Organizacja forum wiedzy sanitarnej – Warszawa

a) odpowiadając na postawione pytanie - ile pokoi jedno i dwuosobowych powinno przyjąć się do kalkulacji - zgodnie z Rozdziałem II pkt 8 OPZ, w przypadku przyjęcia tylko pokoi 1 i 2 osobowych, wyliczenie winno obejmować – minimum 25 pokoi jednoosobowych, oraz 188 pokoi dwuosobowych lub większych przy założeniu noclegu dwóch osób w pokoju. Maksymalnie 400 miejsc noclegowych, w tym 25 miejsc w pokojach jednoosobowych, 375 miejsc noclegowych w pokojach dwuosobowych. Wskazać należy, że Zamawiający dopuszcza inne, większe, pokoje dostępne w obiekcie, jednakże w których nocować mogą po maksymalnie dwie osoby. Jednocześnie, oferta winna przedstawiać jednakową cenę za nocleg dla każdego z Uczestników niezależnie od wielkości zajmowanego pokoju, b) zgodnie z Rozdziałem II pkt 2 OPZ maksymalna liczba Uczestników to 400 osób, dla których należy przygotować nocleg. Zarazem Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z Usługi dla maksymalnie 20% Uczestników. Ewentualne zmniejszenie Usługi należy liczyć od maksymalnej liczby uczestników Spotkania, wskazanej w pkt 2 OPZ. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że ostateczną liczbę osób korzystającą z noclegu w danym terminie Spotkania przekaże Wykonawcy w terminie do 7 Dni roboczych przed rozpoczęciem Spotkania. c) zgodnie z Rozdziałem II pkt 1 i 3 Spotkanie zaplanowane jest jako 2 dniowe, w dniach 5 i 6 marca 2026 r. od godz. 8.00 w pierwszym dniu Spotkania do godz. 15.00 drugiego dnia Spotkania. Zgodnie z Rozdziałem IV OPZ, Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji, a o skorzystaniu z prawa opcji poinformuje Wykonawcę podczas wskazywania dokładnej liczby Uczestników Spotkania tj. 7 Dni roboczych przed terminem Spotkania. Dlatego też, przy skorzystaniu z prawa opcji, stosownie do zapisu pkt 5.2 Rozdziału II – w dzień poprzedzający Spotkanie (nocleg z 4 na 5 marca 2026 r.) zgłoszeni dodatkowo przez Zamawiającego Uczestnicy muszą mieć możliwość zameldowania się i rozlokowania w pokojach (noclegu) zgodnie z obowiązującą dobą hotelową. Jednocześnie, dla tych Uczestników, którzy będą korzystać z dodatkowego noclegu musi być zapewnione śniadanie wg wytycznych opisanych w pkt 7.5 lit. d. OPZ.

Zamawiający wyjaśnił szczegółowo kwestię poruszoną w pytaniu w odpowiedzi na pytanie 1 pkt a) niniejszego pisma.