Po terminiePozostałe tryby
Organizacja gali finałowej PPP – Warszawa
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości8 aktualnych · 206 w archiwum·NIP 5262501444·mazowieckie
Składanie ofert: 23 maja 2025 · Wartość szacunkowa: 909 631 zł
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): Wynajem i kompletna aranżacja Auli Fizyki PW (zabudowa, recepcja z 5 osobami obsługującymi, oznakowanie, WiFi, parking, podjazd VIP) wraz ze sprzętem multimediowym, oświetleniowym, nagłośnieniowym i personele technicznym (min. 2 osoby), hostessami/hostami (min. 4), statywistami (2), ścianką prasową, kostkami i podestami dla mediów.
- Część 2 (usługa): Koncepcja kreatywna Gali (scenografia, mapping, oprawa dźwiękowa, prezentacja multimedialna, atrakcja WOW łącząca motywy PPP i 25-lecia PARP, elementy AI) + jej realizacja i akceptacja etapowa.
- Część 3 (usługa): Zaprosienia (600 kompletów personalizowanych + wersja elektroniczna), baza kontaktów (~1000 rekordów, aktualizacja), obsługa zgłoszeń i akredytacja gości w tym dziennikarzy.
- Część 4 (usługa): Realizacja 4 filmów (3 o laureatach do 120 s każdy + 1 o 25-leciu PARP do 120 s) z montażem, tłumaczeniem na angielski, wersjami skróconymi (30 s) i dostosowaniem do WCAG 2.1.
- Część 5 (usługa): Obsługa konferansjerska (duet prowadzących, min. 5 kandydatów do wyboru) + fotograficzna (100 zdjęć z obróbką, przekazanie praw autorskich).
- Część 6 (usługa): Dyplomy (21 szt. + warianty dla duetów), czeki (do 20 szt.), statuetki (4 szt. + do 5 Nagrody Specjalnej z etui), tabliczki z łańcuszkami (4 szt.) wraz z projektem, drukiem, grawerem i dostawą.
- Część 7 (usługa): Katalog laureatów (500 szt. polski + 500 angielski, do 56 str., ISBN) + 300 toreb promocyjnych + 600 upominków (2 rodzaje) + druk, oprawa, dystrybucja i przekazanie praw autorskich.
- Część 8 (usługa): Catering dla ~250 osób (welcome drink, fingerfood, bufet, open bar, tort 25-lecia, dekoracje) + ubezpieczenie OC (min. 300 000 zł) i NNW + sprawozdanie po Gali.
Trudność: wysoka
18 zadań o zróżnicowanym charakterze (kreatywnym, produkcyjnym, logistycznym, prawnym), krótkie 5-miesięczne terminy realizacji, wymogi dostępności i brandingowe UE oraz wiele etapów akceptacji zwrotnej.
Terminy realizacji
Czas na realizację
5 miesięcy od dnia zawarcia umowy
5 miesięcy od dnia zawarcia umowy
Warunki udziału
AI1Ubezpieczenie OC — min. 300 000 zł w okresie obowiązywania umowy
2Ubezpieczenie NNW — min. 3 000 zł suma gwarancyjna na uczestników Gali
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
25%
Wstępna propozycja scenariusza Galiobligatoryjne
16%
Próbka filmu promocyjnegoobligatoryjne
12%
Koncepcja kreatywna Galiobligatoryjne
42%
Rozwiązania proekologicznefakultatywne
3%
Kryterium społecznezatrudn. 1 osoby niepełnosprawnej
2%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Próbka filmowa — wyłącznie MP4
Modyfikacja SWZ: „Zamawiający nie dopuszcza złożenia próbek w formie linków […] oferta odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6
Przeniesienie praw autorskich
OPZ Zad. 6/8/11/14/15: „Wraz z akceptacją [...] Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe
Dokumentacja do 31.12.2030
SWZ §3: „Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia oraz przechowywania wszelkiej dokumentacji do dnia 31.12.2030 r.
Pytania i odpowiedzi
3Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1"Politechnika Warszawska nie wyraża zgody na zasłonięcie przeszklonego sufitu Auli Fizyki. Warto jednak zaznaczyć, że wydarzenie rozpoczyna się o godzinie 19:00, co zbiega się z godziną zachodu słońca w dniu 4 września. W związku z tym brak zaciemnienia sufitu nie wpłynie negatywnie na warunki świetlne w przestrzeni – naturalne oświetlenie nie będzie już obecne. Czy rozmawiali Państwo o zaciemnieniu sufitu z Obiektem wcześniej i otrzymali Państwo zgodę na taki zabieg?"
Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisem Punktu 6 „Zadania Wykonawcy - Wynajem, aranżacja i zabudowa miejsca organizacji Gali wraz z niezbędnym sprzętem i personelem” Zadanie 1 pkt. 6.21 OPZ zał. Nr 1 do SWZ, konieczne będzie wyciemnienie obiektu. Zamawiający dopuszcza różne propozycje wyciemnienia obiektu – standardowe, jak również kreatywne. Jeśli zaproponowane rozwiązanie spełni swoją funkcję, będzie ono wzięte pod uwagę.
Dodatkowo, Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z zapisem Punktu 6 „Zadania Wykonawcy - Wynajem, aranżacja i zabudowa miejsca organizacji Gali wraz z niezbędnym sprzętem i personelem” Zadanie 1 pkt. 6.1 do 6.2 OPZ zał. Nr 1 do SWZ, rezerwacja sali, pozyskanie kosztów oraz wszelkie formalności związane z usługą i rozliczeniem leżą w obowiązku Wykonawcy.
2"Czy open bar powinien składać się tylko z elementów zawartych w punkcie "6.190. Podczas Gali bez ograniczeń będzie zapewniona: herbata i kawa z ekspresu wysokociśnieniowego, mleko, cukier, napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe.". Czy innych elementów dodatkowych, które nie zostały opisane?"
Zamawiający wyjaśnia, że wszystkie wytyczne odnośnie open baru oraz składowych usługi cateringowej opisane są w punktach 6.188 – 6.198 OPZ (rozdział Zadanie 17 – Zapewnienie usług cateringowych).
3„Aula Fizyki nie wyrazi zgody na zaciemnienie (instalacje) świetlika, a w dokumentach postępowania jest to wykazane. Nie możemy tego wykonać bez zgody miejsca eventu, zatem ten element nie zostanie wyceniony i ujęty w kosztorysie. Prosimy o Państwa stanowisko w tej sprawie.”
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z zapisem Punktu 6 „Zadania Wykonawcy - Wynajem, aranżacja i zabudowa miejsca organizacji Gali wraz z niezbędnym sprzętem i personelem” Zadanie 1 pkt. 6.21 OPZ zał. Nr 1 do SWZ, konieczne będzie wyciemnienie obiektu. Zamawiający dopuszcza różne propozycje wyciemnienia obiektu – standardowe, jak również kreatywne. Jeśli zaproponowane rozwiązanie spełni swoją funkcję, będzie ono wzięte pod uwagę.
Historia zmian
29.04.2025 — publikacja ogłoszenia
23.05.2025 — upływ terminu składania ofert