
• Przygotowanie materiałów graficznych i druk: opracowanie identyfikacji wizualnej, druk 500 egzemplarzy publikacji konferencyjnej, 20 plakatów oraz wykonanie personalizowanych identyfikatorów z materiałów ekologicznych.
• Wyposażenie strefy chillout: 4 kanapy, 12 puf i 4 stoliki.
• Zapewnienie bezpieczeństwa: licencjonowaną ochronę fizyczną, zabezpieczenie medyczne oraz obsługę szatni.
• Usługi cateringowe: organizację przerwy kawowej i lunchu dla max 700 osób we współpracy z wyznaczonym kontrahentem obiektu.

Zamówienie wymaga koordynacji wielu specjalistycznych usług (technika, streaming, produkcja wideo, druk, catering) w dużej skali dla 600-800 osób, przy rygorystycznym przestrzeganiu standardów dostępności oraz wymogów promocyjnych funduszy UE.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

• Cena – waga 65%
• Aspekty społeczne i środowiskowe realizacji – waga 15%
• Referencje w zakresie odpowiadający przedmiotowi zamówienia – waga 20%

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kara umowna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie świadczeń: 50% wartości danej usługi
• Kara umowna przy rozwiązaniu umowy z winy Wykonawcy: 10% wartości wszelkich świadczeń wskazanych w Kosztorysie
• Prawo do odstąpienia od umowy: po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu 7 dni w przypadku opóźnienia Zamawiającego w płatności zaliczki

Zamawiający unieważnił wcześniejsze postępowanie o tym samym przedmiocie.

Kwoty pochodzą z informacji z otwarcia ofert tamtego postępowania (art. 222 ust. 5 PZP). Zakres powtórki mógł się zmienić, więc nie są wprost porównywalne.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi